1.4. Зв'язки між таблицями
Для зв'язку між таблицями в Microsoft Access вибираються поля, які містять однакову інформацію. Найчастіше зв'язується поле “Первичный ключ” з полями іншої таблиці, які збігаються. Microsoft Access підтримує чотири типи відношень між таблицями: “один - до – одного”, “один - до – багатьох”, “багато - до – одного”, “багато - до – багатьох”.
Порядок виконання роботи
2.1. Створення таблиці “Покупці” у режимі конструктора
1) Перейдіть на вкладку “Таблицы” (рис 1.2), а потім натисніть кнопку “Создать”.
2) У вікні (рис. 1.3) виберіть пункт меню "Конструктор" і “ОК”. Після цього Access виведе на екран вікно таблиці в режимі конструктора (рис.1.4), де у верхній частині розташовані стовпці, у які вводяться ім'я, тип даних і короткий опис кожного поля. У нижній частині вікна задаються властивості полів.
3) У стовпці “Имя поля” введіть назви наступних полів таблиці: Код покупця, Назва фірми, Прізвище, Посада, Адреса, Телефон.
4) Перейдіть у сусідній стовпець, розкрийте список “Тип данных” і виберіть придатний тип для кожного поля. Для поля Код покупця установіть “Числовый” тип.
5) Введіть у стовпці “Описание” декілька слів, які пояснюють зміст інформації в даному полі. Microsoft Access буде щоразу виводити цей текст в рядку стану при активізації цього поля в режимі форми чи таблиці (заповнення цього стовпця не є обов'язковим).
.
Рис. 1.4 - Вікно таблиці в режимі конструктора
6) Встановіть ключове поле Код покупця.
7) Закрийте вікно конструктора таблиць. По запиті введіть ім'я об'єкта, що створюється.
8) Відкрийте таблицю і заповніть її даними.
2.2. Створення таблиці “Замовлення” у режимі таблиці
1) На вкладці “Таблицы” виберіть “Создать”, у діалоговому вікні (рис.1.3.) виберіть рядок “Режим таблицы”.
2) Заповніть таблицю.
3) Закрийте і дайте ім'я таблиці. При закритті виберіть “Ключевое поле не создавать”.
4) Виділіть таблицю “Замовлення”, виберіть “Конструктор”, введіть імена заголовків полів і перевірте тип даних: Код замовлення - числовий; Код покупця - числовий; Покупець - текстовий; Дата продажу – дата/час; Умова доставки - текстовий; Адреса - текстовий.
5) Встановіть ключове поле Код замовлення.
6) Заповніть таблицю даними. При заповненні таблиць приведіть у відповідність поля з однаковими записами, наприклад, у таблицях “Покупці” і “Замовлення” повинен збігатися Код покупця.
7) При необхідності внесіть відповідні зміни в таблиці “Товари” і “Постачальники” в режимі “Конструктор”. Доповніть в таблиці відсутні поля.
8) Виберіть поле первинного ключа: Код товару в таблиці “Товари” і Код постачальника в таблиці “Постачальники”.
2.3. Імпортування таблиці «Продажі» з Excel
1) Завантажте програму Excel.
2) Створіть таблицю “Продажі”. Заповніть таблицю даними.
3) Виконайте розрахунки в таблиці по стовпцях Вартість і Знижка. Вартість — це Ціна товару, помножена на кількість. Знижка - це добуток Вартості на %, зазначений у стовпці Знижка. Відформатуйте комірки, привласніть відповідні типи полів коміркам таблиці.
4) Збережіть файл у своїй папці під ім'ям “Продажі”. Закрийте програму Excel.
5) Завантажте Microsoft Access і відкрийте створену Вами базу даних. Імпортуйте в неї таблицю, створену в Excel, дотримуючись наступної послідовності дій:
- переключіться на вкладку “Таблицы”;
- виберіть кнопки “Создать Импорт таблиц ОК”;
- у вікні “Импорт” встановіть тип файлу Excel;
- виділіть створену Вами таблицю “Продажі” у своїй папці і натисніть кнопку “Импорт”;
- у діалоговому вікні вкажіть “лист 1” діапазону. “Далее”;
- встановіть прапорець у вікні “Первая строка содержит заголовки столбцов”. “Далее”;
- дані збережіть в новій таблиці, натисніть кнопку “Далее”;
- встановіть ключове поле - Код оплати у вікні діалогу;
- введіть ім'я таблиці у вікні “Импорт в таблицу”. Натисніть кнопку “Готово”.
- у вікні Access переконайтеся в імпорті таблиці “Продажі”. Відкрийте таблицю в режимі “Конструктор” і перевірте відповідність типів даних у таблиці.
5) Встановіть наступні зв'язки між таблицями:
Таблиці: “Постачальники” і “Товари” встановити зв'язок за Код(ом) постачальника; “Товари” і “Продажі” - за Код(ом) товару; “Продажі» і “Замовлення” - по Код(у) замовлення; “Покупці” і “Замовлення” - за Код(ом) покупця.
Для встановлення зв'язків виконайте команди “Сервис → Схема даних”. Виділіть по черзі кожну з таблиць, кнопкою “Добавить” перемістіть їх у вікно "Схема данных" і потім натисніть кнопку “Закрыть”. Покажчиком миші перетягніть поле однієї таблиці на поле, по якому встановлюється зв'язок, іншої таблиці. Після встановлення необхідних зв'язків натисніть кнопку “Создать”.