4.5.2. Добавление и изменение параметров группировки и сортировки для существующего отчета

Добавление группировки, сортировки и итогов в режиме образца.

Простые операции сортировки, группировки и подведения итогов могут быть выполнены путем щелчка правой кнопки мыши на полях в режиме макета и выбора нужной операции из контекстного меню.

• Для открытия отчета щелкните правой кнопкой имя документа отчета в области переходов и выберите Режим макета .

• . Чтобы отобразить область группировки, сортировки и итогов на вкладке Форматирование в группе Группировка и сумма выберите команду Группировка и сортировка.

• Для сортировки по одиночному полю щелкните правой кнопкой любое значение в поле, для которого необходимо выполнить сортировку, и выберите нужный параметр сортировки в контекстном меню по возрастанию или по убыванию . Если открыта область группировки, сортировки и итогов, будет видно, что для поля появилась новая строка Сортировать по полю. При применении сортировки путем щелчка поля в режиме макета можно выполнить одновременно сортировку только одного поля. Сортировка по другому полю отменяет предыдущую.

• Для группировки по полю щелкните правой кнопкой любое значение в поле, для которого необходимо выполнить группировку и в контекстном меню выберите команду Группировка . Access добавит уровень группировки и создаст для него заголовок группы. Если область группировки, сортировки и итогов открыта, будет видно, что для поля появилась новая строка Группировка.

• Для добавление итога к полю щелкните правой кнопкой любое значение в поле, для которого нужно вычислить сумму и нажмите кнопку Итоги. Щелкните требуемое действие: Сумма, Среднее, Количество записей (для подсчета всех записей), Количество значений (для подсчета записей, имеющих значение в этом поле), Максимальное значение, Минимальное значение, Стандартное отклонение или Дисперсия. В примечание отчета будет добавлен вычисляемый текстовый элемент управления, создающий общий итог. Кроме того, если в отчете существуют уровни группировки, будут добавлены примечания групп (если они отсутствуют) и в каждом примечании будет размещено итоговое значение. ( Можно также добавить итоги, выделив нужное поле, а затем на вкладке Форматирование в группе Группировка и итоги щелкните Итоги .)

Добавление группировки, сортировки и итоговых значений с помощью области группировки, сортировки и итогов.

Использование области группировки, сортировки и итогов обеспечивает большую гибкость при добавлении или изменении групп, порядков сортировки или параметров расчета итоговых значений в отчете. С другой стороны, при работе с макетами пользователь легко может видеть, как вносимые им изменения отражаются на данных.

• Для открытия отчета щелкните правой кнопкой имя документа отчета в области переходов и выберите Режим макета или Режим конструктора .

• Для отображения области группировки, сортировки и итогов в режиме макета на вкладке Форматирование в группе Группировка и сумма выберите команду Группировка и сортировка. или в режиме конструктора на вкладке Конструктор в группе Группировка и суммы выберите команду Группировка и сортировка. . На экран будет выведена область группировки, сортировки и итогов.

Рис. 4.15

• Чтобы добавить новый уровень сортировки или группировки, щелкните пункт Добавить группировку или Добавить сортировку. В области группировки, сортировки и итогов появится новая строка и будет отображен список доступных полей.

Рис. 4.16

• Можно щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей для ввода выражения. После выбора поля или ввода выражения Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета вид отчета немедленно изменится и будет показан порядок группировки или сортировки. При наличии нескольких уровней сортировки или группировки, возможно, потребуется прокрутить область группировки, сортировки и итогов для отображения кнопок Добавить группировку и Добавить сортировку.

Изменение параметров группировки.

Для каждого уровня сортировки или группировки существует ряд параметров, значения которых позволяют добиться желаемого результата.

Рис. 4.17

Для отображения всех параметров для уровня группировки или сортировки щелкните Больше на уровне, который нужно изменить.

Рис. 4.18

Для скрытия параметров выберите значение Меньше.

• Порядок сортировки.  Для изменения порядка сортировки можно щелкнуть раскрывающийся список порядка сортировки, а затем выбрать нужный параметр.

• Интервал группировки.  Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, можно выполнить группировку по первой букве текстового поля, так что будут объединены в одну группу элементы, начинающиеся с буквы А, затем — с Б и т. д. Для поля даты можно задать группировку по дню, неделе, месяцу, кварталу или по специальному интервалу.

• Итоги.  Выберите этот параметр для добавления итогов. Итоги могут быть добавлены в несколько полей, а также для одного поля можно рассчитать несколько типов итогов.

Рис. 4.19

• Щелкните стрелку раскрывающегося списка Итог по и выберите поле, для которого нужно рассчитать итоговые значения.

• Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите тип вычислений.

• Выберите команду Показать общий итог для добавления общего итога в конце отчета (в примечании отчета).

• Выберите команду Показать итоги по группам как % от общего итога для добавления в примечание группы элемента управления для вычисления процента от общего итога для каждой группы.

• Определите место отображения итоговых значений, выбрав команду Показать в заголовке группы или Показать в примечании группы.

После выбора параметров для поля можно повторить эту процедуру и подвести итоги для другого поля, выбрав нужное поле в раскрывающемся списке Итог по. Для закрытия всплывающего окна Итоги щелкните любое место за его пределами.

• Название.  Этот параметр позволяет изменить заголовок поля, для которого вычисляется итоговое значение. Используется для заголовков столбцов и создания надписей к итоговым полям в заголовках и примечаниях. Чтобы добавить или изменить заголовок, щелкните выделенный синим цветом текст за словами с заголовком и в диалоговом окне Масштаб введите новый заголовок и нажмите кнопку ОК.

• С заголовком/без заголовка.  Этот параметр служит для добавления или удаления раздела заголовка перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка в приложении Access поле группировки перемещается к заголовку. При удалении раздела заголовка, в котором содержатся элементы управления, отличные от поля группировки, будет выведен запрос на подтверждение удаления элементов управления.

• С примечанием/без примечания. Этот параметр служит для добавления или удаления раздела примечания после каждой группы. При удалении раздела примечания, в котором содержатся другие элементы управления, будет выведен запрос на подтверждение удаления элементов управления.

• Удержание группы.  Данный параметр определяет размещение групп на странице при печати отчета. Можно максимально компактно расположить группу для уменьшения числа страниц, занимаемых одной группой. Однако это может привести к увеличению количества бумаги, требуемой для отчета, поскольку на большей части страниц внизу останется пустое пространство.

• Не удерживать группу на одной странице.   Воспользуйтесь этим параметром, если разбиение отдельных групп на разные страницы несущественно. Например в группе из 30 элементов 10 позиций могут располагаться в нижней части одной страницы, а остальные 20 — в верхней части следующей страницы.

• Удерживать группу на одной странице.   Этот параметр служит для сокращения числа разрывов страниц внутри группы. Если группа не может уместиться на свободном пространстве страницы, оно останется пустым, а группа начнется на следующей странице. Большие группы могут занять несколько страниц, но количество разрывов страниц внутри группы будет сведено к минимуму.

• Удерживать заголовок и первую запись на одной странице.   Этот параметр позволяет избежать печати заголовка группы внизу страницы отдельно от группы. Если Access определяет, что свободного пространства недостаточно для печати хотя бы одной строки данных после заголовка, группа будет напечатана на следующей странице.

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки.

Для изменения приоритета уровня группировки или сортировки щелкните строку в области группировки, сортировки и итогов, а затем нажмите стрелку вверх или вниз справа от строки .

Удаление уровней группировки и сортировки.

Для удаления уровня группировки или сортировки щелкните удаляемую строку в области группировки, сортировки и итогов, а затем нажмите клавишу DELETE или нажмите кнопку Удалить , расположенную справа от строки. При удалении уровня группировки Access перемещает поле группировки из заголовка или примечания группы в раздел данных отчета. Все остальные элементы управления в заголовке или примечании группы удаляются.

Создание сводного отчета (без записей).

Если в отчете необходимо отобразить только сводные данные (т.е. только сведения из строк заголовков и примечаний), на вкладке Форматирование в режиме макета или на вкладке Конструктор в режиме конструктора в группе Группировка и итоги щелкните пункт Скрыть подробности. Записи следующего нижнего уровня группировки будут скрыты, а сводные данные будут представлены в гораздо более компактном виде. Несмотря на то, что записи будут скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Повторно щелкнув пункт Скрыть подробности, можно восстановить строки отчета.

Создание эффекта группировки без применения заголовков.

Эффекта группировки в отчете можно добиться без использования заголовков. После удаления заголовков отчет будет выглядеть более компактным, поскольку освободится пространство по вертикали, занимаемое строками заголовков.

Основная процедура состоит в удалении заголовка для каждой группы, в результате чего все поля группировки переместятся в раздел данных отчета. После этого для восстановления наглядного эффекта группировки необходимо установить для свойства Не выводить повторы каждого поля группировки значение Да.