52. Системы электронного документооборота. Документационное обеспечения управления в государственных учреждениях. Организация документооборота.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)

электронный архив документов

согласование и утверждение ОРД

контроль исполнения документов и поручений

автоматизация договорного процесса

управлени библиотекой книг (book management)

библиотека регламентов управленческих процедур

оформление командировок

организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений

система контроля выполнения должностных инструкций

Значение документационного обеспечения управления (ДОУ) как одной из важнейших сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как "традиционным" рукописным, машинописным, типографским способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.

За год на промышленном предприятии обрабатывается от одного до четырех миллионов документов, вдвое больше, чем в центральных органах государственного управления. Создание новых хозяйственных структур, естественно, ведет к увеличению общею количества числа документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, называется цифра в 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации документационного обеспечения заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Однако, оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности.

Целесообразность создания в каждой организации отдельного структурного подразделения по работе с документами определяется следующими обстоятельствами:

спецификой этой работы и необходимостью иметь высокопрофессиональные кадры соответствующей квалификации

необходимость постоянной работы с с большими объемами документов

Основные задачи службы ДОУ :

– информационно-документационное обслуживание работы организации;

– организационное обслуживание руководства (организация совещаний, переговоров);

– нормативно-методическое обеспечение постановки делопроизводства в организации.

Делопроизводство – совокупность работ с документами: составление, регистрация, номенклатура дел, экспертиза ценности, хранение и передача дел в архив, обеспечение сохранности сведений ограниченного доступа.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или передачи их в архив.

Организация и ведение документооборота является основной задачей службы документационного обеспечения управления. Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

- управление делами;

- управление делопроизводства;

- канцелярия;

- отдел ДОУ;

- секретариат (дирекция);

- общий отдел.

В документационном управлении традиционно выделяют три потока (группы) документов:

- входящие (поступающие в организацию):

• документы вышестоящих организаций – указы, законы, поручения, приказы, распоряжения, письма, инструкции и т.д.;

• документы подведомственных организаций – отчеты, инициативные докладные записки, письма, акты;

• документы от неподчиненных организаций – письма, договоры и документы, сопровождающие договоры – акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты;

• обращения граждан – предложения, письма, жалобы;

- исходящие (документы, отправляемые из организации):

• распорядительные документы (если организация имеет подведомственные);

• информационные (письма, докладные, справки, отчеты, договоры)

- внутренние документы, регулирующие жизнь организации:

• организационно-распорядительные документы;

• информационно-справочные документы;

• плановые и отчетные документы, документы личного состава, бухгалтерские документы и т.д.

Общими для всех групп документов являются операции:

- рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних документов и резолюция – для входящих документов);

- регистрация документов;

- передача документов исполнителям;

- контроль исполнения документов;

- исполнение документов;

- подшивка исполненных документов в дела;

- использование документов в справочно-информационных целях;

- подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения)

Основными принципами работы с документами являются:

- единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

- четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

- современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, сканеры, электронная почта, системы электронного документооборота и т.д.).