
- •§1 Предварительный системный анализ организации на основе матрицы системных характеристик (мсх)
- •Матрица системных характеристик объекта
- •Матрица системных характеристик системы управления
- •§2 Исследование среды объекта и построение сценариев
- •Продолжение табл. 2 5
- •§3 Процесс исследования.
- •План проведения исследования
- •§4 Исследование целей организации и системы управления
- •Ключевые цели организации и ее су
- •Дерево целей объекта управления, приоритет целей
- •Дерево целей
- •Соответствие целей организации основным факторам
- •§5 Исследование стратегии организации
- •Сравнение критериев оценки стратегии на основе парных сравнений
- •Оценка действующей стратегии предприятия
- •Изменения стратегии
- •§6. Исследование функций и структур управления.
- •Гипотезы относительно возможного совершенствования функций и структуры организации.
- •Динамический норматив для ооо «Стеклолюкс»
- •Динамика коэффициентов
- •Динамика основных коэффициентов
- •Анализ динамики эффективности работы системы
- •Возможные пути улучшения ситуации:
- •Графики
- •§8 Исследование процессов управления (на основе сетевых методов)
- •1. Основные процессы управления осб.
- •2. Сетевая модель процесса управления (контроль) осб.
- •Работы, осуществляемые в процессе контроля
- •События, имеющие место при проведении проверки работы организации
- •3. Расчет сетевой модели.
- •Расчет резерва времени работ
- •Р ис.11. Сетевой график
- •4. Оценка эффективности процесса.
- •Перечень событий
- •Перечень работ
- •§9 Обобщение результатов системного исследования. Стратегия системного проектирования.
- •Анализ сильных/слабых сторон системы управления ооо «Стеклолюкс»
- •Оглавление
Мотышина М.С.
СИСТЕМНОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Практикум по учебной дисциплине «Исследование систем управления»
Введение
Учебная дисциплина «Исследование систем управления» включает две составляющие: с одной стороны – методологию и методы системного анализа, а с другой – теоретические и методические аспекты исследования систем управления. Исследование системы управления невозможно без изучения всей организации, а также ее внешней среды. Это обусловлено принципами системного исследования. Поэтому необходимо рассматривать особенности систем управления в контексте целостного развития и функционирования организации.
Для того, чтобы данная учебная дисциплина была приближена к хозяйственной практике, мы разработали методику системного исследования организации, которая позволяет провести достаточно обстоятельный анализ функционирования объекта и его системы управления, выявить основные проблемы и предложить направления совершенствования по ключевым элементам менеджмента.
Цель данного пособия – помочь студентам в проектировании и проведении системного исследования конкретной организации и ее системы управления, сформировать навыки практического применения знаний, полученных в рамках данной учебной дисциплины. Поэтому основу пособия составляют примеры практических исследований.
Проведение системного исследования организации требует определенной концепции. Мы использовали для этого концепцию исследования «от идеала», от миссии системы, ее назначения по отношению к системе большего масштаба. Поэтому логика исследования предполагает рассмотрение организации, начиная от ее общесистемной функции и целей, постепенно переходя к более детальным уровням менеджмента, – стратегиям, функциям, структуре, процессам и соответствующему обеспечению. В итоге формируется целостное представление об особенностях функционирования и развития организации, ее “ сильных и слабых” сторонах, предлагаются рекомендации по совершенствованию деятельности.
В процессе исследования используются разнообразные методы, хотя приоритет отдается методам системного анализа, что отражает специфику учебной дисциплины. К последним относятся: «матрица системных характеристик», используемая для предварительного системного описания объекта исследования и его системы управления; декомпозиционные методы - «дерево целей» (функций, стратегий); морфологический анализ (для формирования стратегий и сценариев развития объекта); «стратегия системного проектирования», служащая для формирования гипотетических вариантов более совершенной системы.
При проведении исследования также используются экспертные методы и методы стратегического анализа, поскольку значительное количество изучаемых проблем относятся к разряду слабо структуризованных. В том числе применяются методы ранжирования, парного сравнения, PEST и SWOT - анализ, построение “решеток сильных и слабых сторон”. Большое внимание в исследовании уделяется задачам классификации, прежде всего, классификации проблем и возможностей развития объекта.
Также в работе над проектом применяются некоторые формализованные методы. В частности, это относится к использованию сетевых моделей для исследования процессов управления, формированию моделей эффективного режима функционирования систем на основе динамических нормативов и некоторым другим.
Объекты для проведения исследований студенты, в основном, выбирают сами. Поэтому разнообразие исследуемых объектов чрезвычайно велико – это предприятия промышленности и торговли, сферы услуг, медицинские и образовательные учреждения, финансовые организации.
Приведенные в данном пособии примеры разработаны студентами, поэтому не нужно их воспринимать как эталонный вариант выполнения задания.
§1 Предварительный системный анализ организации на основе матрицы системных характеристик (мсх)
Системное исследование организации целесообразно начинать с предварительного анализа, который является вводным к исследованию. Её основные задачи заключаются в том, чтобы:
дать целостное представление конкретной организации и её системы управления с помощью такого системного метода, как «матрица системных характеристик (МСХ)»;
отразить в МСХ наиболее существенные элементы организации и системы управления по основным измерениям в их качественном и количественном выражении;
сформулировать основные особенности и проблемы данной организации на основе полученного системного представления.
Таким образом, в данном разделе необходимо представить:
краткую характеристику объекта обследования;
матрицу системных характеристик организации;
матрицу системных характеристик системы управления организации.
Системное описание организации должна предварять её краткая характеристика или общие сведения: вид деятельности, размеры, форма собственности, время образования и основные этапы развития, а также другие сведения, которые целесообразно сообщить для проведения исследования. Для сбора информации об объекте целесообразно пользоваться специально разработанным вопросником{5}/
Описание матрицы системных характеристик как метода системного анализа и подходы к её заполнению представлены в {6}. Необходимо обратить внимание на то, что в матрице должны быть отражены характеристики конкретной исследуемой организации (цифры, наименования документов, номенклатурные позиции, проблемы и т.д.). Следует представить основные характеристики объекта по всем системным элементам и измерениям. Критерием качественного заполнения матрицы служит целостное представление об объекте и его особенностях, а также возможность предварительного выявления проблем.
Приведем пример заполнения таблицы системных характеристик для такой организации, как отделение Сберегательного банка (табл.1.1).
Таблица 1.1
Матрица системных характеристик объекта
Системные элементы |
Измерение |
|||||||||
|
физическое |
динамическое |
контрольное |
прогнозное |
||||||
ФУНКЦИЯ |
Финансовое посредничество между населением и различными организациями
|
|||||||||
ВХОДЫ |
|
|
|
|
||||||
Поступление платежей |
|
300-500 тыс. руб. в день |
По сравнению с прошлым периодом - сокращение, вызванное оттоком клиентов. Показатель несколько ниже планового |
Ожидается дальнейшее сокращение поступления платежей в связи с переходом населения к другим пунктам приема («Петроэлектросбыт» и т.п.) |
||||||
Поступление вкладов |
|
|
|
|
||||||
|
Около 2000 вкладов. Общая сумма значительно превышает сумму вкладов физ. лиц |
В день поступает в среднем 20-40 вкладов |
Сравнение с: - планом (планируется общая сумма на месяц), - с коммер-ческими банками (общая сумма, по оценкам, ниже, чем в коммерческом банке) |
Вследствие негибкой политики руководства по отношению к юр. лицам возможен отток вкладов в коммерческие банки |
||||||
Продолжение табл. 1.1 |
||||||||||
|
Всего порядка 30-40 тыс. вкладов. Средний размер 3-5 тыс. руб. |
200-300 вкладов в день |
И объем средств, и число вкладов в среднем больше, чем в коммерческом банке |
Ни резкого сокращения, ни роста не ожидается |
||||||
Платёжные документы |
|
Около 600 шт. в день на человека |
Превышение рекомендуемых норм в 1 ,5 руб. |
Отток кадров может привести к дальнейшему увеличению нормы обработки, которое, однако, будет не столь сильным из-за оттока клиентов |
||||||
ВЫХОДЫ |
|
|
|
|
||||||
Денежные средства |
|
|
|
|
||||||
|
|
300-500.000 руб. в месяц |
Отклонение от среднего значения показателя за месяц (обычно небольшие отклонения в большую или меньшую сторону) |
Возможно:
|
||||||
|
В среднем 2000 дебиторов. Средний срок 5-6 мес. |
Около 20-25 чел. в день |
Сравнение с:
|
Ожидается сокращение как числа дебиторов, так и общей суммы средств из-за оттока клиентов в коммерческие банки, где ставки ниже на 10-25%, а подход - более гибкий) |
||||||
|
Объем продаж около 180-220 тыс. руб. в день
|
Сравнение с планом (дневной плановый объем продаж - порядка 250 тыс.руб.) |
Постепенно снижается из-за невыгодных валютных курсов |
|||||||
Документы |
|
|
|
|
||||||
Сберегательные книжки |
30-40000 шт. |
Обработка -500-700 шт. в день |
План, соответствующий плановому количеству по тем финансовым операциям, на которые составляется конкретный вид до- кументов |
Ожидается общее сокращение документооборота по причинам, указанным выше |
||||||
Обработанные квитанции и другие платежные документы |
|
Ок. 60000 шт. в день (600 на человека) |
||||||||
Свидетельства о выдаче кредитов |
|
Ок. 30 в день |
||||||||
Пластиковые карты |
Ок. 15000 |
|
И объем средств, и оборот больше, чем в коммерческих банках из-за более низкой платы за пользование
|
Возможно небольшое увеличение числа карт |
||||||
Продолжение табл. 1.1 |
||||||||||
ПРОЦЕССОР |
|
|||||||||
Последовательность |
||||||||||
Прием вкладов |
Бессрочный – 2% годовых; срочные – от 1 мес. До 5 лет; от 8 до14% годовых У физических лиц – бесплатно Для юр. лиц взнос составляет 300руб. |
|||||||||
Прием платежей |
Документов об операции – в двух экземплярах : один – плательщику, другой остается в ОСБ, деньги собираются инкассаторами ежедневно по окончании рабочего дня
|
|||||||||
Предоставление кредитов |
Ставка – около 30% годовых |
|||||||||
Торговля: |
Цены определяются городским ОСБ. План составляется районным ОСБ.
|
Доход от этой группы услуг достаточно низок, популярностью они не пользуются |
||||||||
|
||||||||||
|
||||||||||
|
||||||||||
|
||||||||||
Системные элементы |
|
|
Измерение |
|
||||||
|
физическое |
динамическое |
контрольное |
прогнозное |
||||||
Переводы денежных средств |
Стоимость перевода с одного счёта на другой составляет 1% суммы переведённых средств |
|||||||||
Оснащение |
|
|
|
|
||||||
МТО |
|
|
|
|
||||||
|
Иерархическая сеть. Ок. 250 компьютеров от 486-х в филиалах до Pentium-III в управлении Программа -база данных ПАРОС |
Производи- тельность и мощность компьютеров постоянно растут, программное обеспечение обновляется |
Допустимая скорость обработки данных (скорость обработки первичной информации в филиалах ниже скорости, обеспечивавшейся кассовыми аппаратами) |
В связи с тенденциями развития информационных технологий, мощность компьютеров будет расти, а программное обеспечение - обновляться, но, скорее всего, медленнее, чем в коммерческих банках |
||||||
|
5 зданий занято ОСБ полностью, 16-частично |
Сокращение числа занимаемых помещений в связи с закрытием филиалов |
Помещений не хватает, о чем свидетельствуют очереди |
В связи с оттоком кадров число занимаемых помещений будет сокращаться и в дальнейшем |
||||||
Нормативные документы |
Федеральные законы, инструкции ведомств, правила, устанавливаемые высшим руководством, инструкции, издаваемые городским управлением. |
|||||||||
Катализатор |
|
|
|
|
||||||
Окончание табл. 1.1 |
||||||||||
Система оплаты труда |
Существует система премий, но премии зависят не от личного вклада работника, а от финансовых результатов деятельности организации. |
Сотрудники низшей ступени иерархии: 3-6 тыс. руб. в мес. Высшее руководство - до 100 тыс. руб. в мес. |
В коммерческих банках нижняя граница заработной платы на 30-50% выше |
При неизменных тенденциях заработная плата низших сотрудников не увеличится, а заработная плата высших не уменьшится (разрыв, скорее всего, возрастет) |
||||||
Система контроля |
25 человек, занятых проверкой деятельности отделений |
|
Уровень контроля высок, возможность сокрытия нарушений на нижнем уровне практически сведена к 0 |
Изменений ни в порядке осуществления контроля, ни в численности сотрудников не предвидится |
||||||
Субъективный фактор |
|
|||||||||
Персонал |
90 операторов, 50 охранников, ок. 60 человек занято в системе управления |
Высокая текучесть кадров на нижних ступенях иерархии, очень низкая - на высшей |
На низшей ступени иерархии - на 15-20% ниже требуемой |
Скорее всего, отток кадров будет продолжаться |
||||||
Квалификация сотрудников |
У всех служащих - высшее образование |
Падает в связи с оттоком кадров |
Уровень достаточно высок |
|
||||||
Мотивация сотрудников |
Существующий механизм мотивации предотвращает нарушения, но не создаёт стимулов для повышения производительности труда или работы во имя общей цели |
Как видно на примере табл. 1.1, заполнение МСХ представляет собой достаточно сложную задачу. Однако она позволяет в одном документе отразить все основные системные элементы и дать им определенную качественно-количественную характеристику. В табл. 1.2 приведен пример аналогичного описания системы управления отделения Сбербанка.
Таблица 1.2