4.4. Создание и использование подчиненных отчетов
Подчиненным отчетом называют отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из них является главным и включает в себя другой отчет. Главный отчет может быть присоединенным или свободным. Присоединенным отчетом считается отчет, в котором отображаются данные и в свойстве которого Источник записей содержится указание на таблицу, запрос или инструкцию SQL. Свободный отчет — это отчет, не основанный на таблице, запросе или инструкции SQL, другими словами, в поле свойства Источник записей такого отчета отсутствует значение. Главный отчет может содержать подчиненные отчеты до семи уровней.
При включении в главный отчет подчиненного отчета с данными, связанными с данными в главном отчете, необходимо установить связь подчиненного отчета с главным. Связь обеспечивает соответствие записей, выводящихся в подчиненном отчете, записям в главном отчете.
При создании подчиненного отчета с использованием мастера или путем перетаскивания объекта из области переходов в отчет подчиненный отчет автоматически связывается с главным отчетом, если выполнено одно из следующих ниже условий:
определены связи для выбранных таблиц или связи для таблиц, являющихся базовыми по отношению к выбранным запросам
главный отчет основан на таблице с первичным ключом, а подчиненный отчет — на таблице, содержащей поле с именем этого первичного ключа и с таким же или совместимым типом данных. Например, если первичный ключ базовой таблицы главного отчета имеет тип данных Счетчик, а его свойство FieldSize имеет значение Длинное целое, то соответствующее поле в базовой таблице подчиненного отчета должно иметь тип данных Числовой со свойством FieldSize, имеющим значение Длинное целое.
При выборе запроса или запросов в качестве источника записей для подчиненного отчета базовые таблицы этих запросов должны отвечать тем же условиям.
4.4.1. Создание подчиненного отчета с использованием мастера создания подчиненных отчетов
Откройте отчет, который должен использоваться в качестве главного отчета, в режиме конструктора.
Убедитесь, что на вкладке Конструктор в группе Элементы управления установлен флажок Использовать мастера.
На вкладке Структура в группе Элементы управления нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет
.
Выберите в отчете место, в которое нужно поместить подчиненный отчет.
Если нужно создать новый подчиненный отчет, основанный на таблице или запросе, на первой странице мастера создания подчиненных отчетов выберите параметр Имеющиеся таблицы и запросы. Если в качестве подчиненного отчета будет использоваться существующий отчет или существующая форма, выберите Имеющиеся отчеты и формы, выберите в списке нужный объект, а затем нажмите кнопку Далее.
Рис. 4.4
Если на предыдущей странице мастера выбран параметр Имеющиеся отчеты или формы, пропустите этот шаг и перейдите непосредственно к шагу 7. В ином случае в списке Таблицы и запросы выберите таблицу или запрос с полями, которые требуется включить в подчиненный отчет, а затем дважды щелкните нужные поля в списке Доступные поля, чтобы добавить их в подчиненный отчет.
Рис. 4.5
Если планируется связать подчиненный отчет с главным отчетом, убедитесь, что включены одно или несколько полей, которые будут использоваться для создания данной связи, даже если они не должны отображаться. Как правило, связывающим полем является поле кода.
В подчиненный отчет можно включить поля из нескольких таблиц и запросов. Завершив добавление полей из одной таблицы, выберите следующую таблицу или запрос в списке Таблицы и запросы, а затем добавьте нужные поля.
Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить.
На этой странице мастера определяется способ связывания подчиненного отчета с основным отчетом. Если в Access будут обнаружены поля, которые могут использоваться для связывания подчиненного отчета с главным отчетом, в мастере выводится список предложений по созданию связи.
Рис. 4.6
Можно выбрать предложения, которые лучше прочих подходят в данной ситуации либо, если связь подчиненного отчета с главным отчетом не нужна, выбрать параметр Нет. Если требуется установить связь между подчиненным отчетом и главным отчетом, но ни одно из предложений не кажется подходящим, выберите параметр Самостоятельное определение.
Рис. 4.7
Если выбран параметр Самостоятельное определение, в мастере отображается два набора списков.
В разделе Поля формы или отчета выберите одно или несколько полей главного отчета, которые будут использоваться для связи главного отчета с подчиненным отчетом. Можно выбрать до трех полей, каждое выбранное поле должно соответствовать связанному полю источника данных подчиненной формы или подчиненного отчета.
В разделе Поля подчиненной формы или отчета выберите соответствующие поля в подчиненном отчете, которые будут связаны с выбранными полями главного отчета.
Чтобы не устанавливать связь подчиненного отчета с главным отчетом, оставьте все поля списков незаполненными.
Нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить работу.
На последней странице мастера введите имя подчиненного отчета либо просто нажмите кнопку Готово, чтобы принять значение по умолчанию.
Рис. 4.8
В отчет автоматически добавляется элемент подчиненного отчета, который привязывается путем настройки свойства Объект-источник следующим образом:
Если на первой странице мастера был выбран параметр Существующие отчеты или формы, Access привязывает элемент подчиненного отчета к указанному отчету или форме.
Если на первой странице мастера был выбран параметр Имеющиеся таблицы и запросы, Access создает новый объект отчета в области переходов, а затем привязывает к нему элемент подчиненного отчета. В качестве имени нового объекта отчета используется имя, введенное на последней странице мастера.