План работы по проекту

Умение отказаться от выполнения несущественных дел является решающим условием для успеха. Макензи

План реализации любого социального проекта должен обладать свойствами, которые мы приводим ниже, до того, как вы начнете его осуществлять:

• План должен быть сформулирован в четких и ясных выражениях, написан конкретно, с указаниями точных цифр и дат. Например, силами команды из 6 человек (перечисляются члены команды) посадить аллею из 50 деревьев на улице А.С.Пушкина - срок выполнения до 30 октября 2009 г., ответственный - Т.Петрова, привлекаемые ресурсы - саженцы предоставлены отделом благоустройства города.

• План должен быть достижимым, то есть реальным для вашей команды и выполнимым по срокам. Не стоит писать о посадке нескольких тысяч деревьев, если вас всего трое или четверо. У вас просто не хватит времени и сил... Проект не должен стать для вас чрезмерной нагрузкой, психологической обузой, при одной мысли о котором у вас будет портиться настроение.

• План должен быть написан, т.е. зафиксирован на бумаге. То, что не написано, не является планом, так как такую работу очень трудно контролировать. Кто-то может просто забыть то, что вы наметили (спланировали), а кто-то будет делать совсем другое, думая, что именно об этом вы и договаривались.

• План должен быть составлен сообща и принят всеми членами команды, ведь они несут ответственность за его осуществление. Чем больше высказываний и замечаний прозвучит на этапе подготовки и обсуждения, тем больше шансов, что составленный план будет реален и, главное, - выполнен.

• Очень важно определить персональную ответственность каждого члена команды за выполнение пунктов плана, но только один человек должен отвечать за его полное осуществление – руководитель проекта. Он наделен правом требовать от остальных членов команды выполнения тех разделов плана, за которые они персонально отвечают.

• По каждому пункту плана необходимо указать все, что необходимо для его реализации, соответствие запрашиваемых и имеющихся ресурсов планируемой деятельности с количественными и качественными показателями. Любое запланированное мероприятие должно быть обеспечено всем необходимым. Разумеется, это требует тщательной проработки, анализа, расчетов, поиска источников получения необходимых ресурсов и т.д. Но без решения всех этих вопросов ваш план будет заранее обречен на неудачу.

• Индивидуальные планы членов команды должны быть включены в общий план работы над проектом. Это поможет каждому члену команды, проявить себя и внести свой вклад в общее большое и нужное дело.

• Обязательно продумайте, чем будет подтверждено выполнение мероприятий вашего плана. Это могут быть списки участников, анкета опросов, видео, аудио, фото - материалы, продукт творческой деятельности и т.п.

Основной критерий составления плана – соответствие цели, задачам и методам проекта, реалистичность, выполнимость. В заявке вряд ли должны быть перечислены все мероприятия до мельчайших подробностей, но ключевые, взаимосвязанные должны быть учтены обязательно. При разработке каждого раздела рекомендуем обратить внимание на подготовку плана – графика реализации проекта, который поможет вам равномерно распределить мероприятия по всему сроку реализации проекта, согласовать по времени все разделы и мероприятия плана. От четкости и согласованности действий всей команды, каждого ее члена во многом зависит успех всего социального проекта. Очень важно таким образом распределить все планируемые мероприятия, чтобы на подготовку каждого из них было достаточно времени. Имейте в виду, что неопытность организации всегда просматривается в неумении при планировании распределить время на подготовительную работу, проведение самого мероприятия, оценку и отчетность. При этом следует помнить, что на подготовку различных мероприятий плана требуется разное количество времени. Например, для подготовки информационных материалов о предстоящей акции может потребоваться работа в библиотеке, а сама акция может занять всего несколько дней или даже часов. Имейте это в виду при составлении графика выполнения как подготовительных, так и основных мероприятий.

Для примера приводим планирование по методу Ганта (рис.4) (на графике цифрами выделены дни проведения ключевых мероприятий).

Мероприятия плана	Месяцы и Недели
	Май				Июнь					Июль				Август					Сентябрь
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20	21	22
1.	Х	Х	Х	Х		9
2.	4				Х	Х							23	Х	Х					Х	Х	Х
3.								Х	Х	Х	Х	Х	Х	Х	Х	18
4.														Х	Х	Х	Х	28	Х
5.						Х	Х	Х	24	Х	Х	Х	Х	Х	Х					13
6.		Х				Х					Х				Х					Х	21
7.																		Х	Х	Х	Х	Х

Рис.4

Такое уточненное расписание (временной график) дает возможность оптимально распределить объем работы, не перегружая отдельные недели, а спокойно и равномерно двигаться к намеченной цели. Такой рабочий график позволит вам увидеть наиболее интенсивные периоды работы по проекту, но он служит только дополнением к обычному плану, содержащему полную информацию планируемой работы. Такой график можно не предъявлять грантодателю, но желательно иметь его в команде, особенно в том случае, если вы выполняете проект впервые.

Ещё одну форму поэтапного и календарного плана, которую вы можете написать для себя, предлагаем вашему вниманию ниже. Она также позволит вам хорошо представить последовательность действий вашей команды и их результат, ответственность исполнителей и стоимость работ.

№ п/п	Наименование этапов	Содержание работы (мероприятия)	Чем заканчивается этап (результат)	Срок исполнения	Исполнитель (ответственный)	Чем будет подтверждается результат	Стоимость работы, тыс.р.
1	1 этап	1. 2. 3.

Внимание!

1. В плане не должно быть мероприятий, не имеющих отношения к задачам и целям проекта, а также не обеспеченных сметой проекта. Напоминаем, что мероприятия должны быть взаимосвязаны.

2. Но если появились такие мероприятия, которые выходят за рамки поставленных целей и задач, то последние должны быть пересмотрены и внесены в описание проекта и бюджет.

3. Как правило, финансирование проекта производится поэтапно, поэтому мероприятия плана должны соответствовать графику финансирования