Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
практикум.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.04.2025
Размер:
1.76 Mб
Скачать

Мотышина М.С.

СИСТЕМНОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Практикум по учебной дисциплине «Исследование систем управления»

Введение

Учебная дисциплина «Исследование систем управления» включает две составляющие: с одной стороны – методологию и методы системного анализа, а с другой – теоретические и методические аспекты исследования систем управления. Исследование системы управления невозможно без изучения всей организации, а также ее внешней среды. Это обусловлено принципами системного исследования. Поэтому необходимо рассматривать особенности систем управления в контексте целостного развития и функционирования организации.

Для того, чтобы данная учебная дисциплина была приближена к хозяйственной практике, мы разработали методику системного исследования организации, которая позволяет провести достаточно обстоятельный анализ функционирования объекта и его системы управления, выявить основные проблемы и предложить направления совершенствования по ключевым элементам менеджмента.

Цель данного пособия – помочь студентам в проектировании и проведении системного исследования конкретной организации и ее системы управления, сформировать навыки практического применения знаний, полученных в рамках данной учебной дисциплины. Поэтому основу пособия составляют примеры практических исследований.

Проведение системного исследования организации требует определенной концепции. Мы использовали для этого концепцию исследования «от идеала», от миссии системы, ее назначения по отношению к системе большего масштаба. Поэтому логика исследования предполагает рассмотрение организации, начиная от ее общесистемной функции и целей, постепенно переходя к более детальным уровням менеджмента, – стратегиям, функциям, структуре, процессам и соответствующему обеспечению. В итоге формируется целостное представление об особенностях функционирования и развития организации, ее “ сильных и слабых” сторонах, предлагаются рекомендации по совершенствованию деятельности.

В процессе исследования используются разнообразные методы, хотя приоритет отдается методам системного анализа, что отражает специфику учебной дисциплины. К последним относятся: «матрица системных характеристик», используемая для предварительного системного описания объекта исследования и его системы управления; декомпозиционные методы - «дерево целей» (функций, стратегий); морфологический анализ (для формирования стратегий и сценариев развития объекта); «стратегия системного проектирования», служащая для формирования гипотетических вариантов более совершенной системы.

При проведении исследования также используются экспертные методы и методы стратегического анализа, поскольку значительное количество изучаемых проблем относятся к разряду слабо структуризованных. В том числе применяются методы ранжирования, парного сравнения, PEST и SWOT - анализ, построение “решеток сильных и слабых сторон”. Большое внимание в исследовании уделяется задачам классификации, прежде всего, классификации проблем и возможностей развития объекта.

Также в работе над проектом применяются некоторые формализованные методы. В частности, это относится к использованию сетевых моделей для исследования процессов управления, формированию моделей эффективного режима функционирования систем на основе динамических нормативов и некоторым другим.

Объекты для проведения исследований студенты, в основном, выбирают сами. Поэтому разнообразие исследуемых объектов чрезвычайно велико – это предприятия промышленности и торговли, сферы услуг, медицинские и образовательные учреждения, финансовые организации.

Приведенные в данном пособии примеры разработаны студентами, поэтому не нужно их воспринимать как эталонный вариант выполнения задания.

§1 Предварительный системный анализ организации на основе матрицы системных характеристик (мсх)

Системное исследование организации целесообразно начинать с предварительного анализа, который является вводным к исследованию. Её основные задачи заключаются в том, чтобы:

  • дать целостное представление конкретной организации и её системы управления с помощью такого системного метода, как «матрица системных характеристик (МСХ)»;

  • отразить в МСХ наиболее существенные элементы организации и системы управления по основным измерениям в их качественном и количественном выражении;

  • сформулировать основные особенности и проблемы данной организации на основе полученного системного представления.

Таким образом, в данном разделе необходимо представить:

  • краткую характеристику объекта обследования;

  • матрицу системных характеристик организации;

  • матрицу системных характеристик системы управления организации.

Системное описание организации должна предварять её краткая характеристика или общие сведения: вид деятельности, размеры, форма собственности, время образования и основные этапы развития, а также другие сведения, которые целесообразно сообщить для проведения исследования. Для сбора информации об объекте целесообразно пользоваться специально разработанным вопросником{5}/

Описание матрицы системных характеристик как метода системного анализа и подходы к её заполнению представлены в {6}. Необходимо обратить внимание на то, что в матрице должны быть отражены характеристики конкретной исследуемой организации (цифры, наименования документов, номенклатурные позиции, проблемы и т.д.). Следует представить основные характеристики объекта по всем системным элементам и измерениям. Критерием качественного заполнения матрицы служит целостное представление об объекте и его особенностях, а также возможность предварительного выявления проблем.

Приведем пример заполнения таблицы системных характеристик для такой организации, как отделение Сберегательного банка (табл.1.1).

Таблица 1.1

Матрица системных характеристик объекта

Системные элементы

Измерение

физическое

динамическое

контрольное

прогнозное

ФУНКЦИЯ

Финансовое посредничество между населением и различными организациями

ВХОДЫ

Поступление пла­тежей

300-500 тыс. руб. в день

По сравнению с прошлым пе­риодом - со­кращение, вы­званное оттоком клиентов. Показатель не­сколько ниже планового

Ожидается дальнейшее сокращение поступле­ния платежей в связи с переходом населения к другим пунктам приема («Петроэлектросбыт» и т.п.)

Поступление вкла­дов

  • юридических лиц

Около 2000 вкладов.

Общая сум­ма значи­тельно пре­вышает сумму вкла­дов физ. лиц

В день посту­пает в среднем 20-40 вкладов

Сравнение с: - планом (пла­нируется общая сумма на месяц), - с коммер-ческими банками (общая сумма, по оценкам, ни­же, чем в коммерческом бан­ке)

Вследствие негибкой политики руководства по отношению к юр. лицам возможен отток вкладов в коммерческие банки

Продолжение табл. 1.1

  • физических лиц

Всего по­рядка 30-40 тыс. вкла­дов. Средний размер 3-5 тыс. руб.

200-300 вкла­дов в день

И объем средств, и число вкладов в среднем боль­ше, чем в ком­мерческом банке

Ни резкого сокращения, ни роста не ожидается

Платёжные доку­менты

Около 600 шт. в день на чело­века

Превышение рекомендуемых норм в 1 ,5 руб.

Отток кадров может привести к дальнейше­му увеличению нормы обработки, которое, од­нако, будет не столь сильным из-за оттока клиентов

ВЫХОДЫ

Денежные средства

  • выплата про­центов по вкладам

300-500.000 руб. в месяц

Отклонение от среднего значе­ния показателя за месяц (обычно небольшие от­клонения в боль­шую или мень­шую сторону)

Возможно:

  • увеличение номи­нальных сумм в связи с ростом вкладов из-за инфляции,

  • сокращение реаль­ных выплат из-за паде­ния процентных ставок

  • предоставле-ние кредитов

В среднем 2000 деби­торов.

Средний срок 5-6 мес.

Около 20-25 чел. в день

Сравнение с:

  • планом по общей сумме за месяц (как пра­вило, показатель на 10- 15% ниже),

  • коммерче­скими банками (показатель по ОСБ ниже на - 25-35%)

Ожидается сокращение как числа дебиторов, так и общей суммы средств из-за оттока клиентов в коммерческие банки, где ставки ниже на 10-25%, а подход - более гибкий)

  • валюта

Объем продаж около 180-220 тыс. руб. в день

Сравнение с планом (дневной плановый объем продаж - поряд­ка 250 тыс.руб.)

Постепенно снижается из-за невыгодных ва­лютных курсов

Документы

Сберегательные книжки

30-40000 шт.

Обработка -500-700 шт. в день

План, соответст­вующий плано­вому количеству по тем финансовым операциям, на которые со­ставляется конкретный вид до-

кументов

Ожидается общее со­кращение документо­оборота по причинам, указанным выше

Обработанные кви­танции и другие платежные доку­менты

Ок. 60000 шт. в день (600 на человека)

Свидетельства о выдаче кредитов

Ок. 30 в день

Пластиковые карты

Ок. 15000

И объем средств, и оборот боль­ше, чем в коммерческих бан­ках из-за более низкой платы за пользование

Возможно небольшое увеличение числа карт

Продолжение табл. 1.1

ПРОЦЕССОР

Последователь­ность

Прием вкладов

Бессрочный – 2% годовых; срочные – от 1 мес. До 5 лет; от 8 до14% годовых

У физических лиц – бесплатно

Для юр. лиц взнос составляет 300руб.

Прием платежей

Документов об операции – в двух экземплярах : один – плательщику, другой остается в ОСБ, деньги собираются инкассаторами ежедневно по окончании рабочего дня

Предоставление кредитов

Ставка – около 30% годовых

Торговля:

Цены определяются городским ОСБ.

План составляется районным ОСБ.

Доход от этой группы услуг достаточно низок, популярностью они не пользуются

  • валютой,

  • ценными бума­гами,

  • памятными монетами

  • лотерейными билетами

Системные элементы

Измерение

физическое

динамическое

контрольное

прогнозное

Переводы денеж­ных средств

Стоимость перевода с одного счёта на другой составляет 1% суммы переведённых средств

Оснащение

МТО

  • компьютерная сеть

Иерархиче­ская сеть. Ок. 250 ком­пьютеров от 486-х в фи­лиалах до Pentium-III в управлении Программа -база данных ПАРОС

Производи- тельность и мощность компьютеров постоянно растут, про­граммное обеспечение обновляется

Допустимая ско­рость обработки данных (ско­рость обработки первичной ин­формации в фи­лиалах ниже скорости, обес­печивавшейся кассовыми аппа­ратами)

В связи с тенденциями развития информацион­ных технологий, мощ­ность компьютеров бу­дет расти, а программ­ное обеспечение - об­новляться, но, скорее всего, медленнее, чем в коммерческих банках

  • здания

5 зданий зан­ято ОСБ пол­ностью, 16-частично

Сокращение числа зани­маемых по­мещений в связи с за­крытием фи­лиалов

Помещений не хватает, о чем свидетельствуют очереди

В связи с оттоком кад­ров число занимаемых помещений будет со­кращаться и в дальней­шем

Нормативные до­кументы

Федеральные законы, инструкции ведомств, правила, устанавливаемые высшим руководством, инструкции, издаваемые городским управлением.

Катализатор

Окончание табл. 1.1

Система оплаты труда

Существует система премий, но премии зави­сят не от лично­го вклада работ­ника, а от финансовых ре­зультатов дея­тельности орга­низации.

Сотрудники низшей ступе­ни иерархии: 3-6 тыс. руб. в мес. Высшее руко­водство - до 100 тыс. руб. в мес.

В коммерче­ских банках нижняя гра­ница заработной платы на 30-50% выше

При неизменных тенден­циях заработная плата низших сотрудников не увеличится, а заработная плата высших не уменьшится (разрыв, скорее всего, возрастет)

Система контроля

25 человек, за­нятых провер­кой деятельно­сти отделений

Уровень кон­троля высок, возможность сокрытия на­рушений на нижнем уровне прак­тически све­дена к 0

Изменений ни в порядке осуществления контроля, ни в численности сотруд­ников не предвидится

Субъективный фактор

Персонал

90 операторов, 50 охранников, ок. 60 человек занято в систе­ме управления

Высокая те­кучесть кад­ров на ниж­них ступенях иерархии, очень низкая - на высшей

На низшей ступени ие­рархии - на 15-20% ниже требуемой

Скорее всего, отток кад­ров будет продолжаться

Квалификация со­трудников

У всех служа­щих - высшее образование

Падает в свя­зи с оттоком кадров

Уровень дос­таточно вы­сок

Мотивация сотруд­ников

Существующий механизм мотивации предотвращает нарушения, но не создаёт стимулов для повышения производительности труда или работы во имя общей цели

Как видно на примере табл. 1.1, заполнение МСХ представляет собой достаточно сложную задачу. Однако она позволяет в одном документе от­разить все основные системные элементы и дать им определенную качест­венно-количественную характеристику. В табл. 1.2 приведен пример ана­логичного описания системы управления отделения Сбербанка.

Таблица 1.2