Системы электронного документооборота. Технологии Workflow и ecm

Инфраструктура современного предприятия состоит из множества взаимосвязанных подсистем, которые в совокупности предъявляют многочисленные требования к системе электронного документооборота — СЭД . Именно поэтому использование систем СЭД обусловлено организационной структурой корпорации, направленностью и прозрачностью информационных потоков, принципов отчетности.

Важными факторами СЭД являются требования к отслеживанию всех стадий жизненного цикла документа, маршрута его движения с ведением протоколов действий пользователей и определением прав доступа к документу. Обязательным требованием СЭД является внутренний аудит КИС в целом, анализ совместимости параметров СЭД с приложениями, оборудованием и программным обеспечением, используемым в архитектуре информационной системы предприятия.

На рис. 6.2 показано место СЭД в типичной структуре КИС, в которую сегодня входят четыре ключевые подсистемы: управление ИТ-инфраструктурой, ERP-система, управление документами и контентом, бизнес-аналитика.

Ядром любой СЭД является workflow-технология . WorkFlow позволяет работать с такими бизнес-процессами, контент которых подвергается постоянным изменениям и дополнениям.

Важной особенностью является возможность работы с неструктурированными данными. Workflow-технологии (технологии поддержки потоков заданий) создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они дают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.

Например, одним из назначений этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.) в соответствии с принятыми правилами (см. рис. 6.3 ).

Однако дальнейшее развитие систем типа СЭД связано с концепцией управления контентом предприятия  — Enterprise Content Management, ECM .

Корпорации накопили действительно много документов, критически важных для бизнеса, существующих только в электронном виде, и для работы с ними нужна стройная взаимосвязанная система. До поры поддерживать эту систему удавалось при помощи простых, но разрозненных средств, начиная от папок на файловой системе и электронной почты и заканчивая специализированными приложениями. При этом вся «бизнес-логика» содержалась в головах людей, которые и служили своего рода справочно-поисковой системой для остальных сотрудников, всегда зная, где найти нужный документ или у кого еще спросить. Поэтому ЕСМ — это ответ на вызов момента, когда ни один человек уже не в состоянии удержать в голове все взаимосвязи и всю логику организации информации.

Что такое ECM? Понятие Enterprise Content Management (ECM) объединяет технологии, которые используются для обработки неструктурированной информации , связанной с реализацией тех или иных организационных процессов. В этом определении нужно сделать некоторые уточнения. Под неструктурированной информацией подразумеваются документы, а также более общее понятие — содержание, контент (в частности, это может быть информационное наполнение Интернет-сайтов или других хранилищ данных). В качестве отдельной категории выделяются также «записи» (records)  — сведения, которые должны храниться в неизменном виде. В русском языке это иногда переводится как «архивные данные», но, наверное, это не вполне точно, так как архив ассоциируется с чем-то объемным и малоиспользуемым, а записи могут применяться в работе организации постоянно, но в режиме «только для чтения». Хотя ECM традиционно связывают с обработкой неструктурированной информации, в последние годы здесь как отдельное направление активно развивается работа с формами, которые относятся к категории полуструктурированных документов.

Понятие «обработка информации » раскрывается следующим образом: ввод (capture), управление, хранение, обеспечение целостности (preserve) и доставка.

Отдельно нужно обратить внимание на термин capture (захват, фиксация), поскольку в русском языке нет краткого адекватного его перевода в профессиональном смысле. Речь идет о совокупности различных методов поступления данных из внешних источников в информационную систему предприятия, в числе которых ручной ввод, автоматизированное преобразование данных с бумажных носителей в электронный вид (включая оцифровку), преобразование форматов документов. Очень актуальная тут проблема — обеспечение автоматизированного потокового ввода. Стоит отдельно упомянуть еще два важных элемента: создание содержания (в том числе в режиме групповой работы) в ходе реализации бизнес-процессов или проектов, а также управление знаниями (включая сюда и поисковые задачи).

Все системы электронного документооборота (СЭД), представленные на мировом рынке, можно с достаточной степенью условности разделить на две базовые группы: универсальные системы и приложения для автоматизации отдельных бизнес-функций корпораций.

Универсальные системы не привязаны к отдельным процессам, а предлагаются, как правило, в качестве базового пакета, который корпорация настраивает под свои специфические нужды. Практически все западные поставщики программного обеспечения ориентированы на разработку таких универсальных пакетов с возможностями расширения функций. Российские поставщики, напротив, продвигают в основной массе продукты для автоматизации специфических бизнес-функций предприятия, к примеру, бухгалтерские приложения.

Имеет смысл познакомиться и с российскими исследованиями рынка СЭД. Так, в рамках своего исследования «РБК Консалтинг» предлагает классификацию систем в зависимости от специфических задач, определенной «ниши», занимаемой в рамках общей системы документооборота. Эксперты выделяют такие группы решений, как системы WorkFlow, системы делопроизводства, электронные архивы документов, системы коллективной обработки документов и комплексные системы управления документами.

Системы делопроизводства  — это автоматизированные системы построения и контроля за выполнением потоков документов в соответствии с представлением заданной логики делопроизводства в программном обеспечении. То есть речь идет о создании документов в потоковом режиме с возможностью слабой или жесткой маршрутизации и отслеживанием жизненного цикла каждого документа. Системы делопроизводства, как правило, ориентированы на отдельные сферы применения: финансы, производство, управление продажами, персоналом, хотя отчетность, генерируемая ими, пронизывает всю организационную структуру предприятия.

Электронные архивы представляют собой интегрированные в информационную систему предприятия систематизированные каталоги корпоративных документов. Перевод бумажных версий в электронные осуществляется посредством разных методов, в том числе, методов поточного сканирования. Электронные архивы состоят непосредственно из хранилища документов, программного обеспечения, обеспечивающего взаимодействие архива с элементами информационной системы: серверами, приложениями (модульная система), а также верхней надстройки — программного обеспечения, управляющего хранилищем и модульной системой ввода-вывода.

Системы коллективной обработки документов предполагают поддержку совместной работы с документом, включая разработку маршрутов движения документа и описание сценария движения, определения круга лиц, причастных к работе с документом, установку уровня их прав и полномочий.

Комплексные системы синтезируют функции отдельных приложений и подсистем и подразумевают комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.

6.3.