Решение задачи «Развитие персонала компании»

Развитие персонала в компании является необходимым для реализации потенциала сотрудников компании, повышения их лояльности, снижения текучести кадров. Модуль «Управления персоналом» системы Microsoft Dynamics AX предлагает для развития персонала ряд средств. Одним из таких средств является управление навыками. Система позволяет вести учет навыков сотрудников, планировать развитие навыков, оценивать соответствие сотрудников занимаемой должности. На основании такого анализа могут приниматься решения о необходимости обучения сотрудника в случае недостаточности его навыков или переводе сотрудника на новую должность в случае превышения уровня его квалификации над требуемой для должности. Последняя ситуация опасна для компании тем, что в случае непредоставления сотруднику более интересной должности он может покинуть компанию в поиске работы, где он сможет в большей степени себя реализовать. Система также предоставляет возможность поиска подходящего кандидата по заданным критериям в области навыков, образования и наличия сертификатов среди сотрудников, кандидатов и контактных лиц — то есть всех людей, зарегистрированных в компании.

Решение задачи «Развитие персонала» раскрывается при помощи автоматизации следующих операций:

• Ввод данных о навыках:

  • навыки сотрудников;

  • навыки кандидатов (соискателей);

  • навыки должностей (квалификационные требования);

  • навыки курсов (необходимый уровень навыков для записи на курс).

Навыки вводятся в нескольких местах. Навыки можно настроить для сотрудников, которые сами могут заполнять данные о своих навыках посредством корпоративного портала. При регистрации навыка система позволяет указать опыт работы сотрудника в сфере, где используется данный навык (см. рис. 7.15 ). Для сотрудников система позволяет регистрировать навыки двух видов: текущий и целевой. Последние могут быть плановыми (то есть можно запланировать для сотрудника необходимость повышения уровня владения тем или иным навыком, например, к началу следующего года). Система также позволяет вводить навыки для должностей. Здесь вводятся навыки, необходимые для того, чтобы занимать должность. При создании новой должности система позволяет копировать квалификационные требования из групп должностей в создаваемую должность. Данная возможность облегчает работу менеджера по персоналу в случае необходимости создания большого количества однотипных должностей и описания их квалификационных требований. В должностях (и группах должностей) для каждого навыка также указывается его важность. Этот показатель используется для балльной оценки навыков при поиске кандидатов (см. рис. 7.16 ). Кроме того, навыки могут быть настроены для курсов, которые компания проводит для своих сотрудников (самостоятельно или с привлечением сторонних организаций). Система предоставляет информацию о навыках, которыми должен обладать сотрудник для прослушивания данного курса.

• Поиск кандидатов, соответствующих определенным требованиям к навыкам, образованию и сертификатам. Возможность поиска кандидатов по заданному набору характеристик имеет еще один важный для организации аспект. В случае подбора сотрудника на новую должность либо в функциональной оргструктуре, либо, что еще более актуально, в проектной или матричной, существует риск упустить из виду более подходящего на такую должность сотрудника компании, что может привести к снижению его удовлетворенности компанией, демотивации, и даже к поиску новой работы за пределами компании.

• Анализ уровня навыков сотрудников компании. Система предоставляет ряд запросов и отчетов для анализа навыков. Диаграмма (см. рис. 7.17 ) отражает средний уровень владения навыками из определенной группы навыков сотрудниками компании в разрезе подразделений. На основании данной диаграммы могут приниматься решения о необходимости повышения уровня навыков в определенной области среди сотрудников определенного отдела. Система предоставляет отчет по всем сотрудникам компании, в котором сравнивается их текущий уровень владения тем или иным навыком с требуемым для должности. На основании отчета менеджером отдела кадров может приниматься решение о необходимости обучения сотрудников или о необходимости повышения сотрудника (если уровень его навыков превышает необходимый для должности уровень — см. рис. 7.18 ). Можно получить список всех навыков для определенного сотрудника или всех сотрудников.

• Мониторинг состояния курсов, запланированных и проводимых в текущий момент в компании. Система позволяет вести планирование и учет курсов обучения сотрудников (см. рис. 7.19 ). Для проведения курсов могут привлекаться как сотрудники компании, так и сторонние организации. Можно планировать проведение курсов, предоставлять сотрудникам информацию о запланированных курсах, регистрировать сотрудников для участия в курсах, формировать сопроводительную документацию (программу, сертификаты, подтверждения регистрации). По окончании курсов может проводиться анкетирование сотрудников, результаты которого могут служить основанием для оценки навыков сотрудников.

• Регистрация новых (планируемых) курсов:

  • ввод параметров курсов;

  • регистрация данных о гостиницах;

  • регистрация данных о лекторах.

• Администрирование слушателей курсов:

  • регистрация слушателей курсов;

  • подтверждение участия;

  • печать сертификатов о прослушивании курсов.

План обучения сотрудников находит свое отражение в системе в форме запланированных курсов. Сотрудники компании обычно самостоятельно регистрируются для прохождения курсов, однако они могут быть зарегистрированы и сотрудником отдела кадров. Система позволяет распечатать подтверждение заявки участника, которое может быть отправлено ему по почте или по электронной почте. После окончания курсов система позволяет запланировать для слушателей прохождение тестирования и оценки полученных знаний. Можно регистрировать как виды курсов (то есть тематики курсов), так и конкретные курсы (то есть мероприятия).

• Структурирование курсов с использованием дорожек и сессий. Курсы могут принимать различные статусы. Статус «Создано» означает, что курс запланирован. Открытый курс становится доступным на Корпоративном портале компании и для данного курса становится возможной регистрация слушателей. После завершения курса он приобретает статус «Закрыто». При этом такой курс может быть удален, но может быть оставлен для истории или может быть отменен по тем или иным причинам. Система позволяет работать с курсами трех типов. Отличаются они степенью детальности информации о программе мероприятия. Стандартный курс не предполагает ввода программы курса в табличном виде. Программа по такому курсу может быть введена в форме примечания. Курс с типом «План» предполагает ввод программы, а курс с типом «План + Сессия» позволяет создать курсы, в которых могут проводиться параллельные сессии (см. рис. 7.20 и 7.21 ). В рамках каждой дорожки, то есть нескольких параллельных секций курса, можно создать неограниченное количество сессий, которые связываются со строками программы. Таким образом, с помощью сессий можно распараллелить мероприятие и структурировать программу курса. Процесс регистрации слушателя может быть выполнен самим слушателем на корпоративном портале компании, а после завершения курса можно распечатать сертификат, удостоверяющий участие слушателя в курсе.

• Анализ информации о курсах и подготовка сопроводительной документации посредством отчетов.

• Динамический анализ связанной с курсами деятельности с помощью запросов.

• Получение сотрудником компании полной информации о курсах на Корпоративном портале.

• Самостоятельная регистрация сотрудником для участия в курсах на Корпоративном портале.

Система позволяет Вам получать разнообразную отчетность по курсам (см. рис. 7.22 ). Можно распечатать список зарегистрировавшихся для участия в курсах сотрудников. При этом в список попадают только подтвержденные сотрудники, что удобно для контроля посещаемости курсов. С помощью формы (см. рис. 7.23 ) можно получить разнообразную статистику по курсам. Результаты анализа могут быть представлены в графическом виде (см. рис. 7.24 ). В данном отчете (см. рис. 7.25 ) можно посмотреть структуру конкретного курса или всех курсов, настроенных в системе.

• Мониторинг планов развития сотрудников. Система позволяет организовать эффективный процесс управления планами развития сотрудников, вводить планы развития сотрудников, регистрировать процесс выполнения таких планов, контролировать своевременность выполнения планов развития сотрудников, а также получать необходимую отчетность по планам развития сотрудников (см. рис. 7.26 ).

• Создание нового плана развития. Функциональность планирования развития сотрудников интегрирована с аттестацией сотрудников и курсами, логически связана с навыками. Планы развития разрабатываются сотрудниками и согласовываются с отделом кадров, можно планировать обучение, профессиональную подготовку, повышение квалификации, прохождение курсов, повышение в должности и прочие мероприятия (см. рис. 7.27 ).

• Создание мероприятий в рамках плана развития. Ввод в систему данных о планах развития может быть осуществлен как менеджером отдела кадров (после их согласования), так и самим сотрудником (посредством Корпоративного портала). Можно установить фильтр на записи по сотруднику, типу плана развития, статусу и диапазону дат, ввести подробное текстовое описание планируемого мероприятия (см. рис. 7.28 и 7.29 ). Планируемое получение образования может быть отражено в учебном заведении, либо строка плана может быть связана с курсом, проводимым в компании.

• Мониторинг и анализ планов развития с помощью отчетов.

• Мониторинг собеседований с сотрудниками.

• Создание (планирование) новых собеседований:

  • ввод строк вручную;

  • массовое создание собеседований.

Система предоставляет менеджерам по персоналу отчеты обо всех планах развития сотрудников. Для каждого плана указаны запланированные мероприятия с момента прихода в компанию и знакомства с руководством до планов развития на будущее. С планами развития тесно связана функциональность собеседований. Собеседования проводятся для оценки деятельности сотрудников, учета их личных и карьерных планов. Предметом собеседования может быть оценка выполнения плана развития за предыдущий период, оценка прошедшего проекта, оценка работы за год. Результатом собеседования может быть план развития на новый период, предполагающий повышение в должности или зарплате, смену вида деятельности, планирование дальнейшего обучения (в случае определения потребности в таковом). Собеседование может проводиться в форме аттестации сотрудника. При этом компания может составлять план таких аттестаций. Система позволяет отфильтровать данные о собеседованиях. Система позволяет создавать собеседования для всех сотрудников или группы сотрудников компании (см. рис. 7.30 , 7.31 , 7.32 ).

Итак, мы рассмотрели лишь некоторые аспекты применения информационной системы класса ERP для задач управления персоналом на примере модуля Microsoft Dynamics AX. Необходимо отметить, что в России данная комплексная система управления предприятием распространяется с 1999 г. и к 2007 г. внедрена на более 700 предприятиях и организациях (в мире более 7000). Рассмотрим бизнес-кейсы, связанные с внедрением задач автоматизации управления персоналом.

7.4.