Модели и методы управления портфелями проектов. - Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В

•соответствуют установленным требованиям к составу;

•являются наиболее эффективными по критичным для организации критериям (сроки исполнения, стоимость, уровень риска, загруженность стратегически важных ресурсов и т.д.);

•совокупность всех проектов портфеля должна доставлять ему наибольшую эффективность – это условие является ключевым в управлении портфелями проек-

тов. В состав портфеля могут быть включены и малоэффективные проекты, но совокупность всех проектов должна быть наиболее эффективна.

На следующем этапе сформированный портфель(и) проектов должны быть утверждены советом директоров. Если портфель проектов по каким-либо соображениям отклоняется, то он должен быть скорректирован и снова представлен на утверждение.

После утверждения состава портфеля(ей) проектов, принимается решение о его инициации и инициации всех проектов, составляющих портфель. На этапе инициации проектов портфеля должны быть составлены укрупненные графики проектов (графики первого уровня). Процесс инициации проектов портфеля приведен на рисунке (см. Рис. 27).

161

После утверждения укрупненного графика проекта1, согласованный график первого уровня передается руководителю проекта для формирования подробного плана проекта. На рисунке (см. Рис. 28) приведен процесс планирования проектов портфеля.

Рис. 28. Процесс планирования проектов портфеля

В процессе планирования проектов портфеля формируются графики второго уровня. Входными данными процесса планирования проектов портфеля является график проекта первого уровня.

Командой проекта формируются подробные данные плана проекта, включающие в себя:

•технологию выполнения работ;

•длительность и сроки выполнения работ;

•ресурсы, необходимые для выполнения работ проекта;

•сметную стоимость работ проекта.

1 Более подробно структура графиков проектов будет рассмотрена в разделе

3.2.2

163

Далее эти данные агрегируются на уровне пакетов работ и проектов и предоставляются в офис управления проектами. Основной задачей офиса управления проектами на данном этапе является анализ предоставленных данных по всем проектам и их корректировка с учетом приоритетности портфелей проектов, и входящих в них проектов. Под корректировкой в данном случае понимается изменение сроков выполнения этапов проектов из-за того, что ресурс, необходимый для их выполнения в это время задействован на более приоритетном проекте, замена некоторых объектов на объекты-аналоги для сокращения сроков или стоимости реализации портфеля в целом, перераспределение ресурсов и т.д.

После корректировки детальных данных плана проекта, они утверждаются офисом управления проектами и руководителями проекта и на их основании формируется детальные графики проектов, учитывающие стратегический приоритет проектов и портфелей проектов.

После формирования плана проекта и внесения в него всех корректировок, он утверждается в качестве целевого (базового) плана проекта относительно которого будет осуществляться контроль проектов и портфелей на стадии их реализации.

Следующим процессом управления портфелями проектов является контроль проектов, входящих в состав портфеля и контроль портфеля проектов в целом. Рассмотрим эти процессы по отдельности. Процесс контроля проектов, входящих в состав портфеля приведен на рисунке (см. Рис. 29).

164

решение затрагивает другие текущие проекты, то оно выносится на уровень офиса управления проектами, который принимает решение «держа в голове» приоритетность тех или иных проектов в рамках портфеля и организации в целом. После принятия решения о корректировке проекта, эти изменения вносятся в его план и дальнейшее выполнение проекта осуществляется по скорректированному плану.

Следующим этапом управления портфелями проектов является контроль выполнения портфеля проектов в целом. Процесс контроля портфеля проектов приведен на рисунке (см. Рис. 30).

166

Здесь опять же необходимо привести один из принципов портфельного управления: критичным фактором является не выполнение отдельно взятых проектов, а выполнение портфеля проектов в целом. Отклонения, возникающие за счет одного проекта, можно компенсировать за счет других проектов.

Здесь же необходимо отметить, что входными данными процесса контроля портфеля являются не только данные о выполнении отдельных проектов, но и изменение стратегии, изменение активов компании и ресурсов. На основании этих данных офисом управления проектами и руководством организации принимается решение о дальнейшем выполнении портфеля:

•корректировке состава портфеля;

•изменении приоритетов портфелей/проектов;

•изменении технологии;

•перераспределении ресурсов;

•изменении сроков.

Таким образом, мы получили замкнутый процесс управления портфелями проектов. В процессе реализации, портфель может претерпевать изменения как с точки зрения своего состава, так и сточки зрения параметров составляющих его проектов – сроках, стоимости, ресурсах. Неизменным остается то, что результатом выполнения портфеля проектов (завершение всех проектов, входящих в портфель) является достижение стратегической цели организации.

Последним этапом процесса управления портфелями проектов является закрытие проектов портфеля. На этом этапе информация по реализованным проектам сохраняется в корпоративной базе знания для применения накопленного опыта в будущих проектах.

Далее установим соответствие между математическими моделями управления портфелями проектов и реальными процедурами принятия решений в рамках корпоративных автоматизированных систем управления портфелями проектов – в таблице 14 по строкам перечислены процедуры, по столбцам – модели, символ "+" в ячейке обозначает целесообразность использования данной

168

модели при реализации соответствующей процедуры принятия решений.

Таблица 14

Соответствие между моделями и процедурами принятия решения

169

Теперь перейдем к подробному описанию автоматизированной системы управления портфелями проектов.

170