Функция контроля

Контроль – это функция процесса управления, его важнейшая часть, которая обеспечивается обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Под контролем понимается не стремление менеджера уличить кого-то в неверных действиях, поступках, а своевременная помощь (одобрение, поощрение и другие стимулирующие воздействия). Такой контроль помогает выполнять общую управленческую задачу не только самому менеджеру, но и всем его подчиненным.

Контроль неразрывно связан с остальными функциями управления, с одной стороны, зависит от них, с другой же – предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля на предприятии необходимо учитывать факторы, предопределяющие эффективность проведения этой управленческой функции. В их составе выделим главные:

• организационные – объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);

• масштабы контроля – количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;

• контрольная информация – объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;'

• затраты на контроль – средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Ответственная роль данной функции раскрывается при рассмотрении ее как процесса, состоящего из нескольких этапов.

Являясь составной частью процесса управления, контроль обладает всеми процессными характеристиками и может быть представлен в виде составляющих его этапов (см. рис. 10).

Рис. 10. Этапы процесса контроля

На первом этапе устанавливаются параметры организации, по сравнению с которыми будут оцениваться ее деятельность и направления дальнейшего движения. В специальной литературе они рассматриваются как стандарты, нормы и планы или, обобщенно, как конкретные цели, динамика которых поддается измерению. Стандарты должны быть конкретными. В противном случае сравнение с ними достигнутых результатов невозможно. В то же время в управлении любой организации имеется достаточно много целевых установок, которые трудно или даже невозможно измерить с помощью количественных показателей и цифр. В таких случаях нередко прибегают к выявлению мнения трудового коллектива, проводят обследования, интервью и используют не прямые, а косвенные измерители.

На втором этапе процесса контроля измеряются достигнутые показатели работы организации. Основное условие качественного выполнения этого элемента процесса – выбор показателей, реально отражающих движение организации по пути достижения поставленных перед ней целей. Измерение должно быть выборочным, оно должно соответствовать составу стандартов, норм и плановых заданий.

На третьем этапе сравниваются фактически достигнутые данные с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений, выявить факторы и условия и перейти к следующему, последнему, этапу контроля.

На четвертом этапе окончательно оцениваются полученные результаты и предпринимаются действия по корректировке. По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:

• положительные, когда фактические параметры лучше запланированных. В этом случае корректировочные действия направляются на усиление мер, приведших к такому результату;

• отрицательные, когда фактические данные оказались хуже запланированных. Выявленные в процессе анализа факторы позволяют определить направление мер по исправлению положения;

• нейтральные, когда организация функционирует в соответствии с планом и никаких корректировочных действий не требуется.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в том, что временные периоды осуществления обеих управленческих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам проведения контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля самый сложный в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития.

Оперативный контроль осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов организации.