4. Системная модель менеджмента. Закономерности управления различными системами. Формы организации системы менеджмента.

Ранее мы уже говорили, что существуют три вида систем: механические, биологические, социальные. (Напомним, что самой сложной является последняя, в которую могут входить две другие, наиболее простой является техническая, которая может быть в составе и биологической системы.)

Рассмотрим их краткие характеристики.

Техническая система организации состоит из средств произ­водства.

Набор решений в таких системах ограничен, а их последствия предопределены. Эти решения носят формализованный характер.

Выполняются они в строго определенном порядке: порядок управления автомобилем, порядок включения и работы на компью­тере.

Поэтому качество принимаемых решений определяется профес­сионализмом специалиста.

Биологическая система включает флору и фауну планеты, замкнутые биологические системы (человеческий организм, мура­вейник и др.).

Набор решений в этой системе ограничен из-за медленного эво­люционного развития животного и растительного мира, а последст­вия решений часто бывают непредсказуемыми: решение врача по применяемым методам лечения; решение агронома о применении ка­ких-то ядохимикатов против вредителей растений.

Поэтому качество принимаемых решений зависит от умения спе­циалиста делать правильный выбор из нескольких альтернативных решений.

Социальная (общественная, в том числе и социально-экономическая) система характеризуется взаимодействием человека с техническими и биологическими системами: процесс на производстве, трудовой коллектив, семья. Набор решений в этой системе характеризуется большим разнообразием и динамизмом, что объясняется сложностью управляемых объектов (свойство динамичности) и быстротой реакции человека.

В социальную систему входят общественные идеи, теории, потребности и интересы людей.

В социальной системе можно выделить следующие системообра­ующие факторы:

• наличие конкретной общей социальной цели;

• подчинение всех задач этой цели;

• осознание и выполнение каждым работником своих функций, вытекающих из поставленных задач;

• наличие управления и обратной связи.

При этом надо подчеркнуть, что социальные системы являются сознательно созданными людьми.

В любой системе есть формальная и неформальная структура. Первая определяется узаконенными нормами, правилами, регламен­тами, стандартами, что и обеспечивает определенную упорядочен­ность организации.

Неформальная структура определяется непредписанными соци­альными ролями, эталонами поведения, обычаями и традициями, взаимодействиями на основе симпатии или антипатии друг к другу. Причем она создается только в рамках формальной структуры.

Все организации строятся на основе иерархического принципа, т.е. единства объекта и субъекта на всех уровнях организации.

Любая организация зависит от состояния внешней среды, которая включает в себя экономические и политические условия, потребителей, смежников, конкурентов, общественные идеи, теории, взгляды, религию, технику, технологию и др.

В социальных системах складывается максимальный уровень не­определенности результатов после реализации принятых решений (из-за незнания, например, характера, способностей, темперамента исполнителей). Социальные системы относятся к искусственным, в отличие от естественных систем, созданных природой (система ми­роздания, муравейник).

Открытые системы значительно зависят от внешней среды, с которой они напрямую связаны: СМИ, коммерческие фирмы.

Закрытые системы создаются для удовлетворения потребностей своих работников и учредителей: политическая партия, АО закрыто­го типа, профессиональный союз, страна.

Детерминированные (предсказуемые) системы функциониру­ют по определенным программам с заранее определенным конечным результатом: производственная фирма, учебный институт.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются плохо прогнозируемым конечным результатом, зависящим от воздей­ствий внешней среды: исследовательские институты, коммерческая фирма, лотерея.

Мягкие (гибкие) системы характеризуются высокой чувстви­тельностью к внешним воздействиям и слабой устойчивостью: че­ловек без принципов и жизненных целей; система котировок ва­лют, акций.

Жесткие системы отличаются большой устойчивостью к внеш­ним воздействиям: авторитарный государственный режим, церковь.

Закономерности управления различными системами.

Важная особенность социальной системы (как и органической системы вообще) состоит в том, что небольшие изменения в одном из ее элементов могут вызвать «цепную реакцию», привести к серьезным последствиям для нее в целом.

Это свойство широко используется в управлении: с помощью небольшого адресного воздействия в нужный момент легко достичь крупных результатов (об этом говорит так называемая теория рычага).

Для того чтобы социальная система была устойчивой, правильно сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом (системой управления). Последний осуществляет ориентировку, интеграцию и контроль функционирования отдельных ее частей, поступления ресурсов, результатов и т. п., их коррекцию на основе обратной связи.

Элементы системы управления:

4. органы (субъекты) управления (должности, подразделения);

5. коммуникационные каналы (система связи);

6. набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномо­чий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.

Управляющая система совместно с системой связи образует систему управления. Основным элементом организационно-технических систем управления является лицо, принимающее решение (ЛПР)– индивидуум или группа индивидуумов, имеющих право принимать окончательные решения по выбору одного из нескольких управляющих воздействий.

Система связи включает канал прямой связи, по которому передается входная информация, включающая командную информацию, и канал обратной связи, по которому передается информация о состоянии системы.

Внешняя среда воздействует как на функционирование объекта управления, так и учитывается при выработке управляющих воздействий в системе управления.

Общие связи и закономерности, возникающие в рамках управления, изучает наука, называемая кибернетикой.

Определенное соотношение субъектов управления, связанных между собой коммуникационными каналами, образует структуру этой системы, а совокупность методов, технологий и проч. — его механизм. Управляющая и управляемая подсистемы, взаимодействуют с помощью механизма управления.

Понятию «управляющая подсистема» близко понятие «субъект управления», однако они не тождественны. В состав субъекта входят только те элементы подсистемы, которые связаны с выработкой решений (на каком бы уровне они ни находились).

К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено.

Объект управления представляет собой все те элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему свое функционирование и развитие.

Любая сложная система может быть описана только послойно, через выделение подсистем. Для описания системы управления организацией чаще всего используются подсистемы, представленные в табл. 1.

Таблица 1

Составляющие системы управления предприятием

Наименование подсистемы	Результат функционирования подсистемы
Производство (технико-технологическая составляющая)	Продукт (услуга) заданного качества
Кадры (социальная составляющая)	Кадры определенной квалификации и отношения между ними
Управление (направляющая и координирующая составляющая)	Управленческие решения и действия с ресурсами организации для достижения поставленных целей
Отношения между организацией и внешней средой	Ограничения, задаваемые обществом, которые должны учитываться при управлении

Основные положения теории систем:

«Система» (с греч. яз «соединение, целое, составленное из частей») - совокупность элементов, которые образуют единство, в рамках которого они определенным образом упорядочены (просто «совокупность» - соединение частей безотносительно формы и порядка).

Единство элементов системы возникает в результате того, что между ними устанавливаются связи, т. е. реальные взаимодействия, которые характеризуются:

• типом (бывают последовательными, сходящимися, расходящимися);

• силой;

• характером (могут быть подчиненными, равноправными, безразличными);

• характером (односторонние или взаимные);

• степенью постоянства (эпизодические, регулярные и проч.).

Система характеризуется радом основных признаков.

1. Система представляет собой набор относительно самостоятельных элементов (отдельных частей), которые играют роль подсистем. Свойства элементов определяют их место в системе и реализуются в соответствующих функциях.

2. В каждой системе есть основной системообразующий элемент (качество, отношение), который в той или иной степени обеспечивает единство всех остальных.

3. В каждой системе существует механизм, посредством которого элементы взаимодействуют между собой (граничат, порождают друг друга, воздействуют), а также с ней самой (для сохранения ее целостности такое взаимодействие должно быть гармоничным). В результате этого возникает влияние одних элементов системы на другие или внешние объекты.

4. Каждая система имеет определенное строение, взаимное расположение элементов и существующих между ними связей или иначе способ организации целого, составленного из частей, который может иметь иерархическую структуру (но может и не иметь иерархичеких связей)

Связи, как и системообразующий элемент, обеспечивают целостность системы, ее единство.

5. Система имеет границы, отделяющие ее от внешней среды. Они могут быть «прозрачными», допускающими проникновение в нее внешних импульсов, и «непрозрачными», наглухо отделяющими ее от остального мира.

Системы, осуществляющие двусторонний обмен энергией, веществом, информацией со средой, получили название открытых; в противном случае говорится о закрытых системах. Открытые системы стремятся к постоянным изменениям за счет специализации, дифференциации, интеграции элементов. Это ведет к усложнению связей, совершенствованию самих систем, требует дополнительных ресурсов, но позволяет достигать целей многими способами (для закрытых возможен только один).

6. Системе присуща эмерджентность, т. е. появление качественно новых свойств, отсутствующих или нехарактерных для ее элементов. В то же время объединенные в систему элементы могут терять свойства, присущие им вне системы.

7. Система обладает обратной связью, под которой понимается определенная реакция ее в целом (отдельных элементов) на импульсы друг друга и внешние воздействия. Обратная связь обеспечивает их информацией о реальной ситуации, компенсирует влияние помех.

8. Система характеризуется адаптивностью, т. е. способностью сохранять качественную определенность в изменяющихся условиях. Адаптивность обеспечивается простотой структуры, гибкостью, избыточностью ресурсов.

9. Системе свойственна редукция, проявляющаяся в том, что при определенных условиях она ведет себя проще, чем ее отдельные элементы, т.к. поведение системы в целом подчинено не частным, а общим закономерностям, ко­торые обычно проще сами по себе.

10. Система со временем может разрушаться под воздействием как внешней среды, так и внутренних процессов.

11. Системой можно управлять с целью обеспечения следования ею заданной траектории развития и функционирования.

Система управления должна быть эффективной. К признакам ее эффективности можно отнести:

1) высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений;

2) минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой;

3) экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления;

4) улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и условий труда;

5) снижающуюся долю административных работников в персонале организации.

Законы организации

Закономерность – некая повторяющаяся связь явлений.

Закон - это зависимость, которая либо зафиксирована в законодательных документах, либо является общепринятой нормой для большинства людей и организаций (Коран, Библия, Талмуд), либо получила признание авторитетных ученых и отражает объективную зависимость (например, в природе).

В целом закономерность у/же в пространстве и времени, чем закон.

Законы могут быть объективными (законы природы) или субъективными.

Первые являются законами организации, а вторые - законами для организации.

Любая организация испытывает воздействия со стороны закона и со стороны руководителей, которые должны быть согласованы между собой.

Невыполнение закона со стороны руководителя в каком-либо подразделении организации ведет к срыву выбранных конечных це­лей (т.к. организация - это система).

Законы имеют в своем составе общее и особенное.

Общая часть закона имеет механизм действия независимо от страны, географиче­ского расположения и сферы деятельности организации.

Особенное - часть закона, учитывает особенности конкретной ор­ганизации, но не меняет сути закона.

Знание законов организации позволяет перейти от эмпирического (опытного) подхода к профессиональному при создании и управле­нии организацией.

Рассмотрим некоторые из них более подробно.

Жизнь организации подчиняется определенным законам, главным из которых считается закон синергии.

Он гласит, что ее потенциал как единого целого превышает сумму потенциалов отдельных элементов вследствие их взаимной поддержки и до­полнения. Таким образом, от объединения в организацию для субъектов существует реальный выигрыш.

Закон единства анализа и синтеза

Суть анализа состоит в разделении целого на части (декомпози­ция), а суть синтеза - в соединении простых составляющих в единое целое (агрегирование).

Анализ находит отражение в существовании различных наук, в продолжающейся дифференциации наук, во все более глубоком изу­чении все более узких вопросов.

Синтез мышления приводит к развитию обобщенных наук о при­роде, человеке, космосе (кибернетика, теория функционирования мозга, космогония), а также к созданию пограничных наук (бионики, биофизики, политологии и др.).

Закон использования противоположно направленных процессов и функций (дифференциации и интеграции, децентрализации и централизации и т. п.) позволяет извлекать одновременно выгоды и из тех и из других, а следовательно, существенно увеличить общие организационные возможности.

Закон композиции и пропорциональности (гармонии)

Т.е. Закон поддержания оптимальной пропорциональности

Каждая материальная система стремится сохранить свою композицию в заданной пропорции, т.е. сохранить в своей струк­туре все необходимые элементы в определенной соотносительно­сти и (или) в определенном соподчинении.

Гармония- всегда естественный эволюционный процесс, ос­тановить который нельзя, а направить в нужном направлении можно.

Например, излишние работники слоняются без дела и мешают друг другу, в тоже время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. Понятно, что и в том и в другом случае возникают экономические по­тери, которых при разумном подходе к делу можно избежать.

Для реализации этого закона в организации должны составляться планы деятельности и развития, вноситься изменения в деятельность организации при изменениях во внутренней и внешней средах, а так­же обеспечиваться выполнение всех необходимых функций.

Закон композиции говорит том, что функционирование всех без исключения ор­ганизационных элементов подчиняется общей цели, а цели каждого из них ее конкретизируют, являются по отношению к ней подцелями.

Закон самосохранения гласит, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целое, что требует соблюдения ряда условий.

Речь идет об избежании серьезных потрясений, ведущих к потере устойчивости (например, изменения границ, рангов ключевых фигур); о соблюдении экономии рациональном использовании ресурсов, расширении масштабов и сферы деятель­ности и т. п.

Таким образом, самосохранение обеспечивается за счет сочетания двух противо­положных организационных начал: стабильности и развития.

В организациях, естественным или искусственным образом исключенных из конкурентной среды, например в монополиях, стабильное начало обычно берет верх, что приводит в конечном итоге к их застою и бюрократизации.

Закон развития

Каждая материальная система стремится достичь наи­большего суммарного потенциала на всех этапах своего жизнен­ного цикла.

Развитие - это закономерное и направленное изменение мате­рии и сознания. Развитие может быть революционным и эволюци­онным.

Эволюционное развитие связано с постепенными количественны­ми некачественными изменениями, а революционное развитие харак­теризуется скачкообразным переходом от одного состояния материи к другому.

Закон развития опирается на ряд принципов: инерции, эластично­сти, непрерывности и стабилизации.

Закон информированности утверждает, что в организации не может быть большее порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать адекватные решения.

Закон необходимого разнообразия элементов и связей обеспечивает устойчивость и гибкость организации, возможность компенсировать негативные последствия внутренних и внешних потрясений.

Закон онтогенеза утверждает, что жизнь любой организации состоит из трех последовательно сменяющих друг друга фаз: становления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства в свете этого состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.