Модели и методы управления портфелями проектов. - Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В
.pdf3.2.3. Состав автоматизированной системы управления портфелями проектов
Для автоматизации перечисленных в п. 3.2.2 этапов процесса управления проектами, в состав автоматизированных систем управления портфелями проектов должны быть включены следующие подсистемы и модули (см. Рис. 31):
•Подсистема управления портфелями проектов;
•Подсистема управления финансами;
•Подсистема управления ресурсами;
•Подсистема управления процессами;
•Подсистема управления проектами;
•Подсистема управления требованиями;
•Подсистема обеспечения взаимодействия участников.
171
Рис. 31. Информационная система управления портфелями проектов
Подсистема управления портфелями проектов
Подсистема управления портфелями проектов предназначена для анализа агрегированной информации по стоимости, срокам и потреблению ресурсов групп проектов, называемых портфелями. Портфель формируется из проектов, сгруппированных по какомулибо значимому признаку. Например, один портфель может содержать проекты, за которые отвечает определенное функциональное подразделение, в то время как другой портфель содержит только проекты, предусмотренные в бюджете следующего года.
На основании агрегированной информации подсистема управления портфелями проектов позволяет сравнивать проекты и определять их приоритетность, выявлять проекты, на которых нужно
172
сфокусировать внимание в дальнейшем для избежания «узких мест».
Текущие и прогнозные данные по выполнению портфеля/проекта отслеживаются в системе посредством графических
индикаторов – Критическое 
, Предупреждение 
, Допусти-
мый 
и Исключительно 
на так называемой панели сигнализаторов (см. Рис. 32).
Рис. 32. Подсистема управления портфелями проектов
Наряду со сводной информацией по статусу графика и бюджета портфеля в целом, система предоставляет информацию и по каждому проекту портфеля в отдельности для анализа источников возможных проблем. Система определяет оптимистическую и пессимистическую оценки стоимости проектов портфеля по завершении, планируемые даты финиша проектов портфеля и отклонение по дате финиша, на основании которых формируется оценка по выполнению портфеля в целом. Индикаторы по статусу, осно-
173
ванные на пороговых значениях показателей, настраиваемых пользователем, определяют проекты, которые требуют повышенного внимания.
Также для анализа данных по срокам, стоимости и ресурсам в системе доступны различные графические формы, представляющие собой диаграммы в масштабе времени в виде гистограммы или таблицы. Эти формы включают в себя суммарные линии, линии целевого плана (директивного графика), линии фактического выполнения, линии оставшегося выполнения, и линию проекта в целом, которые агрегируются на уровне портфеля (см. Рис. 33).
Рис. 33. Подсистема управления финансами
Модель портфеля проектов включает (см. Рис. 34):
•Проект – ограниченное во времени мероприятие, направленное на достижение конкретного результата.
174
Информация о проекте размещается на определенном уровне структуры проектов предприятия1 (EPS).
•Ответственный за проект – элемент структуры ответственных, назначенный на проект.
Рис. 34. Модель портфеля проектов
Подсистема управления финансами
Подсистема управления финансами предназначена для мониторинга суммарной и распределенной во времени информации по финансированию и прогнозному движению денежных средств (кэш-флоу) по портфелю проектов с детализацией до уровня проекта. На основании информации по финансированию (графику расходов по проекту), поступлению средств (доходы от реализации проектов) и ставки дисконтирования, рассчитываются значения чистой приведенной прибыли, рентабельности инвестиций и периода окупаемости портфеля и его проектов (см. Рис. 35).
1 Структура проектов предприятия (EPS) – иерархическая структура декомпозиции направлений деятельности, программ и пр. по проектам. (нужен единый формат сносок)
175
Рис. 35. Подсистема управления финансами
Подсистема управления финансами применяется в основном на прединвестиционной стадии для оценки эффективности проектов, включаемых в портфель, и оценки эффективности портфеля в целом с точки зрения его финансовой составляющей.
Подсистема управления ресурсами
Подсистема управления ресурсами предназначена для анализа распределения ресурсов и потребностей в ресурсах. В системе возможно создание команд ресурсов и команд ролей (специальностей) с учетом их принадлежности определенным функциональным подразделениям, департаментам и уровнем квалификации, чтобы отслеживать ресурсы конкретных бизнес единиц.
С учетом сформированных команд ресурсов, осуществляется анализ их распределения по проектам и портфелям и отслеживается их загрузка. В случае наличия перерасхода по ресурсу выбранной команды, система сигнализирует об этом (см. Рис. 36).
176
Рис. 36. Анализ загрузки ресурсов в подсистеме управления ресурсами
Также в системе управление портфелями проектов возможно формирование запросов на ресурсы по специальностям. Формирование запросов осуществляется в подсистеме управления проектами, откуда они попадают в подсистему управления ресурсами. Далее в соответствии с загрузкой ресурсов по каждой специальности, они распределяются по запросам. Для удобства работы с запросами на ресурсы, в подсистеме управления ресурсами возможно создание и отображение команд ролей (специальностей) и определение потребности в ресурсах по специальностям.
Модель портфеля (пула) ресурсов представлена на рисунке (см. Рис. 37) и отражает структуру портфеля и основные учитываемые в нем параметры.
177
Рис. 37. Модель пула ресурсов
Элементами пула ресурсов являются:
•Ресурс – сотрудник функционального подразделения организации, участвующий в выполнении работ по проекту.
•Роль – специальность сотрудника.
•Команда ресурсов – ресурсы, объединенные по како- му-либо значимому для организации признаку.
•Команда ролей – специальности, объединенные по ка- кому-либо значимому для организации признаку.
Подсистема управления процессами
Основной целью подсистемы управления процессами (подсистема workflow) является обеспечение координации событий и функций в рамках системы управления портфелями проектов. Методы управления процессами используют модель организации как системы бизнес-процессов. Здесь центральными понятиями выступают процесс, функция, данные, событие.
Работа подсистемы управления процессами основывается на том, что большая часть деловых процессов представляет собой периодически повторяемую, отрегулированную последовательность действий (выполнение заданий), которая может быть легко формализована. Для этой цели в подсистеме управления процессами создается так называемая карта бизнес-процессов, которые
178
описывают, кто, когда и как должен обработать те или иные данные. Заложенное в карту описание бизнес-процесса позволяет автоматизировать формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.
Карта бизнес-процесса создается с использованием нескольких графических примитивов и затем может быть легко изменена
(см. Рис. 38).
В системе управления портфелями проектов возможно создание карт следующих бизнес-процессов:
•Инициация проектов;
•Рассмотрение документов по проектам;
•Внесение изменений в проект.
Рис. 38. Бизнес-процесс инициации проекта
179
В подсистеме управления процессами для каждого элемента процесса определяются данные, которые должны быть введены на данном этапе (для проекта это его принадлежность к определенному портфелю проектов, сроки исполнения, бюджет, документы и комментарии по нему), участники системы, которые являются ответственными за утверждение данного этапа и порядок протекания процесса.
Таким образом, каждый участник системы может инициировать процесс по уже заранее сформированному шаблону. Современные информационные технологии позволяют оперативно оповещать участников системы о том, что какой-либо процесс «поступил» к ним на утверждение, а инициаторам процесса отслеживать его статус (см. Рис. 39).
Рис. 39. Мониторинг статуса бизнес-процесса
Также подсистема управления процессами частично включает в себя элементы управления документами и делопроизводства, то
180