Соединение ит и hr практик на примере модуля «Управление персоналом» в erp-системе Microsoft Dynamics ax

Заложенный функционал в HRMS-системах позволяет создать единую централизованную информационную систему управления персоналом, которая будет служить реальным инструментом для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Однако для российских предприятий пока наиболее актуальными сегодня по-прежнему остаются базовые модули систем: функциональность по учету кадров (которая обеспечивает требования законодательства по кадровому учету), модули учета рабочего времени и расчета заработной платы.

Рассмотрим интерфейс взаимодействия менеджера-кадровика с HR-модулем на примере модуля «Управление персоналом» в ERP-системе Microsoft Dynamics AХ. Мы не будем детально касаться задач кадрового учета, который раскрывается в учете оргструктуры предприятия, учете данных о сотрудниках, движения сотрудников, учете отработанного времени и в прочих учетных задачах. Предположим, что компания столкнулась со все возрастающей текучестью кадров или с необходимостью продвижения на рынок своих продуктов и услуг, что предполагает необходимость работы дополнительного квалифицированного персонала, или мы имеем дело с компанией, деятельность которой основана на знаниях, на продвижении на рынке высокотехнологичных услуг и продуктов, поэтому знания, навыки и компетенции сотрудников компании являются ключевой конкурентной движущей силой. Для таких компаний наличие подходящих человеческих ресурсов в нужный момент является необходимым условием для удовлетворения требований рынка, поэтому остановимся на задачах «Расширение штата компании» и «Развитие персонала».

7.2.

Решение задачи «Расширение штата компании»

В самом общем или базовом виде модуль «Управление персоналом» Microsoft Dynamics AX позволяет решать задачу «Расширение штата компании», автоматизировав следующие операции.

• Управление организационной структурой компании. Система Microsoft Dynamics AX позволяет работать с тремя различными типами организационных структур (см. рис. 7.1 ):

  • функциональной (линейной);

  • матричной;

  • проектной.

• Создание нового отдела. Как правило, в компаниях официально закреплена функциональная организационная структура. Проектная оргструктура применяется для выполнения внутренних и внешних проектов, в то время как матричная оргструктура используется для структурирования деятельности компании по направлениям. Основным отличием проектной оргструктуры от матричной является то, что проекты носят временный характер, а матричная оргструктура имеет относительно постоянный характер. Система позволяет создавать многоуровневую организационную структуру, при этом количество уровней вложенности не ограничено (см. рис. 7.2 ).

• Создание новой должности. В форме «Должности» система позволяет ввести штатное расписание компании и работать с двумя типами должностей (см. рис. 7.3 ):

  • задание;

  • роль.

Должности с типом «Задание» используется в функциональной организационной структуре. Тип должностей «Роль» используется в проектной и матричной оргструктурах. Установка галочки в поле «Просмотр активных» обеспечивает отображение только активных должностей. Активные должности — это те должности, на которые наняты или могут быть наняты люди (см. рис. 7.4 ). В поле «Должность» указывается код должности, в поле «Описание» — название или описание должности. Поле «Группа должностей» служит для возможности группировки должностей при анализе. Если ввести значение в поле «Подразделение», то должность станет доступной только для указанного подразделения. Поле «Коэффициент» в функциональной оргструктуре служит для указания уровня занятости сотрудника. При этом «1» соответствует работе на должности все время, «0.5» — работа на должности половину рабочего времени. В проектной и матричной оргструктуре поле «Коэффициент» означает степень задействования сотрудника в проекте или направлении. Таким образом, один и тот же сотрудник может занимать несколько должностей в компании, однако суммарный уровень его занятости не должен превышать 1. Поле «Уникальный» показывает, что на данной должности одновременно может быть занят только один сотрудник. Система позволяет ввести текстовое описание должности, должностные инструкции и прочую информацию, имеющую отношение к должности. При сохранении записи система выдает запрос на копирование описания должности и кодов аналитики из группы должностей. При массовом создании однотипных должностей часть параметров может быть занесена в группы должностей. При создании новой должности такие параметры могут использоваться в качестве шаблона.

• Анализ организационной структуры:

  • анализ оргструктуры с помощью запросов;

  • анализ оргструктуры с помощью отчетов.

Для анализа организационной структуры, должностей и данных о сотрудниках система предлагает ряд запросных форм и отчетов (см. рис. 7.5 и рис. 7.6 ). Это позволяет получить разнообразную статистику по сотрудникам компании. Система позволяет указать дату, по состоянию на которую будет строиться запрос; интервал для группировки по возрасту и стажу работы сотрудников и пр.

• Анализ должностей:

  • анализ должностей с помощью запросов;

  • анализ должностей с помощью отчетов.

Статистические данные могут быть представлены в графическом виде. Аналогичным образом с помощью данного запроса могут быть построены распределения сотрудников по должностям, группам должностей, подразделениям и трудовому стажу, а также могут быть рассчитаны комбинированные показатели.

• Создание проекта по найму. Для выполнения работ по набору сотрудников система предлагает функциональность проектов по найму, регистрацию средств массовой информации, в которых будут размещаться объявления о вакансиях (см. рис. 7.7 ).

• Планирование работы со СМИ. При регистрации обращений кандидатов система позволяет указывать источник информации, из которого была получена информация о вакансии. В дальнейшем эти данные могут использоваться для анализа эффективности работы с теми или иными СМИ с точки зрения поиска кандидатов на ту или иную должность

• Учет событий в рамках проекта по найму осуществляется путем ввода информации об искомой должности, даты прекращения приема заявок (CV) от кандидатов и данных о контактных лицах — это сотрудники функциональных подразделений компании, к которым могут обращаться сотрудники отдела кадров с вопросами о нанимаемых кандидатах (должностные обязанности, область деятельности, характер работы, назначение интервью). См. рис. 7.8 .

• Регистрация кандидатов. Следующим этапом в процессе набора персонала является работа с кандидатами, от которых начинают поступать обращения и CV. Для эффективной работы с кандидатами они должны быть зарегистрированы в форме «Кандидаты» (см. рис. 7.9 ). Если же на должность претендуют сотрудники компании, то их в данной форме регистрировать не нужно. При создании заявок есть возможность выбора между кандидатами и сотрудниками. В случае, если кандидат станет сотрудником, его личные данные будут перенесены в карточку сотрудника.

• Ввод данных резюме кандидатов. Система позволяет зарегистрировать данные CV кандидата, что может требовать времени менеджера отдела кадров и не является обязательной процедурой, однако наличие таких данных в системе является весьма удобным для дальнейшей работы менеджера по кадрам. Можно регистрировать следующие данные о сотруднике: образование, навыки, опыт работы, выборная должность, сертификаты, проектный опыт, фотографию кандидата и т. д.

• Регистрация заявок от кандидатов. Заявка кандидата регистрируется. (см. рис. 7.10 ). Система предлагает возможность автоматически отправить кандидату сообщение о том, что его заявка была принята к рассмотрению. Это считается правилом хорошего тона и особенно актуально в случае, когда речь идет о подборе высокопрофессиональных кадров (см. рис. 7.11 ).

• Рассмотрение заявок кандидатов:

  • автоматизированная переписка с кандидатом;

  • планирование рассмотрения заявок (резюме) кандидатов.

Система позволяет ввести план рассмотрения CV для случая, когда CV подлежит рассмотрению функциональными менеджерами, а впоследствии зарегистрировать информацию о свершении такого факта. От результатов такого рассмотрения, например, может зависеть, будет ли кандидат приглашен на интервью или ему будет отправлен отказ. Автоматически запланировать интервью можно в календаре Microsoft Outlook и отправить такое же сообщение кандидату на адрес электронной почты, указанной в его карточке (см. рис. 7.12 ).

• Анализ процесса найма:

  • анализ процесса найма посредством запросов;

  • анализ и оперативный контроль процесса найма посредством отчетов.

Для управления процессом подбора персонала в системе предусмотрен ряд запросов и отчетов, на основании которых можно получить разнообразную статистическую информацию о процессе найма сотрудников (см. рис. 7.13 ). С помощью отчетов можно получить информацию о степени фактической завершенности проекта, сколько осталось необработанных заявок кандидатов и сколько вакансий еще открыто. Система позволяет получить резюме сотрудника в форме отчета. В отличие от традиционного (бумажного) резюме, данное резюме может обновляться самим сотрудником на корпоративном портале компании. Таким образом, менеджер отдела кадров имеет возможность работать с актуальными данными резюме сотрудников (см. рис. 7.14 ).

7.3.