Создание базы данных

В Microsoft Access сначала создается пустая база данных, а затем в нее добавляются необходимые объекты: таблицы, формы, отчеты и др.

Для создания пустой базы данных надо выбрать команду Файл–>Создать (кнопка ), а затем в окне диалога Создание дважды щелкнуть по значку Новая база данных. После этого откроется окно диалога Файл новой базы данных. В раскрывающемся списке Папка следует выбрать нужный диск и папку, например, диск E:, папка Мои даные. После этого в поле Имя файла ( в нашем случае это «Пример1») необходимо ввести имя новой базы данных. Access автоматически добавит к имени файла расширение .MDB . Теперь остается только нажать на кнопку Создать и на экране появится окно базы данных, представленное на рис. 2.

Рис. 2. Окно новой пустой базы данных «Пример1»

Создание новой пустой таблицы

Новую пустую таблицу в Microsoft Access можно создавать четырьмя способами:

1. При помощи Мастера по созданию базы данных. Он позволяет создать сразу все таблицы, формы и отчеты в базе данных для новой базы данных. Однако его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм или отчетов в существующую базу данных.

2. При помощи Мастера по созданию таблицы. Этот Мастер позволяет выбирать поля, включаемые в таблицу, из широкого списка образцов полей разных типов, предназначенных для сохранения данных о деловых контактах, для ведения домашнего хозяйства или для регистрации медицинской информации.

3. В режиме таблицы пользователь может сам ввести данные в пустую таблицу. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и на основе анализа автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

4. В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы. Это наиболее сложный и, в то же время, наиболее гибкий способ создания таблиц.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, то есть добавить новые поля.

Пусть требуется создать новую базу данных, включающую следующие поля:

1. Клиент;

2. Серия и номер паспорта;

3. Контактный телефон;

4. Среднегодовой доход;

5. Сумма кредита;

6. Срок погашения кредита;

7. Процентная ставка.

Очевидно, что первые три поля содержат некий текст, четвертое и пятое поля представляют собой сумму в денежном выражении, шестое поле – это дата, а последнее поле является числом, выраженном в процентах.

Выберем создание таблицы в режиме конструктора. В появившемся окне таблицы начнем описывать поля таблицы (см. рис.2). После выбора типа данных для поля в левой нижней части окна таблицы можно задать свойства поля. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах. При работе с полем определенного типа вкладка свойств Общие принимает соответствующий формат.

Рис. 2. Окно таблицы в режиме конструктора

Поскольку при создании таблицы каждое поле должно быть снабжено определенным типом, рассмотрим основные типы данных и их свойства подробнее.