Раздел II личной карточки заполняется на основании следующих документов:

а) удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, для призывников;

б) военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета) для военнообязанных.

Записи в разделе II личной карточки должны производиться чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, записи в п. 7 личной карточки и отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) производятся только простым карандашом.

Пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется; на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса пункт заполняется на основании п. 23 "Категория запаса" военного билета, путем записи цифры 1 или 2.

Пункт 2 "Воинское звание" на офицеров запаса заполняется на основании п. 5 "Воинское звание" и п. 13 "Последующее присвоение очередных воинских званий" военного билета; на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - на основании п. 20 "Присвоение воинских званий и классной квалификации по специальности" военного билета.

Пункт 3 "Состав (профиль)" на офицеров запаса заполняется в соответствии с п. 7 "Наименование профиля" военного билета. Наименование профиля записывается без сокращений ("командный", "медицинский" и т.д.). На прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса п. 3 заполняется в соответствии с п. 25 "Состав" раздела V "Пребывание в запасе" военного билета. Наименование состава записывается в соответствии с имеющимся воинским званием без сокращений ("солдаты", "матросы" и т.д.).

Пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" на офицеров запаса заполняется в соответствии с п. 6 "ВУС N" военного билета, на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - в соответствии с графой "Полное кодовое обозначение ВУС" п. 26 "N ВУС" военного билета. Записывается полное кодовое обозначение ВУС (для офицеров запаса - шесть цифр, например: "021101", для прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - шесть цифр и буквенный знак, например: "113194А").

Пункт 5 "Категория годности к военной службе" заполняется на офицеров запаса на основании записи в п. 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" военного билета, на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса - на основании записи в строке "Категория годности к военной службе" п. 6, 7, 9 раздела III "Отношение к военной службе. Прохождение военной службы" или п. 29, 30 раздела VI "Сведения о медицинских освидетельствованиях и прививках" военного билета. Категория годности записывается буквами - А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в указанных пунктах военного билета в п. 5 личной карточки проставляется категория годности к военной службе "А".

В пункте 6 "Наименование военного комиссариата по месту жительства" указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете (п. 20 "Отметки о приеме и снятии с воинского учета" военного билета - на офицеров запаса и раздел IX "Отметки о приеме и снятии с воинского учета" военного билета - на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса).

В пункте 7 "Состоит на воинском учете" заполняются строки:

- "общем (N команды, партии)" - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа в п. 16 (на офицеров запаса) или в разделе VII (на прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса) "Отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний" военного билета гражданина. Номер команды (партии) указывается соответственно в п. 1 мобилизационного предписания и в строке "в команду N" штампа;

- "специальном" - на граждан, забронированных в установленном порядке за организацией на период мобилизации и на военное время. Проставляются серия и номер удостоверения об отсрочке от призыва на военную службу по мобилизации и на военное время, номер перечня должностей и профессий, пункта и раздела перечня (постановления Межведомственной комиссии по бронированию граждан, пребывающих в запасе), по которому оформлено бронирование гражданина, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом.

При заполнении раздела II личных карточек на граждан, подлежащих призыву на военную службу, должны соблюдаться следующие требования:

а) пункт 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете..." не заполняются;

б) в пункте 2 "Воинское звание" записывается - "подлежит призыву";

в) пункт 5 "Категория годности к военной службе" заполняется на основании записи решения комиссии по постановке граждан на воинский учет в разделе I "Общие сведения" после слова "признан" в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Категория годности записывается буквами - А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно негодные к военной службе) или Д (негодные к военной службе);

г) в пункте 6 "Наименование военного комиссариата по месту жительства" указывается наименование военного комиссариата, в котором гражданин состоит на воинском учете (раздел II "Прием на воинский учет и снятии с воинского учета" удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу).

Необходимо учитывать, что в военных билетах граждан, пребывающих в запасе, и удостоверениях граждан, подлежащих призыву на военную службу, изданных до 1999 г., названия и нумерация разделов и пунктов могут отличаться от указанных выше.

В пункте 8 раздела II личной карточки делается отметка о снятии с учета - "по возрасту" или "по состоянию здоровья". Подобная отметка делается после представления работником документа из военного комиссариата о снятии с воинского учета по достижении предельного возраста пребывания в запасе или по состоянию здоровья.

Заполненные разделы I и II личной карточки заверяются подписями самого работника и работника кадровой службы, заполнившего личную карточку. При этом работник, расписываясь, ставит дату заверения сведений.

Личная подпись работника на 2-й странице личной карточки является одной из причин, по которой ведение формы на бумажном носителе является обязательным.

При приеме на работу вносится запись в раздел III личной карточки, заполняемый на основании приказа о приеме. В последующем в раздел III вносятся сведения о всех переводах работника на другую работу. При этом необходимо обратить внимание, что сведения о перемещениях в личную карточку не вносятся. Также не должны вноситься в раздел III сведения об изменении тарифной ставки (оклада), поскольку в соответствии с определением, данным ст. 72.1 ТК РФ, изменение условий оплаты труда не является переводом на другую работу.

В разделе III работник проставляет свою подпись, подтверждая тем самым факт ознакомления с записью о приеме (переводе на другую работу), сделанной в трудовой книжке. Срок внесения записи в личную карточку, как уже указывалось выше, одна неделя.

Сведения о прохождении работником аттестации вносятся специалистом кадровой службы в раздел IV личной карточки. Внесение сведений о прохождении работником аттестации в личные карточки допускается только после издания руководителем организации приказа об утверждении итогов аттестации. В соответствующих графах указывается дата аттестации, формулировка решения комиссии, дата и номер протокола аттестационной комиссии, ссылка на основание внесения записи. При этом в графу "Решение комиссии" могут быть перенесены рекомендации аттестационной комиссии, содержащиеся в протоколе.

В соответствии с Законом РФ от 10.07.92 N 3266-I "Об образовании" (в ред. Федерального закона от 13.01.96 N 12-ФЗ) повышение квалификации работника производится в пределах уровня имеющегося у него профессионального образования и осуществляется в образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию.

В соответствии с Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26.06.95 N 610, существуют следующие виды повышения квалификации:

краткосрочное (не менее 72 часов) тематическое обучение по вопросам конкретного производства, которое проводится по месту основной работы специалистов и заканчивается сдачей соответствующего экзамена, зачета или защитой реферата;

тематические и проблемные семинары (от 72 до 100 часов) по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, предприятия (объединения), организации или учреждения;

длительное (свыше 100 часов) обучение специалистов в образовательном учреждении повышения квалификации для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности.

По окончании обучения выдается соответствующий документ:

удостоверение о повышении квалификации для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;

свидетельство о повышении квалификации для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов.

На основании представленного работником документа о повышении квалификации специалистом кадровой службы вносятся сведения в раздел V личной карточки. Записываются даты начала и окончания обучения, вид повышения квалификации (краткосрочное, длительное, семинар), наименование учебного заведения и место его нахождения, наименование документа (удостоверение или свидетельство), его реквизиты. В графе 8 раздела дается ссылка на документ-основание повышения квалификации работника. Такими документами являются приказ руководителя о направлении работника на обучение или договор об обучении работников, заключенный между организацией и обучающей организацией.

В связи с тем, что повышение квалификации работников должно проводиться не реже одного раза в 5 лет, а на практике проводится гораздо чаще, раздел V довольно быстро заканчивается. Ниже будет указано, как справиться с этим затруднением. Кроме того, следует обратить внимание работников кадровых служб на внимательное прочтение документов о повышении квалификации: на сегодняшний день проводится значительное количество обучающих мероприятий продолжительностью менее 72 часов. Сведения о таких образовательных мероприятиях не должны вноситься в личную карточку. Кроме того, достаточно распространенной ошибкой является внесение в раздел V сведений о повышении квалификации, пройденном работником до приема на работу в организацию. Надо помнить о том, что в раздел V вносятся сведения об обучении работника, пройденном в период работы в организации.

Еще одним видом дополнительного профессионального образования является профессиональная переподготовка по программе в объеме свыше 500 часов. Лица, прошедшие данное обучение, получают диплом о профессиональной переподготовке. На основании предъявленного работником диплома о профессиональной переподготовке специалистом кадровой службы вносятся сведения в раздел VI личной карточки. Образец внесения сведений представлен ниже: