МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БАРАНОВИЧСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

_________________________________________________________________________________________

Кафедра информационных технологий и безопасности жизнедеятельности

Учебно-методическое пособие по электронным таблицам ms Excel

БАРАНОВИЧИ 2004

Данные методические указания предназначены для студентов первого курса педагогического факультета, выполняющих лабораторные работы по дисциплине "Основы информатики, компьютерной графики и педагогические программные средства", а также могут быть использованы студентами в качестве пособия для самостоятельного изучения "Современных информационных технологий".

Составила Климашевская Людмила Александровна.

ВВЕДЕНИЕ

Программа MS Excel предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц.

К достоинствам MS Excel относятся удобная структура документа, встроенные средства настройки интерфейса Excel, расширенный набор средств для редактирования документов, а также средства организации табличных вычислений, включая автоматическое суммирование, умножение, статистические и бухгалтерские операции.

Кроме того, имеется справочная система, содержащая информацию об электронных таблицах, которая может подсказать метод решения текущей задачи.

В настоящее время программа Excel стала стандартом для обработки электронных таблиц, которые могут быть применены во всех областях деятельности человека – от обучения до науки и производства.

Эта программа позволяет создавать таблицы, которые являются динамическими. Она содержит так называемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменений значений исходных данных, содержащихся в других полях.

Предлагаемый в этом пособии теоретический и практический материал позволит студентам без особых трудностей освоить основные возможности MS Excel.

Успешно выполнив все практические задания, студенты научатся:

• работать с данной программой;

• создавать, редактировать и форматировать электронные таблицы;

• производить математические вычисления и анализировать их;

• работать с различного вида ссылками;

• оформлять итоговые данные в соответствии с образцом;

• работать с таблицей как с базой данных;

• создавать отчеты;

• строить графики и диаграммы и форматировать их.

Табличный процессор ms excel.

Табличными процессорами называют комплексы программных средств, реализующих создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку и печать электронных таблиц. Умение пользоваться компьютерными системами обработки данных стало необходимым для успешной деятельности в любой области. Компьютерные системы обработки данных предназначены для преобразования исходного фактического материала и представления его в форме, наиболее удобной для восприятия и анализа. К областям применения относятся наука, производство, экономика, бизнес, медицина, психология, социология и многие другие сферы человеческой деятельности, успех в которых во многом зависит от умения правильно ориентироваться в стихии информационных потоков, принимать правильные решения, оценивать результаты своей деятельности, осуществлять контроль, планирование, прогноз. Поэтому широкую популярность в настоящее время приобрели компьютерные системы обработки данных. Одной из наиболее популярных программ для обработки данных является табличный процессор

Microsoft Excel – один из компонентов Microsoft Office, предназначенный для создания электронных таблиц, это мощный профессиональный пакет, позволяющий решить такие задачи, как бюджетные, статистические, математические и другие расчеты, прогнозирования в различных областях, создания баз данных с удобными средствами работы в них и т.д.

Microsoft Excel не имеет ограничений на размеры таблиц (при помощи его можно создать таблицу, содержащую до 256 столбцов 65536 строк). Самым большим преимуществом электронных таблиц является возможность прослеживать, анализировать и выполнять вычисления с данными.

Интерфейс программы следующий:

• строка заголовка и кнопки управления размерами окна (Свернуть, Развернуть, Закрыть);

• строка основного меню, каждый пункт которого представляет собой объединенную группу команд, реализующих те или иные операции Microsoft Excel;

• пиктографическое меню или так называемые панели инструментов (инструменты на них встречаются двух типов – кнопки и поля со списками);

• рабочая область, которая организована в виде электронной таблицы, состоящей из 256 столбцов и 65536 строк, на пересечении которых образуются ячейки;

• строка формул состоит из двух частей: поля имени и строки формул, которая используется для ввода и редактирования данных;

• вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, для перемещения между строками и столбцами рабочего листа (или для быстрого просмотра можно использовать бегунок);

• ярлычки рабочих листов, кнопки прокрутки ярлычков;

• строка состояния, в которой содержится информация о текущем состоянии данной программы, а также о включении некоторых режимов (Num Lock, Caps Lock), ней же перед началом работы написано Готово, а в процессе работы при выполнении определенных команд здесь будут появляться краткие комментарии, подсказки или описания производимых операций.

В ячейку можно ввести три типа данных: текст, числовые данные ( в том числе дату, время, денежные значения и т.д.) и формулы.

Текстовая строка – это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована программой как число, формула, дата, время, логическое значение или значение ошибки. Текстовые записи состоят из алфавитно-цифровых символов, таких как буквы, цифры и специальные символы. В одну ячейку можно ввести текстовую строку, содержащую до 32000 символов. Если нужно ввести число как текст, например, почтовый индекс или телефон, впереди нужно поставить апостроф.

Числами в Microsoft Excel считаются постоянные величины, состоящие только из цифр 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 и символов - + / , Е е. Можно вводить целые числа (204), десятичные дроби (123,56), числа в экспоненциальной форме (1,23Е+08, что равносильно выражению 1,23*10⁸). Если в ячейку введено число, а отображается решетка, т.е. последовательность , то это означает, что ширина ячейки или столбца недостаточна для отображения числа целиком. Кроме текста и числа в ячейке может храниться дата или время.

Формулы – выражения, начинающиеся со знака равенства (=), знака плюс (+) или минус (-) и включающие числовые константы, ссылки на ячейки, имена, функции, набор стандартных операторов и специальных символов.

При вводе формулы в ячейку необходимо учитывать, что:

• формуле всегда должен предшествовать знак равенства (=). Можно начать ввод формулы и со знаков(+) или минус (-), тогда Microsoft Excel преобразует введенное выражение в соответствующую формулу, например, если ввести +А1+А2, то оно преобразуется в формулу вида = +А1+А2, а выражение –В1+В2 соответственно в формулу = -В1+В2;

• в формуле нельзя использовать символы русского алфавита;

• необходимо учитывать последовательность выполнения математических операций.

В формуле могут использоваться арифметические, текстовые операторы, операторы сравнения и связи.

Арифметические операции можно осуществлять только над числами и результатом всегда является число (табл.1).

Таблица 1

Обозначения оператора	Действие	Примеры использов. операторов	Результат вычисления
+ (сложение)	складывает два арифмет.выражения	=15+34	49
		=А1+В7	сумма ячеек А1 и В7
- (вычитание)	вычитает из перв. второе	=100-56	44
		=С3-В5	разность ячеек С3 и В5
/ (деление)	делит перв. на второе	=64/4	16
		=А3/5	частное яч. А3 и числ.5
* (умножение)	перемножает	=15*5	75
		=А2*С4	произв. ячеек А2 и С4
% (процент)	вычисл. процент от выраж.	=1%	0,01
		=А5%	проц. от выраж. яч. А5
^ (возведен. в степень)	возв. в степень	=5^8	390625
		=В3^2	яч.В3 в степень 2

Операторы сравнения используются для сравнения как числовых, так и текстовых значений, а результатом операций сравнения всегда являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. В Microsoft Excel используется шесть операторов сравнения (таблица 2).

Оператор	Действие	Примеры использован.	Результат вычисления
=	равно	=В1=В2	проверяется равенство значение ячеек В1 и В2
		=12=12	ИСТИНА
>	больше, чем	=В1>В2	провер-ся, действительно ли значение яч. В1 больше, чем В2
		=34>57	ЛОЖЬ
<	меньше, чем	=В1<В2	провер-ся, действительно ли значение яч. В1 меньше, чем В2
		=7<7	ЛОЖЬ
>=	больше или равно	=В1>=В2	провер-ся, действительно ли значение яч. В1 больше или равно, чем В2
		=234>=124	ИСТИНА
<=	меньше или равно	=В1<=В2	провер-ся, действительно ли значение яч. В1 меньше или равно, чем В2
		=567<=1768	ИСТИНА
<>	не равно	=В1<>В2	провер-ся неравенство зн.яч.В1 и В2
		=15<>13	ИСТИНА
		=20<>20	ЛОЖЬ

Текстовый оператор объединяет числовые или текстовые значения в одну строку символов. Независимо от того, текстовые или числовые значения вы объединяете, а результатом всегда будет текстовая строка (таблица3).

Оператор	Действие	Примеры использования	Результат вычисления
&(соединение текстовых строк)	присоединяет вторую строку к концу первой	=А2&В2	присоедин-ся содерж.В2 кА2
		=”таблица“&“Microsoft Excel”	таблица Microsoft Excel
		=12&56	1256

Адресные операторы или операторы связи предназначены для того, чтобы сделать ссылку на нужный диапазон ячеек. Выделяют операторы диапазона, объединения и пересечения (таблица4).

Оператор	Действие	Примеры использования	Результат вычисления
: (диапазон)	Ссылка на яч. между указан. нач. и конечн. яч.	=СУММ(А1:А8)	Суммирует арифм. выраж. яч. от А1 до А8
; (объединение)	Ссылка на объединение указанных ячеек	=СУММ(В1;В2;С1;С2)	Суммирует арифм. выраж. яч.В1, В2,С1,С2
		=СУММ(А1:А5;С1:С3)	Суммирует арифм. выраж. диапаз. яч. А1:А5, С1:С3
пробел (пересечение)	Ссылка на пересечение указанных ячеек	=СУММ(А1:В5 В1:С5)	Суммирует арифм. выраж. яч., общих для диапазонов А1:В5, В1:С5, т.е. В1:В5

Если в формуле используется несколько операторов различного типа, необходимо учитывать, что при обработке данных Microsoft Excel использует их в определенной последовательности. В таблице5 отражена иерархия операторов: операторы расположены в порядке убывания их приоритетов.

При необходимости нарушить общепринятую иерархию операций можно воспользоваться скобками, поскольку операторы, заключенные в скобки, имеют преимущество перед остальными, т.е. выполняются первыми.

Оператор	Приоритет
Оператор диапазона	1
Оператор объединения и пересечения	2
Оператор процентов	3
Оператор возведения в степень	4
Оператор умножения и деления	5
Операторы сложения и вычитания	6
Текстовый оператор	7
Оператор сравнения	8

Помимо формул Microsoft Excel предоставляет возможность оперировать целым набором встроенных функций, которые называются функциями рабочего листа. Используется более 200 функций различных категорий: математические, тригонометрические, инженерные, логические, информационные, статистические, а также текстовые для обработки текстовых строк и значений, даты и времени для обработки числовых значений даты и времени, функции ссылок и массивов, функции для работы с базами данных и проверки свойств значений ячеек рабочего листа.

Чтобы использовать функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в функции символы, называется синтаксисом функции. Если нарушается синтаксис, то Microsoft Excel сообщение о том, что в формуле есть ошибка.

Итак, любая функция всегда состоит из знака равенства, имени и операнда. Операндом называется список аргументов. Чаще всего – это диапазон ячеек, значение которых используется для вычисления функции.

Обязательным при вводе функции в ячейку рабочего листа является:

• предшествующий ей знак равенства (=);

• круглые скобки, в которые заключаются аргументы функции, причем скобки нужны даже в том случае, если функции не требуется задавать список аргументов, как для функции СЕГОДНЯ ();

• отсутствие пробела между именем функции и операндом (списком аргументов);

• использование латинского режима клавиатуры при вводе ссылок на адреса ячеек в формулах.

При работе с формулами и функциями в Microsoft Excel используется несколько типов ссылок: абсолютные, относительные и смешанные. Кроме ссылок на ячейки текущего рабочего листа в формулах и функциях могут быть ссылки на ячейки других рабочих листов текущей рабочей книги – внутренние ссылки – или даже другой рабочей книги – внешние ссылки.

Чаще всего в формулах используют относительные ссылки (она выглядит так: А1). Относительные ссылки меняются при копировании формул. Например, если формулу, введенную в одну из ячеек столбца А и содержащую относительные ссылки на некоторые ячейки этого же столбца, скопировать в столбец В, то она будет содержать ссылки на соответствующие ячейки столбца В. К примеру вы вывели формулу = А1+А2 в ячейку А3. При копировании ее из ячейки А3 в ячейку В3 она преобразуется в формулу =В1+В3.

Абсолютные ссылки не меняются при копировании формул из одной ячейки в другую. Абсолютные ссылки на ячейки А1, В3, АА10 выглядят следующим образом: $А$1, $В$3, $АА$10.

Смешанные ссылки являются комбинацией абсолютных и относительных ссылок. Можно создать ссылку, состоящую из относительной ссылки на столбец и абсолютной ссылки на строку (А$1) или, наоборот, из абсолютной ссылки на на столбец и относительной ссылки на строку ($А1). При копировании формулы, содержащей ссылку А$1, номер столбца изменится в зависимости от нового положения формулы, а номер строки останется прежним. Для ссылки $А1 наоборот: фиксируется номер столбца, номер строки пересчитывается.

Внутренняя ссылка на данные другого рабочего листа имеет вид 'Имя рабочего листа'! Имя ячейки, например, Лист1!А1 – ссылка на ячейку А1 листа Финансовый отчет.

Внешняя ссылка на ячейку другой рабочей книги имеет вид '[Имя рабочей книги]Имя рабочего листа'! Абсолютная ссылка на ячейку, например, '[Отчет.xls]Финансовый отчет'!$А$1 – ссылка на ячейку А1 рабочего листа Финансовый отчет рабочей книги Отчет.xls.