Бизнес-кейсы по автоматизации управления персоналом

AVIVA автоматизирует управление персоналом.

«Авива» является крупнейшим страховщиком в Великобритании и одной из ведущих компаний в области страхования жизни и пенсии в Европе. Российский офис страховой компании AVIVA — демонстрировал высокие темпы роста. За два года эта компания вошла в первую пятерку компаний, специализирующихся на страховании жизни. Такие показатели невозможно достичь без постоянной работы по подбору и развитию персонала, и эффективный рекрутмент стал для компании одним из ключевых факторов роста всего бизнеса. Чтобы обеспечить Департамент управления персоналом высоким уровнем IT-сервиса, необходимым для выполнения его бизнес-задач, было принято решение о внедрении системы управления персоналом.

Решение было выбрано в результате открытого тендера, по результатам которого был сделан выбор в пользу Microsoft Dynamics AX. В качестве партнера для внедрения была выбрана Консультационная группа АТК , имеющая большой опыт внедрения Microsoft Dynamics AX и обширную экспертизу в области проектов по автоматизации учета зарплаты, кадров и управления персоналом.

Проект начался в октябре 2007 г. По окончании первого этапа в январе 2008 г. система была запущена в эксплуатацию. На втором этапе выполнялись работы по дальнейшему развитию системы — разработке аналитической отчетности и дополнительной функциональности для удобства работы пользователей. В результате были полностью автоматизированы кадровый и табельный учет, расчет зарплаты, а также бизнес-процессы по управлению персоналом, в том числе рекрутмент, прием сотрудника на работу и прохождение испытательного срока, поддержка мотивационных схем, формирование и учет планов развития сотрудников, обучение сотрудников, регистрация отсутствия.

На втором этапе была автоматизирована деятельность Департамента управления персоналом. Основное внимание уделялось рутинным процедурам, таким как формирование рассылки уведомлений по электронной почте, размещение информации о вакансиях в СМИ и кадровых агентствах. За счет инструмента разграничения прав доступа был обеспечен соответствующий стандартам компании уровень информационной безопасности в департаменте управления персоналом. В результате повысилась производительность труда и резко снизилось количество ошибок.

Внедрение модулей «Зарплата» и «Кадры» на Раменском горно-обогатительном комбинате

Раменский горно-обогатительный комбинат (ГОК) свою историю ведет с 1969 г. Построенная рядом с Егановским и Чулковским месторождениями кварцевых песков фабрика много лет занималась обогащением этого минерала. Четыре года назад хозяином предприятия стала бельгийская компания Sibelco, которая к настоящему времени имеет порядка трехсот предприятий по всему миру. С приходом западного капитала на Раменском ГОКе многое изменилось. Если на старой фабрике численность персонала составляла около восьмидесяти человек, то на новой — не более тридцати.

Был открыт новый проект по автоматизации процессов кадрового учета и расчета зарплаты. Решением был выбран продукт Microsoft Dynamics AX. Проект начался в сентябре 2006 г. Партнером по внедрению стала компания «Аплана».

Так как модулям «Зарплата» и «Кадры» присуща определенная независимость от других модулей корпоративной информационной системы и потенциально они могут хорошо интегрироваться в различные ERP-системы, то внедрение проходило не совсем по классической схеме.

На первом этапе был составлен документ «Функциональные и технические требования к системе автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы», который не был привязан к возможностям той или иной конкретной системы. Далее анализировалась возможность реализации заявленных требований в Microsoft Dynamics AX. Оказалось, что более 80% их уже реализовано в решении по зарплате и кадрам, остальные же удовлетворяются сравнительно небольшим объемом доработок.

Второй этап был классическим: на основании документов первого этапа партнеры составили техзадание, и после внесения заказчиком ряда корректив составленный документ утвердили. Технические сложности внедрения были вызваны тем, что функционал модулей Microsoft Dynamics AX модифицировался под специфику комбината. Доработки потребовались и в модуле «Зарплата и кадры»: был введен показатель распределения рабочего времени по видам активности, то есть учет затрат на конкретную работу (например, в карьере ведутся вскрышные работы и добыча, на фабрике — обогащение, сушка и пр.). Данный показатель позволяет сегодня анализировать, на какие виды производственной деятельности тратится рабочее время, как используется техника, как расходуются деньги. В зависимости от этого руководство может перераспределять людские, материальные и финансовые ресурсы.

Соответственно финансовая аналитика системы активно используется в модуле расчета заработной платы. Раменский ГОК — предприятие непрерывного цикла, где работа организована в четыре смены с различными тарифами оплаты и коэффициентами расчета. Учитывается и то, что один и тот же человек работает в разные смены. Кроме того, на предприятии много разовых начислений — по служебным запискам, приказам. По сложному алгоритму рассчитывается сумма тринадцатой зарплаты, которая зависит от выполнения и превышения плана продаж. По итогам каждых трех месяцев принимается решение о коэффициенте, на основании которого рассчитывается квартальная премия. С 2008 г. эти коэффициенты различаются у разных групп работников.

Вторая сложность — обучение пользователей. Еще в ходе проекта по внедрению Microsoft Dynamics AX на комбинате был создан учебный класс. Людям было непросто, ведь многие до западной ERP-системы имели навыки работы лишь с несложными программами. Многие документы велись «на бумаге», в том числе табели учета рабочего времени.

Итоги проекта таковы:

• упорядочилась работа ряда служб: контроль выплаты заработной платы фактически сместился в кадровую службу, так как любое начисление или удержание (кроме стандартных вычетов) первоначально формируется кадровым документом (приказом);

• табели во всех подразделениях теперь ведутся в электронном виде. Табельщики тоже стали подконтрольны кадровой службе, в которую они направляют информацию о больничных листах, о невыходах и т. п. более оперативно. Был упорядочен информационный обмен между кадровой службой и расчетным отделом. Необходимая информация стала более доступной, исключено ее дублирование;

• повысилась дисциплина при составлении отчетности. Система позволяет быстро выявить, где информация достоверна, а где — не совсем. Другими словами, на комбинате появился инструмент более тонкий и точный, позволяющий принимать верные управленческие решения.