7.Типичные ошибки проектов: как их избежать?

Мечты - это планы в уме, а планы - это мечты на бумаге. Владислав Гжещик

За годы организации конкурсов проектов наш Центр накопил немалый опыт проведения конкурсов, экспертизы и анализа проектов, проведения семинаров и консультаций для заявителей. Сегодня мы с удовлетворением можем констатировать, что уровень проектной культуры заявителей неизмеримо вырос по сравнению с тем, когда эта работа только начиналась. Но проектную деятельность осваивают всё новые участники, в конкурсы постоянно “вливаются” новые организации, и им следует учесть типичные ошибки и недочеты заявителей. К ним можно отнести, например, следующие:

• Цель проекта сформулирована глобально, излишне масштабно, она не соответствует целям, задачам, приоритетам конкурса, не подкреплена задачами и соответствующей деятельностью. нередко заявители не соизмеряют цель проекта с имеющимися возможностями для её достижения, сроками программы; проекты страдают гигантоманией.

• В недостаточной мере проведен или вовсе не проведен анализ проблемы: не выполнена её предпроектная оценка, приводятся слабо исследованные данные и отсутствует фактический цифровой материал, нет информации о местных условиях по заявляемой деятельности (очень часто приводятся данные по России, краю, но нет числовых показателей, имеющих непосредственное отношение к проекту, о городе, селе и т.д.).

• Проект носит многоцелевой характер.

• Цели и задачи перепутаны.

• Задачи не соответствуют цели проекта и заявленной деятельности. Нередко задачи выглядят как мероприятия, значит, они и должны быть мероприятиями, которые следует включить в соответствующий раздел или этап плана.

• Обоснование проекта неубедительное, неконкретное. В проекте много “общих мест”, рассуждений, эмоций, которые не имеют к собственно проекту никакого отношения.

• Целевая группа не обозначена четко, не описан её количественный и качественный состав: реальная численность, гендерные данные.

• Описание проекта не увязывает воедино все части проекта: мероприятия не соответствуют цели проекта и поставленным задачам. Часто в описании проекта заявители не указывают оборудование, материалы, канцелярские товары, которые необходимы им для выполнения проекта.

• Заявленные мероприятия не вполне понятны, относятся скорее к направлениям деятельности, имеют чрезмерно общий характер (акции, фестивали, смотры и др.), в них отсутствуют конкретные сроки выполнения, ответственные.

• Неясен механизм оценки результатов проекта, их измерения, отсутствуют количественные и качественные числовые индикаторы и показатели измерения и оценки результатов проекта.

• Не описаны или не до конца ясны механизмы вовлечения в деятельность участников целевой группы, партнеров.

• Слабо продуман и описан рабочий план проекта. Мероприятия календарного плана проекта разрознены, не объединены общей идей, не соответствуют цели и задачам проекта. Иногда набор мероприятий больше похож на “сборную солянку”, а не на цельный проект. Нередко в проекте нет плана или плана-графика запланированных мероприятий, или он поверхностный, неконкретный. Этапы проекта не содержат мероприятий, запланированных в плане-графике. Проект в таких случаях просто не имеет смысла.

• Уставная или иная практическая деятельность организации не соответствует деятельности, заявленной в проекте; организация не имеет опыта в данной области.

• Команда проекта не имеет достаточного опыта реализации деятельности в заявленной области или не предоставила необходимые сведения о его наличии.

• Не описаны или описаны недостаточно конкретно обязанности (функционал) каждого члена команды проекта. Нет резюме членов команды.

• Организация–грантозаявитель не имеет лицензии на деятельность, которая требует лицензирования в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

• Заявленная деятельность не согласована с собственником территории (муниципалитет или организация), когда речь идёт о благоустройстве территории, разбивке парков и скверов, выполнении работ по обустройству детских игровых городков, сооружению спортивных площадок и т.д.

• В проекте значатся партнеры, но к заявке не приложены соответствующие письма поддержки, роль партнеров неясна.

• В проекте имеются технические, грамматические ошибки (к сожалению, такое встречается нередко, и это влияет на отношение эксперта к заявке и её авторам).

Ошибки бюджета:

• Наиболее распространенная ошибка при составлении бюджета – несоответствие бюджета программной части проекта, его задачам, календарному плану мероприятий, а также чрезмерно затратная часть расходов и неравномерность их распределения.

• Бюджет проекта не соответствует заявленной деятельности, его статьи значительно превышают условия положения о конкурсе.

• Нет комментариев к бюджету.

• Имеются арифметические ошибки.

• Заявляемое оборудование, расходные материалы и т.д. не соответствуют наименованию статей бюджета и заявленной деятельности.

• Соотношение расходов по статьям не соответствует условиям конкурса.

• Нередко в проектах заявляется приобретение оборудования (телевизоры, персональные компьютеры, DVD-плееры, мотоблоки, телефонные аппараты, деревообрабатывающие станки, кондиционеры, мотопилы, мебель и т.д.), не имеющего отношения к проекту.

• Иногда авторы проектов достаточно четко представляют себе последовательность всех действий по выбранной теме проекта. Но описать это понятно для грантодателя и экспертов не могут или не считают нужным, и проект страдает “логическими ямами”, когда эксперты не в состоянии понять, почему “что-то” появляется в проекте неизвестно откуда, “как чёрт из табакерки”. Простой, но очень распространенный пример: в описании проекта ничего не говорилось о фотографировании мероприятий и их участников, изготовлении и дарении альбомов, а в бюджете появляется запрос на фотоаппарат и оплату фотоуслуг. Еще один пример: в описании проекта и календарном плане мероприятий не упоминалась работа по проведению анкетирования и выпуска печатной продукции, а в бюджете заявлен ноутбук и принтер.

Такие проекты вызывают вопросы у экспертов и, как правило, отказ в финансировании.

8.Полезные советы для тех, кто подаёт проект на грант впервые:

Предвидеть - значит управлять.

Блез Паскаль

1.Ваша заявка должна быть представлена донору в точно обусловленные положением о конкурсе сроки.

2.Если заявку оформляли несколько человек, а такое встречается сплошь и рядом, когда каждый член команды пишет “свою” часть, проверьте перед отправкой донору всю заявку ещё раз. В противном случае может оказаться, что бюджет написан для одного проекта, деятельность – для другого, а механизмы реализации – для третьего… Особенно внимательно отнеситесь к сверке цифр и дат.

3.После того как заявка отправлена, свяжитесь с менеджером конкурса и уточните получена ли она. Как правило, донор высылает письмо с регистрационным номером поступивших на конкурс заявок. Но если вы не получили такое письмо, позвоните менеджеру конкурса и ещё раз уточните регистрационный номер заявки.

4. После рассмотрения проектов на заседании экспертного совета мы, как правило, сообщаем всем грантозаявителям о поддержке или отклонении их заявок. Мы считаем такой подход хорошим тоном. Если ваш проект организаторам конкурса понравился, но он недостаточно хорошо проработан, у авторов могут попросить дать разъяснения по ряду вопросов или предложат доработать проект. Это возможно при многоуровневой экспертизе. Такая используется, например, в конкурсах ОК РУСАЛ «Сто классных проектов» и «Шагни за горизонт», где экспертиза сначала выявляет полуфиналистов, а затем, после доработки проектов, и финалистов-победителей. Именно в случаях, когда к заявке есть незначительные замечания, мы предлагаем проект доработать, и он может после доработки получить финансирование. Если вам пришло подобное сообщение, поспешите принять к сведению замечания экспертов, пожелания донора и оперативно доработайте проект – у вас есть шанс получить грант!

4.Даже если ваш проект не поддержан, найдите возможность поблагодарить грантодателя за возможность участвовать в конкурсе. Тем самым вы проявите уважение к нему и оставите хорошее впечатление о себе и своей организации.

5. Если вы намерены участвовать в других конкурсах проектов и у вас есть такая возможность, направляйте организаторам конкурсов информацию о вашей организации. Помните, что донор охотнее работает с теми, с кем он знаком.