5.2. Организация закупок материальных ресурсов

Закупка – приобретение путем заключения договора купли-продажи (поставки), аренды (включая финансовую) товаров, подряда, выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, возмездного оказания услуг, перевозки, транспортной экспедиции, полностью или частично финансируемое за счет источников финансирования.

Процесс закупок – очень сложная и длительная процедура, которая включает в себя такие процедуры как:

• формирование заявок в подразделениях предприятия;

• анализ заявок в отделе материально-технического снабжения с целью определения сроков исполнения, объемов, общей суммы закупок, по которой определяется вид закупок;

• рассмотрение претендентов;

• заключение договоров с поставщиками.

Международная практика и национальное законодательство РБ предлагают два основных метода размещения заказов на поставку товаров и услуг: конкурсные торги (тендеры) и переговоры. Каждому методу соответствуют определенные процедуры, правила и область применения.

Конкурсные торги (тендеры) кратко можно охарактеризовать следующим образом: покупатель (заказчик) объявляет конкурс для продавцов (поставщиков) на товар или услуги с заранее определенными характеристиками и после сравнения полученных предложений подписывается договор (контракт) с тем продавцом или подрядчиком, который предложил более выгодные для заказчика условия.

Важным моментом тендерных процедур является их публичный (гласный) характер, единство требований организаторов торгов для всех участников и предварительная квалификация претендентов.

Конкурсные торги проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму по соображениям формирования долгосрочных связей между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю.

Положением «О порядке осуществления закупок товаров, работ и услуг, связанных с обеспечением технологического процесса и инвестиционной деятельности на тендерной основе организациями входящими в систему концерна «Белнефтехим» предусмотрены следующие формы проведения тендеров:

• ограниченная процедура — открытая процедура проведения тендера с применением предквалификации. Предквалификация – это проводимый заказчиком предварительный отбор претендентов, удовлетворяющих предусмотренным извещением квалификационным данным;

• упрощенная процедура — процедура проведения тендера, при которой претенденты имеют право представлять тендерные предложения в письменном виде по извещению, опубликованному заказчиком в печатном издании, либо иным способом, предусмотренным Положением;

• прямая процедура — процедура, при которой заказчик без предварительного приглашения сообщает выбранному (выбранным) им претенденту (претендентам) условия контракта закупки и обсуждает их с ним (несколькими из них);

• процедура маркетинговых исследований - применяется для проведения закупок углеводородного сырья (нефти, газового конденсата), на основании поступивших предложений ресурсодержателей-претендентов;

• процедура переговоров – процедура проведения конкурентных переговоров, при которых заказчик направляет прямые приглашения выбранным им претендентам и обсуждает условия контракта с одним или несколькими из них.

Переговоры рассматривается в зарубежной практике как неформальный метод. При его применении заказчик без предварительного публичного приглашения сообщает выбранным им претендентам условия контракта закупки и обсуждает их с каждым из них.

Процедуры переговоров организуются и проводятся заказчиком по своему усмотрению. Для обеспечения эффективности закупок при приглашении для участия в переговорах посредством письменного приглашения число претендентов должно быть не менее двух. При проведении процедуры переговоров, заказчик прежде всего ведет переговоры со всеми или с отдельными претендентами, которым были предоставлены приглашения. Кроме того, заказчик может привлечь дополнительно к переговорам иных претендентов.

Переговоры между заказчиком и претендентом носят конфиденциальный характер. Ни одна из сторон переговоров не имеет права сообщать какому-либо другому лицу техническую, ценовую или другую, относящуюся к переговорам, маркетинговую информацию без согласия другой стороны.

Процедура маркетинговых исследований проводимых для закупки углеводородного сырья (нефти, газового конденсата) организуется и проводится тендерной комиссией по поручению заказчика по следующей процедуре:

1. Ресурсодержателям-претендентам направляется сообщение по электронной и факсимильной связи о намерении приобрести в предстоящем периоде необходимые объемы нефти с указанием условий оплаты, поставки и цен. Сообщения могут направляться неоднократно, исходя из меняющейся конъюнктуры рынка углеводородного сырья;

2. Поступившая от ресурсодержателей-претендентов корреспонденция регистрируется с указанием даты и времени ее поступления;

3. Составляется справка, содержащая информацию о ресурсодержателях-претендентах, объемах их предложений на закупку, условий оплаты, поставки, цен на углеводородное сырье. Форма справки разрабатываются тендерной комиссией;

4. Утверждение принятых решений осуществляет заказчик; ресурсодержатель-претендент информируется о намерении заказчика закупить партию нефти на согласованных сторонами условиях;

5. При отклонении всех предложений, тендерная комиссия письменно информирует заказчика о причинах невозможности принятия решения.

Кроме перечисленных применяются и упрощенные процедуры закупок. К ним относятся:

• запрос ценовых котировок (вопрос о цене) – основан на сопоставлении цен торговых предложений, полученных от поставщиков. Чаще используется при организации срочных или небольших закупок.

• прямые закупки (свободный заказ, закупка у единственного источника) применяется как продолжение уже действующего контракта, заключенного ранее; если продукция может быть получена только у одного поставщика; если стоимость заказа не превышает указанной в законодательной базе величины.

Выбор того или иного метода закупок, возможности и порядок их применения определяются законодательством.

В целях определения процедуры закупок, заказчик разрабатывает и утверждает технико-экономическое задание на закупаемые товары, работы и услуги с соответствующим обоснованием перечня потребительских и экономических показателей (характеристик) и требований, предъявляемых к каждому из них, а также критериев, на основании которых заказчик присуждает претенденту контракт закупки, и обоснование выбора процедуры закупок. Указанные задания составляются на основании предварительного изучения конъюнктуры рынка, проспектов фирм, технических описаний товаров, а также, при необходимости, ознакомления с потребительскими характеристиками этих товаров непосредственно у производителей или в организациях, использующих эти товары. Технико-экономическое задание утверждается заказчиком. Закупки товаров, работ и услуг стоимостью до 20000 евро осуществляются без технико-экономического задания и не на тендерной основе.