Оценка возможностей организации

Организовать - это значит сначала оценить возможность, а уже потом ставить задачу. Аксиома менеджмента

Прежде чем начать писать проект, изучите и опишите возможности своей организации в осуществлении планируемого проекта. Следует проверить, не противоречит ли его замысел уставным положениям вашей организации (если организация создана для того, чтобы разрешать проблемы инвалидов, то проект по созданию сквера в соседнем селе будет выглядеть для донора, по меньшей мере, странным); согласуется ли он с планом работы организации на предстоящий год (если организация планирует провести научно-практическую конференцию по вопросам обеспечения безопасности детей, то работа по проекту не должна противодействовать этому, объявляя целью проекта заготовку лекарственного сырья для аптек города); совпадают ли интересы и предпочтения членов вашей организации с проблематикой номинации, репрезентативна ли целевая группа, с которой вы собираетесь работать.

Предположим, что у вас уже есть интересная проектная идея, и вы готовы приступить к подготовке проекта. Это замечательно. И все-таки прежде чем начать эту работу, проведите анализ всех имеющихся позитивных и негативных факторов, которые могут в той или иной степени повлиять на ваш проект.

Для подтверждения правильности вашего выбора и предупреждения всех рисков, которые могут возникнуть в процессе работы над проектом, можно использовать СВОТ - анализ (от английской аббревиатуры SWOT, Strengths - сильные, Weaknesses - слабые, Opportunities - возможности, Threats - угрозы). Такой анализ дает возможность оценить внутренние слабые и сильные стороны своей организации и проанализировать внешнее окружение с точки зрения использования возможностей, а также определить угрозы для организации в период выполнения вашего замысла.

Хороший анализ ситуации до начала работы над проектом поможет вам избежать или, по крайней мере, допустить меньше ошибок при его реализации, а также спрогнозировать возможные благоприятные и неблагоприятные изменения ситуации и своевременно предупредить их.

Сильные стороны	Слабые стороны
К сильным сторонам относится все то, что делает организацию сильной и способной воплотить в жизнь то, что задумала команда. Например: наличие необходимого помещения, офиса, наличие оборудования, наличие команды единомышленников, опыт работы добровольцев, наличие партнеров, наличие источников финансирования и т.п.	Относится все то, что может затруднить вашу работу. Например: отсутствие ресурсов, нет команды единомышленников, несогласованность идей и действий в команде, недостаточный опыт, непонимание руководителя, отсутствие необходимых согласований с партнерами и самих партнеров и т.п.
Возможности	Риски, угрозы
Все, что вы видите, но пока не используете по каким-то причинам. Это потенциал ваш и вашего окружения. Например: использование творческих возможностей одноклассников, студентов вуза, колледжа, товарищей по работе, родителей, друзей и т.д. в качестве добровольцев (бывший одноклассник - депутат законодательного или исполнительного органа власти, руководитель общественной организации) и т.п. взаимопонимание и хорошие деловые контакты с другой организацией, которая при определённых условиях может стать партнером проекта и т.д.	То, чего вы опасаетесь, что может повлиять в худшую сторону на вашу организацию. Например: отсутствие своевременного финансирования, отказ от сотрудничества потенциального партнера, смена руководителя коллектива, увольнение членов команды, возможный отказ спонсора профинансировать ваши мероприятия, отказ команды выполнять проект по разным причинам, невозможность своевременного открытия внебюджетного счета для бюджетных организаций и т.п.

При описании своей организации, надо дать понять грантодателю и экспертам, что в своей работе вы намерены активно опираться на сильные стороны вашей организации, принимать во внимание её слабости, используете имеющиеся возможности и учтёте потенциальные угрозы.

Чтобы информация о вашей организации и опыте работы была полной, проинформируйте грантодателя о целях, задачах, направлениях деятельности и планах на ближайшие один-два года. Сообщите о достижениях и успехах вашей организации, реализованных проектах (названия проектов, сроки выполнения, объемы затрат и т.д.). Обязательно предоставьте информацию об опыте взаимодействия с другими организациями и структурами, в том числе об опыте сотрудничества с органами власти в области разрешения проблемы, на которую направлен проект. Опишите ресурсы организации (материальные, финансовые, штатный и привлеченный персонал, наличие волонтеров).

Составьте для себя таблицу анализа ресурсов, чтобы четко определить источники ресурсов для выполнения проекта. Она может быть, например, такой:

Ресурсы	Внутренние	Внешние
Материально-технические	Помещение (S м.кв), офисное оборудование, мебель или иное оборудование, принадлежащие организации	То же, но если принадлежит не самой организации, но используется ей по договору или передано в оперативное управление
Человеческие	Сотрудники организации (количество, качественный состав), её добровольцы (волонтеры), их знания, опыт, увлечения, которые могут быть полезны при реализации проекта	Родственники, друзья, знакомые сотрудники, специалисты в разных областях знаний, с которыми сотрудничает организация тем или иным образом, и даже может быть соседи сотрудников вашей организации, способные принять участие в вашем проекте
Имидж организации	Наличие положительного имиджа организации, комфортности условий деятельности внутри организации, финансовая и организационная устойчивость в глазах её сотрудников и добровольцев способны усилить организационную устойчивость проекта.	Имидж организации в глазах местных властей, партнеров и конкурентов, местного сообщества, представителей бизнеса, известность организации также усиливают устойчивость, как самой организации, так и осуществляемых ей социальных проектов
Финансы	Уставной капитал, учредительные взносы, членские взносы, доходы от коммерческой деятельности самой организации, а также те финансы, которые удалось привлечь (гранты, целевые средства от программ бюджетов разного уровня и др.)	Потенциальные источники финансирования, спонсоры, меценаты и др.
Технологии	Технологии, которыми владеет организация и её отдельные сотрудники	Технологии, которые применяются в третьем секторе или других секторах, которые можно применить в организации или перенять
Информационные	Знания сотрудников организации, библиотечный фонд и (или) наличие библиотеки методической литературы, видео- и аудиофонда, собственные периодические издания, публикации	Доступ к радио, телевидению, печатным СМИ, наличие интернета и электронной почты, подписные издания, каталоги и т.д.

Эта таблица может быть основой для анализа имеющихся и потенциальных источников ресурсов для вашей организации. После определения того, что вам необходимо для реализации проекта, вы сможете лучше понять, что надо. Может случиться и так, что вы решите не прибегать к помощи, так как у вас имеются все необходимые ресурсы. Что ж, выполняйте задуманное, но впредь вы более внимательно будете относиться к проектированию и определению необходимых ресурсов…

Внимание!

Учитывая ограничения по объему предоставляемой информации, а это, как правило, от пятидесяти слов до одной страницы машинописного текста, в разделе о возможностях вашей организации следует перечислить все то, что имеет непосредственное отношение к теме проекта и предполагаемым видам деятельности, т.е. показать способность организации реализовать именно этот проект.

У сильных и больших организаций, как правило, есть много направлений деятельности, проектов и программ. В заявку включайте только те, которые связаны с решением проблемы, на которую направлен проект. Если у организации есть достижения в других областях, и вы считаете, что они могли бы стать весомым аргументом для экспертов в пользу организации, сделайте на них ссылку, а саму информацию включите в заявку в виде приложения.

При описании организации очень важно уметь подчеркнуть ее сильные стороны: у одних - это опыт работы, большое количество членов, у других – регион деятельности, добровольцы, методические разработки, и т.д. Большим плюсом для организации является опыт работы по грантам и контакты с органами местных и региональных властей.

Внимание!

Не стесняйтесь писать о себе: укажите звания, приложите копии сертификатов, дипломов об участии в конкурсах, выставках, других общественных акциях, отзывы благополучателей о вашей деятельности…