48 Учет денежных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Порядок ведения кассовых операций утвержден советом директоров ЦБ РФ 04.10.93 №40. Порядок обращения наличных денежных средств, их сдачи в банк, хранения определяется Банком России. Организация наличного денежного обращения на территории России регламентируется также Банком России,

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера -5 дней).

Установленные банком лимиты письменно сообщаются организациям, возможно, как второй экземпляр справки №0408020. Обычно лимит кассы устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться в течение года, а также по условиям договора банковского счета.

Все операции с кассовой наличностью осуществляет кассир, являясь лицом с полной материальной ответственностью. Администрация, прежде чем оформить работника на эту должность, должна ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций.

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными. В развитие счета 50 «Касса» могут быть открыты организацией следующие субсчета:1 «Касса организации»; 2 «Операционная касса»;3 «Денежные документы»; 4 «Касса в иностранной валюте» и др.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты.

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

По дебету счет 50 «Касса» корреспондирует с кредитом следующих счетов:

№ 51 «Расчетный счет» — на сумму поступивших из банка денег;

№ 90 «Продажа»: субсчет 1 «Выручка» — на сумму выручки от продажи продукции, выполненных работ или оказанных услуг;

№ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на сумму возврата в кассу подотчетным лицом неизрасходованного ранее полученного аванса;

№ 75 «Расчеты с учредителями» — на сумму взноса наличными, внесенного учредителями в счет их вкладов в уставный капитал организации, и др.

Использование наличности отражается в учете по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счетов:

№ 10 «Материалы» — в оплату приобретенных материалов через кассу (без использования счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»);№ 97 «Расходы будущих периодов» — в сумме подписки па периодическую печать;№ 51 «Расчетные счета» — на сумму возврата невыплаченной (депонированной) заработной платы.Все кассовые операции оформляются на бланках типовых межотраслевых форм первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ, Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Поступление в кассу и оприходование наличных денежных средств, из каких бы источников они ни поступили, оформляется в организации, независимо от ее организационно-правовой формы собственности, приходным кассовым ордером (ф. № КО-1) (приложение 1), состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему

Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2), расходный кассовый ордер должен быть подписан и руководителем организации

Для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). Эту книгу ведет старший кассир.

Все приходные и расходные кассовые ордера после их выписки должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3),

После записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов указанные документы или заменяющие их платежные (расчетно-платежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы используются для заполнения Кассовой книги (ф. № КО-4)

В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины проводится инвентаризация кассы.

На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию. Комиссия сверяет сальдо по ведомости №1 с данными кассовой книги фактической кассовой наличностью. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй остаётся у кассира.

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств (ф. № инв. 15) (приложение 4). На оборотной стороне акта материально-ответственное лицо пишет объяснение о причине излишков или недостач, установленной инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленный излишек кассовой наличности приходуется:Дебет счета 50 «Касса».

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».Обнаруженная сумма недостачи предъявленная кассиру при установлении его вины:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».Кредит счета 50 «Касса»Одновременно:

Дебет счета 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям»:субсчет 2 « Расчеты по возмещению материального ущерба».Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».Если будут установлены обстоятельства, не дающие основания рассматривать выявленную недостачу как материальный ущерб по вине кассира, то сумма недостачи списывается на финансовые результаты организации:Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Подотчетные лица — работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов в размере, определенном действующим законодательством. Денежные авансы выдаются в подотчет на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.Основанием для предоставления служебной командировки является:

- служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-1Оа). Его подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации

- приказ о направлении работника(ов) в командировку (ф. № Т-9, Т-9а).На время командировки работника за ним сохраняется должность и средний заработок. Заработная плата по его просьбе может быть перечислена за счет предприятия по адресу местонахождения данного работника в период командировки.Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представляемом им авансовом отчете.Состав этих расходов включает оплату:1суточных за время нахождения в командировке (размер суточных установлен в размере 700 руб. в РФ и 2500, если командировка за границу)2расходов по найму жилого помещения;

• проезда в оба конца.Подотчетное лицо в соответствии со Служебным заданием для направления в командировку и отчета о его выполнении (ф. № Т-10а) обязано представить авансовый отчет об израсходованных суммах в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки.Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 14 или соответствующей машинограмме на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В данном учетном регистре осуществляется также аналитический учет расходов по каждому подотчетному лицу.