Персонал и рабочие площади

Независимо от организации или руководства любым предложенным или запланированным мероприятием, направленным на увеличение потока иностранных туристов в общину или на частный туристский объект, кто-то должен осуществлять контроль и координацию ежедневной работы. Нам безразлично, будет ли этот человек специально нанятым в штат муниципалитета города или частной компании либо это уже работающий государственный служащий или работник компании, на которого дополнительно возложат такую ответственность. Наиболее важный элемент для любого, принимающего на себя ответственность за руководство и координирование новой программы стимулирования международного туризма - это вверенные ему полномочия для выполнения задачи.

Функциональные обязанности исполнительного директора, работающего на условиях частичной или полной занятости, являющегося государственным служащим или работником частного сектора, можно сформулировать следующим образом:

ТРЕБУЕТСЯ ДИРЕКТОР ПО ТУРИЗМУ ТРЕБОВАНИЯ: Инициативный специалист, способный координировать новую программу стимулирования международного туризма. Этот специалист должен иметь некоторый опыт маркетинга и привычку работать автономно. Он должен также иметь некоторый опыт работы на международной арене и в туристской индустрии. Чем больше опыт работы с авиакомпаниями, гостиницами, турцентрами и другими организациями, ориентированными на туризм, тем более подготовленным для этой должности будет претендент. Претендент должен владеть английским языком, как устным, так и письменным, а также еще по меньшей мере одним иностранным языком. Кандидат на должность также должен высоко ценить американскую культуру и понимать практику американского бизнеса. Хотя вначале обязанности по разработке программы стимулирования международного туризма для города/графства/региона/компании "Икс" потребуют от претендента работы в местной общине, он должен быть готов и иметь желание часто выезжать в зарубежные командировки, а иногда подолгу задерживаться за границей. Так как создание успешной программы международного туризма требует длительного периода, претенденты должны быть готовы дать согласие на выполнение предложенной работы в течение как минимум трехлетнего срока.

Некоторые общины или компании также пожелают привлечь специалистов в качестве заместителей главного международного координатора. Среднее по размерам ведомство по стимулированию международного туризма обычно имеет на службе по крайней мере еще двух сотрудников:

Заместитель директора: Международный координатор -главное лицо, ответственное за развитие связей за пределами общины, В обязанности заместителя директора входит улучшение связей с общиной и объединение работы других местных поставщиков туристских услуг. Таким образом, желательно, чтобы этот специалист имел опыт в деятельности по внутреннему туризму и даже был связан с организацией по стимулированию внутреннего туризма в период формирования международного ведомства. Кроме того, с учетом технического прогресса, сильно влияющего на продвижение туризма, заместитель директора должен иметь соответствующее базовое образование и серьезный опыт, а также глубокий интерес к компьютерным и коммуникационным технологиям.

Данный специалист должен выполнять обязанности по содействию местному бизнесу и другим учреждениям в совершенствовании их возможностей по обслуживанию иностранных туристов, по организации пребывания специалистов по международной туристской деятельности, по тесному сотрудничеству со средствами массовой информации и различными внешними подрядчиками, такими, как издатели, дизайнеры-разработчики, переводчики, рекламные агентства и консультанты по маркетингу.

Исполнительный помощник: третья ключевая фигура в ведомстве по стимулированию международного туризма - обязан поддерживать деятельность ведомства в полном объеме. (Стимулирование туризма, при всем своеобразии, воображении и романтики, включает также много рутинной, тяжелой и утомительной работы для поддержания функционирования всего механизма, потока почтовой корреспонденции и деятельности персонала.) Короче говоря, кто-то должен отвечать на телефонные звонки, на письма, обеспечивать доставку литературы, производить заказы и бронирование, решать менее сложные проблемы планирования, оплачивать счета и многое другое, и при этом оставаться восприимчивым к зарубежной практике и обычаям. Таким образом, этот третий специалист должен быть достаточно зрелым работником и обладать набором умений для работы в офисе, по возможности владеть вторым иностранным языком и в особенности хорошими манерами общения по телефону.

В более крупных ведомствах по стимулированию туризма создаются отделы, отвечающие за разработку литературы и рекламу, а также специально нацеленные на работу с учреждениями с целью организации встреч и конгрессов. Эти отделы, по нашему представлению, необходимы, если основной штат неспособен эффективно координировать работу внешних подрядчиков, специализирующихся в этих областях. Помимо всего прочего мы призываем должностные лица быть осторожными с местными рекламными агентствами или консультантами по рекламе, пытающимися довлеть при принятии решений по стимулированию международной программы. Реклама, как мы укажем на Этапе 10, является лишь одним аспектом успешной программы по стимулированию и не всегда включает только традиционные средства.

Штат, который мы описали, можно разместить в одном офисе с другим подразделением или выделить отдельное помещение. Последнее более предпочтительно, так как это обратит на себя внимание местного населения и придаст солидность в глазах иностранных посетителей. Но в любом случае площади под офис должны быть арендованы на период в 36 месяцев с возможностью дальнейшего продления на 24 месяца. Это поможет избежать срывов, к которым обычно приводят переезды офиса (особенно в то время, когда программа уже в полном разгаре), а также будет служить показателем стабильности программы.

Три человека в офисе, вероятно, должны будут занять помещение общей площадью приблизительно 45-60 м2 с возможностью расширения на 60 м2 на четвертый и пятый годы. Мы также не видим никакой принципиальной разницы между арендой помещения на первом этаже или на верхних этажах многоэтажного офисного здания. Вся офисная площадь должна быть разделена по крайней мере на три помещения: помещение для презентации и приема посетителей, достаточных размеров зал заседаний и большое помещение для архива и хранения почты. В офисе, конечно, необходимо также иметь полный набор современного оборудования, в частности:

• 10-канальную телефонную систему с полным набором речевых возможностей, включая выбор меню, расширенные возможности исходящих информационных сообщений и справочник персонала. Оставьте хотя бы один канал для автоответчика, по которому можно звонить из-за рубежа, т.е. канала, который не является бесплатным и по которому можно дозвониться с телефонных аппаратов с тональным набором номера.

• Локальную компьютерную сеть региона с полным программным обеспечением: с текстовым редактором, бухгалтерией, возможностями дизайна, презентаций и публикаций, а также связью с Интернетом.

• Два фототелеграфных аппарата - один для исходящих и один для входящих факсов. (Второй аппарат, однако, потребуется только на третьем году деятельности.)

• Цветной телевизор, предпочтительно с доступом ко всем каналам новостей и путешествий через кабельные или прямые спутниковые связи, наряду с видеооборудованием высокого качества.

• Высокоскоростное двустороннее цветное фотокопировальное устройство с автоматической подачей и проверкой листов, а также с возможностями увеличения и уменьшения.

• Оборудование для автоматической отправки почтовой корреспонденции с возможностями многократной фальцовки, штемпелевания, вложения и адресации на конвертах различного размера.

• Телефонную систему с возможностями речевых сообщений, автоматической связи с участниками конференции, автоматическим набором номера, ускоренным вызовом абонента, автоматическим выстраиванием очереди меж-дугородних звонков и другими подобными современными характеристиками.

Кроме того, конечно, потребуется полный набор бумаги для печатающих устройств, визитные карточки и обычные канцелярские принадлежности. Мы также рекомендуем, чтобы в офисе незамедлительно начала создаваться библиотека стандартных справочников по туризму и периодических изданий туристской отрасли.

Создание такого офиса со штатом, который мы описали, обойдется относительно дорого. По нашей оценке, затраты на заработную плату для штатных служащих могут составить от 160 до 240 тыс. долл. в год по ценам 1995 г. Ежегодные эксплуатационные расходы офиса оцениваются в 100-150 тыс. долл. в зависимости от местных цен на аренду недвижимости и оборудования.