5. Функция контроля в менеджменте

Контроль как функция управления призван обеспечить достижение целей организации путем систематического представления информации о действительном состоянии дела по выполнению плановых заданий, решений, нормативно установленных задач и предписаний, путем анализа этой информации и проведения соответствующих корректировок.

Контроль включает учет, анализ и регулирование. По итогам учета менеджер должен получить объективную информацию о реальном состоянии объекта управления.

Необходимость контроля:

1. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Позволяет выявить проблемы, когда они еще находятся в стадии зарождения и скорректировать параметры объекта управления до того, как эти проблемы перерастут в кризис организации в целом.

2. Контроль уменьшает степень неопределенности внешней среды организации. В современной организации, действующей в условиях сложной и нестабильной окружающей среды, контроль должен служить эффективным механизмом оценки возможных изменений окружающей среды.

3. Контроль поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, определяя причины успехов и неудач, руководители получают возможность адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить продвижение к целям организации.

Основными средствами контроля являются:

• Наблюдение;

• Измерение показателей деятельности;

• Проверка всех сторон деятельности;

• Учет и анализ.

Реализация функции контроля включает проведение различных видов контроля организации деятельности:

1. По форме осуществления контроль может быть: а) внутренний контроль – система контроля организуется предприятием самостоятельно; б) внешний контроль – контроль со стороны внешних контролирующих органов, вышестоящих организаций, государственных органов.

2. По содержанию: а) финансовый контроль – охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнить плановые расходы с текущими; б) административный контроль – ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценить деятельность сотрудников фирмы. Этот контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях организации.

3. По срокам проведения: а) стратегический; б) тактический; в) оперативный.

Оперативный контроль разделяется на три вида.

а) предварительный контроль – осуществляется до проведения начала работ. Задача предварительного контроля: заранее проверить все элементы системы (человеческие, материальные, финансовые и др. ресурсы) с тем, чтобы цели организации были выполнимыми.

б) текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Цель: вовремя обнаружить отклонения от намеченного плана, чтобы не допустить серьезных сбоев с оценкой достижения.

в) заключительный контроль – связан с оценкой достижения коллективом плановых заданий и предполагает всесторонний анализ не только результатов работы за истекший период, но и анализ слабых сторон. Данные заключительного контроля дают руководителю информацию для составления очередных планов, служит основанием для анализа возникших проблем, чтобы избежать ошибок в будущем. Способствует мотивации за выполненную работу.

Для организации контроля необходимо: наличие планов и программ; организационная структура, мотивация.

Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к трем этапам:

1. Установление норм (стандартов).

2. Измерение соответствия выполнения этим нормам.

3. Коррекция отклонения от норм и планов.