1.4. Унификация документов.

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, то есть унификация.

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, создание и оформление трафаретных текстов.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унификация видов и разновидностей документов производится на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.

Одним из направлений унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных реквизитов оставляют свободные места (строки). Трафареты определяют состав информации документа, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов в учреждении, как правило, оформляют в виде сборников.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Другим направлением унификации документов являются анкеты (опросные листы для получения сведений). Наибольшее распространение анкетирование получило в работе кадровых органов, но путем анкетирования можно получить любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме предоставить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладные записки.

Слайд 18

1.5. Понятие о документообороте.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания, или получения до завершения исполнения или отправления.

Движение документов должно быть управляемым, регламентируемым технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из:

• Поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений и граждан). Поступающие документы могут быть представлены решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, актами, письмами и заявлениями граждан;

• Отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим, нижестоящим и неподчиненным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

• Внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Слайд 19

Документ должен строго отвечать требованиям, обязательным для всех организаций. Эти требования следующие:

1. Правильность движения документов (документ к исполнителю поступает кратчайшим путем, возврат – перемещения документа недопустимы);

2. Распределение документов между руководителями и специалистами должно строго соответствовать их функциональным обязанностям:

3. Единообразие маршрутов движения документов и технологических операций с ними, определенность каждой операции.

Объем документооборота определяется из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Годовой объем документооборота – это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

Слайд 20

Второй учебный вопрос: Дисциплина документационное обеспечение управления

Слайд 21