Функция организации
В свое время А. Файоль говорил: «Организовать предприятие – значит снабдить его всем тем, что необходимо для его функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом».
Под организацией понимается процесс:
определения рациональных форм разделения труда;
распределения работы среди работников, групп работников и подразделений;
разработки структуры органов управления;
регламентации функций, подфункций, работ, операций;
установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
подбора и расстановки кадров;
Организация (как деятельность) – это процесс, посредством которого руководитель устраняет неразбериху, конфликты между людьми и создает внутриорганизационную среду, пригодную для осуществления совместной деятельности.
Таким образом, необходимым условием выполнения функции организации является правильное общение руководителя с исполнителями. Процессы управления и организации деятельности всего персонала и руководителей не могут существовать изолированно друг от друга, органически переплетаясь между собой.
Функцию организации можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы, во-вторых, как процесс её совершенствования, упорядочения.
Если сравнивать управление и организацию, то можно отметить, что управление, как совокупность скоординированных мероприятий, направленных на достижение определенной цели организации, является динамическим, т.е. изменяющимся процессом.
Что касается организации, то это есть статика дела, или "анатомия" предприятия. Причем управление и организация не существуют отдельно друг от друга.
В каждой организации работа разделяется на составляющие части, поэтому для успешности ее работы необходима координация действий.
Координация (от лат. – расположение в порядке) – составная часть процесса управления, состоящая в согласовании, упорядочении действий разных частей управляемой системы. Деятельность по координации работы других людей и составляет сущность управления, обеспечивая, во-первых, его бесперебойность и непрерывность, во-вторых, взаимосвязь всех функций.
Функция мотивации
Мотивация – система факторов (побудительных сил), способствующих выполнению определенной задачи. Это понятие используется для объяснения последовательности поведенческих действий, направленных на цель, которая может меняться в зависимости от различных ситуаций.
Как одна из ведущих функций управления, мотивация очень важна, поскольку решение всех задач, от которых зависит выполнение основной цели, определяется взаимосвязанной работой людей, участвующих в этом процессе.
Мотивация (в контексте процесса управления)– деятельность, имеющая целью активизировать трудовой коллектив и каждого работающего в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей организации.
В основе процесса мотивации индивидуальная человеческая потребность (физиологическая или психологическая), удовлетворение которой достигается определенным поведением или действиями. Поэтому мотивацию определяют еще и как «процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации». Этот процесс включает несколько этапов между осознанием человеком неудовлетворенных потребностей и их удовлетворением (см. рис.8).
Рис.
8.
Процесс индивидуальной мотивации
Осуществляя функцию мотивации, менеджеры должны постоянно воздействовать на факторы результативной работы членов трудового коллектива. Современные менеджеры внимательно относятся к следующим факторам:
разнообразие работы по содержанию;
рост и расширение профессиональной квалификации работающих;
удовлетворение от работы и ее результатов;
повышение ответственности;
условия для проявления инициативы;
осуществление самоконтроля.
Существуют различные теории мотивации, базирующиеся на удовлетворении потребностей и побуждении людей к действиям (см. рис. 9):
Рис. 9. Современные теории мотивации
Применение каждого из видов мотивации или их сочетания зависит от конкретных условий, в которых работает организация. Например, в административных системах, основанных на приказах и распоряжениях, корректное применение методов принуждения в отношении дисциплины, порядка работы, соблюдения норм, стандартов и прочих рабочих требований необходимо. В то же время использование методов принуждения в творческих коллективах может нанести огромный вред, так как приводит к затуханию энергии поиска, нередко связанного с отрицательными результатами.
При выборе правильных решений руководители координируют усилия персонала, учитывая потенциальные возможности людей, а также их побудительные силы, т.е. руководители проводят определенную работу по мотивированию и стимулированию работников.
В практических целях следует четко различать понятия мотива и стимула. Часто их отождествляют, однако, это разные по смыслу термины.
Под мотивированием понимается, обычно, создание у исполнителей внутренних, т.е. психологических побуждений к трудовой деятельности. Чрезвычайно важными факторами при этом являются заинтересованность в труде, удовлетворенность трудом, потребность в труде. Таким образом человек получает внутреннее вознаграждение, которое дает сама работа (достижение результатов, значимости, содержательности, самоуважения).
В стимулировании, в отличие от мотивирования, речь идет о побуждении работников к труду с помощью внешних факторов. В результате, как правило, человек получает внешнее вознаграждение, которое задается организацией (зарплата, продвижение по службе, символы служебного статуса и престижа, признание, похвала, а также дополнительные выплаты).
Все виды стимулов, используемых организациями, принято подразделять на две группы: материальные и нематериальные.
Денежные стимулы в виде заработной платы, премий, надбавок, участия в капитале и прибылях, а также различные формы неденежных стимулов (предоставление льготных путевок на отдых и лечение, условия бытового обслуживания на предприятии, организация рабочих мест, санитарно-гигиенические условия) являются материальными стимулами.
Значение материальных стимулов возрастает при низком уровне обеспеченности работников предприятий и, наоборот, снижается при существенном превышении его средних значений по стране, региону, отрасли. Чаще всего материальные стимулы связываются с результатами труда отдельного работника, группы или организации в целом. Стимулирование работников за достижение целей организации в целом получило довольно широкое распространение в мировой практике в виде выплат годовых премий всему персоналу. В то же время оплата по результатам труда требует разработки методов его количественной и качественной оценки, что в ряде случаев связано с большими трудностями.
Активно разрабатываются нематериальные стимулы, учитывающие следующие виды потребностей:
социальные, отражающие потребности в самоутверждении, определенном социальном статусе и власти; они удовлетворяются расширением возможности принятия участия в управлении, в развитии навыков и умений, в продвижении по должностным ступеням;
моральные, отражающие потребности в признании и реализуемые с помощью одобрений, благодарностей и других форм позитивной оценки;
творческие, включающие стимулы, позволяющие не только использовать, но и наращивать потенциал людей. Это создание соответствующей творческой обстановки, открытость в отношениях и информационном обеспечении, применение групповых форм работы, участие в конференциях и семинарах;
социально-психологические, отражающие потребности общения и представленные всеми элементами культуры организационных отношений. Их используют в организациях, реально признающих роль человеческих ресурсов в достижении эффективной работы.
Функция мотивирования в процессе управления деятельностью организации является одной из сложнейших, поскольку основным действующим лицом является личность работника. Менеджеры, осуществляющие эту функцию, придерживаются схемы действий, представленной ниже.
Знание самых существенных потребностей исполнителей.
Учет личностных особенностей исполнителей.
Понимание своих работников, их целей, желаний, стремлений.
Применение индивидуального подхода к работникам, когда это требуется.
Учет межличностных отношений внутри группы.
Умение поощрять работников.
Оказание поддержки и помощи исполнителям решений.
Знание об отношении к труду у работников.
Доброжелательность в общении с подчиненными.
Проявление терпимости и доброжелательности в разговоре с исполнителями.
Уважение к подчиненным.
Знание себя и особенностей своего поведения.