Отрабатываем анализ целевой аудитории презентации
Представьте, что вы презентуете проект трем разным аудиториям:
Инвесторами – с целью получения финансирования;
Муниципалитету – с целью оказания содействия в реализации проекта или получения разрешения;
Потенциальным потребителям.
Какие цели вашей презентации в трех ситуациях?
Какие интересы слушателей вы должны учесть в каждом случае?
Отрабатываем методы структурирования информации для презентации
Выделите в приведенном тексте 5 смысловых единиц, сформулируйте в виде тезиса каждую из них.
Оперативная память человека имеет емкость примерно 7±2 блоков значимой информации. При этом объем информации в одном цельном блоке особого значения не имеет. Поскольку для человеческого восприятия связи между факторами также могут выступать информационными блоками, то уже 4 единицы информации и 6 связей между ними могут вызвать полную загрузку оперативной памяти.
При загрузке в оперативную память человека (в течение 20 – 30 сек) большего количества блоков важной информации, чем она может вместить одновременно, предыдущие блоков информации не попадают в долговременную память, т. е. относятся к разряду неактуальных и, как правило, быстро забываются.
Данный механизм позволяет уменьшить количество блоков информации в долговременной памяти человека и облегчить их поиск при воспоминании. И именно он ответственен за многие особенности человеческого восприятия.
Примеры: человек плохо ранжирует вопросы, в которых более 7 позиций. Большинство людей плохо воспринимает предложения, содержащие более 7 слов. Если Вы делаете плакат, то рекомендуется делать на нем не более 4 фрагментов и т. д. Главное, мы должны помнить, что при структурировании информации с ориентацией на восприятие человека мы должны стремиться к перечислениям числом 4-7, редко больше единиц. В качестве исключений из этого правила можно привести структуры ориентированные на более длинные естественные последовательности: алфавит, ось времени, последовательность целых чисел.
Отрабатываем использование модульной системы изложения информации
Придумайте пять вариантов построения доклада, комбинируя элементы «Тезис» / «Пояснение» / «Пример» (можно использовать текст предыдущего задания)
Можно использовать каждый элемент любое количество раз и соединять их между собой в любой последовательности.
Раздел II. Грамотное оформление
Для эффективной презентации важны не только четкая коммуникативная платформа, продуманное содержание и структура, но и стильный дизайн, информационная наполненность сопровождающих слайдов (или других наглядных материалов).
На втором этапе подготовки презентации необходимо продумать грамотное оформление вашего выступления, а именно графические решения, которые могут усилить воздействие текста или заменить его. Использование схем, пиктограмм, фотографий, диаграмм и карт позволяет делать презентацию более понятной, интересной и результативной, а продуманное использование функциональных возможностей PowerPoint — придать наглядности и динамики.
Секрет: конечный результат презентации — это не эстетическое наслаждение от ее созерцания, а вполне конкретные решения и действия слушателей. Грамотное оформление работает на достижение общей цели презентации.
Презентация не должна повторять текст устного сообщения: слушатели либо читают текст на слайде сами (а скорость чтения у всех людей разная) – в большинстве случаев их будет раздражать ваше дублирующее чтение вслух; либо аудитория слушает вас – и тогда их отвлекает аналогичный текст на слайде.
Презентация должна дополнять устное выступление (изложение материала), но никак не дублировать его. Используя разные каналы восприятия информации (слуховой и зрительный) в их гармоничном, взаимовыгодном сочетании, вы обеспечите лучшее понимание и запоминание.
С екрет: Цель использования в презентации мультимедийных средств – дополнять процесс коммуникации, повысить наглядность, красочность и оригинальность. Все образы на слайдах должны быть понятными, хорошо продуманными, а вынесенные на слайд формулировки основных мыслей точными и краткими. Текст на слайде сопровождает подробное изложение мыслей докладчика, но не наоборот.
При оформлении каждого слайда не перегружайте его смыслами и образами. Лучше разместить на одном слайде одну мысль (несколько ключевых слов, цитату и др.) и/или одну картинку (схему, график, диаграмму, фото и др.), поддерживающую/ дополняющую/ иллюстрирующую вашу мысль.
С екрет: Продумайте темпоритм смены слайдов. При рассказе рассчитывайте, что на один слайд должно уходить в среднем полторы минуты. Активно используйтесь общий контекст презентации, это позволит не повторять информацию, которую слушатели могут понять и усвоить из общего хода рассказа.
Продумайте работу с каждым слайдом, учитывая его специфику.
Виды слайдов:
Обложка – это слайд-визитка. Он содержит общую, вводную информацию, поэтому достаточно насыщен: содержит множество разнородных смысловых единиц. Для удобства восприятия придерживайтесь стандартной формы обложки. Цветом и шрифтом текста или картинкой выделяйте один главный элемент. Например, тему презентации.
Структурный – содержит нумерованные или маркированные списки. Задача такого слайда показать элементы информации и связи между ними (логику изложения материала).
Смысловой – раскрывает заявленную смысловую единицу.
Заставка – служит отбивкой в ходе презентации, дает «воздух» для усвоения полученной информации. На заставку могут выноситься заголовки разделов, или картинки, как связанные с темой презентации, так и отвлеченные.
Иллюстрация – визуальный слайд, содержит график, диаграмму, фото, рисунки.
Цитата – массив текста с указанием источника цитирования.
С екрет: Если на слайде презентации вы решили поместить определение термина, полные тексты своих выводов или цитату – не зачитывайте их сами, а предложите аудитории ознакомиться с текстом самостоятельно. Сделайте паузу, а затем прокомментируйте наиболее значимые моменты текста (ключевые слова) или расставьте необходимые акценты.
«По одежке встречают, по уму провожают» – это пословица как нельзя лучше иллюстрирует особенности восприятия презентации. Скорость света (молния) быстрее скорости звука (гром), поэтому дайте аудитории сначала «рассмотреть» ваш слайд, только после этого начинайте рассказ.
С екрет: Презентация предполагает сочетание информации различных типов: текста, графических изображений, музыкальных и звуковых эффектов, анимации и видеофрагментов. Поэтому необходимо учитывать специфику комбинирования фрагментов информации различных типов.
Постарайтесь наполнить слайд так, чтобы он побуждал аудиторию обратиться к вам, как докладчику, за комментарием или пояснением.
Одновременно слайд должен быть зрительной опорой и для выступающего, и для слушателей.
С екрет: Для текстовой информации важен выбор шрифта, для графической — яркость и насыщенность цвета. Для наилучшего их совместного восприятия необходимо оптимальное взаиморасположение на слайде.
Рисунки, фотографии, диаграммы призваны дополнить текстовую информацию или передать ее в более наглядном виде. Желательно избегать в презентации рисунков, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления.
ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ И ОТРАБОТКИ НАВЫКОВ
по разделу «Грамотное оформление»
Вопросы для самоконтроля
Назовите основные принципы оформления презентации.
Какие виды слайдов вы знаете? Какую функцию выполняет каждый из них?
На что следует обратить внимание при подборе визуальных образов для оформления слайдов?
Как должен взаимодействовать докладчик с проекцией слайдов и аудиторией?
Тренировка
Создайте несколько слайдов и разработайте их наполнение (текст и образы) с учетом возможностей и ограничений различных форматов и стилей: аналитика, схемы и диаграммы, креативная визуализация, мультимедиа.
Проанализируйте получившуюся презентацию по следующим правилам:
Изображения должны:
соответствовать цели коммуникации;
усиливать ваше вербальное сообщение, а не отвлекать от него;
придавать вашему вербальному сообщению тон и эмоциональность благодаря использованию цветов и картинок.
2. Хорошая визуализация должна быть хорошо видима – чтобы поверить, нужно сначала увидеть.
3. Изображения должны быть хорошо различимы даже в последнем ряду.
4. При использовании компьютера выбирайте как минимум 18 шрифт.
5. Ограничьте количество слов в одной строчке: 3 или 4 слова – это оптимально, 6 или 7 – это максимум.
6. Одна визуализация – одна проблема.
7. Используйте цвета для привлечения внимания к ключевой информации.
8. Визуализация должна дополнять то, что вы говорите.
9. Простота – это ключ к победе.
10. Избавляйтесь от лишней и ненужной информации. Упрощайте визуализацию при помощи цвета и дизайна.