Раздел I. Правильное планирование

Как и любое сообщение в бизнесе презентацию следует предварительно хорошо обдумать. Воспользуйтесь маркетинговыми технологиями и создайте коммуникационную платформу своей презентации. Для этого ответьте на три ключевых вопроса:

1. Кому вы адресуете свою презентацию?

2. Что вы хотите сообщить? К чему вы хотите побудить слушателей?

3. Как вы транслируете свое сообщение, через какие каналы коммуникации?

На первом этапе сосредоточьтесь на содержании презентации и попытайтесь выстроить ее логику. Четкое понимание структуры презентации гарантирует успех при ее подготовке и проведении.

С екрет: Структурирование материалов презентации проведите с помощью технологии «ментальная карта». Это поможет четко обозначить основные разделы презентации, ее смысловые блоки, а также связи между ними, при этом использование визуальных образов поможет на втором этапе при оформлении презентации.

Ментальная карта (mindmap, майнд-мэп, интеллект-карта) — удобная и эффективная техника визуализации мышления и альтернативной записи.

Автор метода ментальных карт – Тони Бьюзан. Т.Бьюзан предлагает делать записи в виде живых, биоморфных, похожих на лианы, рисунков – вместо скучных конспектов со списками, таблицами и схемами. Главная тема помещается в центре, от нее ответвляются ветки с ключевыми словами. Чем более ярким и необычным получится рисунок, тем он лучше запомнится.

Технология ментальных карт на сегодняшний день является одной из самых инновационных и эффективных методик работы с информацией. Преимущества ментальной карты перед текстовым конспектированием неоспоримы: это и лёгкость выполнения, и психологический комфорт, и более высокий уровень запоминания и усвоения новых знаний. Но самое главное отличие ментальных карт состоит в том, что эта методика позволяет задействовать работу обоих полушарий головного мозга и тем самым синхронизировать их деятельность. Именно развитие мышления, перевод работы мозга на кардинально более высокий уровень делает использование ментальных карт актуальным и необходимым.

 Задачи использования ментальных карт:

1. Конспектирование – ментальная карта при грамотном использовании может стать гораздо более удобным и наглядным конспектом, нежели традиционный текстовый. Облегчить фиксацию информации – главная задача карты.

2. Генерация идей – подразумевает непосредственное творчество ученика прямо в процессе создания карты.

3. Классификация – подготовка информации к выполнению определённой задачи (запоминание, выступление, доклад, презентация и т.д.).

Основные принципы ментальной карты:

1. Вместо записи всего подряд выделяются наиболее характерные, яркие, запоминаемые, «говорящие» слова.

2. Вместо традиционной линейной записи информации используется радиантное (radiant – излучающий свет). Это означает, что главную идею (тему) помещают в центр листа. Благодаря чему внимание сфокусировано именно на главном.

3. Ключевые слова помещаются на ветвях, расходящихся от центральной темы. Очень важно подкреплять ключевые слова рисунками или символами.

ПОДРОБНЕЕ О МЕНТАЛЬНЫХ КАРТАХ МОЖНО ПРОЧИТАТЬ ЗДЕСЬ:

http://kolesnik.ru/2005/mindmapping/

Планирование презентации стоит начать с выработки представлений об аудитории, которой ваша презентация адресована. Ориентируйтесь на интересы своих слушателей и их потребности, попытайтесь встроить учитывать их в достижении собственных целей. Такое согласование изначально определит содержательные акценты в презентации и форму изложения материала.

Не бойтесь протестировать свои идеи на представителях целевой аудитории. Внимательно проанализируйте полученный отклик, чтобы скорректировать содержание, структуру и форму будущей презентации.

Не забывайте принцип: «Вбрасывание идей ––> Обсуждение ––> Корректировка».

С екрет: Одно и то же слово, понятие, бизнес-термин (даже, казалось бы, общепринятый) могут наполняться докладчиком и слушателем разными (а иногда – противоположными!) смыслами. Постарайтесь говорить со своей аудиторией на одном языке, для этого проведите согласование основных терминов и понятий. Форма такого согласования может быть разной: прямой диалог (элемент интерактива), словарик, представленный на слайде или в раздаточном материале.

Рекомендуем придерживаться универсальной структуры любой презентации, которую можно визуализировать в форме открытой ладони:

1. «Большой палец / Вступление» – вводная часть.

2. «Указательный палец / Постановка проблемы» – ориентирует слушателей и подготавливает их к восприятию основного содержания.

3. «Средний палец / Основная часть» – содержит главные идеи вашего выступления.

4. «Безымянный палец / Резюме» – подводит итог сказанному.

5. «Мизинец / Завершение» – заканчивает презентацию.

Напомним, что в середину «нашей ладошки» следует поместить ваших слушателей – к ним мы все время должны возвращаться, заполняя каждый раздел «палец». Именно это позволит превратить «ладонь в кулак» и нанести точный удар – достигнуть цели презентации.

С екрет: при планировании структуры презентации старайтесь удержать все пять разделов. Однако их размер и наполненность могут меняться в зависимости от ваших целей и особенности аудитории.

Начало презентации можно построить по стандартной схеме.

Во-первых, подобрать адекватное приветствие, обращение к слушателям (уважаемые коллеги, дорогие друзья, добрый день, товарищи и др.).

Во-вторых, следует указать более широкий контекст, в который вписана презентация (в рамках нашего обсуждения…, присоединяясь к дискуссии о…, позвольте представить вам…, предлагаю вашему вниманию…).

В-третьих, четко обозначьте формат и тему вашего выступления (годовой отчет, презентация нового продукта, знакомство с компанией и др.).

В-четвертых, представьтесь аудитории, сообщив имя, фамилию, и ту роль, которую вы играете в данной ситуации. При необходимости знакомство с аудиторией можно провести в самом начале после приветственных слов.

С екрет: выучите наизусть несколько стандартных вступлений для разных ситуаций. Такие «штампы», «домашние заготовки», которые вы сможете произнести «на автомате», помогут справиться со страхом публичного выступления и преодолеть неизбежное волнение.

Задача второго раздела – подготовить аудиторию к восприятию основного содержания.

Мы рекомендуем остановиться на трех моментах.

1. Сориентировать слушателей: где находится ваше выступление в море информации по заявленной теме? Также можно сообщить о внутренней структуре презентации.

2. Затем следует отчертить содержательный круг презентации: какие основные идеи вы хотите донести? Поясните свою тему, сделайте акцент на тех проблемах и вопросах, которые вы поднимаете.

3. Укажите на формат презентации: в какой форме вы преподнесете важную информацию? Это подготовит слушателей не только к восприятию смыслов, но и адаптирует к форме подачи информации.

В основной части, прежде всего, выделите главные идеи, положения, которые вы хотите представить аудитории. Тезисно сформулируйте их, проверьте на соответствия вашим целям и интересам аудитории.

Не перегружайте презентацию «смыслом». Составьте список своих тезисов, ранжируйте их по важности, близкие по смыслу объединяйте в укрупненные группы. После этого проведите отбор основных идей.

С екрет: Оптимальное количество тезисов – 3, в некоторых случаях их можно сократить до 1-2 или увеличить до 5. Не бойтесь отказаться от лишнего, пределы восприятия ваших слушателей ограничены.

Для изложения информации в основной части можно использовать модульную систему построения текста вашего доклада.

Она включает работу с тремя модульными элементами (блоками):

1. Идея, лаконично сформулированная в тезисе.

2. Раскрытие содержания этой идеи – пояснение тезиса, комментарий и др.

3. Пример.

Модули можно собирать в любой последовательности, не ограничивая себя в количестве используемых элементов.

Например, начните с тезиса, поясните его, приведите пример.

Или откройте презентацию описанием конкретной ситуации, задайте идею для ее оценки, проведите анализ ситуации, в конце повторите тезис, но уже в форме вывода.

Или столкните два противоположных тезиса, для каждого приведите аргументы, доводы и примеры.

Количество таких комбинаций не ограничено и многообразно.

Ч етвертый раздел должен подвести черту под выступлением, сформулируйте основные выводы по своей презентации.

Они должны быть очень лаконичными и не содержать новых смыслов. Ваша задача напомнить аудитории свои основные идеи, а не сообщить ей новую информацию.

Секрет: в выводах сделайте акцент либо на выгодах, получаемых вашими слушателями, либо побуждайте их к желательным действиям.

Последняя часть должна выступить в роли красивого финала. Здесь следует обозначить, что презентация закончена, еще раз представиться. В случае необходимости организовать обсуждение, ответы на вопросы, дискуссию и др.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ И ОТРАБОТКИ НАВЫКОВ

по разделу «Правильное планирование»

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите основные этапы подготовки презентации. В чем состоит задача этапа планирования?

2. Назовите ключевые факторы успешной презентации? Почему при планировании презентации важно применить клиентоориентированный подход (учитывать потребности и интересы слушателей)?

3. Как структурировать содержание презентации?

4. Как использовать модульную систему изложения смысловых единиц?

Тренировка