4.4.2. Быстрое добавление в отчет таблицы, запроса или отчета в качестве подчиненного отчета в режиме конструктора
Откройте отчет, который должен использоваться в качестве главного отчета, в режиме конструктора.
Перетащите таблицу, запрос, форму или другой отчет из области переходов в раздел основного отчета, где нужно вывести подчиненный отчет.
В Access будет выполнено одно из следующих действий:
Если можно определить, как связать два объекта, Access добавляет в отчет элемент подчиненного отчета. При добавлении формы или отчета Access привязывает элемент подчиненного отчета к этому объекту. При добавлении таблицы или запроса Access сначала создает объект отчета, а затем привязывает элемент подчиненного отчета к этому новому объекту.
Если Access не может определить, как должна быть установлена связь между двумя объектами, открывается мастер создания подчиненного отчета.
После завершения работы мастера Access добавляет в данный отчет подчиненный отчет.
Проверка связи подчиненного отчета с главным отчетом:
Выделите элемент подчиненного отчета, щелкнув его.
На вкладке Данные окна свойств изучите свойства Основные поля и Подчиненные поля.
Если связь подчиненного отчета или подчиненной формы отсутствует, оба этих свойства не должны иметь значения.
В подчиненной форме или подчиненном отчете с установленной связью в свойствах Основные поля и Подчиненные поля должны отображаться одно или несколько полей, связывающих два объекта.
Изменение связи подчиненного отчета с главным отчетом:
На вкладке Данные окна свойств откройте окно свойства Основные поля, а затем нажмите кнопку . Откроется диалоговое окно Связь с полями подчиненного отчета.
Рис. 4.9
В списках Основные поля и Подчиненные поля выберите поля, по которым должна быть установлена связь между отчетами. Если вы не уверены, какое поле следует использовать, нажмите кнопку Предложить, в результате чего Access попытается определить поля связи. По завершении работы нажмите кнопку ОК. Если поле, которое необходимо использовать для связи отчета, не отображается, нужно изменить источник записей главного или подчиненного отчета таким образом, чтобы новый источник записей содержал поле связи. Например, если отчет основан на запросе, следует удостовериться, что поле связи присутствует в результатах запроса.
Сохраните главный отчет, переключитесь в режим отчета и убедитесь, что результаты работы отчета соответствуют ожиданиям.
4.5. Создание отчета с группировкой
Разбиение данных на группы и подведение промежуточных итогов для каждой группы зачастую облегчает восприятие данных. Для многих отчетов нужно не только отсортировать записи, но и разбить их на группы. Группа представляет собой набор записей наряду с их вводными и итоговыми сведениями, например, с заголовком. Группа состоит из заголовка группы, вложенных групп (если таковые имеются), подробных записей и примечаний. Группировка позволяет наглядно разделить записи и отобразить вводные и итоговые данные для каждой из групп. Группировка позволяет организовать записи и распределить их по группам. Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти требуемые сведения. Группировка используется также для расчета сводных данных, таких как итоги и проценты. В отчете можно определить до 10 уровней группировки и сортировки.