4. Что дает участие в конкурсах проектов его участникам?

Предвидеть – значит управлять.

Б.Паскаль

Участие в конкурсе проектов предоставляет человеку, общественному объединению, клубу по интересам, учебной группе, классу, учреждению, организации возможность овладеть навыками социального проектирования и разработки социальных проектов. Ведь каждый конкурс предусматривает проведение учебных семинаров и тренингов, на которых можно получить консультацию профессионалов по вопросам социального проектирования. Участники семинаров и тренингов обсуждают актуальные направления конкурсов проектов, идеи и планы, инновационные технологии, вопросы взаимодействия с партнерами, требования к оформлению заявки, а также возможные ошибки и просчеты разработчиков проектов. Победители конкурсов - авторы лучших социальных проектов  получают грант и могут эффективно воплотить свои идеи в жизнь, реализовать социальные проекты, улучшая качество жизни населения на конкретной территории.  Кроме того, участники конкурсов проектов имеют шанс публично заявить о себе, найти новых сторонников и партнеров, стать более известными в селе и городе, получить признание земляков. Они не только получают грант, диплом победителя, но и имеют возможность стать героями публикаций в прессе, получить широкое общественное признание. Лучшие проекты, как правило, представлены на сайте конкурса для широкого обозрения и обсуждения – а это реальная возможность найти единомышленников в любом уголке региона, страны и мира. Реальные истории из жизни отдельных организаций и личных инициатив становятся яркими иллюстрациями к рекламным кампаниям, которые рассказывают об уникальных возможностях, открывающихся благодаря общественной деятельности, к которой в полной мере можно отнести и участие в осуществлении социальных проектов. Профессиональный, карьерный и личностный рост, защита своих прав и интересов, участие в добрых делах, общение с близкими по духу людьми, путешествия и приключения, достижение своей мечты и исполнение желаний – вот что обретают люди, работая в некоммерческих объединениях и группах, участвуя в проектной деятельности и побеждая в конкурсах проектов.

5.Что такое социальный проект? (фазы управления проектом)

Великое искусство научиться многому – браться сразу за немногое.

Д.Локк

Известно, что проектный подход к организации работы является одним из основных в современном мире. Проектов в нашей жизни великое множество. Среди них встречаются и грандиозные – как полет человека на Луну, и совершенно обыденные – как ремонт квартиры. По проектным схемам реализуется строительство и проводятся избирательные кампании. В последнее время к проектным методам стали обращаться и при осуществлении преобразований как в стране – все мы знакомы с Национальными проектами, так и внутри компаний, например при внедрении информационных систем.

Что же такое проектный подход? Проектный подход предполагает наличие некой гипотезы и необходимости её проверять с учетом различных изменяющихся факторов, реальных или моделируемых, что требует человеческих, временных затрат и других ресурсов. Главное, он требует постоянного внимания со стороны разработчиков на протяжении всего времени его осуществления.

В последнее время проектному подходу всё больше внимания уделяется и в социальной сфере. Некоторые работающие в ней исследователи и специалисты утверждают, что здесь вообще не может быть иного подхода, кроме проектного. Социальные проекты - это проекты, направленные на решение актуальных общественных проблем или воплощение замыслов, которые касаются социальной сферы. Социальный проект можно рассматривать как деятельность по преобразованию социальной действительности, результатами которой является создание специфических социальных или культурных продуктов или услуг, приносящих пользу обществу.

Социальные проекты - это особый вид проектов, они, как правило, осуществляются на конкурсной основе. Конкурс проектов объявляет грантодатель (донор). Содержание конкурса проектов включает в себя этапы, требования к документам грантозаявителей, условия и сроки подачи документов, экспертизу проектов, объявление победителей и их награждение. По каждому проекту, выполненному на средства грантодателя, команда проекта предоставляет финансовый и содержательный отчет.

Проект - это любой замысел, который имеет цель, задачи, частичную финансовую и техническую базу, команду, срок и конкретные шаги реализации, бюджет. Проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями грантодателя, изложенными, как правило, в Положении о конкурсе, которое он разрабатывает и размещает в средствах массовой информации и на сайте. Проекты можно сравнить с шагами, которые позволяют человеку пройти долгий путь до реализации мечты, изложенной в социальной программе.

Большинству российских предпринимателей, работников бюджетной сферы, некоммерческих организаций вопрос “а зачем, собственно, нужно управлять проектами?” сегодня покажется странным. Всем уже давно ясно, что выдающиеся результаты недостижимы, а внедрение новых технологий невозможно без тщательного планирования и управления ходом работ. И все, что делают некоммерческие организации, как правило, опирается именно на проектный подход.

Методы управления проектами тоже многим знакомы. Они так подробно изложены в специализированной литературе, что в этой области, кажется, уже не остаётся простора для творчества. Тем не менее, практика показывает, что проекты-то есть, их даже много (только в конкурсах, администрируемых нашим Центром социальных программ, ежегодно принимают участие около тысячи грантозаявителей), но качество многих проектов пока отставляет желать лучшего…

Классическое определение проекта, данное Институтом управления проектами (Projeсt Managament Institute, PMI), выглядит так: “Проект – это временное усилие или предприятие, предназначенное для создания уникального продукта либо услуги”. В качестве уточнения. Другие виды деятельности также используют ограниченные ресурсы и требуют планирования и контроля. От них проекты отличают: уникальность, жестко заданные временные рамки и последовательное уточнение деталей для достижения желаемого результата. Именно проектный подход объединяет такие достижения человечества, как пирамида Хеопса и освоение космоса.

Вся деятельность по проекту состоит из пяти фаз (по PMI): инициация, планирование, исполнение, контроль и завершение.

Научиться проектированию можно, и многие делают это вполне успешно из года в год. Главное здесь – быть в процессе проектирования… Владеть инструментарием… Это ключевой тезис для “проектировщика”. Только таким образом можно освоить все тонкости проектной деятельности.

Стадии работы над проектом

Знание некоторых принципов легко возмещает незнание некоторых фактов. К.Гельвеций

Проектная деятельность является целевой. Обязательное условие в ней - достижение логического завершения, получение продукта проектной деятельности. Разработка проекта предусматривает обязательно прямую связь идеи проекта с реальной жизнью и практической деятельностью, а не создание “воздушных замков” - прожектов.

На что следует обратить внимание при подготовке и оформлении проекта? Большинство организаторов конкурсов социальных проектов – грантодателей требуют предоставления проектной заявки по определенной форме, и конкурсы ОК РУСАЛ здесь не являются исключением.

Возможны различия в требованиях к объему каждого раздела, перечню документов и количеству экземпляров, которые предоставляются в виде приложений и т.д. Но основные разделы проекта следующие:

• Титульный лист

• Краткая аннотация проекта

• Описание организации или соискателя гранта и команды проекта

• Постановка проблемы проекта

• Цель проекта

• Задачи проекта

• Стратегия достижения поставленной цели

• План мероприятий проекта и ожидаемые результаты

• Ожидаемые результаты деятельности по проекту, механизмы их измерения. Мониторинг и оценка результатов проекта с конкретными числовыми показателями и индикаторами выполнения проекта

• Описание методов реализации проекта

• Описание механизмов вовлечения в мероприятия проекта участников команды проекта и целевой группы

• Дальнейшее развитие проекта и возможности финансирования после завершения данного проекта. Эффект проекта в долгосрочной перспективе.

• Бюджет (смета) проекта

• Комментарии к бюджету

• Приложения

Внимание!

Мы постоянно говорим: “проект”, ”заявка”. Как вы считаете - это одно и то же? Не всегда. Давайте договоримся, “из чего” состоит проект. А состоит он из заявки и собственно проекта. При этом заявка на грант – это лишь заполненный по форме грантодателя титульный лист с названием и реквизитами организации и краткое описание проекта. А собственно проект содержит цель, задачи, описание целевой группы, собственных ресурсов, состав команды с резюме её членов, результаты проекта, механизмы реализации, поэтапное описание проекта, календарный план мероприятий, бюджет и комментарий к нему.

Начинать работу над проектом надо, конечно, с подготовительных мероприятий, а не с титульного листа, он-то как раз и может быть заполнен в самый последний момент.

Предлагаем рассмотреть в пошаговом режиме этапы работы над проектом.

Планирование

На что важно обратить внимание до того, как вы приступите к написанию заявки? Хронологическая цепочка управления проектом начинается с фазы инициации. Как правило, тематику проектов инициирует грантодатель (донор). Он принимает решение о целях и задачах конкурса проектов, его номинациях, сроках и правилах проведения конкурса, назначает менеджера, который будет его вести, и наделяет его определенными полномочиями. Организации (учреждения) как потенциальные грантозаявители принимают решение об участии в конкурсе проектов, и в них тоже появляется или назначается человек, который будет заниматься проектом. На этого человека на первом этапе возлагается самая ответственная задача – планирование.

Именно на фазе планирования учитывается особенность каждого проекта: анализируется отличие постановки задач от тех, что были раньше, определяется уникальность свойств нового продукта или услуги с тем, чтобы правильно распределить ресурсы, определить риски, продолжительность проекта и так далее. Именно на этом этапе процентов на восемьдесят закладывается успех или провал проекта. Сначала следует внимательно изучить Положение о конкурсе, в котором вы хотите участвовать.

Затем надо проанализировать проблему, которую вы хотели бы разрешить, продумать идеи вашей команды и ваши собственные и выбрать главную из них, которую вы можете воплотить в жизнь самостоятельно или с помощью единомышленников и партнеров.

Далее следует продумать и обсудить, цель проекта, его задачи, основные мероприятия, график их выполнения, исполнителей проекта, целевую группу (тех людей, для которых вы намерены осуществить запланированные мероприятия), партнеров, и бюджет.

Обязательно обсудите свою идею с командой единомышленников (это могут быть однокашники у школьников и студентов, друзья и товарищи по интересам, коллеги…). Важно, чтобы идея была интересной, привлекательной, оригинальной, отвечающей духу времени, выполнимой. Но в первую очередь, ваш проект должен быть действительно нужен тем, для кого вы его задумали.

Существует четкая сегментация фазы планирования. Первое, что необходимо сделать, - это сформулировать объём проекта, то есть решить, что относится к проекту, а что нет. Крайне важно сделать это и чётко определить все объёмы проекта, так как всегда есть искушение что-то изменить в ходе реализации проекта. Нужно постоянно контролировать объем проекта, а изменения, если без них нельзя обойтись, подвергать тщательному анализу, чтобы на его основе и грантополучатель, и грантодатель (а все изменения в проекте после заключения договора на выполнение проекта обязательно согласуются с ним) смогли принимать осмысленное решение – изменять или не изменять объем проекта. В противном случае изменения могут привести к затягиванию сроков выполнения какой-либо стадии или всего проекта в целом (у тех, кто побеждает в конкурсах впервые, это, к сожалению, бывает нередко). Кроме того, резко возрастает риск выхода из установленного бюджета. А в результате грантодатель вряд ли останется доволен.

Вторым шагом на фазе планирования является выявление так называемой структуры декомпозиции работ. Это технологическая разбивка, как конечного продукта проекта, так и всего комплекса задач, связанных с его созданием, на задачи верхнего уровня, подзадачи и виды конкретных работ.

Третий шаг – определение всех ресурсов, необходимых для решения этих задач и подзадач.

Следующий шаг – определение последовательности работ и продолжительности их выполнения, а также времени выполнения проекта в целом.

Наконец, пятый пункт - подсчет затрат и составление бюджета проекта в целом.

На фазе планирования должны быть рассмотрены также различные аспекты рисков, которые присущи данному проекту, и намечены пути их компенсации. В результате моделирования ситуаций может появиться несколько вариантов графика исполнения проекта: оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный. Как правило, проект оформляется по наиболее вероятному варианту, но имеется в виду пессимистичный. Анализ всех трех сценариев развития ситуации позволяет рассчитать ресурсы и резервы, которые нужны для успешного выполнения проекта, в том числе времени, финансов, человеческие или другие материальные ресурсы и резервы. И конечно, на первом месте стоят люди, потому что если у вас нет надежной команды, то при наличии всех остальных факторов мало что удастся сделать.

Когда же проект получил поддержку, заключен договор с грантодателем, задачи обозначены и осознаны, люди расставлены и определена внутренняя система коммуникаций, можно браться за работу. Проект запускается и переходит в фазу исполнения.

Исполнение и контроль

Практика лучший учитель. Античный афоризм

На фазе исполнения проекта после его запуска и выполнения определенных организационных процедур работы все мероприятия уже идут самостоятельно и контролируются руководителем проекта. Заметим только, что фазы исполнения и контроля должны идти параллельно и циклично.

Основные управленческие задачи на этом этапе состоят в регистрации изменений, возникающих в ходе исполнения проекта, в сопоставлении реального хода работ с планом-графиком и в прогнозировании. Каждый технологический этап работ должен заканчиваться промежуточным результатом, который может быть измерен показателями и/или индикаторами с помощью опроса, анкетирования, наблюдения. А на этапе завершения работ по выполнению проекта производится уже системный контроль, когда проект анализируется внутри организации. Последняя стадия – приёмочный контроль, когда грантодатель принимает результаты работы по проекту: проводит мониторинг, анализирует финансовый и содержательный отчет организации.

Завершение

Завершение каждого этапа и тем более проекта в целом целесообразно выделять в отдельную управленческую фазу. Для неё тоже есть свои процедуры. Формально проект завершается подписанием с грантодателем – в рамках процедуры административного завершения проекта – как правило, меморандума или акта, в котором оговаривается удовлетворенность донора выполненными работами и отсутствие претензий.

Следующая процедура – административное закрытие проекта. В ряде случаев эти процедуры могут совпадать по времени. Важно, чтобы при закрытии проекта были обязательно разрешены все формальные, в том числе и финансовые, проблемы и вопросы, которые остались после мониторинга и сдачи отчетов. Зачастую их решение занимает у руководителя проекта много времени, но пренебрегать этой обязанностью нельзя. Даже в том случае, если проект потерпел неудачу (такое встречается редко, но все-таки встречается), даже если грантодатель не вполне доволен результатами проекта, проект должен быть закрыт.

В любом случае завершение проекта включает сбор и сдачу в архив грантодателя всех оговоренных в договоре документов и материалов, освобождение всех привлеченных для его реализации ресурсов и роспуск команды. В организации должно быть принято решение (издан приказ или распоряжение руководителя) о закрытии проекта. Знакомой всем ситуации “ремонт нельзя закончить, его можно только остановить” при правильном планировании дел в организации быть не может. В общем, “всё имеет своё начало и свой конец”…

Управление

В чём состоит искусство управления проектом, если многие освоили проектную деятельность и успешно, как им кажется, применяют необходимые знания и умения? Здесь уместна аналогия: умение писать, применяя правила грамматики, ещё не гарантирует, что из-под пера пишущего выйдет литературный шедевр. Проектная деятельность всё ещё относится к инновационной. А самое сложное, с чем сталкивается любая инновация, - это её внедрение. Ведь как только мы создаём нечто принципиально новое, то сразу же погружаемся в среду с высокой степенью неопределенности. Это относится к любым структурам. Будь то отдельная компания, регион или даже целое государство. Как только мы вступаем на поле инноваций, немедленно оказываемся в ситуации, когда очень сложно строить прогнозы. Поэтому важнейшая задача, если вы хотите участвовать в конкурсах проектов, - это готовить в своей организации профессионалов, способных развиваться, постоянно обучаться, ярко мыслить, принимать нестандартные решения и эффективно применять на практике имеющиеся знания и навыки.

Искусство управления проектами – это искусство управления командой и искусство удержания лидерства. А это далеко не одно и то же. Далеко не всегда, а скорее, даже очень редко руководители проектов являются ещё и лидерами команды. Можно перечитать множество книг по психологии человеческих отношений, но многое здесь всё равно будет зависеть от врожденных способностей человека. И все же применение методологии управления проектами в любом случае может быть эффективным.