5.3. Организация поставок материальных ресурсов

Поставки материальных ресурсов на предприятия осуществляются через хозяйственные связи.

Хозяйственные связи – совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями.

Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребителям производства, своевременность и комплектность её поступления. Хозяйственные связи могут быть: прямыми, опосредованными, длительными, краткосрочными. Отсюда и формы снабжения: транзитная и складская.

При транзитной форме снабжения материальные ресурсы перемещаются от поставщика к потребителю прямо, минуя посреднические организации. Транзитная форма целесообразна, когда потребителю требуются ресурсы в больших количествах, что дает возможность эффективнее использовать транспортные средства, снизить издержки обращения.

При складской форме, ресурсы поступают потребителю со складов посредника. Она играет большую роль в обеспечении небольшой потребности в материальных ресурсах. Продукция со складов посреднических организаций может завозиться малыми партиями и с большой частотой, что способствует сокращению запасов материальных ресурсов у потребителя. Однако в этом случае потребители несут дополнительные расходы за хранение и транспортировку с баз посредников. Поэтому в каждом конкретном случае требуется соответствующее обоснование выбора форм снабжения.

Важным этапом в МТО является специфицирование продукции и заключение договоров.

Специфицирование – расшифровка укрупненной номенклатуры по конкретным видам, маркам, сортам и другим признакам. От того, насколько правильно составлена спецификация, во многом зависит эффективность снабжения.

Поставка продукции осуществляется по договорам, которые служат документом, определяющим права и обязанности сторон.

В договорах указывается наименование продукции, количество, качество и т.д. с указанием стандартов и ТУ, требования к упаковке и таре, цена, общий срок действия договора. Предусматривается ответственность сторон за соблюдение условий договора.

Заключению договоров с поставщиками предшествует проведение процедуры закупки.

Тендеры в зависимости от числа участников бывают нескольких видов: открытые, ограниченные, закрытые. Соответственно число участников не ограничено, ограничено конкурсными условиями или число участников ограничено «крайним списком» предварительно отобранных организатором конкурса.

Наиболее часто используемые методы и формы снабжения:

Закупка товара (материальных ресурсов) одной партией. Предполагает поставку товаров одной партией за один раз (оптовые закупки на товарно-сырьевых биржах, конкурсах, аукционах, у поставщиков и др.). Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Основные преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений и затрат на содержание излишних запасов. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара; необходимость оплаты всего количества товара.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Используется для закупки дешевых и быстро используемых товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товара, но характеризуется следующими особенностями:

• количество товара строго не устанавливается, а определяется приблизительно;

• поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

• оплачивается только поставленное количество товара;

• по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые предположительно должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров; ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Одним из важных элементов снабженческой деятельности является выбор поставщика.

Процедура получения и оценка предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными видами являются следующие:

Письменные переговоры между поставщиком и потребителем; могут быть организованы двумя способами:

1. инициатива вступления в переговоры исходит от поставщика товара;

2. инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

Независимо от выбираемого способа оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись различными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурентных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основными критериями выбора поставщика являются: стоимость потребления товара или услуг; качество обслуживания, сроки поставок.

Стоимость потребления включает в себя цену товара или услуг и не имеющую точного и прямого денежного выражения прочную стоимость (изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности предприятия, перспективы роста и развития производства).

Качество обслуживания включает качество товара или услуг и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему заказанными ресурсами в течение заданного промежутка времени. Надежность можно оценить через вероятность в удовлетворении заявки потребителя.

Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых превышает 60. К ним относятся: удаленность поставщика от потребителя; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие у поставщика резервных мощностей; система управления качеством продукции у поставщика; психологический климат в трудовом коллективе поставщика; риск забастовок у поставщика; способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования; кредитоспособность и финансовое положение поставщика и т. д.

Заключение договора с поставщиками осуществляется на основе стандартного бланка «Заказ на поставку», который должен включать: название документа; порядковый номер; название и адрес покупателя; ответственность и санкции за невыполнение заказа; дату, наименование и адрес поставщика; сроки поставки и количество поставляемых товаров; описание товаров; адрес поставки; цены товаров; банковские реквизиты.

После заключения договоров подразделения отдела материально-технического снабжения должны обеспечить своевременное получение материалов, их количественную и качественную приемку и правильное хранение.

Оперативная работа по завозу материалов осуществляется на основе месячных планов, в которых указываются календарные сроки, объемы по важнейшим видам материальных ресурсов. Копии планов передаются на склады.

Организация завоза материально-технических ресурсов на предприятии осуществляется централизованными доставками и самовывозом. При централизованных доставках предприятие-поставщик и предприятие-получатель создают единый орган, цель которого – оптимизировать материальный поток. Для этого (например, доставка нефти по трубопроводу) составляется схема объемов подачи, графики поставки и т.п. Самовывоз характеризуется отсутствием единого органа, обеспечивающего оптимальное использование транспорта. Предприятие самостоятельно договаривается с транспортными организациями о вывозе материальных ресурсов.

Обеспечение материальными ресурсами подразделений предприятия предполагает выполнение следующих функций:

• установление количественных и качественных заданий на снабжение (лимитирование);

• подготовка материальных ресурсов к потреблению;

• отпуск и доставка со склада на место потребления;

• оперативно регулируемое снабжение;

• учет и контроль за использованием материальных ресурсов;

На основе норм расхода и объемов производства устанавливаются лимиты потребления по каждому подразделению, по каждому виду ресурса. Составляется лимитная карта, где указывается месячная потребность, величина запроса и месячный лимит расхода. Если возникает необходимость по изменению лимита, то оформляется разовое требование.

Когда потребность во вспомогательных материалах неравномерная, или отсутствуют достаточно точные нормы расхода, составляется заборная карта.

Отпуск материалов по заборным картам (ведомости) регламентируется заранее установленными сроками (например 1 раз в месяц, квартал). Указывается количество материала, которое цех может израсходовать и сроки получения.

Целенаправленный и экономичный расход материальных ресурсов находится под постоянным контролем путем ревизий.