4.3.4. Сохранение изменений

Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем использовать его многократно. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати каждый раз будут включаться текущие данные. Макет отчета можно изменить или создать на его основе другой, похожий отчет.

Сохранение макета отчета:

• Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить или нажмите кнопку Сохранить в окне Панель быстрого доступа.

• Если отчету еще не присвоено имя, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под другим именем:

• Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Сохранить как .

• В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта в, а затем в поле Как выберите пункт Отчет и нажмите кнопку ОК.

4.3.5. Редактирование отчета в режиме конструктора

Доработать отчет можно также в режиме конструктора. В этом режиме отчет не выполняется, поэтому во время работы невозможно просматривать базовые данные. Однако режим конструктора позволяет более подробно изучить структуру отчета. Пользователь может просматривать заголовки и примечания для отчета, определенной страницы и группы.

Некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, например:

• К отчету можно добавлять различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

• Можно изменять источник элемента управления поле непосредственно в самом поле, без использования окна свойств.

• Можно также изменять определенные свойства, недоступные в режиме макета.

Новые элементы управления и поля добавляются в отчет путем размещения их в сетку конструктора макета.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и выберите команду Конструктор .

Отчет будет открыт в режиме конструктора.

Теперь можно посмотреть, какие разделы включены в отчет. Разделы отделяются серыми горизонтальными прямоугольниками, называемыми областями выделения разделов. Метка на области выделения разделов указывает, какой раздел находится непосредственно под этой меткой.

Рис. 4.5

Каждый отчет содержит раздел Данные, а также может включать разделы Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Нижний колонтитул и Примечание отчета. Кроме того, при наличии в отчете уровней группировки могут отображаться заголовки и примечания. По умолчанию заголовки и примечания групп получают название с использованием имени поля или выражения, на котором основана группа.

Чтобы добавить в отчет разделы верхнего или нижнего колонтитула либо заголовка или примечания отчета, щелкните правой кнопкой мыши любую из областей выделения разделов и выберите в контекстном меню команду Колонтитулы или Заголовок/примечание отчета. (Если данный раздел уже включен в отчет, будет выведено предупреждение об удалении существующего раздела и содержащихся в нем элементов управления.) После этого можно переместить в новые разделы существующие элементы управления или добавить новые.

В Access 2007 заголовок и примечание отчета или верхний и нижний колонтитул страницы всегда добавляются вместе. Иными словами, нельзя добавить раздел заголовка отчета или верхнего колонтитула страницы без примечания отчета или нижнего колонтитула страницы соответственно. Если один из таких разделов не нужен, его нельзя удалить, однако можно изменить размер невостребованного раздела, установив для него высоту ноль (0), чтобы не расходовать место в отчете. Установите указатель мыши в нижней части неиспользуемого раздела, чтобы указатель принял вид двусторонней стрелки , а затем перетащите указатель вверх, чтобы скрыть раздел. При наличии в разделе элементов управления необходимо предварительно удалить их, чтобы полностью скрыть раздел.

Для удаление колонтитула страницы либо заголовка и примечания отчета надо щелкнуть правой кнопкой мыши область выделения раздела и выбрать в контекстном меню команду Колонтитулы или Заголовок/примечание отчета. При удалении пары разделов, в которой содержатся элементы управления, в Office Access 2007 выводится предупреждение о том, что удаление данных разделов приведет к удалению элементов управления без возможности отмены действия

В режиме конструктора также можно в окне свойств изменить свойства отчета, его разделов и входящих в него элементов управления, а для добавления полей базовой таблицы или базового запроса в конструктор отчета можно использовать область Список полей.

Кроме этого в режиме конструктора можно создать множество других элементов управления при помощи инструментов группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

Рис. 4.3

Название	Функция
Логотип	Команда для добавления эмблемы в левый верхний угол формы или отчёта
Заголовок	Команда для добавления заголовка в форму или отчёт
Номера страниц	Команда для добавления номеров страниц в отчёт
Дата и время	Команда для добавления даты и времени в форму или отчёт
Поле	Поле редактирования значений данных. Создаётся с присоединённой надписью, которую можно удалить
Надпись	Описание или пояснение к другим объектам
Кнопка	Кнопка, при нажатии которой выполняется какое-либо событие
Поле со списком	Поле для ввода значения и список выбора значений
Список	Список выбора значений. Значения списка могут быть получены из таблиц или запросов
Подчинённая форма/отчёт	Подчинённая форма или отчёт
Линия	Линия
Прямоугольник	Прямоугольник
Присоединённая рамка объекта	Отображение поля OLE записи (рисунок, звуковой фрагмент и т.д.)
Группа переключателей	Рамка для размещения выключателей, флажков и переключателей (только один по выбору)
Флажок	Флажок с состояниями включено/выключено
Переключатель	Кнопка с состоянием только один по выбору
Выключатель	Кнопка с состояниями включено/выключено
Вкладка	Набор вкладок, в которых могут располагаться любые данные (например, подчинённые формы и отчёты)
Диаграмма	Добавление диаграммы на форму или отчёт
Свободная рамка объекта	Объект OLE , созданный приложением-сервером OLE
Рисунок	Неизменяемый растровый рисунок
Разрыв страницы	При печати формы или отчёта переводит принтер на новую страницу. В обычном режиме не отображается
Другие элементы	Другие элементы ActiveX
Выбор объектов	Отмена выбранного объекта и возврат к обычным функциям выбора. Установлен по умолчанию
Мастера	Включение/отключение мастеров создания сложных элементов, таких как Группа переключателей, Список и Поле со списком

Создание элемента управления с помощью инструментов группы Элементы управления:

1. Щелкните инструмент, позволяющий добавить элемент управления нужного типа. Например, чтобы создать флажок, щелкните инструмент Флажок .

2. В сетке конструктора отчета щелкните место, выбранное для верхнего левого угла элемента управления. Чтобы создать элемент управления стандартного размера, достаточно один раз щелкнуть сетку. Чтобы создать элемент управления другого размера, щелкните сетку, а затем путем перетаскивания задайте нужный размер.

Так создаются свободные элементы управления.

3. Если созданный элемент управления относится к типу, позволяющему отображать данные (например, текстовое поле или флажок), необходимо задать имя поля или выражение в качестве значения свойства Данные (ControlSource) этого элемента: только после этого отображение данных станет возможным.

Если с первой попытки не удалось точно задать положение элемента управления, его можно переместить.

Для перемещения элемента управления:

• Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.

• Поместите указатель мыши на элемент управления так, чтобы указатель принял форму крестообразной стрелки. .

• Перетащите элемент управления в нужное место.

Добавление номеров строк для каждой группы:

• На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Поле .

• Найдите в отчете свободную область для создания текстового поля. Первоначальное расположение не имеет значения - в дальнейшем поле можно перенести. Необходимо оставить слева от поля несколько сантиметров для вставки его подписи, чтобы ее можно было легко удалить. Щелкните в любом месте свободной области, чтобы создать новое свободное поле.

• Щелкните подпись (она находится слева от поля) и нажмите клавишу DELETE.

• Щелкните поле один раз, чтобы выделить его, затем щелкните второй раз, чтобы поместить курсор в поле.

• Введите цифру 1 и нажмите клавишу ВВОД.

• На вкладке Данные окна свойств задайте для свойства Сумма с накоплением значение Для всего – если хотите создать сквозную нумерацию, а если отчет содержит группы и в каждой группе нумерация должна начинаться с 1, задайте для этого свойства значение Для группы.

• Уменьшите ширину поля. Для этого поместите указатель на маркер изменения размера на правой границе поля и перетащите ее влево. Размер поля должен быть достаточным для того, чтобы в нем помещался наибольший из номеров строк в отчете.

• Перетащите новое текстовое поле в нужное положение в левой части раздела Область данных. При необходимости освободить место для текстового поля в разделе Область данных следует перетащить существующие элементы управления или изменить их размеры.

• Чтобы увидеть номера строк, переключитесь в режим отчета, предварительного просмотра или макета.