БИБЛИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ - Джон К. Уолден

Международные тратты

Это банковский чек, который банк выписывает на себя и отправляет клиенту, а тот расплачивается им, как обычным внутренним чеком. Обычно банк получателя должен открыть счет на банк отправителя или заключить с ним соглашение.

Простой вексель

Простой вексель – не метод платежа, а просто письменное обязательство должника кредитору уплатить оговоренную сумму по требованию или в определенный срок. Вексель имеет форму долговой расписки "я вам должен" – "IOU" (I owe you).

Тратта

Процедура такая же, как и для внутренней торговли, но погрузочные документы обычно сопровождают счета, когда банк выступает в качестве посредника при международных транзакциях.

Документарный аккредитив

Этот термин используется, чтобы отличить обычный аккредитив, применяемый в бизнесе, от циркулярного аккредитивного письма, который раньше использовали путешественники и который теперь вытеснили "Eurocheque", дорожные чеки и банковские чеки на наличные. Документарные аккредитивы получают в банке покупателя, заполнив подробную форму о кредите (т.е. указав, подлежит ли чек аннулированию), бенефициаре, сумме, сроке, документах и описании товара. Деньги переводятся на счет поставщика после подтверждения поставки.

Письма, подтверждающие оплату в международных сделках бывают сложнее, если вы хотите в письме выяснить определенные детали, однако они могут быть конкретными, как при внутренних сделках.

•Thank you for your prompt delivery. Please find enclosed our draft for £2,341 drawn on Eastland City Bank, Sommerville. Could you please acknowledge receipt?

•We would like to inform you that we have arranged for a credit transfer through our bank, the Hammergsbank, Bergen. The transfer is for £3,120 in payment of invoice No. Re1641. Could you confirm the transfer has been made as soon as the correspondent bank advises you?

•We have pleasure in enclosing our bank draft for £5,141.53 as payment on proforma invoice No. 5512. Please advise us when the goods will be shipped and are likely to reach Barcelona.

•You will be pleased to hear that we have accepted your bill and now have the documents. We shall collect the consignment as soon as it arrives in Bonn and honour your draft at maturity.

•Our bank informs us that they now have the shipping documents, and will be transferring the proceeds of our letter of credit to your account.

7.5Уведомление об оплате

Письма, уведомляющие о получении оплаты, бывают короткими –как в международных, так и во внутренних сделках.

•Thank you for your Postal Order Cheque/draft/credit transfer/postal cheque for £...

In payment of our statement/invoice No.... dated...

•Our bank advised us today that your transfer of £761.00 was credited to our account. Thank you for paying so promptly, and we hope to hear from you again soon.

•We received your Giro slip today informing us that you had paid £126.00 into our account in settlement of Invoice

•No. L231. Thank you for letting us know, and we look forward to hearing from you in the near future.

•Thank you for sending your draft for invoice No. 11871 so promptly. We hope you like the consignment and look forward to your next order.

•We received an advice from our bank this morning that your transfer for invoice No. RE1641 has been credited to our account. We would like to thank you, and ask you to contact us if you need anything else in menswear, or any information about fashions in this country.

•Our bank informed us today that you accepted our bill (No. BE 2255) and the documents have been handed to you. We are sure you will be pleased with the consignment.

•The Nippon Bank in Tokushima have told us that the proceeds of your letter of credit have been credited to our account. Thank you for your custom and we hope you will write to us again. We are enclosing our summer catalogue which we are sure will 1 interest you.

7.6 Просьба о продлении срока уплаты

Если вы пишите поставщику, почему вы не оплатили счет, помните – ему важнее, когда счет будет оплачен. Так что, хотя объяснения неуплаты нужны, следует также указать, когда и как вы намерены осуществить оплату.

Начните письмо с имени кредитора (это обязательное условие в установившейся переписке, но в данном случае это особенно важно: вы должны кому-то, и вам следует знать имя этого человека). Укажите счет и извинитесь в ясных, объективных выражениях (т.е. не используйте фраз типа "Please forgive me for not settling my indebtedness to you”). Заметьте: вместо слова "pay" употребляются слова "clear" и "settle the account".

Объясните, почему вы не можете погасить задолженнность. Не слишком драматизируйте ситуацию.

Обратите внимание на правила деловой этики, в последнем письме не упоминается, ни имени компании-банкрота, ни суммы долга. Обратите внимание также, что в последней фразе говорится о том, что ситуация равно затронула всех поставщиков этой фирмы.

Сообщите о сроке погашения задолженности, это наиболее важная часть информации. Предложите частичную оплату, чтобы сгладить ситуацию.

Запомните

1В инвойсы записывают проданные товары. Торговый инвойс – один из основных документов, используемых в торговле. При нем может быть короткое сопроводительное письмо.

2Предварительные счета (проформы инвойсы) отправляются в случае предоплаты или чтобы сообщить клиенту о цене.

3Отчеты о состоянии счета по товарному кредиту, отправляются ежемесячно или иногда ежеквартально и включают подробности всех транзакций за этот период.

4Существует много методов оплаты через почту и банки. Сопровождающие платежи письма обычно короткие, дают всю информацию о платеже и его предмете. Однако при необходимости в них можно дать дальнейшие комментарии.

5Письма, подтверждающие платеж или дающие рекомендации по платежу, обычно короткие и стандартные, однако в них можно предложить новые условия платежа или выразить недовольство.

6Если вы просите об отсрочке платежа, вам следует извиниться за неуплату в срок, объяснить причину неуплаты и указать, как и когда вы намерены заплатить. Помните, ваш кредитор больше заинтересован в сроке получения по счету, а не в хороших предлогах неуплаты.

7Поставщик обычно взыскивает долг в три приема. Первый шаг – написать вежливое письмо, допускающее разумную причину неуплаты. Второй шаг – отправить более настойчивый запрос со ссылкой на уже отправленное письмо и приложением копий инвойсов и отчетов о состоянии счета. Во втором запросе можно упомянуть, что вы ожидаете уплаты или ответа в разумный срок. Последнее требование следует писать с ограничениями. Опишите происшедшее, объясните, что счет долгое время не оплачивали, и при необходимости пригрозите судебным иском, если счет не будет оплачен к определенной дате.

7.7 Словарь

7.8 Уведомление о задержке оплаты

Этим письмом адресата уведомляют о том, что платеж просрочен.

7.9 Напоминание о неоплате

Это письмо напоминает о том, что вексель просрочен, и платеж до сих пор не получен. Старайтесь сосредоточиться на фактических данных и избегать предположений. Например, фраза “We have not received payment” (мы не получили платеж) – констатация факта. Фраза “You have not sent payment” (вы не отправили платеж) – лишь предположение. Сохраняйте позитивный настрой.

7.10Запрос о причинах задержки оплаты

Вэтом письме содержится вопрос, почему счет не оплачивается. Предполагается, что он просрочен. Имеет смысл сопроводить это письмо личным телефонным звонком и задать тот же вопрос. Часто можно разработать альтернативный план оплаты, принимающий во внимание текущие трудности адресата. Если будет достигнуто другое соглашение, отправьте адресату копию нового плана. Сопровождайте письма звонками, чтобы поддержать общение. Регистрируйте все звонки.

7.11 Настойчивое требование

Это письмо указывает на настоятельную необходимость предпринять какие-либо действия в отношении отплаты. Это продолжение отчета о счете адресата. Если ранее был выработан альтернативный план оплаты счета, укажите детали соглашения и даты телефонных разговоров, чтобы сохранить точные записи о них.

7.12 Спасибо за оплату

Письмо с выражениями благодарности – это инкассовое поручение, о котором часто забывают. Оно может стать напоминанием как о состоянии счета, так и о важности клиента.