Тема 12. Електронні документи

12.1. Загальна характеристика електронних документів

До технотронних належать також електронні документи (синонімичні назви: машиночитані, машиночитні, машино­зчитувальні, машинопрочитувані документи). Це документи, які створюються і «читаються» за допомогою електронно-об­числювальної машини (ЕОМ), тобто комп'ютера.

У міждержавному стандарті ГОСТ 7.83-2001 «Електронні видання. Основні види та вихідні відомості» електронний доку­мент визначений найпростіше: як «документ на машинозчиту­вальному носії, для використання якого потрібні засоби обчис­лювальної техніки». Електронні документи можуть містити записи писемної мови, зображення, нот, звуку як у вигляді окремих документів, так і в поєднанні одне з одним. Докумен­ти, що містять одночасно інформацію різного характеру (мов­ну, зображувальну, музичну тощо), називають мультимедійни­ми, або мультимедіа (від англ. multymedia).

Електронні документи можуть існувати як у вигляді окре­мих носіїв інформації (дискет, дисків), так і у внутрішній пам'яті комп'ютера. З погляду способу запису (способу ство­рення документа) електронні документи можуть бути меха­нічними (перфокарти, перфострічки), магнітними, оптични­ми, голографічними, тому серед перелічених вище різновидів документів на нетрадиційних носіях вони не посідають окреме місце, а знаходяться всередині деяких видів.

На сьогодні немає єдиної думки щодо визначення поняття електронного документа і його складових. Згідно з одним визна­ченням, електронний документ — це документ, у якому інформація подана в електронно-цифровій формі; згідно з іншим —

218

це сукупність даних в пам'яті ЕОМ, призначена для сприйнят­тя людиною за допомогою відповідних програмних та апарат­них засобів; за третім — це закінчений за змістом масив інфор­мації, зафіксований машиночитаним способом на машиночитаному носії. Усі ці визначення правильні, однак жодне з них не розкриває повністю сутності та основних харак­теристик електронного документа.

Найбільш прийнятним визначенням електронного доку­мента може бути таке: це обмежений та завершений на конк­ретний момент часу масив інформації, зафіксований на фізич­ному носії (носіях) як файл (набір файлів) з єдиними технічними та спільними змістовими характеристиками (Т. В. Майстрович).

Виходячи з різних підходів, виокремлюють, зокрема, такі компоненти електронного документа, як зміст, структура, контекст, метадані, реєстрація, історія використання тощо.

З позицій управлінського документознавства та архіво­знавства компонентами електронного документа повинні бути: носій інформації; фізична форма — конфігурація електронних систем і структура електронних документів, відповідно до яких можливий технологічний доступ та прочитання документа; інте­лектуальна форма — вид документа (текст, графіка, звук тощо) та його діловодні реквізити; відповідальні особи — автор, адресат, укладач документа, а також фондоутворювач; дія — діловий про­цес, що документується; контекст — адміністративно-правові умо­ви здійснення ділової операції; архівні зв'язки — зв'язок докумен­та з попередніми та майбутніми документами, що належать до спільного ділового процесу; зміст. При цьому носій інформації — це не засіб для передання (переміщення) документа, а скоріше умова його функціонування; зміна фізичної форми електронного документа не обов'язково призводить до зміни інших частин доку­мента, а значить до втрати його автентичності; своєрідність діловод­них реквізитів службового електронного документа полягає в тому, що вони можуть фіксуватися автоматично, без втручання людини; зміст електронних документів є нестабільним у часі і це створює серйозні перешкоди для збереження такої інформації.

Необхідною умовою для підтримання доказової сили та дов­готривалого зберігання електронних документів є їх важлива тех­нологічна складова так звані метадані. Метадані є невід'ємною частиною інформації електронного документа, як і основний зміст, і контекст, хоча вони й приховані від користувача. Точно кажучи, дані про технічні умови доступу до електронних доку-

219

ментів складаються з даних про апаратне та програмне забез­печення.

Апаратне забезпечення є технічною характеристикою ба­жаного комп'ютерного устаткування. Це комп'ютери типу майнфрейм (великі машини), персональні комп'ютери, порта­тивні та кишенькові комп'ютери; для персональних комп'юте­рів — останнє покоління мікропроцесора; тактова частота (в МГц); обсяг оперативної пам'яті; необхідний дисковий прос­тір; тип відеоадаптера та інші характеристики.

Отож, компонентами електронного документа мають бути:

• зміст — інформація, що її документують;

• контекст — ділові, правові, діловодні, технічні, архівні реквізити, в яких фіксують різноманітні моменти створення та побутування документа;

• метадані — технологічна інформація, що повідомляє про не­ обхідне програмне забезпечення для управління даними і подан­ ня змісту документа у зручній для людини (декодованій) формі;

• носій інформації.

12.2. Класифікація електронних документів

Підходами до класифікації електронних документів є мето­дологічний, концептуальний погляд на їх сутність: що є голов-^ ним у них — технологічна чи змістова компонента.

Найприйнятнішими є класифікації електронних документів:

• за носієм інформації (на гнучких магнітних дисках, магнітооп­ тичних дисках, оптичних дисках та магнітних дисках або стрічках);

• за інформаційною технологією (різноманітні автоматизо­ вані інформаційні системи, банки і бази даних, інформаційно- пошукові та інформаційно-довідкові системи, текстові дані, програми та програмні засоби);

• залежно від комплектності (лише файли на машинному носії, файли на машинному носії плюс документація на папе­ ровому чи іншому носії).

Крім того, серед електронних можна виокремити такі гру­пи документів:

• оцифрована документи;

• сучасні електронні документи;

• електронні документи, що є продуктами різних безпапе- рових технологій {електронна пошта, цифрові фотографи, електронні записні книжки, електронні газети тощо).

Оцифровані документи — це документи, отримані в резуль­таті конверсії паперових чи технотронних документів у цифро­ву форму.

220

Така конверсія називається оцифровуванням. Оцифрову-вання — це перетворення документа із традиційної властивої йому форми в цифрову (комп'ютерну). У комп'ютері оцифрова­ний документ подають як файл.

Найпростіша технологія оцифровування, поширена до­статньо широко, — сканування. Сканування дозволяє перевести текстові, ілюстративні, графічні документи, фотографії в елект­ронну форму — у файли.

Розроблені також технології оцифровування звуку і відео. Прикладами оцифровування фоно- і відеодокументів є ком­пакт-диски і лазерні відеодиски.

Оцифровані документи виокремлено у вид електронних документів з огляду на тенденцію до перетворення традицій­них документів у цифрову форму. Оцифровані документи, хо­ча й є копіями традиційних документів, однак починають відігравати самостійну роль і набувають важливого значення в житті суспільства.

Сучасні електронні документи — це документи, що функціонують лише в цифровій формі. Такі електронні доку­менти є продуктами сучасних інформаційних технологій: Інтернет-технологій, WWW-технологій, мультимедіа. Сучасні електронні документи — це інтеграція в єдиний документ:

• вербальної інформації;

• фотографії;

• відеофрагментів;

• звуку;

• анімації;

• графіки.

Поєднання кількох типів інформації (тексту, графіки тощо) означає багатосередовищність, тобто (буквально) мультимедіа. Мультимедійні документи надають користувачеві різноманітну інформацію зазначених видів, поєднану в єдине ціле з певною метою. Інтерактивна система мультимедіа не тільки використо­вує комбінацію цих складових, але й перебуває під контролем користувача й організовує діалог «ористувач-система».

Мультимедіа-продукти дуже поширені на сьогодні і з ростом доступністі засобів обчислювальної техніки їх стає все більше. Найпоширенішими з них є мультимедійні ігри та енциклопедії.

Особливістю сучасних електронних документів є їх багато-файловість, тобто якщо для оцифрованих документів характерне оцифровування документа в один файл (як правило), то мульти­медіа-продукти містять деяку кількість комп'ютерних файлів. Ця властивість характерна й для Web-сторінок Інтернету.

221

Продуктом безпаперних технологій є, перш за все, елект­ронна пошта. Електрона пошта — це пересилання повідом­лень у формі файлів телекомунікаційними каналами. Файл мо­же містити окреме повідомлення (лист, статтю, малюнок, фотографію, попередньо оцифровані), а також бази даних тощо.

На сьогодні електронна пошта — один з видів сервісу як у мережі Інтернет, так і в інших телекомунікаційних каналах, який використовують найширше.

Документи електронної пошти швидко наповнюють архіви різних установ та організацій. їх зберігання здійснюють на ZIP-дискетах та дисках CD-R.

Іншим різновидом безпаперової технології є цифрове фо­тографування, що стає все популярнішим.

Як класифікаційна модель може бути представлене також ранжування електронних документів залежно від комбінації даних:

• однорангові електронні документи: документ складається з одного типу даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату: наприклад, прості текстові фай­ ли, зокрема ті, що передають електронною поштою; графічні (оцифровані) зображення; оцифровані аудіо- та відеодокументи;

• дворангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних однією структурою, і записаний в один файл певного формату (файли електронних таблиць, «плоскі» реляційні (однотабличні) бази даних, документи, що складаються з геометричних об'єктів: схеми, креслення, рисунки);

• трирангові: документ складається з кількох типів да­ них, поєднаних кількома структурами і записаними в один файл певного формату (документи офісних додатків чи видав­ ничих систем), у яких поєднують текстові, графічні і табличні дані, а також бази даних, що зберігаються в системах управ­ ління базами даних чи комп'ютерних додатках, що підтриму­ ють архітектуру «клієнт-сервер»;

• чотирирангові: документ складається з кількох типів да­ них, поєднаних кількома структурами і записаними в кілька файлів спільного формату (багатофайлові системи баз даних усіх типів) разом із системними файлами і, можливо, інтер­ фейсом; документи, що зберігаються в деяких аналітико-по- шукових, геоінформаційних та гіпертекстових системах;

• п'ятирангові електронні документи: документ складається з кількох типів даних, поєднаних кількома структурами і запи­ саними в кілька файлів різних форматів (для візуалізації таких

222

документів необхідно використовувати інтегровані програмні до­датки, що поєднують роботу програм різних типів; це документи з криптографічним захистом, документи корпоративних інфор­маційних систем, гіпертекстові та мультимедійні системи, WWW-сторінки в Інтернеті, складні геоінформаційні системи).

Всередині кожного рангу документи можна поділяти за конкретними технологіями, в межах яких вони були створені: текстовим чи графічними процесором, типами систем управ­ління базами даних, гіпертекстовими системами тощо.

12.3. Електронне видання як вид документа

На сьогодні відсутнє єдине визначення терміна «електронне видання». Найбільш коректним є визначення, згідно з яким електронне видання — це інформаційний продукт на машино-читаному носії, призначений для необмеженого кола користу­вачів, який тиражують і розповсюджують у незмінному ви­гляді як за змістом, так і за формою; а також — це процес та результат організації авторського твору будь-якої знакової сис­теми в інформаційний продукт на цифровому носії способом, що припускає його довготривале збереження та розповсюджен­ня в незмінному вигляді в необмеженому колі користувачів че­рез комп'ютерне середовище.

Електронне видання повинно мати загальні ознаки видан­ня, зокрема, такі:

• самостійне оформлення, наявність повного набору формаль­ них ознак, що дозволяють здійснити його однозначну іденти­ фікацію;

• редакційно-видавнича підготовка;

• відповідність стандартам і форматам, прийнятим для да­ ного виду видання (чи публікації);

• наявність (можливість надання) унікального стандартно­ го номера (для книг та серіальних видань) відповідно до міжна­ родних систем;

• введення в суспільний обіг у прийнятих формах опри­ люднення (опублікування).

До основних специфічних особливостей електронних ви­дань можна віднести:

- багатомірність доступного знакового простору, мож­ ливість використання поряд із природною мовою інших знако­ вих систем;

223

• наявність внутрішніх і зовнішніх зв язків та автоматич­ на їх підтримка;

• можливість встановлення динамічних зв'язків між тво­ рами;

• комп'ютерна підтримка читача.

Принциповою відмінністю деяких електронних видань порівняно з друкованими є можливість їх інтерактивної ре­алізації, за якої користувач (читач) може не лише переміщати­ся вбудованими у текст гіперпосиланнями, а й активно втруча­тися в хід подій, моделювати процеси.

Переведення традиційних документів у цифрову форму дозволяє забезпечити збереження багатьох унікальних доку­ментів, таких як стародавні рукописи. Навіть звичні фотогра­фії та картини втрачають з часом свої якості. Зберігання їх електронних копій дозволяє донести до подальших поколінь унікальні культурні шедеври. Нарешті, зберігання документів у електронній формі дозволяє організовувати електронні бази даних, чітка структура і розвинені засоби пошуку і навігації в яких полегшують процес виявлення потрібних матеріалів та їх фрагментів.

Складовими елементами електронного видання є: текс­ти, ілюстративний матеріал, звуковий супровід, анімація і відео, формати електронних видань.

Основною частиною більшості електронних видань, як і дру­кованих, є текстові фрагменти. Деякі видання взагалі є цілком текстовими. Якщо таке видання набрано на комп'ютері в будь-якому текстовому редакторі, то його можна назвати електрон­ним текстовим виданням. Різновидом такого видання є так звані гіпертекстові документи — видання у спеціальному HTML-форматі.

У всесвітній мережі Інтернет є некомерційні електронні бібліотеки, в яких практично всі видання подані в текстових чи упакованих текстових форматах, тобто одержаних в резуль­таті попереднього стиснення відповідного файлу спеціальними програмами — архіваторами. Такі видання характеризуються мінімальним інформаційним обсягом і можуть бути швидко завантажені на комп'ютер користувача.

Найпростіший текстовий формат використовує кодування ок­ремих символів тексту в ASCII-стандарті, (див. с. 187), відповідно до якого кожен символ кодується одним байтом. Чим складніший текстовий редактор, в якому набирають текстовий фрагмент, тим більшу кількість керуючих символів використовують для

224

форматування тексту, внаслідок чого інформаційний обсяг текстового фрагмента помітно зростає.

У графічній оболонці Windows для кодування кожного сим­волу використовують не менше 2 б. Зокрема, в текстовому редакторі Word 97 на кожен кодований символ тексту в се­редньому доводиться близько 5 б, причому до складу редакто­ра включені засоби внутрішнього стиснення інформації у фай­лах документів. Той самий текст, набраний в редакторі Word 6 або Word 7 (Word 95) під Windows, займає значно більший інформаційний простір.

У деяких випадках текст кодують у графічному форматі (наприклад, формат PDF). Це забезпечує якісний візуальний інтерфейс під час перегляду видання, забезпечує його неза­лежність від шрифтових гарнітур, встановлених на комп'ютері користувача, однак вимагає використання спеціальних про­грамних засобів для його перегляду.

Стосовно ілюстративного матеріалу слід відзначити, що ви­давництва і поліграфісти дуже обережні щодо вміщення ілюст­рацій, особливо кольорових, у друковані книги. Це пов'язано з тим, що ілюстрації вимагають спеціального оброблення, в тому числі — растрування (див. с 191), а кольорові — ще й кольороділення, внаслідок чого ускладнюється і дорожчає виробництво книг.

В електронних виданнях цієї проблеми немає, оскільки аб­солютна більшість комп'ютерів забезпечена кольоровими моніторами і програмними засобами для відтворення ілюстра­тивного матеріалу. Тому в електронних виданнях використо­вують таку кількість ілюстрацій, яка потрібна для якнайкра­щого сприйняття і розуміння матеріалу, причому ця величина завжди більша, ніж у виданнях, тиражованих друкарським способом. Ілюстративний матеріал містить на кілька порядків більше інформації, ніж текст, що займає той самий простір на сторінці, і набагато ефективніше впливає на відчуття людини.

Швидкість сприйняття ілюстративної інформації також на багато разів вища, ніж швидкість сприйняття тексту. Це пов'язано з особливостями візуального сприйняття інформації людиною. Зорові образи у формі графічних об'єктів сприймаються цілком і безпосередньо заносяться в довготривалу пам'ять, без проміж­ного перетворення в поняття, як це відбувається з текстом.

Невід'ємною частиною багатьох видань є звуковий супро­від. Звуковий супровід може бути авторським текстом чи ремарками, шумовими ефектами, що ілюструють події, які відбуваються, і що робить їх опис реалістичнішим. Звук може

225

синхронно супроводжувати вміщені у видання відеокадри чи анімацію.

Швидкість сприйняття людиною звукової інформації має той самий порядок величин, що і для тексту. Проте одночасна робота з текстовою і звуковою інформацією не лише збільшує загальну швидкість сприйняття, а й сприяє більш довготрива­лому її запам'ятовуванню.

Анімація і відео. Цифровий формат, що використовують у комп'ютерному відео, на відміну від аналогового, відрізняється незрівнянно вищою якістю відтворення і роздільною здатністю, однак вимагає великої ємності пам'яті для зберігання відеоінфор-мації і високої пропускної спроможності для її відтворення з не­обхідною частотою кадрів. Тому набагато частіше, ніж відеофраг-менти, в електронних виданнях використовують комп'ютерну мультиплікацію чи прості анімаційні файли. Вони ж дуже часто бувають на різних Web-сторінках, причому у багатьох випадках їх використовують як рекламу. Проте таку мультиплікацію можна з успіхом використовувати для ілюстрації послідовності виконан­ня технологічних операцій, роботи окремих машин та їх комп­лексів і навіть послідовності виконання операцій в комп'ютерних програмних пакетах. У всіх перерахованих випадках анімація відіграє допоміжну роль, сприяючи наочності опису відповідних процесів і кращому розумінню і запам'ятовуванню їх опису.

Цифрове комп'ютерне відео може успішно використовувати­ся лише на комп'ютерах з процесором і відеокартою високої про­дуктивності, що забезпечують значну швидкість проходження інформаційних потоків, що досягає, а іноді і перевищує 1 Гб/с.

Формати електронних видань. Якщо у друкованому виданні формат характеризує його ширину і висоту, то в елект­ронному виданні формат описує те, яким чином у файлі подана інформація. В даний час для сучасних і якісних електронних видань використовують, зокрема, такі формати.

HTML (Hyper Text Markup Language) — гіпертекстова мова розмітки сторінок, за допомогою якої створено велику кіль­кість електронних документів, у тому числі — абсолютну біль­шість видань, циркулюючих у середовищі Інтернет.

PDF (Portable Document Format), розроблений 1993 року фірмою Adobe; представляє розвиток і вдосконалення відомого видавничого формату опису сторінок документів Post Script.

Головна перевага обох форматів полягає в можливості роз­міщення в тексті видання гіперпосилань, за якими здійснюють­ся швидкі переходи як усередині даного видання, так і в зовнішні

226

щодо даного документи. Зокрема, за допомогою гіперпосилан-ня можна зв'язатися з автором чи видавцем електронною пош­тою, проглянути літературні джерела, на які посилаються в да­ному виданні, викликати ілюстрацію, яка пояснює значення деякого текстового фрагмента тощо.

Більшість електронних матеріалів, що циркулюють у мере­жі Інтернет, оформлена в HTML-форматі. Формат є достатньо компактним і дозволяє розмістити у видання разом з текстом ілюстрації і мультимедійні фрагменти. Основу HTML-доку­ментів складають звичайні текстові файли, окремі символи в яких подані в ASCII-кодуванні. Ці файли доступні для пере­гляду і редагування в будь-якому редакторі текстів. Відмінніс­тю HTML-видання від звичайного тексту є те, що в них присут­ні спеціальні команди — теги, які визначають правила форматування документа. Недоліком цього формату є чутли­вість до шрифтів, що використовують у виданні: відсутність потрібного шрифту на призначеному для користувача комп'ю­тері спричиняє труднощі під час перегляду документа, пов'я­зані з необхідністю заміни відсутньої шрифтової гарнітури.

Іншим основним форматом для електронних документів є PDF. Цей формат робить документи «portable», тобто доку­менти можуть бути доступними незалежно від програм, в яких вони підготовлені та незалежно від шрифтів і комп'ютерів, що використовують для читання. Це дозволило поширювати на дискетах і компакт-дисках, а також через Інтернет виконані у графічному режимі документи, зокрема, оригінал-макети видань. При цьому гарантовано повну ідентичність одер­жаного документа створеному у видавництві. Це робить PDF-формат надзвичайно корисним не лише для художніх і дитя­чих електронних видань, а й для комерційних і рекламних документів. В СІЛА PDF-формат став основним для розповсю­дження урядових матеріалів.

Спочатку формат PDF був запропонований як альтернатива надрукованим документам, засіб для організації «безпаперово-го офісу». Перегляд таких документів повинен бути органі­зований за допомогою універсальних засобів, незалежно від пристрою, що створив їх, і встановлених на даному комп'ютері шрифтів.

Формат PDF можна розглядати як компактний формат для створення електронних документів. Практично всі документи різноманітних програмних пакетів розповсюджують на компакт-дисках у цьому форматі. Нарешті, цей формат зберігає всю інформацію для пристроїв виведення, тобто може призначатися

227

для зберігання оригінала і роздруківки на замовлення. Порівня­но з форматом PostScript формат PDF має ту перевагу, що він є сторінково-орієнтованим, тобто подає кожну сторінку окремо. Це значно спрощує виведення окремих сторінок.

PDF підтримує різні види компресії зображень, тексту і гра­фіки, що дозволяє зменшувати розмір конкретних фрагментів фай­лу за допомогою алгоритмів, які найбільше підходять для цього, од­ночасно припускаючи використання гіпертекстових зв'язків.