ГОСы / ФБИ ПРИС 2016

классификации. Обобщенное изображение иерархической классификационной: Характерными особенностями иерархической системы являются:

•возможность использования неограниченного количества признаков классификации ;

•соподчиненность признаков классификации, что выражается разбиением каждой классификационной группировки, образованной по одному признаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему (подчиненному) признаку.

Плюсы: имеют неограниченную емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в выбранном алфавите кода. (Например, если алфавит – двузначные десятичные числа, то можно на одном уровне разместить 100 объектов). Так же логичность, простоту ее построения и удобство логической и арифметической обработки.

Минусы: жесткость классификационной схемы. (заранее установленный выбор признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации).При изменении состава объектов классификации, их характеристик или характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схемы. Гибкость этой системы обеспечивается за счет ввода большой избыточности в ветвях, что приводит к слабой заполненности

структуры классификатора.

Многоаспектная система — это система классификации, которая использует параллельно несколько независимых признаков (аспектов) в качестве основания классификации. Существуют два типа многоаспектных систем: фасетная и дескрипторная. Фасет — это аспект классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок. Дескриптор — ключевое слово, определяющее некоторое понятие, которое формирует описание объекта и дает принадлежность этого объекта к классу, группе и т.д.

Под фасетным методом классификации понимается "параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки". При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. Общий вид фасетной классификационной схемы

К преимуществам данной системы следует отнести большую емкость системы и высокую степень гибкости, поскольку при необходимости можно вводить дополнительные фасеты и изменять их место в формуле.

К недостаткам, характерным для данной системы, можно отнести сложность структуры и низкую степень заполненности системы.

В современных классификационных схемах часто одновременно используются оба метода классификации. Это снижает влияние недостатков методов классификации

ирасширяет возможность использования классификаторов в информационном обеспечении управления.

19 Классификация систем кодирования

Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. Кодирование реализует перевод информации, выраженной одной системой знаков, в другую систему, то есть перевод записи на естественном языке в запись с помощью кодов. Система кодирования — это совокупность правил обозначения объектов и группировок с использованием кодов.

К методам кодирования предъявляются определенные требования:

код должен осуществлять идентификацию объекта в пределах заданного множества объектов классификации;

желательно предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;

необходимо обеспечивать по возможности минимальную длину кода и достаточный резерв незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора.

Регистрационные коды состоят из двух частей: информационной и контрольной, предназначенной для защиты передаваемой информации от ошибок. Контрольная часть может рассчитываться по различным алгоритмам, в частности, наиболее употребляемыми являются следующие формулы их расчета:

K-M-[ΣXi/M], K=M-[ΣXi*Bi/M],

где М - модуль (простое число, делящееся на единицу и на само себя); Xi - информационные разряды, i - номер разряда; Вi - вес информационного разряда.

В порядковой системе кодами служат числа натурального ряда. Каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность каждого объекта классификации. недостатки: отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта; сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками.

В серийно-порядковом методе кодирования кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел (интервалов натурального ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва.

Классификационные коды используют для отражения классификационных взаимосвязей объектов и группировок и применяются в основном для сложной логической обработки экономической информации на ЭВМ, отсюда вытекают требования: однозначности отображения классификационных взаимосвязей объектов и их группировок и обеспечения максимальной простоты программирования. Группу классификационных систем кодирования можно разделить на две подгруппы в зависимости от того, какую систему классификации используют для упорядочения объектов

Последовательные системы кодирования характеризуются тем, что они базируются на предварительной классификации по иерархической системе классификации, в результате использования которой коды нижестоящих группировок образуются путем добавления кодов к кодам вышестоящих группировок.

Параллельные системы кодирования характеризуются тем, что они строятся на основе использования фасетной системы классификации и коды группировок по фасетам формируются независимо друг от друга.

20 Понятие реквизит и документ

Документ – определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. Документ рассматривается как специальный знак экономического языка, имеющий единство формы, содержания и материального носителя и обладающий следующими свойствами:

• полифункциональности, поскольку документ может предназначаться для выполнения функций регистрации информации о состоянии элементов и процессов,

происходящих в экономической системе, для обработки, хранения этой информации и для передачи ее на расстояние;

•наличия юридической силы, обеспечиваемой присутствием подписей должностных лиц, благодаря которым подтверждается достоверность содержащейся в документе информации.

Система документации – это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по следующим признакам:

•по степени официальности (документы утвержденной и неутвержденной формы);

•по отражаемой стадии воспроизводства (производство, торговля и т.д.);

•по уровню управления (государственный уровень, уровень министерства, уровень объединений, предприятий и организаций);

•по принадлежности к определенной функции управления (прогнозирования,

планирования, учета, контроля, анализа, нормирования, оперативного управления и

др.);

•по отношению к экономической системе (внешние и внутренние);

•по отношению к ЭИС (не обрабатываемые в системе документы и обрабатываемые в системе);

•по отношению к задаче (первичные документы, промежуточные и результатные документы);

•по способу заполнения (документы ручного заполнения; полуавтоматического, при котором часть информации заносится в документ автоматически из справочников, а

оставшаяся часть с помощью ручного набора на клавиатуре; автоматического

получения, осуществляемого с помощью ЭВМ);

•по способу чтения и обработки (документы визуального чтения и ручной обработки, машинно-ориентированные документы, машиночитаемые документы);

•по периодичности (годовые, квартальные, месячные и т.д.);

•по срочности (срочные, несрочные).

Существующие системы документации, характерные для не-

автоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью;

дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие,

низкой достоверностью получаемых результатов. Обработка документов в таких системах занимает более 40% времени работников управления.

Реквизит – сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным .Каждый реквизит должен находиться в строго определенном месте. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные (установленные индивидуально для конкретного документа). К обязательным относятся: название документа; дата и место составления документа; название и адрес предприятия,

основание для составления документа; подписи уполномоченных лиц; печати и тд.

Неполнота реквизитов влечет за собой недействительность или оспоримость документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003

"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа,

способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

Реквизит из презентации Кравченко

Экономический показатель является составной единицей информации,

отражающей количественную характеристику некоторого процесса предметной области — реквизит-основание вместе с однозначно определяющими его качество реквизитами-признаками.

Реквизит-признак отражает качественную сторону показателя и служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки,

выборки и т.д. Выражает, как правило, качественное свойство сущности и характеризует обстоятельства, при которых протекал процесс и были получены те или иные числа.

Множество реквизитов-признаков по степени формализации делится на два подмножества:

Справочные реквизиты-признаки, как правило, наименования предназначены для понимания показателя пользователем-экономистом;

Группировочные реквизиты-признаки - это закодированные аналоги справочных признаков, предназначенные для логической обработки информации на ЭВМ.

Реквизиты-основания подразделяются по типу алгоритмов их получения на количественные, стоимостные, проценты, удельные веса и др.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные; признаки и основания;

справочные и группировочные; переносимые и не переносимые на машинные носители.

3.Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4.Выбор какой-либо формы первичного документа.

5.Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6.Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7.Выбор формата бумажного носителя.

8.Построение эскиза документа соответствующей формы.

9.Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10.Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.

22 Проектирование выходных документов

Так как результативный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

полнота информации, т. е. результативные документы должны содержать

всебе первичные (исходные) и результативные показатели;

количество результативных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);

своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

достоверность представляемой информации;

хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Можно выделить следующие принципы построения результативных

документов:

выделение трех зон в документе;

разделение реквизитов на однозначные, т. е. имеющие одно значение,

а документ, и многозначные реквизиты, имеющие несколько значений

в документе;

выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинствa;

выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности противоположной той, в каком выстраиваются группировочные реквизиты по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных

оснований — к результативным, а среди результативных размещение их в порядке возрастания старшинства итога);

если документ не размещается на одном стандартном листе,

то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).