Тематичний план

	Назви тем	Розподіл за видами занять, год.
N		Всього	Лекції	Практичні заняття	Самостійна робота	Проміжний та підсумковий контроль
	Модуль 1. Неопубліковаш документи і документи з особливим способом публікування
1	Службові документи	14	2	2	10	Модуль­на конт­рольна робота №1
	Депоновані наукові документи	8			8
н	Патентні документи	6			6
	Модуль 2. Загальна характеристика видань. Текстові видання
	Поняття і загальна класифікація видань	14	2	2	10	Модуль­на конт­рольна робота №2
	Неперіодичні текстові видання	12	2		10
{>	Серіальні видання	8			8
	Модуль 3. Нетекстові твори і друковані видання
т	Образотворчі видання	6			6	Модуль­на конт­рольна робота №3
к	Картографічні видання	8		2	6
9	Нотні видання	6			6
	Модуль 4. Технотронні документи
10	Документи на нетрадиційних носіях інформації	6			6	Модуль­на конт­рольна робота №4
11	Кінофотофонодоку менти	6			6
12	Електронні документи	14	2	2	10
Всього		108	8	8	92	Іспит

13

І ДОКУМЕНТИ З ОСОБЛИВИМ СПОСОБОМ ПУБЛІКУВАННЯ

Тема 1. Службові документи

1.1, Поняття та класифікація службових документів

Службовий документ є документом, що не підлягає публі­куванню, тобто призначений для одноразового використання конкретно визначеним споживачем інформації. Його мета — ухвалення чи виконання безпосередніх управлінських рішень. Він містить початкові фактичні відомості, показники, парамет­ри тощо і є засобом та результатом управлінської діяльності, яка з погляду технології управління суспільством, галуззю чи підприємством (організацією, установою) є процесом отриман­ня, обробки і передання інформації.

До службових відносять документи:

• організаційні (положення, статути, інструкції);

• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

• довідково-інформаційні (довідки, службові записки, ан­ кети, телеграми тощо);

• обліково-фінансові (оформлення відкриття рахунку в бан­ ку, заяви-зобов'язання, відмови від акцепту¹, акти, трудові угоди,доручення);

• документи колегіальних органів (протоколи, стенограми);

• документи з особового складу (заяви, характеристики, подання);

• документи з господарсько-договірної діяльності (договір поставки, підряду, про матеріальну відповідальність, госпо­ дарські договори в посередницькій діяльності, комплект дого­ ворів зі створення нових форм господарювання, комплект до­ говорів про відносини підприємства і банку);

• документи з господарсько-претензійної діяльності (про­ токоли розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензій­ ні листи, позовні заяви);

• документи із зовнішньоекономічної діяльності (з органі­ зації зовнішньоекономічних зв'язків і створення спільних під­ приємств).

¹ Акцепт (латин, acceptus ~ прийнятий) оплати грошових і товарних документів.

14

згода на оплату або гарантування

Службові документи часто називають управлінськими, а їх і \ и у пність — управлінською документацією.

В установах, організаціях і підприємствах утворюють функціональні комплекси документів (потоки і масиви) чи функціональні системи документації: організаційно-розпоряд­чої, фінансово-розрахункової, постачально-збутової тощо.

Службовий документ відрізняється сукупністю зовнішніх оз-шік, що включають спосіб фіксації інформації, особливості носія, фізико-хімічний стан, форму і розмір документа, елементи його І мі нового, діловодного оформлення і зображення знаків письма.

Більшість службових документів оформляють згідно з фор-міуляром-зразком, на основі якого розробляють уніфіковані до-і у менти з урахуванням можливості їх машинного оброблення і ииготовлення бланків. На уніфіковані системи документації '{і ють стандарти³.

Часто документи під однією назвою об'єднані в різні систе-м и документації. Наприклад, заяви на надання відпустки і від-і риття розрахункового рахунку в банку відносять до різних < истем документації, хоча вони мають одну назву — заява.

Діяльність зі створення документів називається докумен туванням. Умови, що забезпечують рух, пошук і зберігання іокументів, об'єднують під загальною назвою — організація роботи з документами. Діяльність, що охоплює документу-ііакня й організацію роботи з документами у процесі управлін-і ккої діяльності, називається діловодством.

Службові документи класифікують за різними ознаками: походженням, особливостями організації обігу, спрямуван­ням, стадіями створення, кількістю порушуваних питань, термінами виконання, призначенням, рівнем доступності, термінами зберігання, формою тощо.

За походженням службові документи поділяють на офіцій­ні та особові.

Офіційний документ створюють організація чи посадовець й оформляють в установленому порядку. Посадовець здійснює функцію представника влади і обіймає посаду, пов'язану з ви­конанням організаційно-розпорядчих, адміністративно-госпо­дарських обов'язків. Офіційний документ відображає діяль­ність установи, фірми, організації, підприємства (положення, статути, розпорядження, накази). Особові документи посвідчують

- Наприклад, Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформ-чення документів»,

15

особу людини і/чи її права, обов'язки, а також службове чи гро­мадське становище (візитка, посвідчення, студентський квиток, пропуск тощо). Від особових документів відрізняють документи особового походження, які створює особа поза сферою службової діяльності чи виконання службових обов'язків (лист, записка).

За особливостями організації обігу розрізняють документи внутрішні та зовнішні. Внутрішній документ призначений для функціонування всередині організації, що його створила (наказ, розпорядження, акт). Зовнішній документ призначе­ний для направлення за межі організації, в якій він створений (лист, телеграма, запит).

За спрямуванням документи поділяють на вхідні та вихідні. Вхідний документ — той, що надходить до організації, вихід­ний — службовий документ, який надсилають іншій юридич­ній чи фізичній особі.

За стадіями створення розрізняють чорновий, біловий до­кументи, оригінал і копію. Чорновий документ — рукописний чи машиночитаний, він відображає роботу автора над текстом. Біловий — має текст, переписаний чи передрукований із чор­нового документа без помарок і виправлень.

Документ є оригіналом, якщо це примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили. Оригінали називають помноженими, коли вони складені в кількох при­мірниках і кожен із них має однакову юридичну силу (договір, положення, статут). Копія відтворює інформацію документа і всі його зовнішні ознаки чи їх частину, зокрема елементи йо­го правового, діловодного, художнього оформлення. Розрізня­ють кілька видів копій: витяги — копії, що відтворюють час­тину тексту документа; відпуски — повні копії документа. Особливий вид копії — дублікат, що має однакову юридичну силу з оригіналом. Його видають у разі втрати оригіналу (пас­порту, свідоцтва, посвідчення).

За кількістю порушуваних питань розрізняють прості (розглядають одне питання) і складні (два чи кілька питань) документи.

За термінами виконання службові документи поділяють на термінові (телеграми, телефонограми) і нетермінові.

За призначенням розрізняють документи, що використову­ють як засіб фіксації фактів, подій та явищ (акт, звіт, прото­кол тощо) і як спосіб передавання інформації на відстань (лист, телеграма, телефонограма тощо). Інший варіант класи­фікації службових документів за призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

16

За рівнем доступності розрізняють документи звичайні, секретні, для службового користування. Секретні докумен-іи мають особливу відмітку і гриф секретності — «Таємно». <1 ними працюють особи, які мають дозвіл і ознайомлені зі < ііеціальною інструкцією із секретного діловодства. Докумен-і и для службового користування, що містять несекретні відо­мості, не підлягають розголосу у відкритому друці, по радіо, і слебаченню, їх використовують лише працівники даного підприємства (організації, установи). На таких документах ставлять гриф «Для службового користування».

За термінами зберігання вирізняють: документи постій­ного, тривалого (понад-10 років) і тимчасового зберігання ідо 10 років).

За формою розрізняють стандартні (типові) та індивіду­альні службові документи. Стандартний документ містить однорідні питання і складається за типовим зразком. Зазвичай пін віддрукований на бланку, де є постійна і змінна інфор­мація. Індивідуальні документи створюються для пояснення і онкретної управлінської ситуації. їх зміст є результатом і іюрчості виконавця (наприклад, доповідна записка).

1.2. Склад реквізитів та оформлення службових документів

Реквізит службового документа — це інформація, зафіксо-плна у службовому документі для його ідентифікації, органі-шції обігу і/чи надання йому юридичної сили.

Під час підготовки та оформлення переважної більшості служ-оових документів і передусім організаційно-розпорядчих доку­ментів (наказів, протоколів, актів тощо) в органах державної нлади України, органах місцевого самоврядування, в організа­ціях усіх форм власності треба використовувати реквізити, вста­новлені Національним стандартом України ДСТУ 4163:2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

Реквізитами службового документа є:

1. — зображення Державного герба України, герба Авто­ номної Республіки Крим;

2. — зображення емблеми організації чи товарного знака (,шака обслуговування);

3. — зображення нагород;

17

4. — код організації;

5. — код форми документа;

6. — назва організації вищого рівня;

7. — назва організації;

8. — назва структурного підрозділу організації;

9. — довідкові дані про організацію;

10. — назва виду документа;

11. — дата документа;

12. — реєстраційний індекс документа;

4. — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

4. — місце складання чи видання документа;

5. — гриф обмеження доступу до документа;

6. — адресат;

7. — гриф затвердження документа;

8. — резолюція;

9. — заголовок до тексту документа;

10. — відмітка про контроль;

11. — текст документа;

12. — відмітка про наявність додатків;

13. — підпис;

14. — гриф погодження документа;

15. — візи документа;

16. — відбиток печатки;

17. — відмітка про засвідчення копії;

18. — прізвище виконавця і номер його телефону;

4. — відмітка про виконання документа і направлення йо­ го до справи;

4. — відмітка про наявність документа в електронній формі;

4. — відмітка про надходження документа до організації від адресанта;

4. — запис про державну реєстрацію.

Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської доку­ментації», де наведено назви та кодові позначення уніфікова­них форм документів, що належать до уніфікованих систем управлінської документації.

Документи за «Державним класифікатором управлінської документації» поділяють на такі класи:

1. організаційно-розпорядча документація (код 02);

2. первинно-облікова документація (код 03);

3. банківська документація (код 04);

18

4. фінансова документація (код 05);

5. звітно-статистична документація (код 06);

6. планова документація (код 07);

7. ресурсна документація (код 08);

8. торговельна документація (код 09);

9. зовнішньоторговельна документація (код 10);

10. цінова документація (код 13);

11. документація з праці, соціальних питань і соціального шхисту населення (код 15);

12. документація з побутового обслуговування населення Іін)д 17);

13. бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14. документація з пенсійного фонду (код 20);

15. словниково-довідкова документація (код 21).

Кожен клас, у свою чергу, поділяють на підкласи. Напри-і 'іпд, однією з уніфікованих систем управлінської докумен-інції є уніфікована система організаційно-розпорядчої доку-чннтацїі, до класу якої належить:

• документація з організації систем управління (код 0201);

• документація з організації процесів управління (код 0202);

• документація з управління кадрами (код 0203);

• документація з оцінки трудової діяльності (код 0204). Код форми документа є цифровим позначенням уніфікова-

ііїїх форм документів, що визначає належність конкретного миду документа до певного класу та підкласу уніфікованої сис-і сми управлінської документації.

Дата документа (реквізит 11) — обов'язковий реквізит кож­ного документа, що фіксує час його створення і/чи підписання, погодження, затвердження, прийняття, видання, реєстрації. Да-і у документа оформлюють арабськими цифрами у такій послі­довності: день місяця, місяць, рік (наприклад, 01.09.2007), або ішвпаки — рік, місяць, день місяця (наприклад, 2007.09.01).

Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних да-и их, згідно з якими документ має бути доставлений за призна­ченням. Адресатом документа може бути організація, її струк­турний підрозділ чи конкретна посадова особа чи громадянин.

Заголовок до тексту документа (реквізит 19) містить стисле ішкладення основного смислового аспекту змісту документа. IIlh повинен бути коротким, граматично узгоджуватися з на­шою документа, точно передавати зміст тексту.

Гриф погодження документа (реквізит 24) фіксує згоду іншого підприємства, установи чи організації, структурного

19

підрозділу чи посадової особи, що не є автором документа, з йо­го змістом. Погоджують документ у разі потреби в оцінюванні доцільності видання документа, його обґрунтованості та вста­новленні відповідності законодавству. Як правило, документ погоджують на стадії проекту.

Відбиток печатки (реквізит 26) проставляють на докумен­тах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксу­ють факт витрати коштів і матеріальних цінностей. Відбиток гербової печатки чи круглої печатки організації, що прирів­нюється до гербової, ставлять на статутах (положеннях), штат­них розписах та переліках змін до них, договорах, дорученнях, посвідченнях, зразках печаток і підписів працівників, які ма­ють право здійснювати фінансово-господарські операції. Пе­релік інших документів, на які необхідно ставити гербову або круглу, що прирівнюється до гербової, печатку, визначає керівник організації на підставі чинних нормативно-правових актів. Цей перелік наводять в Інструкції з діловодства.

Відмітку про наявність документа в електронній формі (реквізит 30) розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Цією відміткою позначаєть­ся місце збереження документа у комп'ютері, і вона може складатися з таких пошукових даних: умовне позначення комп'ютера, позначення жорсткого диска, назва каталогу та підкаталогів, повне ім'я файлу.

Уніфікованою формою службового документа з надрукова­ною постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації є бланк службового документа.

Бланки службових документів виготовляють друкарським способом. Для цього використовують два основні формати папе­ру згідно з ГОСТ 9327-60 «Папір та вироби з паперу. Споживчі формати»: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 X 148 мм). Крім того, до­зволено використовувати бланки формату A3 (297x420 мм) для оформлення документів у формі таблиць та А6 (105 х 148 мм) — для резолюцій.

Бланки проектують відповідно до схем розташування рек­візитів, де позначено межі зон для фіксування певних реквізи­тів. Є два варіанти розташування реквізитів — кутовий і повз­довжній.

Бланки виготовляють на білому папері високої якості. По­стійні реквізити бланка та обмежувальні позначки для фіксу­вання змінних реквізитів друкують фарбами насичених кольо­рів, як правило, чорного, синього чи зеленого.

20

Дня виготовлення бланків організаційно-розпорядчих до-i^-vhmitib (постанов, розпоряджень, наказів, положень, jMHH'Hb, протоколів, актів, листів тощо) використовують певні \чи іімити та обмежувальні позначки. Проте не всі вони мо-; vi'i> одночасно бути зафіксовані на бланку, оскільки склад н:ч іпритів, необхідних для виготовлення бланка, залежить від

lit)! (1 ВИДу.

Видами бланків документів для підприємств, установ, ор-ішм.тцій, а також для їх конкретних структурних підрозділів їй посадових осіб за умови, що керівники цих підрозділів чи посадові особи мають право підпису документів, є:

• загальний бланк для виготовлення будь-якого виду доку­ мента, крім листа;

. бланк конкретного виду документа, крім листа;

• бланк листа.

1.3. Текст службового документа

В організаціях тексти службових документів складають Н'ржавною (українською) мовою. У населених пунктах краї­ни, де більшість населення становлять громадяни, які нале-кать до національних меншин, тексти документів у внутріш­ньому діловодстві організацій дозволено складати мовою іидповідної національної меншини у порядку, встановленому (аконодавством. Тексти документів, які надсилають зарубіж­ним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що їх направляють до органів державної влади Ук­раїни, треба складати виключно українською мовою. Текст до­кумента має містити певну аргументовану інформацію, викла­дену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового наванта­ження. Він може бути викладений як суцільний складений текст, анкета, таблиця або поєднання цих форм.

Суцільний складений текст документа містить граматич­но та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Таку форму викладення тексту використовують під час складання розпорядчих документів і листів. Суцільний складений текст, як правило, має дві частини. У першій зазначають підставу, обґрунтування чи мету складання документа, в іншій — висновки, розпорядження, рішення, пропозиції або прохання. Проте текст може містити лише одну результативну частину,

21

наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення.

Анкета — це форма викладення тексту документа, в якому один об'єкт характеризують за певними ознаками. Анкетні тексти здебільшого використовують під час складання кадро­вих документів. Постійною інформацією в анкеті є назви ознак, а змінною — їхні характеристики. Назви ознак об'єкта, що характеризують, мають бути іменниками в називному від­мінку (прізвище, ім'я, по батькові, освіта, стаж, сімейний стан тощо) чи словосполученнями з дієсловом другої особи множи­ни теперішнього або минулого часу (маєте кваліфікацію, во­лодієте мовами, були... перебували... тощо). Характеристики об'єкта, виражені словесно, мають узгоджуватися з назвами ознак.

Таблиця — форма подання тексту, що містить інформацію, яка характеризує кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовують для створення організаційно-розпо­рядчих документів — таких, як штатний розпис, структура і штатна чисельність, а також планових, звітно-статистичних, фінансових і бухгалтерських документів.

Для складання текстів документів, в яких обумовлено ти­пові ситуації (накази з особового складу, договори, гарантійні листи тощо), рекомендовано використовувати уніфіковані тра­фаретні форми, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної.

Текст службового документа можна поділяти на розділи, підрозділи, пункти та підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Наприклад:

1. Розділ

1.1. Підрозділ

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Підпункт

Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголов­ки). Заголовки розділів друкують з великої літери, крім того, можна написати весь заголовок великими літерами. Підзаго­ловки друкують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не ставлять.

У службових документах допускають скорочення слів. При цьому слід керуватися правилами скорочення й написання ско­рочених слів і словосполучень, встановленими ДСТУ 3582-97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила».

22

1,4. Види службових документів

І Іоложення — це нормативно-правовий акт, який визначає порядок створення та діяльності, функції, права, обов'язки, п|ігішізацік> роботи та взаємовідносини підприємств, установ, нрпшізацій, їх структурних підрозділів, а також організацій, що їїалежать до сфери їх управління. Положення про організацію в*V миють типові та індивідуальні. Типові положення, як прави­ми, розробляють організації вищого рівня для системи підпо-рндкованих їм підприємств, установ, організацій. Індивіду-її ihtti положення створюють безпосередньо на підприємствах, и установах, організаціях на підставі типових. Індивідуальне положення про організацію обов'язково має бути затверджено (нмморядчим документом організації вищого рівня.

Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, н 11 кому визначено основні завдання, обов'язки, права і відпові-ім ч ьність працівника під час виконання ним роботи на певній по-• ііді. Текст посадової інструкції має мати вказівний характер, і>ш чого використовують чіткі формулювання зі словами: пови-(tin, слід, потрібно, необхідно, забороняється. Не дозволяється ітгористовувати в посадовій інструкції формулювання зі слова-л 11: можна, не можна, бажано, не бажано, рекомендовано тощо.

Текст посадової інструкції поділяють на розділи, підрозді­ли _f пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами; їй її складається з таких розділів:

L. Загальні положення.

2. Завдання та обов'язки.

3. Права.

4. Відповідальність.

5. Повинен знати.

6. Кваліфікаційні вимоги.

7. Взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою. Наказ є найпоширенішим видом розпорядчих документів,

що видають в організаціях усіх форм власності. Право видання наказів належить винятково керівникам організацій, які циоть за принципом єдиноначальності. При цьому треба звер­нути увагу на те, що накази, як й усі інші розпорядчі докумен-і її (постанови, рішення, розпорядження тощо) мають точно нідповідати законодавству, жоден із них не може суперечити нормативно-правовим актам.

Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення, мказівки тощо), які надходять до певної організації від організації

23

вищого рівня, доводять до підвідомчих установ, що належать до сфери управління організації, шляхом видання наказів.

Підготовка наказу є досить складним процесом, в якому можна виокремити кілька послідовних етапів:

1. Визначення питання (питань), з якого планують видати наказ.

2. Збирання та аналіз інформації з питання.

3. Підготовка проекту наказу.

4. Погодження проекту наказу.

5. Підписання наказу.

6. Доведення наказу до виконавців.

Ініціювати підготовку наказу може як безпосередньо керів­ник організації, так і будь-який структурний підрозділ. В ос­танньому разі обґрунтування необхідності видання наказу має бути викладено в доповідній записці.

Залежно від змісту треба розрізняти:

• накази з основної діяльності;

• накази з адміністративно-господарських питань;

• накази з особового складу.

Витяг із наказу — це засвідчена копія частини тексту нака­зу. Наприклад, у тексті наказу з особового складу може бути зафіксовано кілька не пов'язаних між собою питань. Якщо ви­никає потреба долучити до певної справи документ, зміст яко­го стосується лише одного конкретного питання, то в цьому разі є доцільним оформлення витягу з наказу. Витяг із наказу може бути оформлений на загальному чи спеціальному бланку або на чистому аркуші паперу, як правило, формату А5.

Протокол — це службовий документ, в якому фіксують хід обговорення питань і рішення, ухвалені на з'їздах, конференціях, зборах, нарадах, засіданнях колегіальних органів. Протокол, як і акт, у деяких виняткових випадках може бути складений лише однією спеціально уповноваженою особою — інспекто­ром пожежної охорони, санінспектором, автоінспектором тощо.

Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання постійних колегіальних органів в організаціях — колегій, ди­рекцій, рад, правлінь тощо.

За обсягом фіксованих даних протокол може бути:

• стислий, в якому зазначають лише питання, що їх обговорю­ ють на засіданні, прізвища доповідачів та ухвалені рішення;

• поєний, який, крім зазначених вище відомостей, містить записи виступів усіх доповідачів та учасників колегіаль­ ного органу;

24

0 ґ те но графічний, в якому весь хід засідання записано дослівно.

1 |[ш цьому слід зауважити, що під час засідання складають цііис чернетку протоколу (рукописно, стенографічно або за допо-

и о іо диктофону чи іншого звукозаписного приладу). Після цього ¹ і грмін, встановлений у регламенті роботи колегіального органу к її її [ні вило, від одного до п'яти днів), протокол уточнюють, звіря -с і-і !> і рукописом чи фонозаписом, редагують та оформлюють.

Нитяг із протоколу — це засвідчена копія частини тексту ■фпгоколу. Такі реквізити, як дата, індекс, місце складання, за-■ плойок до тексту, зазначені у витязі, обов'язково мають відпо-t п чпти реквізитам, зазначеним в оригіналі протоколу. Крім того, з=і наявності у протоколі грифа затвердження і/чи грифа обме-! ічіня доступу до документа, ці реквізити також мають бути піці¹ порені й у витязі. Витяг із протоколу може бути оформлений ни тягальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах манеру формату А4 чи А5 (залежно від обсягу інформації).

Акт — це службовий документ, що складає група осіб (як привило, комісія) для підтвердження встановлених ними фактів, дій чи подій, пов'язаних із діяльністю організації чи її ні ремих працівників. У деяких випадках акт може бути скла-кчшй лише однією спеціально уповноваженою особою — ш< нектором чи ревізором. Акти складають за результатами проведення обстежень, перевірок, ревізій, інвентаризацій, екс­пертиз, випробувань; у разі виникнення нещасних випадків на виробництві, аварій, пожеж, професійних отруєнь і захворю-вань тощо. Акт оформлюють на загальному чи спеціальному і бланку або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням певних обов'язкових реквізитів.

Пояснювальна записка — це службовий документ, що міс-тить пояснення змісту окремих положень іншого документа еібо причин якоїсь дії, вчинку, ситуації, що склалася. За своїм призначенням пояснювальні записки поділяють на дві групи.

До першої належать пояснювальні записки, які є супровідними до основних документів (планів, звітів тощо). Вони мають зберіга-і ися у справі разом з основними документами. До другої групи на-лежать записки, в яких наводять пояснення з приводу якихось по-/цй, пригод, вчинків та поводження окремих працівників.

Доповідна записка — це службовий документ, що містить викладення певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці автор може:

• інформувати керівника про якісь складні ситуації, важ­ливі події чи факти, що мали місце;

25

• доповідати про непередбачені труднощі, що виникли в хо­ ді виконання роботи;

• повідомляти про перенесення термінів, дострокове завер­ шення або припинення роботи з певних причин.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціативи автора, так і за дорученням керівництва. Залежно від адресата доповідні записки бувають внутрішні та зовнішні.

Внутрішню доповідну записку адресують керівникові ор­ганізації або керівнику структурного підрозділу, якому безпо­середньо підпорядковується працівник — автор цієї записки. Зовнішні доповідні записки адресують керівникам вищого рівня. Як правило, їх оформлюють на загальному бланку орга­нізації. Також можна оформляти зовнішню доповідну записку на чистих аркушах паперу з відтворенням певних реквізитів.

Службова записка — це, як правило, внутрішній службо­вий документ, який за своїм призначенням ближче до листів, ніж до доповідних і пояснювальних записок. За допомогою службових записок здійснюють внутрішнє листування між структурними підрозділами в межах однієї організації. При цьому слід відзначити, що службові записки доцільно впрова­джувати лише у великих організаціях, що мають складну структуру й у штаті яких працює понад 200 осіб.

Залежно від змісту службова записка може мати інфор­маційний, ініціативний або звітний характер і містити пові­домлення, прохання, пропозицію або відповідь-

Довідка — це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.

Внутрішні довідки, як правило, містять узагальнені ре­зультати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо. їх складають у відповідь на запит керівницт­ва і подають у визначений термін, ч

Зовнішні довідки, як правило, складають для засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо. їх видають громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.

Крім розглянутих вище, є багато видів довідок: аналітичні, архівні, бібліографічні, біографічні, медичні, довідки-об'єктивки

26

тощо. Наприклад, в органах державної влади, працівники яких є державними службовцями, досить поширена біогра фічна довідка. її готують у разі потреби на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника. Текст цієї довідки укладають як анкету.

Подання — це службовий документ, який містить пропо­зицію стосовно призначення на посаду, переміщення (переве­дення) на іншу посаду (роботу) або заохочення (нагородження, преміювання) працівника організації. Текст подання містить таку інформацію:

• прізвище, ім'я та по батькові працівника;

• дата і місце народження;

• освіта;

• посада, яку обіймає працівник;

• структурний підрозділ;

• стаж роботи (загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді);

• оцінка ділових і моральних якостей;

• участь у громадській роботі;

• мотиви призначення, переміщення або заохочення;

• посада, на яку пропонують призначити працівника, чи структурний підрозділ, до якого планується перевести.

Подання складає і підписує керівник структурного підрозді­лу організації. Воно адресується керівникові організації та є підставою для видання наказу з особового складу. За потреби подання погоджують із профспілковою організацією.

Службові листи — це узагальнена назва великої групи управлінських документів, що є одним з основних засобів обміну інформацією різних організацій між собою, а також із приватними особами.

Є багато видів і різновидів службових листів. Найпошире­нішими з них є супровідні, гарантійні, інформаційні, ініціа­тивні (листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги), листи-відповіді тощо.

Службові листи поділяють на такі, що потребують відлові ді, й такі, що не потребують. Відповіді потребують лише всі різновиди ініціативних листів.

Супровідний лист створюють у разі надсилання іншій op-пі нізації (чи особі) документів, що додаються до цього листа. Я к правило, супровідні листи складають у тих випадках, коли погрібно роз'яснити мету надсилання цих документів чи пода-і и їх детальне описання, зазначити кількість аркушів тощо, і Мнів'язковим реквізитом супровідного листа є «Відмітка про ікиївність додатків».

27

ШШЕЭ

Гарантійний лист — це службовий лист, в якому органі­зація-адресант гарантує виконання чогось, як правило, оплати послуг чи товарів.

В оформленні цього виду листа є ряд особливостей. По-перше, незважаючи на те, що банківські реквізити організації-адресанта мають бути зазначені на бланку листа, їх також необхідно зазна­чити й у тексті. По-друге, гарантійний лист підписують керівник і головний бухгалтер організації. По-третє, підписи посадових осіб на гарантійному листі мають бути засвідчені печаткою. Відбиток печатки проставляють таким чином, щоб він охоплю­вав останні кілька літер назв посад осіб, які підписали лист.

Інформаційні листи — це службові листи, в яких одна ор­ганізація, що є адресантом, інформує інші організації або при­ватних осіб — адресатів про певні факти, події чи заходи. Лис­ти цього виду можуть мати узагальненого адресата. Є велика кількість різновидів інформаційних листів, зокрема: реклам­ний лист, лист повідомлення, лист-запрошення, лист опові­щення, лист нагадування, лист підтвердження тощо.

Рекламний лист містить докладне описання товарів чи послуг. Особливістю оформлення цього різновиду листа є те, що його оформлюють на спеціальному бланку, в якому вказу­ють всі довідкові дані про організацію, а в тексті також обов'язково зазначають поштову адресу, номери телефонів, факсів, розрахункові рахунки, адресу електронної пошти та назву сайту в Інтернеті за наявності останніх.

У листі-повідомленні найчастіше інформують адресата про проведення якогось заходу- У тексті такого листа повідомляють дату, час та адресу, за якою планується проведення відповідного заходу, а також обов'язково зазначають контактний телефон.

У листі-запрошенні адресатові пропонують взяти участь у певному заході — зустрічі, нараді, семінарі, конференції тощо.

Лист-оповіщення надсилають у разі необхідності повідом­лення або ствердження якого-небудь факту, наприклад, зміни адреси, назви організації або сфери діяльності, проведення ре­організації, перереєстрації тощо.

Лист-нагадування, як правило, містить нагадування про наближення або закінчення встановленого терміну виконання завдання чи зобов'язання, у зв'язку з чим необхідно вжити від­повідних заходів.

Лист підтвердження надсилають для підтвердження того чи іншого факту, наприклад, одержання документів, перека­зів або матеріальних цінностей. Крім того, листи-підтверджен-

28

ня можуть містити інформацію про чинність раніше укладе­них договорів, контрактів, угод тощо.

Ініціативні листи — поширений вид службових листів, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Цей вид листа має багато різновидів, зокрема листпрохання, лист~ви-мога, лист-запит, лист-зеернення, лист пропозиція тощо. Те­матика цих листів не обмежена,

Лист-відповідь — це службовий лист, в якому дають відповідь на ініціативний лист.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Що таке службовий документ і яке його призначення?

2. Які види документів відносять до службових?

3. За якими ознаками класифікують службові документи?

4. Що таке реквізити і яке їх призначення у службових до­ кументах?

5. В яких формах може бути викладений текст службового документа?

Література: 1; 2; 9; ЗО; 40; 41; 42; 77; 83; 85; 108; 115; 117; 121;125.