6.2. Задачи и функции службы сбыта на предприятии

Промышленное предприятие не только производит продукцию в нужном ассортименте, количестве и качестве, но и обеспечивает коммерческую деятельность по сбыту готовой продукции. Для организации коммерческой деятельности на предприятии создается служба сбыта.

Основные задачи службы сбыта:

• Изучение спроса и установление тесных контактов с потребителями.

• Поиск наиболее эффективных каналов и форм реализации продукции.

• Подготовка к участию в конкурсных торгах.

• Заключение договоров на поставку и обеспечение своевременной поставки продукции потребителям в нужное время.

• Обеспечение правильного учета приемки к сбыту и отчета по отгрузке.

• Контроль за ходом реализации продукции в целях снижения коммерческих расходов и ускорения оборачиваемости оборотных средств.

Организация сбыта продукции базируется на основе маркетинговых исследований. Маркетинговые исследования составляют базу для осуществления всех элементов деятельности предприятия в области управления сбытом.

В системе маркетинга существуют различные виды ее организации:

1. Организация по функциям – создаются специализированные отделы по управлению сбытом (если и товаров и рынков несколько), и внешние рынки и производимые товары рассматриваются в виде однородностей.

2. Организация «по видам товаров» - требует учета специфических условий производства и сбыта в связи со множеством товаров. Создаются группы работников, занимающихся «своим» товаром. Создается функциональная служба сбыта по отношению к конкретному товару.

3. Организация «по рынкам» - требует специальных знаний по обслуживанию продукцией определенной отрасли промышленности или сегмента покупателей из разных отраслей.

В службе сбыта выделяются группы работников, которые занимаются своей группой потребителей.

4. Организация по территориям учитывает специфику товаров в регионах.

Структура службы сбыта на предприятии должна соответствовать выбранной стратегии маркетинга и зависит от объемов реализуемой продукции, специализации производства, территориального разделения, хозяйственной самостоятельности подразделений предприятия, особенностей выпускаемой продукции.

Служба сбыта на нефтеперерабатывающем предприятии включает отдел сбыта и отдел маркетинга.

Отдел маркетинга занимается реализацией продукции на экспорт и находится в подчинении заместителя коммерческого директора по внешнеэкономической деятельности. Служба маркетинга состоит из двух подразделений: группа экспорта и группа импорта.

Группа экспорта организована по географическому принципу - Россия, Украина и Молдова, дальнее зарубежье (Польша, Румыния, Болгария и т.д.) Группа импорта организована по товарному принципу - импорт хим. реагентов, импорт присадок и т.д.

Основными задачами отдела маркетинга являются:

• реализация продукции предприятия на рынках СНГ и дальнего зарубежья;

• обеспечение выполнения планов поставок продукции в сроки и по номенклатуре в соответствии с заключенными контрактами;

• обеспечение правильного учета отгрузок и отчетности по отгрузке продукции;

• выработка рекомендаций по формированию производственных мощностей и плана производства

• исследование факторов влияющих на динамику спроса и на конъюнктуру рынков. Разработка прогнозов потребности в выпускаемых продуктах;

• определение конкурентоспособности продукции предприятия и изучение спроса на продукцию предприятия.

На основании получаемой информации через сеть «Интернет», различные информационные системы, профессиональные журналы, еженедельники и другие источники информации подробно исследуется и анализируется ситуация на мировом рынке нефтепродуктов и рынке стран СНГ и в конкретных областях и регионах. Собирается и анализируется информация о потенциальных конкурентах предприятия, их возможности слабые и сильные стороны.

Изучаются потребители и поддерживаются установившиеся связи со старыми партнерами и постоянно происходит поиск новых потенциальных партнеров-потребителей нефтепродуктов, собирается информация об их возможностях по объемах потребления, платежеспособности, степени надежности.

Организация системы товародвижения включает в себя получение лицензий и различного рода разрешений на экспорт нефтепродуктов, заключение контрактов, их дальнейшее исполнение, работа с таможенными и иными органами

Основная часть продукции на экспорт реализуется на конкурсной основе по действующим рыночным ценам.

На предприятии действует тендерная комиссия по экспортным продажам нефтепродуктов, выработанных из собственной нефти, закупкам сырья и реагентов для нужд предприятия, в состав которой входят специалисты предприятия и представитель концерна «Белнефтехим». Так же утверждён перечень нефтепродуктов, реализуемых на тендерной основе: автобензины, дизельные топлива, реактивное топливо, керосин, вакуумный газойль, гач дистиллятный.

Отдел маркетинга также осуществляет проведение целенаправленной ценовой политики.

В результате изучения рынка нефтепродуктов определяется и формируется цены на нефтепродукты исходя из рыночной ситуации. Так как цены на сырье постоянно изменяются, сформированные цены на предприятии также изменяются, однако такие колебания цен на предприятии не должны в полной мере отражаться на ценах для потребителей. Это объясняется тем, что во -первых: из-за острой конкуренции со стороны российский и других зарубежных производителей сложившиеся цены на рынке практически не зависят от предложения одного предприятия; во-вторых: даже незначительное изменение цены за короткий промежуток времени негативно влияет на партнерские отношения с потребителями , не редко они уходят к другим производителям. Однако при этом необходимо соблюдать и интересы предприятия в плане получения прибыли.

Отдел сбыта является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. Отдел подчиняется непосредственно директору предприятия. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом директора предприятия.

Отдел сбыта занимается реализацией продукции по территории Республики Беларусь.

В силу сложившихся особенностей, разделение сбытовых подразделений производится по типу транспорта, которым производится отгрузка. Таким образом, структура представлена группой занимающейся отгрузкой железнодорожным транспортом, и группой, занимающейся отгрузкой автомобильным транспортом. Это объясняется спецификой оформления различных документов, для осуществления реализации нефтепродуктов (договоров, распоряжений на отгрузку, товаротранспортных накладных и так далее). Так при отгрузке железнодорожным транспортом работник отдела сбыта подает в цех заявку на отгрузку продукции (в соответствии с договором), оформление всех сопроводительных документов производится непосредственно в товарном цехе при отгрузке, в то время как при отгрузке продукции автомобильным транспортом, оформление всех сопроводительных документов – товаротранспортных накладных – производит непосредственно экономист отдела сбыта (в соответствии с договором), и отгрузка продукции производится в товарном цехе на основании этих документов.

В составе отдела сбыта, сформированы группы, специализирующиеся на сбыте группы товаров, это:

• планово-экономическая группа;

• группа отгрузки нефтепродуктов железнодорожным транспортом;

• группа отгрузки нефтепродуктов автомобильным транспортом;

• группа реализации битума;

• отдел сбыта товаров народного потребления;

Основными функциями отдела сбыта являются:

• подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку выпускаемой продукции, подготовка предложений и рекомендаций по плану производства продукции, по объемам и ассортименту;

• участие совместно с соответствующими службами предприятия в формировании годовых, квартальных, месячных планов производства и суточных планов-графиков сдачи готовой продукции для соблюдения режимов поставок.

• планирование и организация отгрузки продукции, подготовка ежеквартальных данных об общем количестве поставленной продукции в соответствии с планом поставок;

• регулирование взаимоотношений с потребителями, ведение переписки и прием представлений по вопросам поставок и расчетов с ними, подготовка материалов для предъявления претензий к другим предприятиям и организациям по вопросам сбыта;

• составление заявок на подачу железнодорожного состава, автотранспорта и других средств, обеспечивающих доставку продукции потребителям;

• реализация различных вариантов условий и форм оплаты товаров, системы отсрочки и рассрочки платежей, коммерческих и потребительских кредитов и др.

Для выполнения своих функций отдел сбыта осуществляет взаимодействие практически со всеми службами предприятия: производственными подразделениями (по вопросам выполнения планов поставок), с отделом технического контроля (по вопросам качества продукции), с бухгалтерией (сведения об отгрузке, о расходах на сбытовую деятельность), с финансовым отделом (согласование договоров и соглашений на поставку готовой продукции, документация на отгруженную продукцию и т.д.), с планово-экономическим отделом (получают планы производства продукции – для заключения договоров, технико-экономические нормативы для планирования и оценки коммерческой деятельности, утвержденные оптовые цены на выпускаемую продукцию и т.д. Предоставляет отчеты по основным показателям коммерческой деятельности и сведения об отгрузке и выполнении плана поставок и др.), с юридическим отделом (по вопросам проверки договоров, приказов, распоряжений и др. на соответствие их требованиям законодательства, подготовки претензий и исков другим предприятиям, организациям, заключений или ответов на заявленные претензии и иски по поводу ненадлежащего исполнения предприятием договорных обязательств) и с другими службами предприятия.

Отношения с транспортными предприятиями подразумевает, как правило, связь:

• с управлением Белорусской железной дороги по вопросу обеспечения подвижным составом для отгрузки готовой продукции;

• с железнодорожной станцией;

• с промывочно-пропарочной станцией - по вопросу получения и подготовки подвижного состава для отгрузки;

• с автомобильными транспортными предприятиями.

При реализации сбытовой политики предприятие применяет прямой (непосредственный) сбыт; косвенный сбыт и комбинированный (смешанный) сбыт.

По территории Республики Беларусь существует специализированная сеть крупных оптовых посредников, через которую предприятие реализует свою продукцию (как правило, пользующуюся наибольшим спросом). К этим предприятия относятся структурные подразделения концерна «Белнефтехим» - предприятия по поставкам и обеспечению нефтепродуктами (нефтебазы), которые обеспечивают нефтепродуктами заданные регионы Республики Беларусь. Это не означает, что предприятия не имеют права реализовывать пользующуюся наибольшим спросом продукцию самостоятельно, в результате чего получается комбинированный метод, то есть производитель использует как прямой, так и косвенный сбыт.

Решение о выборе канала распределения - одно из самых сложных решений. Выбранные каналы самым непосредственным образом влияют на все остальные решения. Например, политика цен зависит от того, каких посредников выбрало производственное объединение - крупных и первоклассных или средних и рядовых. Каналы распределения должны выбираться с прицелом не только на сегодняшний день, но и на предполагаемую коммерческую среду завтрашнего дня.

Канал распределения - совокупность фирм или отдельных лиц, которые принимают на себя или помогают передать кому-то другому право собственности на конкретный товар или услугу на их пути от производителя к потребителю.

Канал распределения - это путь, по которому товары движутся от производителей к потребителям, благодаря чему устраняются длительные разрывы во времени, местонахождении и праве собственности, отделяющие товары и услуги от их потенциальных потребителей.

В своей сбытовой деятельности предприятие может применять следующие виды каналов товародвижения:

• простую систему товародвижения, то есть в сбытовой цепочки присутствуют два звена - производитель и покупатель, следовательно, фактическое отсутствие посреднического (промежуточного) звена;

• сложную систему товародвижения. Сбытовая цепочка многоуровневая, включающая независимых сбытовых посредников, оптовые и розничные фирмы, и так далее. На предприятии используется, как правило, традиционная сложная система товародвижения, состоящая из одного или нескольких оптовых торговцев и одного или нескольких розничных торговцев. Все участники этой распределительной системы самостоятельны и неподконтрольны другим, преследуют цель максимизации прибыли только на своем участке сбытовой системы и их не интересуют вопросы оптимизации прибыли по системе сбыта в целом.

Кроме этого предприятия осуществляют розничную реализацию некоторых видов своей продукции.

Это касается автомобильных заправочных станций нефтеперерабатывающих предприятий, через которые реализуются населению бензин и дизельное топливо, а так же некоторые виды своей фасованной продукции (товаров народного потребления).

Все функциональные подразделения служб снабжения и сбыта связанны в единую информационную сеть, что позволяет оперативно передавать потоки информации из одного подразделения в другое. Для этого создаются сети ЭВМ, основным назначением которых является предоставление точной и актуальной информации о состоянии рынка, результатах коммерческой деятельности, об имеющихся запасах продукции.