Сохранение таблицы

После того, как все поля таблицы описаны, макет таблицы необходимо сохранить, для чего выбрать в меню Файл→Сохранить как. Появится окно сохранения, представленное на рис. 3, в котором следует набрать имя таблицы, а затем нажать <OK>.

Рис. 3. Окно сохранения таблицы

Пример

Рассмотрим процесс создания базы данных на следующем примере. Пусть имеется некоторое малое предприятие во главе с директором, сотрудники которого довольно часто берут больничные. Требуется определить сумму оплаты всех больничных листов, если оплата каждого больничного листа производится в размере n% от дневного заработка, умноженного на количество дней болезни. Дневной заработок определяется как должностной оклад, деленный на 25 рабочих дней. Процент оплаты n зависит от стажа работы на данном предприятии. Требуется также определить, сколько дней болели все сотрудники каждым заболеванием. Возможно, потребуется справка о доходах сотрудников.

Выделяем две задачи:

1. начисление оплаты по больничному листу;

2. получение справочных данных о сотрудниках.

Для решения этих задач необходимы данные:

1. сотрудник (фамилия, И.О.)

2. должность

3. оклад

4. стаж работы

5. процент оплаты

6. диагноз

7. количество дней болезни.

Из этих данных входными являются сотрудник, должность, оклад, процент оплаты, диагноз. Оставшиеся два поля – вычисляемые. Количество дней болезни можно получить вычитанием даты выдачи больничного листа из даты выписки. Обе эти даты, как правило, присутствуют в больничном листе. Стаж работы – вычитанием даты приема сотрудника на работу из текущей даты.

Исходя из анализа задач и данных, представляется целесообразным создать следующие таблицы:

1. Сведения о сотрудниках с полями:

   • Tab_N – Табельный номер (текстовый);

   • FIO – фамилия, И.О. (текстовый);

   • K_Dolg – Код должности (текстовый);

   • D_Pr – Дата приема на работу (дата/время).

2. Должностные оклады с полями:

   • K_Dolg – Код должности (текстовый);

   • Nam_Dolg – Наименование должности (текстовый);

   • Okl – Оклад (денежный).

3. Больничные листы с полями:

   • N_BL – Номер больничного листа (текстовый);

   • Tab_N – Табельный номер (текстовый);

   • K_Diag – Код диагноза (текстовый);

   • D_Beg – Дата выдачи больничного листа (дата/время);

   • D_End – Дата выписки (дата/время);

   • FIO_Vr – Ф.И.О. врача (текстовый).

4. Процент оплаты по больничному листу с полями:

   • Stag – Стаж работы сотрудника (числовой);

   • Proc – Процент оплаты по больничному листу (процентный).

5. Диагнозы с полями:

   • K_Diag – Код диагноза (текстовый);

   • Nam_Diag – Наименование диагноза (текстовый).

После того, как состав таблиц определен, можно приступать к их созданию в Access. Для полей, имеющих тип Дата/Время, в строке Формат (в окне Свойства) следует установить краткий формат даты. Жирным шрифтом выделены ключевые поля.

Итак, таблицы созданы. Окно базы данных имеет вид, представленный на рис. 4.

Рис. 4. Окно базы данных (БД) после создания макетов таблиц

Созданный макет таблицы в любой момент можно изменить, если выбрать (выделить левой кнопкой мыши) эту таблицу в списке, а затем выбрать Конструктор. При этом откроется окно, представленное на рис. 2, для выбранной таблицы.