Приложения к проекту

Это немаловажная часть работы над проектом, т.к. собрать требующиеся в соответствии с условиями конкурса документы не всегда легко. Порой требуется не один день для получения необходимых справок и копий документов. Необходимо знать, что в банке и налоговой инспекции справки можно получить только по предварительно сделанной заявке, а на это потребуется от нескольких дней до двух недель. Поэтому подумайте о сборе документов заранее, поручите сделать это кому-то из членов команды проекта. Заранее обратитесь с этим вопросом к руководителю организации или главному бухгалтеру, они дадут вам необходимые разъяснения и окажут помощь.

Итак, представляем перечень обязательных документов (копии):

• Устав организации;

• Свидетельство о государственной регистрации;

• Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, зарегистрированном до 01.07.2002 г.;

• Свидетельство о внесении записей в ЕГРЮЛ о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы (если были изменения);

• Свидетельство о постановке на учет в инспекции Федеральной налоговой службы (ИФНС);

• Учредительный Договор (если есть);

• Документ, подтверждающий полномочия руководителя организации;

• Справка из ИФНС о состоянии расчетов по налогам и сборам.

• Аудиторское заключение (для организаций, которые по закону подлежат обязательному аудиту).

• Резюме основных исполнителей проекта.

• Информация об участниках проекта.

• Письма поддержки (если имеются).

• Материалы, подтверждающие опыт организации в данной деятельности (ксерокопии газетных материалов, аудио и видео материалы, печатные издания, брошюры, буклеты).

Если вы подаёте заявку на конкурс совместно с другими организациями, то речь будет идти о совместном проекте. В этом случае проект должен содержать следующую информацию:

• Какова история партнерских отношений и как возникла идея проекта.

• Какой вклад был внесен в разработку проекта каждым из партнеров и какова их роль (как распределяются объемы деятельности) в достижении цели проекта?

• Почему для реализации проекта необходимо партнерство?

• Каким образом участие в проекте будет способствовать достижению каждой из организаций – участников своей цели?

Проверка заявки (проекта)

Упущенный случай редко повторяется Публий Сир

Уважаемые друзья, мы ещё раз хотим напомнить вам, какой проект можно считать тщательно подготовленным.

Это тот, в котором есть:

• история организации, относящаяся к проекту и деятельности, заявленной в нем, информация о миссии организации и о том, как она соотносится с проектом,

• в деталях описаны возможности организации, а также причины, по которым ей нужна финансовая поддержка,

• проблема, на решение которой направлен проект, её общественная важность, она описана на основании фактов и предпроектных исследований,

• четкая формулировка цели проекта, цель конкретна, приведены уникальные методы, которыми организация стремится достичь цели,

• грамотно изложенные потребности конкретных групп населения и оптимальные предложения по разрешению важных социальных проблем,

• заявка точно соответствует всем требованиям положений конкурса,

• целевая группа или группы и описание того, что она/они получают в результате участия в проекте,

• конкретно сформулированные, точные, измеряемые числовыми значениями, задачи (количество оказываемых услуг, для кого, в какой период времени, где),

• план действий для каждой задачи: что, как, когда и кто выполняет,

• описание методов, видов, способов деятельности,

• подробное изложение всех действий в хронологическом порядке (этапы проекта, календарный план). Есть детальный календарный план мероприятий по реализации намеченной деятельности, который соответствует реальному объему работ и силам команды,

• вся информация проекта изложена кратко, но ёмко, содержит четкие формулировки, не превышает объемов, предложенных грантодателем, соответствует условиям положения о конкурсе. Все части проекта соответствуют друг другу, дополняют друг друга (постановка проблемы - цель – задачи - описание проекта - календарный план - бюджет - механизм оценки результатов проекта - профессионализм команды проекта),

• ожидаемые результаты, которые описаны с помощью конкретных механизмов и методов их измерения, числовых показателей, индикаторов,

• краткое резюме исполнителей проекта - команды проекта (год рождения, образование, квалификация, опыт работы в направлении, имеющем отношение к проекту), описание объема работы каждого из них в рамках проекта, участие в каждой позиции проекта,

• в бюджете расписаны все статьям расходов в соответствии с положением о конкурсе, собственные ресурсы, запрашиваемая сумма (бюджет содержит детальное описание потребностей в расходах, необходимых организации для выполнения проекта, он представляет собой не просто просьбу организации о денежной поддержке, а постатейное изложение необходимых затрат [оплата труда, оборудование, спортивный и иной инвентарь, расходные материалы, канцелярские товары, издательская деятельность и др.]; бюджет проекта реалистичен и обоснован, затраты соответствуют программной деятельности),

• обязательно представлен комментарий к бюджету, который имеет пояснения по каждой статье расходов, количеству и качеству приобретаемого оборудования, канцелярских товаров, расходных материалов, оплате труда и т.д. Бюджет отражает исключительно деятельность по проекту,

• приложения в виде прайс-листов и документов, подтверждающих цены в расходной части бюджета,

• письма поддержки, свидетельствующие об опыте организации в данном виде деятельности или об актуальности проблемы для местного сообщества,

• документы, подтверждающие способность организации реализовать проект. И все документы в той форме и нужном количестве экземпляров, которые запрашивает организатор конкурса, а также приложения, подтверждающие кредитоспособность и надежность организации.

Будет правильно, если вы приложите к заявке сопроводительное письмо руководителя организации (грантодатель не упоминает об этом, но такое письмо будет свидетельствовать об уважении к нему).

Приложите к заявке краткие резюме членов команды проекта, которые донор, как правило, изучает особенно внимательно и даже пристрастно. Это особенно важно для больших проектов, к реализации которых привлекаются не только руководитель и бухгалтер проекта, но и менеджеры, специалисты – тренеры, привлеченные специалисты. Резюме можно представить как на отдельных листах, так и в таблице, где отразить такие данные: фамилия, имя, отчество, квалификация и ученая степень, образование, опыт работы по теме проекта. Примеры резюме вы можете найти на специализированных сайтах в интернете или в соответствующей литературе.

Напомним и о том, что ваша заявка будет более успешной, если вы своевременно, ещё на стадии разработки проекта, обратитесь к организаторам конкурса и/или экспертам за консультацией и выясните все вопросы и детали, относящиеся к конкурсу, его условиям и номинациям. Это позволит вам написать хороший проект и избежать замечаний менеджеров и экспертов.