Определение цели и задач проекта

Цели или ясны, конкретны, измеримы … Или их нет!

П. Рутт

Для оформления солидной, понятной для грантодателя и экспертов и имеющей лучшие шансы на успех проектной заявки решающее значение имеет наличие в ней ясно сформулированной цели проекта и конкретных задач, которые предстоит решить для ее достижения. При разработке проекта авторы предполагают, что в результате определенных действий произойдет то или иное изменение. Поэтому очень важно, чтобы весь проект был построен на причинно-следственных связях: если сделать это, то произойдет следующее и приведет к определенному результату. Уточним: цель проекта является отражением проблемы и показывает качественный итог (результат) проекта в целом. Цель показывает, к каким изменениям стремится ваша организация и/или ваша команда при выполнении проекта.

П омните первый разговор между Алисой и Чеширским Котом? (рис.1)

Алиса: Будь добр, скажи, пожалуйста, по какой дороге можно отсюда выбраться?

Кот: Это зависит от того, куда ты хочешь попасть.

Алиса: Все равно куда, лишь бы куда-нибудь попасть.

Кот: Тогда все равно, по какой дороге идти: когда-нибудь ты наверняка попадешь, если будешь идти достаточно долго.

Думаем, вы согласитесь, что этот небольшой пример очень хорошо демонстрирует отсутствие у Алисы какой-либо цели.

В проекте цель – это общее описание предполагаемых

рис.1 результатов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к которой стремится организация в ходе реализации проекта.

При формулировке цели проекта она должна отвечать на вопрос: чего вы хотите достичь при решении социальной проблемы в рамках своего социального проекта?

Может быть, вы потратите на определение и формулировку цели достаточно много времени. Не стоит жалеть об этом. Мало понять, с какими трудностями вам предстоит столкнуться и “бороться”, надо представить и то, что должно получиться в результате этой борьбы.

Основные требования к формулированию цели: конкретность, измеримость, реалистичность, ограниченность временем и точкой приложения (рис.2).

Конкретна и

направлена на достижение конкретного результата

Рис.2

В то же время, все это должно соотносится с проблемой, задачами, видами деятельности и бюджетом проекта. Не включайте цели, воздействие которых на ситуацию не могут быть количественно или качественно измерены.

Следует иметь в виду, что при оценке проекта эксперты вновь и вновь обращаются к цели проекта, т.е. проект в целом и все его составные части рассматриваются с точки зрения соответствия цели.

Работа по формулированию целей может концентрироваться на иерархии целей, которые касаются долгосрочных и краткосрочных целей процесса. Долгосрочные цели обычно разделяют на несколько краткосрочных целей и каждая из них может выполняться отдельно (рис.3).

Рис.3

Напоминаем, что при формулировании цели необходимо обратить внимание на её соответствие цели конкурса и направлению деятельности организации. Она должна разрешать обозначенные в проекте проблемы. И ещё: если задач в проекте может быть несколько, то цель должна быть только одна! И она должна быть сформулирована в односложном предложении. Если же у вас получилось две цели в одном предложении, то постарайтесь объединить их в более общую цель, а лучше сосредоточьте свои усилия на одной.

Не менее важным является и вопрос о формулировке конкретных задач, которые вы намереваетесь решить в процессе деятельности. Они помогают детализировать поставленную цель, раскрывают объем работ по её достижению и перечисляют конкретные дела, которые необходимо выполнить, чтобы получить намеченный результат.

Задачи проекта и его результаты должны соответствовать друг другу. Задачи конкретно описывают то, что будет выполнено и достигнуто, указывают на частные результаты, этапы на пути к достижению цели. Но имейте в виду: это не мероприятия календарного плана!

С точки зрения оформления текста проекта, задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать и описывать в повествовательной форме. Если в проекте перечислен ряд задач, то все они должны быть связаны между собой, дополнять друг друга, быть необходимыми и достаточными для достижения цели проекта.

Примеры задач: организация психологического консультирования для молодых родителей; создание рабочих мест для молодёжи в сфере программирования, организация досуга пожилых одиноких граждан, подготовка школьников к выбору профессии и т.д.

Лучше, если каждой задаче будут соответствовать 2-3 крупных мероприятия календарного плана проекта.

Завершив формулировку задач, еще раз мысленно представьте себе, что все они успешно реализованы, все, что вы написали в разделе “Задачи”, уже выполнено. А теперь ответьте на вопросы:

• Приведет ли это к нужному результату, который объявлен целью вашего социального проекта?

• Все ли задачи вашего проекта выполнимы?

Подведём итог: грамотно сформулированные задачи:

• напрямую связаны с деятельностью по проекту и направлены на решение заявленной проблемы для достижения поставленной цели (прослеживается причинно-следственная связь);

• сформулированы четко и конкретно, выражены не общими словами, а в количественных и качественных показателях, которые будут использоваться при оценке выполнения проекта;

• представляют собой конкретные промежуточные измеряемые результаты в ходе реализации проекта.

• реалистичны и описывают те действия, которые следует выполнить для достижения цели проекта.

Стратегия и механизм реализации проекта

Те самые часы, которые вы беззаботно расточаете, в случае использования их могли бы обеспечивать ваш успех.

Аристотель

Один из самых подробных разделов заявки, это описание проекта, его этапы и календарный план. Обычно это самая большая часть заявки. В описании проекта, его этапов и календарного плана должны найти место стратегия деятельности, методы, инструментарий, технологии достижения поставленных целей, а также механизмы реализации и оценки проекта.

Здесь должны быть ответы на такие вопросы:

• какова ваша стратегия в достижении желаемых результатов?

• почему вы выбрали именно её из всех других возможных?

• каким образом будут достигнуты намеченные цели?

• как будут выполняться поставленные задачи?

• на какую территорию (микрорайон, село, район, город, посёлок) рассчитан проект?

• кто будет осуществлять их реализацию?

• какие ресурсы будут использованы?

• кто будет выполнять работу?

• с какой целевой группой вы будете работать и по каким критериям проводится отбор участников или получателей услуг?

• имеется ли возможность выполнения проекта в заявленные сроки?

• какие ресурсы потребуются для выполнения проекта?

На каждый из этих вопросов необходимо ответить подробно, конкретно и лаконично. Основная цель этой работы - получить подробную информацию о том, как вы можете сделать то, что наметили. Не надейтесь на то, что вы сможете сделать это тогда, когда проект уже начнет осуществляться. Помните, если вы не имеете точного и подробного ответа на каждый из этих вопросов, вряд ли вам удастся выполнить хотя бы половину мероприятий календарного плана. Осуществление запланированных мероприятий, как правило, потребует определенных ресурсов, например, для изготовления листовки с призывом “Мы бережем нашу школу!” нужна бумага, а также средства тиражирования (ксерокс, ПК, принтер и др.). Разумеется, все это необходимо предусмотреть, указав объемы требуемых ресурсов.

При составлении перечня необходимых ресурсов следует придерживаться технологического подхода, суть которого в том, чтобы мысленно представить себе все этапы конкретного мероприятия и определить, что же нужно для его успешной реализации. Самый простой пример, который демонстрирует суть технологического подхода и хорошо знаком практически каждому человеку, - приготовление еды. Чтобы приготовить борщ, у хозяйки должны быть... Не будем перечислять все составляющие, но, если чего-то вдруг не хватит во время приготовления, поздно бежать в магазин или на рынок. Надо купить все заранее. Или это уже будет не борщ… Следовательно, необходимо тщательно продумать все необходимые компоненты и перечислить ресурсы, чтобы во время реализации проекта не возникали сбои. Только в таком случае, эксперт получит представление о том, каким образом происходит подготовка к конкретным мероприятиям.

При определении объемов необходимых ресурсов не следует пользоваться принципом “проси 200 рублей, дадут 100”, в проектной деятельности этот подход “не проходит”. Наоборот, цифры завышать не рекомендуется. Нужен оптимальный вариант расчета, хотя это также потребует определенных усилий и времени. С другой стороны, если вы из скромности укажете недостаточный объем того или иного ресурса, выполнение плана может оказаться под угрозой.

Важно понимать, что в качестве источников ресурсов, необходимых для выполнения плана может быть не только ваша организация. Можно обращаться в фирмы, к индивидуальным спонсорам, меценатам, а также к тем людям, которые готовы поддержать вас различными доступными способами, а может быть и стать партнерами проекта. Но для этого вы должны объяснить им основной замысел своего социального проекта, показать его актуальность для целевой группы, убедить их в том, что это ваша общая задача, и т.д. Желательно показать партнерам ту выгоду, которую они будут иметь в случае поддержки вашего проекта.

Возможен вариант поэтапного получения того или иного ресурса. Но в этом случае нужна твердая договоренность с тем партнером, который обязуется его предоставить. Целесообразнее всего составить договор и подписать его, указав сроки и объемы ресурса.

Напоминаем, что ресурсом могут быть не только деньги или материальные ценности, но и информация, оборудование, помещение для проведения мероприятий (смотрите таблицы на стр. 15, 16), а главное, - личное участие человека в подготовке и реализации проекта. Поэтому приглашайте тех людей, которые могут вам помочь, например, с изготовлением или публикацией тех же листовок, предоставлением техники для заливки катка или для организации поездки с концертами по селам вашего района…