Примерная структура внешнеторговой фирмы и обязанности сотрудников

Группа экспорта:

1. Старший специалист по экспорту:

а) распределяет обязанности между работниками экспортной груп­пы, контролирует их работу и требует отчетность на каждом этапе;

б) руководит и участвует в составлении списка потенциальных поку­пателей;

в) руководит и участвует в подготовке экспортных цен на основе кон­сультаций с планово-экономическим отделом (ПЭО) и бухгалтерией;

г) контролирует переписку по контракту;

д) проводит переговоры по контракту, участвует в его заключении, участвует в разработке и заключении агентских соглашений;

е) следит за обеспечением получения платежа и руководит наряду с начальником урегулированием всех спорных вопросов по контрактам, консультируясь с юристом;

ж) следит за товарами у агентов и улаживает спорные вопросы с ними;

з) участвует в переговорах, переписке по контракту, его заключении, заключении агентских соглашений;

и) руководит обеспечением послепродажного обслуживания;

к) участвует в выставках производимых предприятием товаров.

2. Специалист по экспорту (количество и конкретные обязанности специалистов по экспорту зависят от номенклатуры экспортных товаров и от общего объема работы, выполняемой группой экспорта):

а) собирает данные по товарам, готовым или готовящимся на экс­порт (техническая часть);

б) занимается подготовкой и сбором рекламного материала;

в) собирает информацию о продажах в прошлом и движении товаров;

г) участвует в составлении списка потенциальных покупателей;

д) ведет переписку по контракту;

е) обеспечивает упаковку и транспортировку экспортируемого товара; ж) собирает информацию о выставках и участвует в подготовке това­ров на предприятии к выставке;

з) следит за товарами, невозвращенными с выставки.

Группа импорта

1. Старший специалист по импорту:

а) распределяет обязанности при работе с импортным контрактом, контролирует подчиненных;

б) руководит сбором информации о продавцах, анализом техничес­ких характеристик и цен, составлением конкурентного листа;

в) занимается подготовкой контракта на импорт, руководит перепиской;

г) ведет переговоры по импортным контрактам, заключает контрак­ты и агентские соглашения;

д) контролирует правильность таможенных и транспортных процедур;

е) следит за обеспечением послепродажного обслуживания и покуп­кой запчастей;

ж) совместно с юристом улаживает спорные вопросы по импортным контрактам;

з) руководит сбором информации и перепиской по выставкам с це­лью заключения импортных контрактов;

и) участвует в выставках, покупках товаров с выставки;

к) руководит урегулированием таможенных вопросов и статуса товаров предприятия, невозвращенных с выставок.

2. Специалист по импорту:

а) собирает в подразделениях предприятия заявки на импорт обору­дования;

б) собирает информацию о потенциальных продавцах;

в) подготавливает и рассылает запросы;

г) участвует в переписке и переговорах по контракту;

д) следит вместе с бухгалтером за своевременностью платежей;

е) следит за обеспечением и ведет переписку по поводу послепродаж­ного обслуживания и покупки запчастей;

ж) собирает информацию о потенциальных продавцах по группам товаров.

3. Специалист по транспорту:

а) участвует в калькуляции цен на экспортную продукцию с учетом транспортировки;

б) собирает информацию о правилах транспортировки, документа­цию, выясняет возможные пути транспортировки экспортных и импорт­ных грузов;

в) устанавливает контакты с транспортными организациями и ведет работу с ними;

г) обеспечивает упаковку и транспортировку экспортных грузов;

д) обеспечивает транспортировку импортных грузов; е) участвует в подготовке товаров на предприятии к выставке, транс­портировке и возврате товаров с выставки.

4. Специалист по таможне:

а) участвует в калькуляции цен на экспортную продукцию с учетом таможенных процедур и пошлин;

б) собирает информацию о таможенных правилах и документации;

в) устанавливает контакты с таможней и ведет всю работу с ней;

г) оформляет таможенные процедуры при отправке экспортных гру­зов, получении импортных грузов, отправке и возврате выставочных товаров;

д) занимается урегулированием таможенного статуса товаров у аген­тов и невозвращенных товаров с выставки.

5. Секретарь-переводчик (их количество в отделе зависит от общего объема работы):

а) занимается подготовкой рекламных материалов по экспорту;

б) собирает информацию о продажах товаров в прошлом;

в) участвует в составлении списка потенциальных покупателей;

г) подготавливает вместе со старшим специалистом по экспорту и рассылает оферты;

д) ведет переписку по экспортным и импортным контрактам;

е) собирает информацию о потенциальных продавцах импортируе­мых товаров;

ж) подготавливает вместе со старшим специалистом по импорту и рассылает запросы;

з) собирает информацию о выставках;

и) подготавливает документацию по выставкам;

к) занимается переводом текстов оферт и контрактов, телексов и пи­сем коммерческого характера, технической документации, связанной с коммерцией, и юридической документации.

Изменение (сокращение) масштабов экспортной деятельности пред­приятий приводит к тому, что внешнеторговая фирма, как структура, не соответствующая снизившимся объемам стоимости, может быть транс­формирована в отдел внешнеэкономической деятельности.