11.Отчетность по проекту

Кто про свои дела кричит всем без умолку,

В том, верно, мало толку…

Великий человек лишь громок на делах,

И думает свою он крепко думу

Без шуму.

И.А.Крылов

Если ваш проект поддержан экспертным советом, и принято решение о его финансировании, вам следует знать о том, что с вашей организацией грантодатель заключит договор. В нём оговариваются не только все условия финансирования проекта и его выполнения, но и содержание и порядок представления отчетов, которые вы должны будете оформить после осуществления мероприятий вашего проекта. Письменные и устные отчеты могут быть предназначены как для донора, так и для контролирующей или поддерживающей организации, государственных контрольных органов или руководителей вашей организации. Заключительный отчет, характеризующий степень достижения целей и выполнения задач, представляется в установленный срок по завершении проекта руководству вашей организации и грантодателю.

Отчет состоит из содержательной части и финансовой.

В содержательной части должны быть описаны все этапы и мероприятия проекта, достигнутые результаты, а также трудности и незапланированные результаты, возникавшие при реализации мероприятий проекта. Если форма задана грантодателем, то внимательно изучите её и следуйте ей при составлении отчета. Если форма не задана, сделайте отчет в соответствии со структурой вашего проекта. Полученные в ходе проекта материалы, оформленные в виде публикаций, карт, фотоальбомов, кино - и видеофильмов также могут использоваться как отчетные.

В процессе составления отчета следует помнить, что важнейшим является сравнение реального состояния дел по выполнению проекта с деятельностью, целями, задачами и мероприятиями’ запланированными по проекту. Таким образом сразу становится ясно и понятно, что выполняется так, как задумано, где вы продвинулись вперёд, а где отстаёте.

Финансовый отчет практически всегда составляется по форме, предложенной донором и являющейся приложением в договору целевого поступления-пожертвования. Кроме того, к нему должны быть приложены абсолютно все копии платежных документов и чеков (заверенные печатью организации), которые были оформлены на протяжении всей деятельности по проекту, а также их опись. К финансовому отчету необходимо приложить комментарий с пояснениями о расходах, о совпадении расходов с бюджетом проекта, об изменениях в бюджете. Кстати, если изменения были в рамках 5% по статье, опишите их необходимость, если они превышали 5%, приложите копии всех писем к грантодателю с ходатайством об их необходимости. Финансовая отчетность ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложения. К отчету обязательно следует приложить все материалы и печатную продукцию, подготовленные в рамках проекта, статьи и заметки в средствах массовой информации, отзывы и анкеты участников проекта и целевой группы, партнеров и клиентов, вышестоящих организаций.

Практически во всех программах РУСАЛа, которые администрирует наш центр, есть ещё и промежуточный отчет. Он, как правило, выполняется по той же форме, что и итоговый.

И одно напоминание: если ваша организация получила грант, но не отчиталась своевременно за полученные средства и осуществленную деятельность, то, скорее всего, мы не сможет в дальнейшем продолжить наше с вами сотрудничество. Если средства были перечислены вашей организации и получены вами на выполнение проекта, а израсходованы на иные цели, то вам придется вернуть эти средства в полном объёме (добровольно или через суд).