1.2. Просмотр, печать и отправка отчета по электронной почте

Просмотр отчета перед печатью.

Если требуется просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра. Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области переходов и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр. Если в формате отчета используется несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра, в режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.

Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки перехода.

Изменение параметров страницы.

В Access параметры страницы сохраняются вместе с отчетом, поэтому их достаточно настроить один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений Для этого на вкладке Предварительный просмотр в группе Разметка страницы нажмите кнопку Книжная или Альбомная , чтобы выбрать ориентацию страницы, Размер — чтобы задать размер бумаги, Поля — чтобы задать поля, и т. д. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок перехода просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.

Отправка отчета на печать.

• Откройте отчет в любом режиме или выделите его в области переходов.

• Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите команду Печать.

• Откроется диалоговое окно Печать.

• Задайте нужные параметры: принтер, диапазон печати и количество копий.

• Нажмите кнопку ОК.

Отправка отчета по электронной почте.

Отчет можно не выводить на печать, а отправить его получателю в виде сообщения электронной почты.

• В области переходов щелчком мыши выберите отчет, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Электронная почта .

• В диалоговом окне Отправка объекта выберите нужный формат файла.

Рис. 1.3

• Введите необходимые сведения в остальных диалоговых окнах.

• В приложении электронной почты заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.

4.3. Редактирование отчёта

В Microsoft Office Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений в отчеты: режим макета и режим конструктора. Выбор режима зависит от поставленных задач. Можно использовать оба режима.

4.3.1. Разделы отчета

В программе Access макет отчета разбит на разделы. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. В Табл.4.1. перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них.

Табл.4.1.

Раздел	Расположение	Типовые элементы
Заголовок отчета	Отображается один раз в верхней части первой страницы отчета.	Заголовок отчета Эмблема Текущая дата
Примечания отчета	Отображается ниже последней строки данных над разделом примечания страницы на последней странице отчета.	Итоги отчета (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)
Верхний колонтитул страницы	Отображается в верхней части каждой страницы отчета.	Заголовок отчета Номер страницы
Нижний колонтитул страницы	Отображается в нижней части каждой страницы отчета.	Текущая дата Номер страницы
Заголовок группы	Отображается непосредственно перед группой записей.	Поле, по которому выполняется группировка
Примечания группы	Отображается непосредственно после группы записей.	Итоги группы (суммарные значения, счет, средние значения и так далее)

Заголовок отчета - печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Верхний колонтитул - печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

Заголовок группы - печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Область данных - печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

Примечание группы - печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.

Нижний колонтитул - печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание отчета - печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету. В конструкторе Примечание отчета находится под нижним колонтитулом. Однако при печати и в режиме предварительного просмотра Примечание отчета помещается над нижним колонтитулом, сразу после Примечания группы для последней группы или строки подробностей последней страницы.