2. Документы по учету личного состава организации, труда и его оплаты.

Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права и прочих документов другого уровня.

Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ).

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ).

При найме работника заключается трудовой договор между работником и работодателем, в котором указываются место работы, должность, специальность, квалификация, характер выполняемой работы и другие стороны соглашения. Трудовой договор составляется в двух экземплярах: один остается в организации, а второй передается работнику. Форма трудового договора носит рекомендательный характер. Тем самым не исключается, что в процессе го исполнения могут быть определенные отклонения, обусловленные изменившимися характером и условиями труда, и т.п. Эти изменения должны найти отражение в письменной форме.

Основным документом для учета вновь принятых на работу по трудовому договору является приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. В нем указываются, в качестве кого может быть принят работник, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока. После оформления необходимых процедур (установление тарифной ставки, оклад и пр.) приказ (распоряжение) подписывается руководителем и под расписку объявляется лицу, принимаемому на работу.

Аналогичная информация содержится и в приказе (распоряжении) о приеме работников на работу. На основании указанных документов работником кадровой службы вносится соответствующая запись в трудовую книжку о приеме работника на работу.

Затем работник отдела кадров заполняет личную карточку работника. В ней необходимая информация заполняется на основании трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных действующим законодательством (паспорта и т.п.).

Лицо, ответственное за прием, делает отметку в трудовой книжке о приеме на работу, а бухгалтер расчетного отдела открывает лицевой счет. В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниях (аванс, налог на доходы физических лиц и пр.), о различных льготах, сумме к выдаче на руки.

Лицевой счет заполняется на основании первичных документов по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.

Первичная учетная документация по учету отработанного рабочего времени включает:

- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

- табель учета рабочего времени.

В обоих учетных регистрах информация об использовании рабочего времени за каждый день приведена по двум строкам: одна – для условных обозначений, а вторая – для отражения количества часов по каждому из них. Условные обозначения приведены в виде буквенного и цифрового кодов. Например, продолжительность работы в дневное время – Я и 01; продолжительность работы в ночное время – Н и 02; забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ и 29 и т.д. В таком разрезе информация в табеле дана по каждому работнику в пределах бригады, в табеле сплошным методом регистрации явок и неявок на работу. В то же время не исключается вариант регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.).

Помимо информации об отработанном времени, в табелях содержатся данные о расчете заработной платы и для составления статистической отчетности по труду. Табель применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Информация об отработанном времени дается по каждому работнику в разрезе структурных подразделений о явках и неявках на работу по числам месяца с промежуточными итогами за первую и вторую половину месяца. Кроме того, приводятся общие данные за месяц в днях и часах, а также сведения о количестве дней неявок с указанием их причин (ежегодные отпуска, отпуска по учебе и пр.). Отдельной графой выделены массовые неявки – забастовки, разрешенные законом. По каждому работнику приведен также размер тарифной ставки, оклада (в руб. и коп.).

Указанные учетные регистры передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Основными документами по учету личного состава являются:

• Приказ (распоряжение) о приеме на работу

• Личная карточка работника

• Штатное расписание

• Приказ (распоряжение) о предоставление отпуска

• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником

• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

• Табель учета рабочего времени

• Расчетная ведомость

• Платежная ведомость

• Лицевой счет.