Рекомендуемая (примерная) номенклатура дел кадровой службы:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ Индекс дела │Заголовок дела (тома, частей) │ Кол-во дел │Срок хранения дела│ Примечание │

│ │ │ (томов, │(тома, части) и│ │

│ │ │ частей) │N статей по перечню │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┤

│ Кадровая служба │

├───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┤

│ │Нормативные правовые акты│ │ДМН*(2) │ │

│ │Президента РФ, Правительства│ │ст. 1б │ │

│ │РФ, субъектов РФ │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

Допускается как объединение распорядительных актов (постановлений и распоряжений) в одно дело, так и формирование их в разные дела:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Постановления и распоряжения│ │ДМН │ │

│ │вышестоящей организации. │ │ст. 5а, 6а │ │

│ │Копии │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

Правила внутреннего трудового распорядка, если они утверждены приказом, могут храниться вместе с утверждающим их приказом в другом подразделении (секретариат, ДОУ). В этом случае в кадровой службе целесообразно хранить копию Правил для ознакомления с ними принимаемых на работу работников:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Правила внутреннего трудового│ │1 г. (1) ст. 407 │(1) После│

│ │распорядка │ │ │замены но-│

│ │ │ │ │выми │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Положение о кадровой службе │ │Пост. ст. 16 │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

Персональные должностные инструкции входят в состав личных дел работников, типовые хранятся по месту их разработки:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Должностные инструкции│ │Пост. ст. 35а │ │

│ │работников (типовые) │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Приказы по основной│ │ДМН ст. 6а │ │

│ │деятельности в части решения│ │ │ │

│ │кадровых вопросов. │ │ │ │

│ │Копии │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

Штатные расписания, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. В кадровой службе целесообразно хранить копии штатных расписаний:

┌───────────────┬────────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Штатные расписания, изменения к│ │3 г. ст. 32б │ │

│ │ним. Копии │ │ │ │

├───────────────┼────────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Список (штатно-списочный состав)│ │Пост. ст. 349 │ │

│ │работников │ │ │ │

├───────────────┼────────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Графики отпусков │ │1 г. ст. 356 │ │

└───────────────┴────────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. 75 лет хранятся приказы по личному составу о приеме, переводе, прекращении трудового договора, поощрении работников, иные приказы, кроме приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, дежурствах и применении дисциплинарных взысканий, которые имеют более короткий срок хранения - 5 лет. Кроме того, несмотря на одинаковый срок хранения, приказы о предоставлении отпусков и о применении дисциплинарных взысканий целесообразно группировать в отдельные дела:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬─────────────────────┬─────────────┐

│ │Приказы по личному составу │ │75 л. ЭПК ст. 6б │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼─────────────────────┼─────────────┤

│ │Приказы по личному составу о│ │5 л. ЭПК ст. 6б │ │

│ │предоставлении ежегодных│ │ │ │

│ │оплачиваемых отпусков │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼─────────────────────┼─────────────┤

│ │Приказы по личному составу о│ │5 л. ЭПК ст. 6б │ │

│ │применении дисциплинарных│ │ │ │

│ │взысканий │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼─────────────────────┼─────────────┤

│ │Приказы о командировании│ │75 л. ЭПК ст. 6б │О краткосроч-│

│ │работников │ │ │ных внутриро-│

│ │ │ │ │ссийских ко-│

│ │ │ │ │мандировках -│

│ │ │ │ │5 л. │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴─────────────────────┴─────────────┘

Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, группируются в отдельные дела, по принципу формирования в дела самих приказов по личному составу. В состав таких документов входят заявления работников, уведомления, представления, предложения, докладные и объяснительные записки, составляемые по различным вопросам, возникающим в области трудовых правоотношений:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Документы к приказам по личному│ │75 л. ст. 6б │ │

│ │составу, не вошедшие в состав│ │ │ │

│ │личных дел │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Документы к приказам по личному│ │5 л. ст. 343 │ │

│ │составу о предоставлении│ │ │ │

│ │учебных и ежегодных│ │ │ │

│ │оплачиваемых отпусков │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Документы к приказам по личному│ │5 л. ст. 343 │ │

│ │составу о применении│ │ │ │

│ │дисциплинарных взысканий, не│ │ │ │

│ │вошедшие в состав личных дел │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

Для обеспечения правильного и быстрого поиска документов трудовые договоры рекомендуется помещать в личные дела работников. В противном случае трудовые договоры формируются в дела по годам заключения и являются переходящими. При этом наличие в делах трудовых договоров с уволенными работниками может породить нарекания со стороны архивных служб:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Трудовые договоры, не вошедшие│ │75 л. ЭПК ст. 338 │ │

│ │в состав личных дел │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по повышению квалификации и подготовке кадров:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Договоры об обучении │ │5 л. (1) ст. 375 │После исте-│

│ │ │ │ │чения срока│

│ │ │ │ │действия │

│ │ │ │ │договора │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Документы о профессиональной│ │5 л. ЭПК ст. 368 │ │

│ │переподготовке, повышении│ │ │ │

│ │квалификации работников │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Переписка о профессиональной│ │5 л. ЭПК ст. 369 │ │

│ │переподготовке, повышении│ │ │ │

│ │квалификации работников │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

При формировании дел с документами по вопросам награждения работников сроки хранения документов определяются в соответствии с подразделом 8.4 Перечня (ст. 384-387):

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Документы (представления│ │Пост. ст. 384а │ │

│ │ходатайства, характеристики ) о│ │ │ │

│ │представлении к награждению│ │ │ │

│ │ведомственными наградами,│ │ │ │

│ │присвоению званий, присуждению│ │ │ │

│ │премий │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Ходатайства о выдаче дубликатов│ │75 л. ЭПК ст. 385 │ │

│ │документов к государственным│ │ │ │

│ │наградам взамен утраченных │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Списки награжденных│ │Пост. ст. 350в │ │

│ │государственными и иными│ │ │ │

│ │наградами, удостоенных│ │ │ │

│ │государственных и иных званий,│ │ │ │

│ │премий │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Переписка о награждении│ │5 л. ЭПК ст. 386 │ │

│ │работников, присвоении почетных│ │ │ │

│ │званий, присуждении премий │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

В номенклатуру дел кадровой службы включаются дела с документами по проведению аттестации работников:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Протоколы заседаний│ │15 л. ЭПК ст. 359 │ │

│ │аттестационных комиссий │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Итоговые сводки, сведения,│ │5 л. ст. 365 │ │

│ │ведомости о проведении│ │ │ │

│ │аттестации │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Документы к протоколам│ │5 л. ст. 360 │ │

│ │заседаний аттестационных│ │ │ │

│ │комиссий │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Списки членов аттестационных│ │5 л. ст. 364 │ │

│ │комиссий │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Графики проведения аттестации │ │1 г. ст. 367 │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Заявления о несогласии с│ │5 л. ст. 361 │ │

│ │постановлениями аттестационных│ │ │ │

│ │комиссий, документы об их│ │ │ │

│ │рассмотрении │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Переписка об аттестации │ │5 л. ст. 366 │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

В составе документации кадровой службы большой объем занимают учетные документы:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Личные дела работников │ │75 л. ЭПК ст. 337б │Переходящее │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Личные дела руководителя│ │Пост. ст. 337а │ │

│ │организации; членов│ │ │ │

│ │руководящих, исполнительных,│ │ │ │

│ │контрольных органов│ │ │ │

│ │организации; работников,│ │ │ │

│ │имеющих государственные и иные│ │ │ │

│ │звания, премии, награды, ученые│ │ │ │

│ │степени и звания │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Личные карточки работников,│ │75 л. ст. 339 │Переходящее │

│ │форма N Т-2 │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета приказов по│ │Пост. ст. 72а │ │

│ │личному составу │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета приказов по│ │Пост. ст. 72а │ │

│ │личному составу о│ │ │ │

│ │предоставлении учебных и│ │ │ │

│ │ежегодных оплачиваемых отпусков│ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета приказов по│ │Пост. ст. 72а │ │

│ │личному составу о применении│ │ │ │

│ │дисциплинарных взысканий │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета трудовых договоров│ │75 л. ст. 358д │Переходящее │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета личных дел │ │75 л. ст. 358д │Переходящее │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета личных карточек │ │75 л. ст. 358д │Переходящее │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета выдачи справок о│ │3 г. ст. 358ж │ │

│ │заработной плате, стаже, месте│ │ │ │

│ │работы │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета работников,│ │5 л. ст. 358з │ │

│ │выбывающих в командировки │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал учета работников,│ │5 л. ст. 358з │ │

│ │прибывающих в командировки │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Трудовые книжки работников │ │До востребования│Невостребо- │

│ │ │ │ст. 342 │ванные - не│

│ │ │ │ │менее 50 лет│

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Книга учета движения трудовых│ │50 л. ст. 358е │ │

│ │книжек и вкладышей в них │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Заявления, запросы к выданным│ │5 л. ст. 80 │ │

│ │справкам о стаже, месте работы │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Табели учета рабочего времени │ │1 г. ст. 281 │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Отчеты о наличии, движении│ │5 л. ЭПК ст. 262 │ │

│ │работников │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Документы лиц, не принятых на│ │1 г. ст. 341 │ │

│ │работу │ │ │ │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Журнал регистрации листков│ │5 л. ст. 476 │ │

│ │нетрудоспособности │ │ │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

В номенклатуру дел кадровой службы в обязательном порядке включаются акты приема-передачи дел при смене в подразделении должностных ответственных лиц (заводятся только в случае смены работников):

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Акты приема-передачи дел,│ │5 л. (1) ст. 36 │(1) После│

│ │составленные при смене│ │ │смены долж-│

│ │должностных ответственных лиц │ │ │ностного от-│

│ │ │ │ │ветственного│

│ │ │ │ │лица │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

При передаче дел в архив организации составляется опись дел кадровой службы. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Описи дел постоянного хранения│ │Пост. (1) ст. 74а │(1) Неутвер-│

│ │(утвержденные) │ │ │жденные - до│

│ │ │ │ │минования │

│ │ │ │ │надобности │

├───────────────┼───────────────────────────────┼──────────────┼──────────────────────┼────────────┤

│ │Описи дел временного хранения │ │3 г. (1) ст. 74б │(1) После│

│ │ │ │ │уничтожения │

│ │ │ │ │дел │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

После утверждения сводной номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе:

┌───────────────┬───────────────────────────────┬──────────────┬──────────────────────┬────────────┐

│ │Номенклатура дел кадровой│ │До замены новой│ │

│ │службы. Копия │ │ст. 67б │ │

└───────────────┴───────────────────────────────┴──────────────┴──────────────────────┴────────────┘

При возникновении в подразделении в течение текущего календарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в номенклатуру вносятся соответствующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел оставляются так называемые резервные номера, представляющие собой пустые строки, располагаемые в конце номенклатуры дел.

Приведенная номенклатура дел носит рекомендательный характер, некоторые дела, указанные в ней, могут включаться в номенклатуру дел других структурных подразделений или, наоборот, приведенный перечень заголовков дел службы может быть дополнен другими позициями (в соответствии с Положениями о структурных подразделениях и принятым в организации распределением обязанностей).

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. При внесении в номенклатуру дел изменений рекомендуется сохранять индексы и заголовки переходящих дел.