Основные сведения об отчетах
Отчет – это объект, посредством которого информация из базы данных представляется в виде печатного документа. Отчет предоставляет широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для наборов данных, имеющих значительный объем. Чтобы обеспечить иерархическое представление данных, в отчетах имеется возможность определить до десяти различных условий группировки. В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. При этом для каждой группы можно задать отдельные заголовки и примечания, а вычисления можно производить не только внутри одной группы, но и для нескольких групп одновременно.
Создание отчетов
Чтобы создать новый отчет, необходимо в окне базы данных сначала выбрать объект Отчеты, а затем щелкнуть Создать. После этого в окне диалога Новый отчет можно выбрать один из шести вариантов (режимов):
Конструктор – создает новый отчет или редактирует ранее созданный отчет. Этот режим во многом похож на режим Конструктора при создании форм.
Мастер отчетов – запускает основного мастера по разработке отчетов, который позволяет выбирать поля для отчета, задавать требуемые форматы, условия группировки и итоговые функции.
Автоотчет: в столбец – создает отчет, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка (столбца), содержащего названия и значение полей.
Автоотчет: ленточный – выводит записи базового запроса или таблицы в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим», то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один», но не вычисляет никаких итоговых значений.
Диаграмма – помогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.
Почтовая наклейка – позволяет создать отчет для печати почтовых наклеек. Можно выбрать любой из нескольких наиболее распространенных типов наклеек.
Каждый из вышеперечисленных вариантов, кроме первого, представляет собой Мастер. Работа с Мастером включает в себя заранее детерминированную последовательность шагов с возможностью выбора на каждом шаге одного из заранее предусмотренных вариантов, и, как правило, затруднений не вызывает. Поэтому не будем останавливаться на ней подробно.
Рассмотрим создание отчета в режиме Конструктора. Создадим отчет на основе запроса «Оплата» с подведением общего итога. В окне Новый отчет выбираем источник данных – запрос «Оплата» (см. рис. 37).
Рис. 37. Выбор источника данных в окне Новый отчет
Затем щелкаем по Конструктор. Появляются окна Отчет и Список полей. Используя главное меню, выбираем Вид→Заголовок/Примечание отчета, после чего бланк отчета принимает вид, приведенный на рис. 38.
Далее в пустой бланк перетаскиваем поля из окна Список полей, которые должны присутствовать в отчете. Для наименования должностей создаем поле со списком аналогично тому, как мы это делали при проектировании формы в режиме конструктора, но с небольшим нюансом. При помощи кнопки выбираем поле Nam_Dolg, а сохраняем его в поле K_Dolg.
Рис. 38. Пустой бланк отчета
Теперь займемся общим итогом. В раздел Примечание отчета вставляем поле, внутри которого пишем формулу =Sum([Opl]), а в названии поля записываем текст «Итого:». Макет запроса принимает окончательный вид, представленный на рис. 39.
Рис. 39. Макет отчета для печати ведомости оплаты по больничным листам
Вывод информации на принтер
Для вывода информации на принтер надо в главном меню выбрать Файл→Печать и затем при необходимости выполнить настройки печати. При этом при этом на печать будет выводиться выделенный (текущий) объект. Например, если вызвать печать в тот момент, когда мы находимся в окне базы данных и выделен запрос «Стаж», на печать будет выведен набор данных, получаемый при выполнении запроса «Стаж». А если мы, просматривая отчет «Оплата», выберем Файл→Печать, то напечатана будет информация данного отчета.