Ввод данных в таблицу
Следующий шаг – это заполнение таблиц данными. Ввод данных в таблицу можно осуществлять двумя способами:
непосредственно;
с использованием формы.
Для непосредственного ввода информации в таблицу достаточно просто ее открыть. Если вы находитесь в окне БД , изображенном на рис. 4, и щелкаете по Открыть, то откроется таблица «Диагнозы» (см. рис.5). Каждая строка таблицы разбита на поля, которые вам и предстоит заполнить.
Рис.5. Заполнение таблицы «Диагнозы»
Рассмотренным выше способом заполняются также таблицы «Должностные оклады» и «Процент оплаты Б/Л», изображенные на рис. 6 и 7, соответственно.
Рис. 6. Содержимое таблицы «Должностные оклады»
Рис. 7. Содержимое таблицы «Процент оплаты Б/Л»
Общие сведения о формах
Форма – это объект базы данных, предназначенный, главным образом для организации пользовательского интерфейса в различных приложениях Access.
Формы предназначены для следующих целей:
ввода данных в базу данных;
редактирования данных;
вывода вспомогательной информации (сообщений):
управления ходом выполнения прикладной программы (запуск макросов в ответ на определенные события).
Ниже перечислены виды форм, поддерживаемых Microsoft Access.
Простая форма – для отображения только одной записи таблицы. Причем на одной странице отображаются все необходимые поля.
Многостраничная форма – для вывода на экран каждой записи базы данных, если такая запись содержит большой объем информации, не помещающийся на экран.
Ленточная форма – для просмотра списка записей с небольшим числом полей данных. В отличие от простой формы, которая показывает только одну запись, в ленточной форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице.
Подчиненная форма – для представления данных, находящихся на стороне «многие» отношения «один-ко-многим».
Монопольная форма – для обмена информацией, являющейся обязательной для дальнейшей работы приложения.
Создание формы для ввода данных
Для создания форм в Access предусмотрены два режима: режим Мастера и режим Конструктора.
Режим Мастера запускается, если выбрать в окне базы данных Создание формы с помощью мастера. В режиме Мастера последовательно выполняются пять шагов:
Сначала из предлагаемого списка выбирается нужная таблица, например, «Диагнозы», нажимаем Далее.
Затем из таблицы выбираем необходимые поля. При помощи кнопки
выбирается одно
поле, а при помощи кнопки
выбираются все поля. Опять нажимаем
Далее.После этого выбираем вид формы В один столбец и нажимаем Далее.
Выбираем стиль, например, Международный, нажимаем Далее.
Наконец, задаем имя формы, например, «Диагнозы болезней», устанавливаем флажок Открыть форму для просмотра и ввода данных и нажимаем Готово.
Форма открывается и можно вводить или редактировать имеющиеся данные.
Таблица «Сведения о сотрудниках» содержит коды должностей, которые содержатся в таблице «Должностные оклады». В этом случае при вводе данных удобно выбирать нужную должность из списка должностей, а код должен подставляться в таблицу «Сведения о сотрудниках» автоматически. В самом деле, пользователь не обязан помнить все коды должностей наизусть, он вообще может ничего не знать о существовании еще и кодов наряду с наименованиями. Поэтому создадим форму с учетом удобства ввода данных. Для этого понадобится воспользоваться Конструктором.
В окне БД переходим в режим Формы. Далее выбираем Создать, открывается окно Новая форма (см. рис. 8), в котором выбираем Конструктор и в качестве источника данных указываем таблицу «Сведения о сотрудниках».
Рис. 8. Создание формы для ввода данных в таблицу «Сведения о сотрудниках»
После этого открывается окно формы. Выбрав в меню Вид→Заголовок/Примечание, получаем в окне формы дополнительные поля. Вид окна пока пустой формы представлен на рис. 9.
Рис. 9. Окно формы и элементы управления
На рис. 9 в верхней части экрана под главным меню расположены элементы управления, используемые при создании формы.