Типы данных

Тип данных так же, как и в любом языке программирования, определяет, какие действия можно производить над полем данного типа. Microsoft Access допускает следующие типы:

Текстовый – для сохранения данных, содержащих комбинации букв и цифр;

Поле MEMO – для хранения длинных текстовых записей переменной длины;

Числовой – для данных, используемых в вычислениях или сортировках;

Дата/время – для возможности сортировки данных в хронологическом порядке;

Денежный – эти поля могут использоваться в вычислениях, так же как и числовые, но хранят денежно-кредитные значения;

Счетчик – поле, которое можно гарантированно использовать как поле первичного ключа, поскольку каждый раз при вводе новой записи Access вносит соответствующее значение в это поле;

Логический - флажок, служащий для того, чтобы пометить требуемые записи в таблице, форме или отчете;

Поле объекта OLE – для связи таблицы с объектом из другого приложения, например, Microsoft Excel;

Гиперссылка – для сохранения адреса перехода в другой документ или для соединения с Internet;

Мастер подстановок – создает поле, для которого можно задать столбец подстановки, представляющий собой список допустимых значений для данного поля

Свойства поля

Размер поля для текстового поля может находиться в пределах от 1 до 255 символов, для MEMO поля – до 65535 символов. Размер поля можно задать только для типов: Текстовый, Числовой, Счетчик.

Формат поля используется в формах и запросах, чтобы определить способ отображения для значений из данного поля. Если задан формат, то он гарантирует, что все введенные в поля данные будут отображаться одинаково, независимо от того, как их вводили.

В Microsoft Access существуют две группы символов специального форматирования: 1)символы для поля любого типа и 2)символы, доступные только для определенных типов данных. Символы, относящиеся к первой группе, представлены в табл. 5, символы второй группы – в табл. 6-9.

Таблица 5

Символы специального форматирования для поля любого типа

Символ	Назначение
!	Выполняет выравнивание по левому, а не по правому краю
(пробел)	Вводит знак пробела как текстовую константу
«символы»	Все символы внутри кавычек считаются текстовыми константами
#символ	Заполняет свободное пространство этим символом
\символ	Указывает, что символ следует воспринимать как текстовую константу, используется для ввода зарезервированных слов
[цвет]	Black, Blue, Green, Cyan, Red, Magenta, Yellow, White

Таблица 6

Символы специального форматирования для текстового и MEMO полей

Символ	Назначение
@	Указывает, что символ или пробел обязателен
&	Указывает, что символ или пробел необязателен
<	Преобразует все буквы и цифры в нижний регистр клавиатуры
>	Преобразует все буквы и цифры в верхний регистр клавиатуры

Формат поля может состоять из двух частей, разделенных знаком «точка с запятой». Первая часть является собственно форматом ввода, а вторая – определяет значение поля, если данные в него не были введены (значение по умолчанию).

Таблица 7

Специальные символы в числовых и денежных форматах

Символ	Назначение
. (точка)	Указывает десятичную точку, разделяющую целую и дробную части числа
, (запятая)	Используется как разделитель тысяч
0	Символ знакоместа (прототип разряда) – отображается цифрой при ее наличии или нулем при отсутствии цифры
#	Прототип разряда – отображается цифрой при ее наличии или не отображается при отсутствии цифры
$	Отображает знак доллара
%	Значение умножено на 100 и добавлен знак процента
E- или e-	Отображает числа в экспоненциальном виде. Включает знак «минус» перед отрицательным показателем степени и ничего при положительном показателе степени
E+ или e+	Аналогично предыдущему, перед положительным показателем степени выводится знак «плюс»

Числовые и денежные форматы могут иметь до четырех разделов, разделенных «точкой с запятой»:

1. формат для положительных значений числа;

2. формат для отрицательных значений числа;

3. формат для нулевого значения числа;

4. формат для пустого поля.

Кроме того, в числовых и денежных полях можно использовать пробел, кавычки, восклицательный знак и цвета так же, как в текстовых и MEMO полях.

Маска ввода также представляет собой последовательность кодовых символов, которые перечислены в табл. 8.

Таблица 8

Кодовые символы, используемые в маске ввода

Символ маска	Значение при вводе
0	должна быть цифра от 0 до 9
9	цифра или пробел
#	цифра, пробел, плюс или минус
L	должна быть буква (A...Z, А...Я)
A	должна быть буква или цифра
a	может быть буква или цифра
&	должен быть любой символ или пробел
C	произвольный символ
; : - /	разделители, которые сохраняют свой вид в строке данных
<	преобразование символов в нижний регистр
>	преобразование символов в верхний регистр
!	маска должна заполняться справа налево
\	ввод следующего за обратной косой чертой символа как символьной константы

Кодовые символы 0, А, L, & предполагают обязательный ввод данных в поле. В отличие от символов формата, символы маски ввода являются общими для всех типов полей, в которых разрешено применение маски.

Так, если в нашей базе Клиенты для поля Proc задать маску ввода, как на рис. 2, то вводимое значение будет умножено на 100 и приписан знак «%». Например, при вводе 0.0825 будет отображено 8.25%.

Пароль – создание поля для ввода пароля, вводимые символы не отображаются.

Подпись – это второй (первый – Имя) идентификатор поля, который используется программой вместо имени поля при работе с данными в табличной форме для создания заголовка столбца. Например, имя поля может быть «KVO», а подпись – «Код вида оплаты».

Свойство «значение по умолчанию» говорит само за себя. Если при вводе данных часто повторяется одно и то же значение, например, текстовая строка, то целесообразно автоматически подставлять заданное значение во все вновь создаваемые поля. Пользователь же во время ввода данных сам решает, оставить поле как есть или что-то в нем изменить. Это экономит время при вводе. Для облегчения формирования значения поля в Access имеется процедура Построитель выражений. Процедура вызывается нажатием кнопки , которая появляется после щелчка в строке «Значение по умолчанию».

Свойство «условие на значение» позволяет создать фильтр, который разрешит вводить в данное поле только то, что удовлетворяет определенному условию. Для задания такого критерия можно запустить Построитель выражений. Если же пользователь нарушит условие ввода, то программа выведет на экран текст, определенный, как свойство «сообщение об ошибке».

При задании условия на значение используются следующие операторы сравнения, представленные в табл. 9.

Таблица 9

Операторы сравнения, используемые при задании условия

Оператор	Назначение
<	Меньше
<=	Меньше или равно
>	Больше
>=	Больше или равно
=	Равно
<>	He равно
IN	Проверяет на равенство любому значению из списка; операндом является список, заключенный в круглые скобки
BETWEEN	Проверяет, что значение поля находится в заданном диапазоне; верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND
LIKE	Проверяет соответствие текстового или Мемо поля заданному шаблону символов

Примеры задания условий на значение

Следующие примеры демонстрируют задание простых условий на значение для полей:

1. Is Null Or > 10 And <=40 – проверяет, является поле пустым (Is Null) или введенное значение лежит в диапазоне от 10 до 40;

2. >0 And < 20 или BETWEEN 0 And 20 – оба эти условия проверяют числовое значение на попадание в интервал от 0 до 20;

3. IN («Смирнов», «Агеев», «Туполев») – выполняет множественное сравнение;

4. LIKE «*поставщик###» - нахождение строк, содержащих подстроку поставщик и три произвольные цифры.

Свойство «обязательное поле» является логическим. Оно может принимать одно из двух значений: Да или Нет. Да означает, что в поле обязательно должны быть введены данные.

Свойство «пустые строки» тоже логическое. Оно определяет, разрешены или нет в данном поле пустые строки. Для Access существуют два разных понятия: «поле, в которое ничего не было введено» и «поле с пустой строкой, то есть содержащее пробелы». В первом случае в поле таблицы хранится специальное значение Null, называемое пустым значением, которое обозначает некоторое неизвестное значение. Пустое значение имеет особые свойства. Во-первых, пустое значение не может быть равно никакому другому значению, в том числе другому пустому значению. Это означает, что нельзя объединить (связать) две таблицы по значению Null. Условие «А = В», где А или В содержит Null, всегда будет ложным. Во-вторых, пустые значения не учитываются в итоговых функциях, таких как Sum (Сумма) или Avg (Среднее значение). Вы можете лишь проверить наличие значения Null, сравнив значения поля со специальной константой NULL или используя встроенную функцию IsNull. С другой стороны, вы можете установить значение текстового или Мемо поля равным пустой строке («»), и это будет означать, что значение поля известно, но поле пустое. Access допускает связывание таблиц по пустым строкам. При сравнении пустые строки считаются равными друг другу. Чтобы разрешить пользователю ввод пустых строк в текстовые и Мемо поля, следует установить для свойства Пустые строки значение «Да».

Свойство «индексированное поле» может иметь одно из трех значений: или поле не индексировано, или индексировано, но допускаются повторяющиеся значения, или индексировано, и повторения значений поля запрещены.