Описание структуры управления проектом

Этот раздел проекта должен содержать описание того, как будет осуществляться руководство проектом, в том числе:

• организационная структура управления проектом;

• квалификации руководителей и основных исполнителей;

• функциональные обязанности исполнителей проекта;

• формы контроля,

• механизмы измерения результатов.

Сначала определите, какие именно обязанности требуется выполнять команде в целом и каждому её члену для того, чтобы успешно реализовать проект и каждое его мероприятие. Проще говоря, какие “должности” или “роли” вам необходимо ввести, чтобы все мероприятия были реализованы так, как задумано, и точно в срок. Не советуем придумывать “должность”- “роль” для человека, лишь бы ему было чем заниматься. Все обязанности должны быть реальными, наполненными конкретным содержанием, которое продиктовано составленным планом работы над проектом. Перечень таких обязанностей (должностей) нужно сначала просто зафиксировать на бумаге ещё в процессе подготовки проекта, а потом приступить к описанию подробного содержания каждой из них.

Содержание каждой “роли” следует описать таким образом, чтобы человек, берущий ее на себя, хорошо представлял, что и когда он должен сделать, что от него потребуется. Конечно, при распределении обязанностей прежде всего следует учитывать желание самого человека: что ему по душе, что наиболее интересно, в том числе, может быть, и с профессиональной точки зрения. Кроме учета желаний и индивидуальных особенностей членов команды, надо проанализировать ситуацию с точки зрения наличия определенных знаний и минимального опыта. Например, составление бюджета следует поручить тому, кто имеет определенные экономические знания в этой области и (или) опыт составления такого документа. Иначе вы можете получить бюджет, который будет обречен на провал.

Очень важно предусмотреть возможность взаимозаменяемости, то есть совмещения разных обязанностей. Это нужно на тот случай, когда кто-то из членов команды не сможет в силу ряда обстоятельств выполнять свои обязанности, а по плану - это мероприятие необходимо провести. Полезно иметь и определенный резерв из людей, которые в случае необходимости могли бы выполнить мероприятие в качестве “дублёров”.

Основное в данном разделе – показать, что предлагаемые виды деятельности соответствуют имеющемуся управленческому опыту и возможностям организации, план реалистичен, у организации есть опыт управления проектами.

Ожидаемые результаты

В серьезных делах следует заботиться не столько о том, чтобы создавать благоприятные возможности, сколько о том, чтобы их не упускать.

Ф. Ларошфуко

Результаты проекта должны быть описаны очень конкретно. Желательно описать их как в количественном, так и в качественном выражении. К описанию ожидаемых результатов необходимо подходить очень серьезно и ответственно, поскольку они являются критериями оценки эффективности проекта.

Ожидаемые результаты не должны быть слишком оптимистичны, это может свидетельствовать о переоценке вами возможных позитивных факторов.

Приведем пример логической таблицы разработки ожидаемых результатов (рис. 5):

Вопросы для определения ожидаемых результатов	Объективные свидетельства (показатели, обоснования)	Внешние условия (факторы, предпосылки, допущения, риски)
Какой конкретный эффект должен быть достигнут во время выполнения проекта, т.е. если проект будет завершен, то какого конкретно улучшения или изменения следует ожидать в социальной среде для данной группы населения и т.д.? Как выполнение поставленных задач приближает ситуацию к достижению заявленных целей? Какие результаты (их характер и количественное измерение) необходимо получить для выполнения поставленных задач?	Какие свидетельства, числовые данные и показатели подтверждают, что при выполнении проект поставленная задача выполнена? Каковы конкретные методы изменения результатов, которые позволят проверяющему судить о степени выполнения работ по проекту? Предусматривается ли проектом сбор данных, позволяющих контролировать и координировать ход работ?	Какие события, условия или решения, находящиеся вне контроля проекта, необходимы для того, чтобы: выполнение поставленных задач способствовало продвижению к поставленной цели; достижение запланированных результатов приводило бы к выполнению задач.

Рис.5.

Для успешного осуществления проекта все перечисленные факторы должны быть выявлены, определены и оценены. Правильно составленный проект не должен включать нереальных предпосылок.

Очень важно при описании ожидаемых результатов не путать их с полученным продуктом в ходе реализации проекта. Продукт подтверждает наличие результата и не всегда является результатом. Например, школьники восстановили беседку в парке (продукт), проводят в ней еженедельно посиделки с изучением фольклорных особенностей своего села (результат).

Результат может быть и таким: обучение не менее 60 неработающих молодых людей района в возрасте от 12 до 17 лет на специализированных курсах по моделированию одежды; трудоустройство не менее чем 30 из них на предприятия района; подготовка методического пособия по обучению молодёжи и её самостоятельному трудоустройству.

Часто на оценку результатов влияет субъективная оценка проекта и его результатов руководителем проекта или командой в целом. Он особенно заметен, когда вы сами оцениваете результаты своей работы и понимаете, как от видимых хороших результатов зависит дальнейшее финансирование вашей организации.