Тема 3 архівознавство розділ 1. Архівна справа на підприємстві Після вивчення цього розділу Ви будете знати:

248

1.1 Організація роботи з документами

План:

—

—

Організація роботи з документами – з’єднання частин в одне ціле та їх

упорядкування.

В організаціях, підприємствах та установах склалися три основні форми

роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована

форма

застосовується

в

установах

зі

значним

документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій з документами в одному

структурному підрозділі, наприклад, канцелярії (в загальному відділі). У сучасних

умовах механічного забезпечення створюються документаційні центри, які

обслуговують кілька установ.

Централізована система характерна й для організацій з дуже малим

документообігом, де всі роботи з документами виконують секретарі. Централізована

форма організації документаційного обслуговування найбільш прогресивна й

перспективна, проте вона вимагає комплексної механізації.

За умови децентралізованої форми роботи з документами всі операції

виконуються у структурних підрозділах установи, як правило, роз’єднаних

територіально.

Змішана

форма

(частково

централізована)

роботи

з

документами

використовується у великих об’єднаннях, установах зі складною структурою і

значним обсягом документообігу. За такої форми частину операцій в роботі з

документами – прийом, відправка, контроль, виконання – бере на себе канцелярія, а

249

решту операцій (реєстрація, формування справ, тимчасове зберігання та ін.)

виконують у структурних підрозділах.

Щоб правильно обрати систему організації роботи з документами, необхідно

врахувати обсяг документообігу, характер роботи, територіальне розміщення,

структуру установи та її підрозділів, технічне забезпечення і кваліфікацію

управлінського персоналу.

Щоб праця діловода установи була ефективною, необхідно доцільно

розташувати кадри, раціонально розподілити працю між керівниками, фахівцями та

виконавцями. Із цією метою в установах розробляють посадові інструкції, в яких

чітко визначено конкретні обов’язки кожного з виконавців.

Архівне зберігання

Розглядаючи архівне зберігання з погляду всіх документів, що обробляються

документообігом організації, слід ще раз пригадати про подвійність розуміння цього

терміну людьми, не обізнаними з архівною справою. Фахівці інформаційної галузі

часто називають архівним зберіганням документів і просто тривале зберігання

інформації, й архівне зберігання документів відповідно до нормативних документів

України. До того ж при всій орієнтованості на безпаперові технології не слід

забувати про те, що в організаціях архівному зберіганню ще дуже довго

підлягатимуть і паперові документи.

Таким чином, завдання «архівного зберігання електронних документів»

складається з кількох взаємодоповнюючих проблем:

 побудова сховища електронних документів і образів паперових документів;

 забезпечення архівного зберігання електронних (безпаперових) документів

відповідно до вимог;

 забезпечення автоматизованого обліку архівного зберігання паперових

документів відповідно до вимог.

Довгострокове зберігання електронних документів

У комп’ютерному програмному забезпечені корпорації Microsoft сховище

електронних документів будується на основі Microsoft SharePoint Portal Server.

Базуючись на сучасних технологічних рішеннях, такий підхід забезпечує побудову

250

вузлі доступу всі інформаційні матеріали організації. Таким чином реалізується

поєднання сучасного підходу до організації інформаційного простору і російських

нормативів архівного зберігання документів.

Надійне зберігання великих об’ємів інформації, безумовно, є важливою

вимогою до електронного сховища. Але ще актуальнішим є завдання оптимізації

взаємодії користувача зі сховищем інформації. У цьому відношенні Microsoft

SharePoint Portal Server є унікальним програмним засобом. Наявний функціонал

організації колективної роботи з документами надає дуже широкий спектр

інструментів з оброблення тієї інформації, що зберігається.

Архівна справа

Архівне зберігання документів є самостійним процесом, що не відноситься до

документообігу. Проте практично будь-яка організація здійснює архівне зберігання

власних документів. Автоматизація цієї області діяльності так само грає помітну

роль в підвищенні ефективності роботи організації.

Більшість

конкуруючих

рішень

реалізують

лише

просте

зберігання

електронних документів. Такий цілком прийнятний для більшості підприємств

підхід недопустимий для органів влади. Ця система автоматизації архівної справи

дозволяє побудувати юридично коректну систему зберігання документів на

високонадійній і масштабованій платформі Microsoft SharePoint Portal Server і

Microsoft SQL Server. Крім автоматизації процесів архівного зберігання документів

система забезпечує тісну інтеграцію програмного забезпечення архіву з системою

автоматизації діловодства і документообігу.

Система автоматизації архівної справи використовується для передачі і

прийому виконаних документів з системи документообігу на зберігання в архів і для

наступних операцій з формування й оформлення справ:

 систематизації документів усередині справи;

 автоматизованого розбиття справ на томи залежно від числа листів

документів у справі;

 оформлення справ, включаючи формування внутрішнього опису документів

251

 автоматизованій реєстрації справ і документів в архівному діловодстві –

створення реєстраційних карток (РК) на справи (одиниці архівного зберігання) і РК

на документи.

Також виконуються такі функції архівної справи, як перегляд електронних

образів документів справи, ручна реєстрація справ і документів, не зареєстрованих

раніше в системі автоматизованого діловодства, складання номенклатури справ з

використанням наступних можливостей:

 створення номенклатури справ підрозділу на основі раніше введеної

номенклатури;

 створення зведеної номенклатури справ організації на основі раніше

введеної номенклатури;

 копіювання необхідних заголовків номенклатури справ у вказаний підрозділ

з номенклатури справ інших підрозділів.

Автоматизація архівної справи передбачає виконання наступних операцій:

 формування номенклатури справ шляхом завантаження інформації із

заздалегідь підготовленого файла встановленого формату;

 угрупування справ у межах фонду, використання хронологічно-структурної

схеми систематизації справ;

 експертизу цінності документів, включаючи відбір документів на державне

зберігання, контроль термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв;

виділення справ до знищення;

 облік і контроль руху справ і документів; ведення карти-заступника на

видані справи і документи;

 формування звітних форм (номенклатури справ, внутрішнього опису

документів справи, здавальних описів справ структурних підрозділів і т. д.)

відповідно до Положення про Архівний фонд.

При складанні номенклатури справ підтримується можливість вибору з

типового або відомчого переліку статей зберігання.

При передачі справ в архів на кожну з них заводиться картка з вказівкою

252

кількості листів і т. д.). До облікової картки вносяться реквізити, пов’язані з

систематизацією документального фонду.

У процесі архівного зберігання відстежуються всі переміщення, видача на

руки, повернення, вибуття справ і документів. При цьому підтримується можливість

оперативного контролю повернення справ і документів, виданих на руки.

Окремий режим підтримує процедуру перегляду інформації про рух

документа в системі автоматизованого документообігу. Система підтримує

атрибутивний пошук як за реквізитами справ, так і за реквізитами документів.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення поняття «організація роботи з документами».

2. Назвіть три основні форми роботи з документами, що склалися в

установах.

3. У яких установах використовується централізована форма реєстрації?

4. У яких установах використовується децентралізована форма реєстрації?

5. У яких установах використовується змішана (частково централізована)

форма реєстрації?

1.2 Приймання, розгляд і реєстрація документів

План:

1.2.1 Уніфіковані системи документації

Уніфіковані системи документації – це комплекс взаємопов’язаних

документів, створених за єдиними правилами і вимогами, що містять

інформацію, необхідну для керування у визначеній сфері діяльності.

Уніфіковані системи документації (УСД) призначені для використання як за

допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки

253

—

—

—

—

інформації.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів

мають відповідати УСД, положенням (статутам) про організацію й іншим

нормативними документами, що містять правила документування. Відповідно до

чинного законодавства і компетенції органи керування видають такі розпорядницькі

документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення,

інструкції.

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно

прийняти нормативний чи індивідуальний акт з основних питань компетенції

організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань і для

організації виконання постанов, рішень і наказів.

Спільні розпорядницькі документи організацій, що видають однакові за

формою документи (накази, постанови й ін.), видаються за відповідною формою:

наказ, постанова й ін. Спільні розпорядницькі документи органів, повноважних

видавати різні за формою документи, видаються у формі спільного рішення, що має

правову силу розпорядницького документа в кожній організації, яка приймала цей

документ.

Доведення до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів

документів вищих органів чи документів інших організацій здійснюється за

формою, встановленою автором документа. Якщо спосіб не зазначено, організація

вирішує це питання самостійно. Протокольні рішення колегіальних органів можуть

доводитися до відома виконавців за формою, установленою положенням про ці

органи.

Розпорядницький

розпорядницьким

документ

може

бути

відмінений

чи

(змінений)

Дія

документом

самої

організації

вищестоящої.

розпорядницького документа може бути припинена відповідними компетентними

органами.

Проекти документів, що стосуються інтересів інших організацій, мають

попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У випадку розбіжностей до

проекту додаються зауваження чи формулювання суті розбіжностей.

254

радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на

підставі запису процесу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів,

підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів чи

постанови рішень, порядку денного, списків запрошених і ін.). Якщо хід засідання

стенографується, то текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і

зберігається разом з протоколом.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів керування можуть

направляти листа в процесі здійснення оперативних зв’язків з вищестоячими

галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями й

окремими громадянами.

Листи, як правило, мають складатися в тому випадку, коли неможливий чи

ускладнений бездокументний обмін інформацією: усні роз’яснення, вказівки

(особисті чи телефоном), інструктування і т.д.

При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і

телефонограми, документ передається через модемний зв’язок, факсом чи тецією на

підставі положень про телеграми та телефонограми і інших актів, що визначають

їхню

компетенцію,

видають

також

інші

документи:

плани

робіт,

звіти,

прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила й ін.

Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями

(авторами

організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа має проводитися у такому порядку:

- з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими

органами і за необхідністю з громадськими організаціями;

- з працівниками, відповідальними за дозвіл функціональних питань

(головними, старшими фахівцями й ін.);

- з фінансовим підрозділом чи Головним бухгалтером (бухгалтером); з

юридичною службою; із службою документаційного забезпечення; із заступником

голови колегіального органу чи заступником керівника організації, що відають

255

тексту),

керівниками

зацікавлених

структурних

підрозділів

чи

Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа здійснюють у такій

послідовності:

- з підлеглими організаціями, а також непідлеглими, коли останні виступають

зобов’язаною стороною в правовідносинах, що виникають унаслідок видання

правового акту, чи коли зміст документа стосується їхніх безпосередніх інтересів; з

організаціями і науково-виробничими об’єднаннями, що займаються дослідженнями

в тій області, до якої має відношення зміст документа;

- з громадськими організаціями – за необхідністю чи у випадках,

передбачених документами цих органів;

- з органами, що здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у

визначеній області (санітарний, протипожежний і т.д.);

- з вищими органами загальної чи галузевої компетенції у випадках, коли

законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з

дозволу цих органів.

Управлінський

документ

підписується

чи

затверджується

керівником

організації чи його посадовою особою, котра займається відповідно до його

компетенції, встановленої правовими актами: статутом чи положенням про

організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл

обов’язків і т.п. Два чи більше підписів ставляться в тому випадку, якщо за зміст

документа відповідальними є кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, що служать

підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних і інших цінностей, а

також змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання з іншими організаціями,

підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні

документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення

(постанови)

колегіальних

органів

підписуються

головою

і

секретарем.

Розпорядження, які видаються керівником колегіального органу в єдиноначальному

порядку, мають один підпис.

256

підпису

розпорядницьких

документів

у

формі

вказівок

чи

розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру,

керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути й ін.) підписує

посадова особа, відповідальна за їхню підготовку.

Протокол підписують голова на засіданні колегіального органу (ради, колегії,

зборів, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки й інші документи інформаційного,

довідкового чи аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо

питання, що викладаються в них, не виходять за межі його прав і компетенції,

установлених посадовою інструкцією.

Є також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані

відповідним розпорядницьким документом, що вводяться в дію (додаток до

правових актів, що мають самостійне значення); що пояснюють чи доповнюють

зміст іншого документа; направляються з листом в інші організації.

Приймання документів

Усі документи, що надходять до установи, в тому числі створені за допомогою

ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

У разі надходження документів у неробочий час, вони приймаються черговим

працівником.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають надпис

«особисто».

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документа в разі, коли лише за конвертом

можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа

або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність

номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або

надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються

адресатові.

257

Усі документи, що надійшли до установи, підлягають обов’язковому

попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи

або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між

працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що

потребують обов’язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями

відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації

документів, а також установлення термінів виконання документів, які передаються

структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів має здійснюватись у день одержання або в

перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються

негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про

установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами

ділянок та питань діяльності установи, номенклатури справ схемами погодження

документів.

Керівництву установи в першу чергу передаються Закони України, акти та

кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів

України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної

Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а

також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань

діяльності установи і потребують вирішення керівництвом.

Інші документи передаються в структурні підрозділи та виконавцям.

Для

забезпечення

ритмічності роботи канцелярія

за

погодженням

з

керівництвом установи і структурних підрозділів розробляє графік доставки

кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

258

Документообіг – рух документів з моменту їх одержання чи створення до

завершення виконання рішень по них, відправлення чи здачі в справу.

Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження

документів,

що

розробляються

службою

документаційного

забезпечення

і

затверджуються керівництвом організації. За умови функціонування системи

автоматизованої обробки інформації в схеми мають бути включені обчислювальні

центри та всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної

техніки.

Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної

техніки має забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.

Документи, які надходять в організацію, в тому числі створені за допомогою

засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд,

реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям. На отриманому

документі проставляється реєстраційний штамп. Документи з грифом «особисто» чи

адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються

за призначенням.

Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів,

що надійшли, на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом, і

направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальним виконавцям.

Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі

встановленого в організації розподілу обов’язків. Без попереднього розгляду

передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо в структурні

підрозділи чи посадовим особам.

Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи з розгляду

листів громадян. Документи, адресовані керівництву організації, чи такі, що не

мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу,

попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення. На розгляд

керівництва передаються документи, одержані з урядових і вищих органів, що

259

містять інформацію з принципових питань діяльності організації і які потребують

рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою

документаційного забезпечення направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям мають здійснюватися в день

надходження документів у службу документаційного забезпечення чи в перший

робочий день за умови їхнього надходження в неробочий час.

Документи, рішення яких виконуються кількома структурними підрозділами,

передаються

їм почергово чи одночасно в копіях. Оригінал передається

названому в резолюції першим.

Необхідність

відповідальному виконавцю,

розмноження документів і кількість копій визначаються особою, яка організовує

виконання. При необхідності невідкладного рішення по документу, що надійшов,

допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа

керівництвом організації.

Документи, що відправляються організацією, в тому числі створені за

допомогою

засобів

обчислювальної

техніки,

сортуються,

упаковуються,

оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв’язку. Обробка і

відправлення

документів

здійснюються

централізовано

експедицією

чи

співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових

правил.

Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через

інспекторів (секретарів) структурних підрозділів чи осіб, відповідальних за

документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в

реєстраційній формі. Передача документів на обчислювальний центр (ОЦ) для

обробки, а також одержання документів (машинограм) з ОЦ здійснюються через

секретаря структурного підрозділу чи особу, відповідальну за документаційне

забезпечення.

Облік кількості документів. Облік повинен вироблятися в комплексі з іншими

заходами щодо вдосконалення роботи з документами. Здійснюється як повний, так і

вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами

документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При

260

тому числі розмножений і машинописний.

В організаціях створюються ІПС (інформаційно-пошукові системи) ручного

типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування

документів, створення на їхній основі інформаційно-пошукових масивів (картотек,

масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.

Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організацій

галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури

справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при

наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора

аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиції,

заявах і скаргах громадян та ін.

Контрольні запитання

1. Назвіть правила оформлення документів.

2. У якій послідовності проводиться внутрішнє, зовнішнє узгодження проекту

документа?

3. Хто підписує документи грошового, матеріального і кредитного характеру?

4. Хто підписує спільні документи кількох організацій?

5. Назвіть види документів-додатків?

6. Як здійснюється приймання документів, що надійшли до установи?

7. Якою посадовою особою здійснюється попередній розгляд документів,

його мета?

8. Якими нормативними документами слід керуватися під час попереднього

розгляду документів?

9. Дайте визначення поняттю “документообіг”.

10. Як здійснюється обробка і передача документів виконавцям?

11. Як здійснюється облік кількості документів?

12. Призначення ІПС (інформаційно-пошукових систем).

261

План:

—

—

—

—

—

Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання

документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису потрібних

відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732-94).

Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку документа, контролю за його

виконанням та оперативним використанням інформації, що міститься в документі.

Кожний документ має реєструватися в окремій установі лише один раз. Вхідні

документи реєструють у день надходження, вихідні та внутрішні – в день

підписання.

Обов’язково мають реєструватися документи, що надходять від вищих

організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі

внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо),

а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Не реєструються вітальні листи, вітальні телеграми, запрошення, інформація

до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються

оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та

функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного

обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих

організацій.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх)

використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

1.3.2 Реєстраційно-контрольні картки (РКК)

Реєстраційно-контрольні картки (Додаток 1) (РКК) заповнюють переважно

262

машинописним способом або від руки. Сучасна форма РКК придатна й для

заповнення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів

оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для

контролю за термінами виконання документа. У ній позначають число місяця, до

якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця.

Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають

попереднє число.

У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з

якого надійшов документ (допускається скорочена назва), або, якщо документ

вихідний, – куди його надіслано (до якого підприємства). Реєструючи заяви,

пропозиції, скарги, в цій графі зазначають також прізвище, ім’я й по батькові, місце

роботи чи домашню адресу автора.

У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви

документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба

виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправляється, проставляють

очікувану дату відповіді.

У графі «Дата і індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані

документу підприємством-автором.

Графу «Дата і індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи

(індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до

тексту документа. Якщо заголовок не достатньо повно висвітлює зміст тексту

документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому

документі немає заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і

записує її стисле формулювання в цій графі. Від того, наслідки кваліфіковано

зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, значною мірою

263

запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, коли документ зберігатиметься в

архіві.

У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець»

зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після

попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то

реєстратор указує в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, якому

направлено документ, і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).

У графі «Розписка в одержанні документа» підписується й зазначає дату

одержання та особа, якій цей документ передано для виконання.

Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення

питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо

письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі

конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі.

Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки»

роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням

конкретних причин його затримки. Допускається використання цієї графи для

записів, що відображають рух зареєстрованого документа, а також для внесення

додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК

здаються разом з документами після завершення роботи з ними.

Слід пам’ятати, що реєстраційно-контрольна картка – це документ значної

інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба ставитися відповідально.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що полегшує роботу з

ними. Кількість примірників РКК визначається числом картотек, які ведуться в

цьому підприємстві. На підприємствах, де довідкові картотеки ведуться в

структурних підрозділах, РКК складають у двох примірниках (для канцелярії та

структурного підрозділу, до якого картку передають разом з документом). Якщо

документ ставиться на контроль, то оформляють три примірники РКК.

264

у довідкові картотеки,

що

створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека

складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину

картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за

виконавцями, кореспондентами або термінами виконання, іншу – для пошуку

виконаних документів.

У разі реєстрації службових листів, як правило, фіксують лише ініціативні

документи (запити), складені в конкретній установі чи ті, що надійшли від іншої

установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до

реєстраційних записів у тій самій картці.

У разі потреби на лицьовий бік картки можна вносити додаткові реквізити:

«Вид документа», «Кількість аркушів», «Розписка про одержання документа» тощо.

Допускається довільне розташування реквізитів.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для

контролю за термінами виконання документа. На ній позначають термін, до якого

документ треба виконати.

На підприємствах з об’ємом документообігу більше 600 одиниць в рік під час

реєстрації вхідних,

вхідних,

внутрішніх документів використовують єдину

реєстраційну карточку. На підприємствах з об’ємом документообігу до 600 одиниць

на рік для реєстрації можна використовувати журнали. Реєстрація пропозицій, заяв,

скарг громадян відбувається з використанням реєстраційно-контрольної картки.

Основні положення Держстандарту передбачають використання форми

реєстрації документів, за якою кожний документ реєструється на окремій карточці

(виключення складає парна реєстрація типу «Замовлення-відповідь»).

Крім

індивідуальної

в

документознавстві

деяких

підприємств

іноді

використовується групова карткова система реєстрації, при якій на одній карточці

реєструється кілька документів одного виду чи однієї групи, об’єднаних загальним

змістом, авторством кореспондентів тощо. На ній вказується назва кореспондента чи

питання, з якого йде переписка. На одній карточці можуть реєструвати вхідні або

вихідні документи, або те й інше разом. Групова карткова система реєстрації

265

документів за умови незначної їх чисельності і достатньо стабільним переліком

кореспондентів, у ряді випадків допомагає правильній систематизації документів у

середині справ.

Ефективність

використання

карткової

форми

реєстрації

документів

визначається так: картки можна розміщувати в будь-якому порядку, що забезпечує

можливість пошуку за однією з ознак, покладених в основу їх систематизації; одним

реєстраційним актом можна створити кілька карточок, організувати кілька карток,

що створить умови для централізації реєстраційних операцій; картки можна

використовувати для створення каталогів у період архівного зберігання документів;

заповнювати картки (на відміну від журналів) можна на друкарській машинці;

реєстраційні роботи можна прискорити за рахунок одночасного заповнення карток

кількома робітниками (вносити дані в журнал може тільки одна особа).

З використанням карток для реєстрації різко підвищується можливість

оперативного пошуку документів чи групи документів, і одночасно скорочується

трудоємкість реєстраційних операцій.

Ефективність використання карток знижується, якщо картки систематизують

за другорядними пошуковими ознаками, наприклад, за порядком реєстраційних

номерів або відомостями в реквізитах, проходження і використання документів

фіксують не повно і не чітко.

Найбільш повно ефективність карткової реєстрації документів проявляється в

умовах постійної необхідності швидкого находження одного або групи документів,

об’єднаних загальною ознакою; дотримання керівними особами правил поводження

з картками, картотеками і порядку виконання збіжних операцій; технічного

забезпечення експлуатації карток.

Для візуального розрізнення картки дозволяється виготовляти з аркушів

різного кольору або з кольоровими смугами на верхньому полі. Кольорові

розрізнення можна використовувати так:

- вхідні, вихідні і внутрішні документи реєструються відповідно на білих,

жовтих, або блакитних картках;

266

Реєстраційна картка заповнюється машинописним або рукописним способом.

Склад і зміст заповнених граф залежить від того, на який ініціативний документ

заповнюється картка – вхідні, вихідні або внутрішні документи.

Кількість

примірників

реєстраційної

картки

визначається

кількістю

довідникових контрольних і інших карток у всіх структурних підрозділах, де

документи будуть використовувати і контролювати. На підприємствах із значним

документообігом карточки заповнюють у 3-4 екземплярах: два розміщують у

довідкових

картотеках,

які

або

найчастіше

побудовані

за

кореспондентським,

принципом,

третій

предметно-тематичним

структурно-хронологічним

направляють до контрольної картотеки, 4 – виконавцю, а 5 – у підрозділ, де ведуться

спеціалізовані картотеки (наприклад, кодифікаційна – юридичний відділ, листів,

скарг і заяв громадян – бюро скарг або контрольної групи, нормативних документів

по праці – в управлінні (відділі організації праці і заробітної плати).

На підприємствах з меншим документообігом під час реєстрації заповнюють

2-3 екземпляри карток, які використовуються для створення довідкової та

контрольної картотек, а також у деяких випадках направляються разом з

документом виконавцю. У деяких із цих підприємств під час реєстрації документів

заповнюють одну картку.

Число примірників карток, які заповнюються при реєстрації в підприємстві, не

завжди постійне. На кожний документ створюється одна і та ж кількість, хоча в

процесі реєстрації документів, для підрахунку яких у структурних підрозділах

створюються спеціалізовані картотеки.

1.3.3 Автоматизована реєстрація

Автоматизована реєстрація здійснюється централізовано за допомогою ПК.

Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток, що

забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим уведенням з

документа

таких

обов’язкових

реквізитів:

назв

виду

документа;

автора

(кореспондент); дати документа; індекса документа (дата і індекс надходження для

тих, що надійшли); заголовка до тексту або короткого змісту документа; резолюції

267

виконання; позначки про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата

фактичного виконання й індекс документа-відповіді).

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими

відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування

реквізитів може визначатися самим підприємством.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується бланк реєстраційних

даних.

Завдяки автоматизованим бланкам реєстраційних даних працівники служби

документування мають змогу одержати інформацію про всі документи і місце їх

зберігання.

Ця

інформація

При

виводиться

на

дисплей

або

виготовляються

операцій

має

машинограми.

частковій

автоматизації

пошукових

забезпечуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та

пошуків.

Як

правило,

пошук

інформації

здійснюється

централізовано

на

автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач має

змогу одержувати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами

реєстрації й про місце знаходження документа на конкретний час.

1.3.4 Журнальна форма реєстрації

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг

документообігу близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи

реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має

низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його

доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на

виконання); треба вести кілька журналів реєстрації – вхідних документів

(Додаток 2), вихідних документів (Додаток 3), наказів (Додаток 4), обліку, звернень

громадян (Додаток 5) і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний,

оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної

документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа – в журналі

268

застосовують на підприємствах з невеликим обсягом документообігу.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення поняття «реєстрація».

2. Скільки разів реєструється документ в установі?

3. Які документи не підлягають реєстрації?

4. Призначення календарної шкали реєстраційно-контрольної картки.

5. Вимоги до заповнення граф реєстраційно-контрольної картки.

6. Що відображається у графі «Позначка про виконання»?

7. У скількох примірниках складають РКК?

8. На яких підприємствах відбувається карткова реєстрація документів?

9. З якою метою використовують РКК різного кольору?

10. В яких випадках використовуються журнали реєстрації?

269

Після вивчення цього розділу Ви будете знати:

270

номенклатура справ, види номенклатури справ, принципи

побудови номенклатури справ, реквізити номенклатури

справ

2.1 Вимоги до оформлення номенклатури справ

План:

—

—

—

—

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, до яких

входять елементи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням терміну

їх зберігання. (ДСТУ 2732-94).

Після того, як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що

міститься в документі, він стає «пам’яттю» підприємства, «охоронцем» інформації,

потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів накопичується багато.

Тому, аби в разі потреби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати ,

їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами

ще в поточній роботі з ними. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то

документи після виконання вноситимуться в ті ж самі справи, які заздалегідь для

них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде легко.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів і

групування

їх

у

справи,

закріплює

індексацію

структурних

підрозділів

підприємства, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів,

служить схемою побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є

звітним документом архіву підприємства.

Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані та типові.

Індивідуальна номенклатура справ (Додаток 7) відображає документи

конкретного підприємства (структурного підрозділу).

271

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати

групування документів підприємств певної категорії з однаковим характером

діяльності

(наприклад,

середні

загальноосвітні

школи,

професійно-технічні

навчальні заклади, проектні інститути, системи Держбуду тощо). Як правило,

типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї

системи відомства, галузі і має обов’язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються

вищими

установами і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур.

Також їх використовують як методичні посібники. Рекомендовані та типові

номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і

рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у

конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу та зведену

номенклатуру справ. Остання відображає документи установи в цілому і складається

з номенклатур справ структурних підрозділів.

Кожне

підприємство

або

його

структурні

підрозділи

повинні

мати

номенклатуру справ (незалежно від того, чи в них рекомендована, чи типова

номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

- єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

- застосування індексації документів;

- стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі кількох документів:

- положень чи статутів про підприємство;

- планів роботи та звітів про роботу; штатних розписів;

- переліків документів; класифікаторів;

- номенклатур справ за попередні роки;

- списків структурних підрозділів та кореспондентів;

- описів справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років);

272

У номенклатуру справ уносять:

1) всі справи й документи, що відображають документовані ланки роботи й

окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

2) справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою

для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

3) незавершені справи, що надійшли з іншого підприємства для подальшої

роботи з ними;

4) усі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів, що

здійснюють свою роботу на громадських засадах, включають до номенклатури

справ підприємства, структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ друковані видання, збірники постанов

Кабінету Міністрів України, Відомості Верховної Ради України, брошури,

довідники, інформаційні листки, бюлетені, реформативні журнали експрес-

інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена

номенклатура

справ

є

чинною

протягом

багатьох

років

і

належить

перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій та структури установи. Якщо

такі зміни не відбулися, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють

і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник

номенклатури справ є документом постійного зберігання і вноситься до розділу

номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або фахівець, який відповідає

за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ зберігаються з назвами структурних

підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат»

(«Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Усі інші структурні

підрозділи розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку

виробничі відділи, потім – функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм

273

номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи

посади керівників і фахівців підприємства, наприклад:

01 – генеральний директор;

02 – заступник генерального директора з виробничої діяльності;

03 – заступник директора з комерційних питань і т.д.

Усередині

розділів

номенклатури

розташовують

заголовки

справ

з

присвоєнням відповідних індексів, наприклад; 01-02 (01 – «Секретаріат», а 02 –

порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності

підприємства документи – накази, протоколи, після них – листування та інші

інформаційно-довідкові документи, а в кінці – журнали обліку чи довідкові

картотеки. Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові

документів, що зберігаються в цій справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

- назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

- короткий зміст документів (наприклад, «листування з АТЗТ «Берегиня»

щодо будівництва під’їздних доріг до складів готової продукції»);

- період, якого стосуються документи справи (наприклад, «Накази з основної

діяльності за 1997 р.»).

Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних питань»

недопустимі. Не рекомендуються вживати в заголовках справ слово «матеріали».

Іноді можна використовувати термін «Документи (листи, контракти, акти) про

орендну приміщень.1997 р.».

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й доповнювати.

Для кожної справи в графі 4 (Додаток 6) зазначають термін зберігання

документів з посиланням на відповідну статтю переліку документів із зазначенням

терміну зберігання. Не рекомендується групувати однотипні документи в одну

справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі 5 (Додаток 6) «Примітка» роблять позначки про заведення справ,

274

підрозділів ) чи іншій особі; справи, що переходять на наступний рік, і т.д.

Той, хто оформив номенклатуру справ, – секретар-референт (технічний

секретар або інша відповідальна особа) – підписує її, погоджує з архівним відділом і

затверджує в керівника підприємства.

Номенклатуру складають не менше, як у 3 примірниках:

- перший примірник зберігається у справі,

- другий – робочий – вивішується на внутрішньому боці стінки шафи

(сейфу), де зберігають справи,

- третій – передається до архіву підприємства.

Структурним

підрозділам

передають

витяги

з

відповідних

розділів

номенклатури або додатково розмножені копії з номенклатури і формування з них

окремих справ.

Протягом року до номенклатури справ уносяться заголовки нових справ. Для

цього між розділами номенклатури залишають вільні місця.

Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох років, якщо

немає принципових змін у структурі та функціях підприємства.

Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персонального комп’ютера.

Після завершення календарного року відповідальна особа (секретар-референт,

технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сформованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не

більше як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести

наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства – це, як правило, багатосторінковий

документ,

тому

для

її

оформлення

можна

використовувати

спеціальний

багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (Додаток 6).

Реквізити номенклатури справ:

8 – назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного

підрозділу);

10 – назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);

275

12 – індекс;

14 – місце складання;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту (наприклад, «На 2007 рік»);

21 – текст (заповнюють табличну форму);

23 – підпис;

25 – візи (або 24 – гриф погодження);

29 – позначка про виконання документа й направлення його до справ.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення поняття «номенклатура справ».

2. Які принципи роботи визначає номенклатура справ?

3. Види номенклатури справ.

4. Які документи відображає індивідуальна номенклатура справ?

5. Які документи відображає рекомендована і типова номенклатури справ?

6. Назвіть основні принципи побудови номенклатури справ.

7. Як формують номенклатуру справ?

8. Які документи не вносять до номенклатури справ?

9. Хто складає номенклатуру справ?

10. Як здійснюється нумерація справ, що входять до номенклатури?

11. Скількох примірників може мати номенклатура справ?

12. Назвіть реквізити номенклатури справ.

276

Після вивчення цього розділу Ви будете знати:

277

справа, правила формування справ, картка-замінник,

експертиза цінності документів, Національний архівний

фонд України, Правила роботи архівів, внутрішній опис

документів,засвідчувальнийнапис,складанняй

оформлення описів справ, передавання справ до архіву,

зберігання та знищення документів

3.1 Формування справ

План:

—

—

поняття «справа»;

правила формування справ.

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи

ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94 ).

Формування справи – це визначення належності документів до певної

справи та систематизація документів усередині справи (ДСТУ 2732-94).

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів, у

канцелярії підприємства.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних

документів підприємства, їх зберіганню, впорядкуванню.

Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний секретар або інший

відповідальний працівник під контролем керівника.

У фірмах справи формують переважно за назвами видів документів (накази,

контракти, акти й т.д.). Якщо обсяг документообігу значний, то для оперативного

пошуку можуть вводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна

групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти

про постачання вугілля й ін.

Правила формування справ такі:

- у справу підшивають документи, роботу з якими завершено;

- у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

- документи, які мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

- документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або

278

томі має бути не більше, ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

- до справи вносять лише один примірник документа;

- кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином

оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до

справи);

- як правило, до справи вносять документи одного календарного року

(навчального року, виборного періоду);

- у справу підшивають документи, що підлягають поверненню, а також

чернетки документів;

- усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній)

послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно,

можна розташувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему

справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів

засідань Ради директорів. Додатки та доповнення підшивають до відповідних

протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи і зберігають у

різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори між

підприємствами), іншу – трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Накази по особовому складу групують окремо від наказів з питань загальної

діяльності.

Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові

картки) розташовують в алфавітному порядку (за прізвищами працівників).

Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа),

формують окремі справи.

Формування справ, пов’язаних зі службовим листуванням, залежить від його

обсягу. Якщо обсяг листування незначний, то заводять одну справу, в якій

зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу

листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних

листів (факсів), вихідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу значний,

279

Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити.

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати

об’єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати різні види

документів (контракти, факси, телефонограми і т.д.), що стосуються однієї

організації (наприклад, «Документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з

АТ «Каштан» за 2006 р.»).

Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено,

незалежно від часу складання чи затвердження. Бізнес-плани на кілька років

підшивають у справи першого року (наприклад, бізнес-план на 2005-2006 рр. слід

зберігати у справі за 2006 рік).

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані (Додаток 8):

- назва організації;

- назва структурного підрозділу;

- номер справи;

- заголовок справи;

- рік (роки);

- кількість аркушів;

- термін зберігання відповідно до переліку).

Рух документів з грифом «КТ» (комерційна таємниця) фіксують у «Журналі

обліку видавання документів», що мають гриф «КТ».

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають і приймають під

розписку.

Забороняється:

- вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи, що мають гриф

обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у «Журналі реєстрації

документів з грифом обмеження доступу»;

- виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника (якщо є дозвіл,

то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані

примірники одразу знищують).

280

грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за цим

працівником, і передають їх новопризначеному працівникові. Акт здавання-

приймання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації ).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають

гриф обмеження доступу. У приміщенні архіву такі документи зберігають в

опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення поняття «справа».

2. Дайте визначення поняття «формування справ»?

3. Як здійснюється формування справ?

4. Назвіть правила формування справ.

5. Що забороняється у процесі роботи зі справами?

3.2 Опис документів постійного та тимчасового зберігання

План:

—

—

—

—

опис справ;

функції опису справ постійного і тимчасового зберігання;

номерація справ;

титульний аркуш справи.

Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з опису справи на

обкладинці, брошуровці, нумерації аркушів.

Формуванням справ називають групування документів у справи відповідно з

номенклатурою справ.

Після того, як на підприємстві використано інформацію, що міститься в

документі, він стає хранителем інформації, потреба, в якій може виникнути згодом.

Тому, щоб ці документи можна було відшукати швидко, їх групують в справи.

Після завершення діловиробничого року всі закінчені в діловодстві

підприємства справи постійного і тимчасового (більше 10 років) зберігання і з

особового складу, що пройшли експертизу наукової і технічної цінності документів,

281

відомчих архівів, вносяться в описи.

Опис справ – систематизований перелік заголовків справ, котрий

розкриває їх склад і зміст, закріпляючий систематизацію справ у межах

фонду і їх облік.

Крім того, опис справ (Додаток 9) одночасно є обліковим документом і

основним видом науково-довідкового апарату, що забезпечує оперативний перелік

справ. Складання й оформлення описів справ відбувається як в діловодстві

підприємства, так і ввідомчому архіві. У діловодство описи складаються на справи

кожного структурного підрозділу і кожної громадської організації за календарний

рік або за виробничий термін. У безструктурному підприємстві описи складаються

на всі справи, що утворилися в процесі його діяльності.

Описи справ структурних підрозділів складаються робітниками служби

діловодства або особами, відповідальними за ведення діловодства в структурних

підрозділах. Ця робота здійснюється під методичним керівництвом відомчого

архіву. Відповідальність за своєчасне і якісне створення описів справ структурних

підрозділів несуть керівники підрозділів. Річні розділи зведених описів справ

постійного і тимчасового зберігання і з особового складу складаються у відомчому

архіві під безпосереднім методичним керівництвом відповідального державного

архіву за встановленою формою. На справи постійного, тимчасового зберігання,

справи з особового складу, на раціоналізаторські пропозиції, судові та слідчі справи,

наукові звіти за темами і на інші справи, котрі складаються зі специфічних для цієї

організації документів, а також на службові відомості видання й описи складаються

окремо.

Окремий опис – це перелік справ із самостійною суцільною завершеною

нумерацією.

Кілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один

річний розділ,

в якому кількість

заголовків справ досягнуло будь-якого

чотирьохзначного числа, вважається завершеним описом. На підприємствах, де

282

наявний незначний об’єм щорічно утворених справ постійного зберігання (до 200

справ), опис вважається завершеним. Річний розділ може вважатись завершеним

описом після передачі включених до нього справ у державний архів. Перед

складанням і оформленням опису на справи структурного підрозділу необхідно

провести підготовчу роботу. Так, перед унесенням заголовків справ в опис потрібно

перевірити якість формування і оформлення справ, відповідність кількості справ, що

вносяться в опис, кількості заведених справ з номенклатури справ підприємства.

При цьому перевіряється відповідність заголовків справи змісту включених до нього

документів, правильність їх оформлення і групування, якість підшивки або

переплетення документів, правильність нумерації листів, наявність у справі

внутрішніх описів, правильність оформлення справи, наявність затверджувального

надпису і правильність його заповнення. Встановлені відхилення від потрібних

діючих правил мають треба ліквідувати.

Систематизація справ структурного підрозділу, що входять в опис, має

відповідати систематизації в номенклатурі справ підприємства. Під час унесення

справ до опису їх потрібно відносити до того року, в якому вони прийняті

діловиробництвом. Справи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік,

слід відносити до року, вказаного першим.

Справи з різними звітами вносять в опис того року, за який вони складені,

незалежно від часу їх складання. Якщо під час внесення справ в опис буде

встановлено відсутність справ, які мають входити в номенклатуру справ

підприємства, то керівник структурного підрозділу організовує заходи з їх розшуку.

Якщо розшукуваних справ не знайшли, складається довідка про причини їх

відсутності, яка підписується керівником структурного підрозділу і разом з описом

передається у відомчий архів. Знайдені справи включаються в опис.

В опис справ структурного підрозділу кожна з них має вноситись під

самостійним номером. Якщо справа складається з кількох томів, кожному з них

присвоюється особистий номер. Номер опису справ структурного підрозділу

встановлюється

відомчим

архівом

і

складається

з

числового

позначення

структурного підрозділу за штатним розписом з додаванням великої букви

283

року, в якому заведені справи. Наприклад, номер опису справ постійного зберігання

структурного підрозділу № 6 (відділу кадрів), які числяться за номенклатурою,

заведені у 2001 р., буде мати наступний вигляд: № П-01

У процесі внесення в опис кількох справ підряд з однаковими заголовками

повністю заголовок пишеться тільки один раз, а всі інші справи позначаються

словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться повністю. На

кожному новому листі опису заголовків відтворити повністю.

Всі графи опису заповнюються в суворій відповідальності з відомостями,

винесеними на обгортку справи. У графі опису «Примітка» вказують особливості

фізичного стану справ, роблять позначки про передачу справ іншим структурним

підрозділам, наявність копій документів.

Описи справ структурних підрозділів є основою для складання річного розділу

зведеного опису справ підприємства і мають оформлятися правильно. Опис справ

структурного підрозділу підписується складачем з вказівкою його посади,

погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником

структурного підрозділу. Опис до затвердження має бути розглянутий і ухвалений

експертною комісією.

За вимогою відомчого архіву до опису може бути складений зміст, список

скорочених слів, вказівники. У змісті перераховуються назви всіх підрозділів опису і

більш дрібних груп справ, а також вказівники. Навпроти кожної назви вказується

номер відповідного листа опису. Список скорочених слів складається в тих

випадках, коли в описі використовуються скорочення, характерні для певного

підприємства або для його структурної частини. Скорочення перераховуються в

алфавітному порядку.

Вказівники складаються тематичні, іменні, географічні, хронологічні та ін.

Вид вказівника визначається складом документів і необхідністю створення умов для

найбільш повного їх використання.

Поняття, включені у вказівники, повинні мати посилання на відповідні номери

справ. Практика показує доцільність створення за угодою з відомчим архівом

284

роблять м’яким чорним графітовим олівцем.

Опис справ структурного підрозділу складається з двох примірників: один з

них передається разом із справами у відомчий архів, інший (контрольний

екземпляр) – залишається в структурному підрозділі. Якщо в структурному

підрозділі є експертна комісія, опис складається в трьох примірниках. Третій

примірник опису додається до протоколу експертної комісії, на якому його було

розглянуто і затверджено.

Описи справ структурних підрозділів подають у відомчий архів через рік після

завершення справ у діловодстві, за винятком справ структурних підрозділів

міністерств і відомств України, які представляють у відомчий архів описи справ

через 2 роки. Порядок складання опису справ з особового складу аналогічний

порядку складання описів на справи постійного та тимчасового зберігання.

Вимоги до складання й оформлення річних розділів зведених описів справ

фонду викладено в основних правилах роботи відомчих архівів. Здача справ в архів

підприємства здійснюється за графіком. Архів приймає справи постійного та

довгострокового

зберігання

за

описами,

а

тимчасового

зберігання

–

за

номенклатурою справ. Завідуючий архівом розписується в прийомі справ у всіх

примірниках опису, вказуючи дату прийому і кількість прийнятих справ.

Відповідно з установленим порядком документи, які підлягають державному

зберіганню, до передачі в архівне відомство визначений період часу мають

зберігатися в підприємстві, а саме: в архівах державних підприємств – 15 років; в

архівах підприємств обласної підлеглості – 10 років; в архівах підприємств міської

та районної підлеглості – 5 років.

Матеріали з особового складу зберігаються в архівах підприємств 40 років, а

записи актів громадянського стану – 75 років. Під час передачі справ у державний

архів опис повинен мати титульний лист, складений за встановленою формою:

зміст, список скорочених слів, застосованих в опису, передмова, вказівники,

затверджувальний лист. Усі ці частини опису складаються архівом підприємства.

Отже, описи справ як постійного, так і тимчасового зберігання здійснюють

285

1) закріплення систематизації справ (одиниць зберігання) фонду шляхом

присвоєння кожній справі індивідуального номера за описом (якщо справа

складається з кількох томів, то кожний з томів записується під окремим номером);

2) облік і забезпечення зберігання документів (запис в облікові документи,

перевірка наявності та стану справ здійснюється на основі описів: пошук справ у

сховищі і підкладка на місце здійснюється за шифром, присвоєним справі,

відповідно до опису;

3) розкриття складу та змісту конкретного комплексу документів у заголовках

справ.

Описи справ постійного і тимчасового зберігання відрізняються оформленням.

Сукупність елементів описів кожної справи в опису називається

описувальною статтею.

На початку кожного року робітники діловодства в кожному структурному

підрозділі мають привести до порядку справи, завершені діловиробництвом у

минулому році, і підготувати їх до подальшого зберігання. Справи розбиваються

передусім за строками зберігання, оскільки повнота їх оформлення залежить від

терміну зберігання. Потім необхідно встановити, які саме описи необхідно скласти і

на які групи матеріалів після цього проводяться експертиза цінності справ, їх

оформлення і складання описів.

Комплекс справ одного структурного підрозділу поділяється на групи: справи

постійного зберігання, тимчасового зберігання, довгострокового зберігання. Із числа

справ постійного зберігання в самостійні групи можуть бути виділені справи з

особового складу, а також документація, властива конкретному підприємству. Із

числа справ тимчасового зберігання виділяють справи загального діловодства, строк

зберігання яких більше 10 років.

Із загального об’єму документації про кадри виділяють особові справи й

особові картки, які ведуть замість особових справ.

Особові

справи

деяких

категорій

286

робітників

(наприклад,

наукових

співробітників, які мають науковий ступінь або вчене звання) зберігаються постійно.

ЄДСД передбачує можливість включення цих особових справ, завершених

діловиробництвом в загальний опис справ постійного зберігання за погодженням з

архівною організацією.

Отже, паралельно можна складати самостійні описи на три групи справ

постійного зберігання (справи загального діловодства, спеціальну документацію,

справи з особового складу) і на три групи справ тимчасового зберігання. На справи

тимчасового зберігання дозволяється не складати опису, а користуватись замість

опису спеціально оформленим екземпляром номенклатури справ. Складені описи

структурних підрозділів з

тимчасовими номерами представляють в

архів

підприємства для відомості річного розділу опису по підприємству.

Описи одного структурного підрозділу або зведені в річний розділ

передаються одному із членів експертної комісії підприємства для перегляду всіх

матеріалів в структурних підрозділах і визначення правильності проведення

експертизи цінності документів. Після завершення експертизи цінностей документів

підприємства за конкретний рік і схвалення описів експертною комісією готується

річний розділ опису для представлення на розгляд експертної комісії архівного

підприємства. Описи мають представлятися на розгляд експертної комісії не

пізніше, ніж через рік після завершення діловодства. Уявлення про те, що опис – це

довідник, який має завершену порядкову нумерацію, виникло давно, хоча не завжди

це чітко відображалося термінами.

Щоб зрозуміти, що таке річний розділ опису, потрібно спочатку розглянути,

які комплекси матеріалів загального діловодства можуть бути включеними в

окремий опис.

Якщо кількість справ постійного зберігання незначна, то під час складання

річного розділу опису допускається заносити в нього документи за 2-3 роки і

погоджувати це з відповідним державним архівом.

Таким чином, завершений і повністю оформлений опис складається

безпосередньо з опису і допоміжного довідкового апарату, розташованого в такій

послідовності :

287

2.

3.

4.

5.

6.

7.

титульний лист;

зміст;

список скорочень;

передмова;

безпосередньо опис;

вказівники;

затверджувальний лист.

На титульному листі вказуються:

- назва фонду ( якщо річні розділи зводяться не по підприємству в цілому, а в

межах великих структурних підрозділів, то назви підрозділів, перейменування назв і

відомостей з вказівкою крайніх дат кожної назви );

- фонд №…;

- опис № справи постійного зберігання;

- за … роки.

У перелік скорочень включаються скорочені слова і поняття, які вживаються в

опису. В основному – це офіційно прийняті скорочені назви підприємств,

професійні терміни.

Передмова за характером змісту поданої в ній інформації ділиться на дві

частини: історичну й ареографічну.

В історичній частині передмови вказується фондоутворювача

історія

підприємства: час створення і на основі якого акту, підлеглість, функції,

реорганізація, перейменування.

В археографічній частині передмови розглядається питання, пов’язані з

історією, організацією й описом документів, включених в опис: вказуються об’єм і

хронологічні рамки документів.

Передмова до опису, що складається вперше, має бути повною і давати

необхідні відомості дослідникам з перерахованих питань.

Вказівники до опису справ постійного зберігання можуть бути таких видів:

- предметний;

- іменний;

288

- змішаний.

Залежно від змісту документів можуть бути 2 і 3 вказівники. Опис справ

довгострокового зберігання оформляється простіше: для них не обов’язково

складати передмову і вказівники.

Затверджувальний лист до завершеного опису складається відповідно до

порядкової нумерації листів з усім складеним до нього допоміжним довідковим

апаратом, сформованим в одному томі.

Кінцевий запис в опису на останньому листі, і лист затвердження до опису є

найголовнішими елементами обліку, а тому складаються особами, відповідальними

за облік, або завідуючим відомчим архівом. Ці елементи обліку закріплюють і

засвідчують кількість справ за описом і фіксують його повноту.

Отже, характерною особливістю опису справ є те, що він зв’язує між собою

архівними шифрами всі довідники архіву.

Контрольні запитання

1. Який комплекс робіт включає в себе опис справи?

2. Дайте визначення поняття «опис справи».

3. Хто складає описи справ структурних підрозділів?

4. Як здійснюється нумерація справ за описом?

5. Яка інформація вказується в графі опису “Примітка”?

6. Як відбувається затвердження опису справ?

7. Скількох примірників опису справ складає структурний підрозділ?

8. Скільки років на підприємстві зберігаються документи до передачі в

архівне відомство?

9. Які функції здійснюють описи справ постійного і тимчасового зберігання?

10. Дайте визначення поняття «описувальна стаття».

11. На які групи ділиться комплекс справ одного структурного підрозділу?

12. У якій послідовності розташовується опис справ?

13. Яка інформація зазначається на титульному листі опису справи?

289

План:

—

—

—

—

забезпечення зберігання документів;

передача справ до архіву установи;

фондування документів архіву;

облік документів архіву.

Особи, відповідальні за роботу з документами, забезпечують зберігання

документів. Справи з моменту їх заведення і до здачі в архів або знищення

зберігаються в робочих кімнатах у шафах, що закриваються в вертикальному

положенні, кінцівками назовні. Вилучення і видача будь-яких документів зі справи

постійного зберігання не допускаються. У виключних випадках таке вилучення

проводиться з дозволу керівництва. При цьому в справі залишається точна завірена

копія вилученого документа й акт про причини їх вилучення.

Протягом року на видану за службової необхідності справу заповнюється

карточка-замісник. У ній указується структурний підрозділ, номер справи, дата його

видачі, кому справа видана, дата його повернення, розписка про одержання і прийом

справи.

До архіву установи передаються справи постійного і тимчасового зберігання

(більше 10 років) через рік після закінчення їх у діловиробництві структурних

підрозділів. Здача справ до архіву установи виконується за графіком, затвердженим

керівником установи. Архів приймає справи за описами і номенклатурою справ.

Разом зі справами передаються реєстраційні картки на документи для поповнення

ними довідкового апарату архіву. Завідуючий архівом розписується про прийом

справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказуючи дату прийому і кількість

прийнятих справ.

Один примірник річних розділів описів повертається тому, хто здає, решта

залишається в архівній установі.

До передачі в державні архіви документи, які належать до державного

зберігання, зберігаються в архівних установах від 5 до 15 років.

290

записи актів громадського стану – 75 років.

Після

завершення

вказаних

термінів

документи,

котрі

підлягають

державному зберіганню, передаються з архіву установи до Державного архіву.

3.3.1 Фондування та облік документів, які зберігаються в архівному підрозділі

підприємства

Забезпечити ефективну роботу архівного підрозділу підприємства можна лише

в тому разі, якщо правильно організувати облік документів, що в ньому

зберігаються. Тому слід ретельно розібратися у таких питаннях, як порядок

визначення фондової належності документів підприємства, формування архівного

фонду, надання йому назви, встановлення його хронологічних меж. Не можна

залишати поза увагою і комплекс контрольно-охоронних заходів, що забезпечують

відображення наявності архівних документів в архіві підприємства та одержання

відомостей про їх склад, обсяг і рух в одиницях обліку

Справи, які велися послідовно на двох або більше підприємствах, належать до

фонду того підприємства, де вони були завершені в діловодстві.

Фондування архівних документів – це визначання фондової належності

архівних документів, а також створення архівних фондів і колекцій,

надання їм назв, встановлення їх хронологічної послідовності.

Архівний фонд підприємства – це сукупність архівних документів, що

створені в діяльності цього підприємства, логічно пов’язані між собою та

мають наукову, історико-культурну цінність або практичне значення.

Архівний документ – це документ, незалежно від його виду, виду

матеріального носія інформації, місця і часу створення та форми власності

на нього, що припинив виконувати функції, задля яких був створений, але

зберігається чи підлягає зберіганню з огляду на значимість для особи,

суспільства чи держави, об’єкт рухомого майна.

Архівна колекція – це сукупність окремих документів різного

походження, що мають наукову, історико-культурну цінність й об’єднані

за однією або кількома ознаками (тематичною, авторською,

хронологічною, номінальною тощо).

291

Наприклад, в архіві Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та в

справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи зберігається

колекція звітів з науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, виконаних

різними організаціями, але тематично пов’язаних з проблемою пом’якшення

наслідків аварії на Чорнобильській АЕС.

Підприємство, в результаті діяльності якого створюється архівний фонд

(колекція), називається фондоутворювачем.

Визначити фондову належність документів, тобто віднести їх до архівного

фонду певного підприємства, можна на підставі вивчення документів цього

підприємства. При цьому необхідно враховувати такі чинники:

- вхідні документи належать до фонду підприємства, що їх одержало;

- копії вихідних документів належать до фонду підприємства, яке є автором

документів;

- внутрішні документи належать до фонду підприємства, в якому їх було

створено.

Документи підприємства та його первинних громадських організацій

(зокрема, профспілкового комітету) становлять єдиний фонд.

Справи, які велись послідовно на двох або більше підприємствах, належать до

фонду того підприємства, де вони були завершені в діловодстві.

У разі ліквідації одного підприємства з переданням його функцій іншому

підприємству, установі чи організації справи, завершені в діловодстві, слід

включати до фонду ліквідованого підприємства, а незавершені – до фонду

підприємства-наступника. Особові справи працівників, яких під час ліквідації

підприємства було переведено на роботу до іншого підприємства, слід включати до

фонду останнього.

До одного архівного фонду мають належати документи підприємства:

- до і після його реорганізації, якщо така реорганізація не викликала суттєвих

змін діяльності, а тільки розширила або звузила завдання та компетенцію

підприємства;

- після зміни форми власності майна, якщо це не призвело до суттєвих змін у

292

- до і після зміни територіальних меж діяльності підприємства, його

підпорядкування, структури, штатної чисельності, печатки;

- до і після присвоєння підприємству почесного імені, нагородження

державною нагородою, зміни адреси в межах одного населеного пункту;

- яке тимчасово припинило діяльність, а потім відновило її без зміни функцій.

До різних архівних фондів мають увійти документи:

- колишніх і новостворених місцевих органів державної влади та місцевого

самоврядування після введення нового адміністративно-територіального поділу;

- обласних органів державної влади й управління Кримської області (до

надання прав автономії Криму) і центрального органу представницької влади та

уряду Автономної Республіки Крим;

- підприємств, які після реорганізації або зміни форми власності майна

суттєво змінили функції та масштаб діяльності;

- колгоспів і радгоспів, перетворених на колективні сільськогосподарські

підприємства, якщо останні одержали від держави нові акти на довічне

користування землею.

Хронологічними межами архівного фонду є офіційні дати створення і

ліквідації фондоутворювача, а хронологічними межами архівної колекції – дати

першого та останнього за хронологією документів у складі колекції.

Крайніми датами документів архівного фонду є дати першого та останнього за

хронологією документів у складі фонду. Вони можуть не збігатися з крайніми

датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді з якихось причин відсутні

документи початкового та завершального етапів діяльності підприємства або до

фонду підприємства було передано справи підприємства-попередника, не завершені

у діловодстві.

В архівних фондах (колекціях) документи групуються в справи.

Архівна справа включає документи, об’єднані за відповідною ознакою

(тематичною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю

ознак і єдиним строком зберігання та вміщені в окрему обкладинку. В архівній

293

він не підлягає об’єднанню з іншими документами. Наприклад, протокол засідання

Наукової ради Державного комітету архівів України, єдиний за 2000 рік,

становитиме окрему справу в архівному фонді цієї установи.

Справи в архівних фондах групують відповідно до попередньо вибраної схеми

систематизації, яку закріплюють описом справ фонду.

В архівних фондах підприємств з нескладним структурним поділом

застосовують хронологічно-структурну схему систематизації справ, за якою їх

групують спочатку за часом створення (роками), а в межах кожного року – за

структурними підрозділами підприємства. На справи фонду, систематизованого за

хронологічно-структурною схемою, складають єдиний опис.

Для фондів багатоструктурних підприємств, що мають кілька рівнів побудови

управлінського апарату (департаменти, управління, відділи, сектори, групи), слід

застосовувати структурно-хронологічну схему систематизації справ, розділами якої

будуть

назви

структурних

підрозділів

підприємства.

У

розділах

справи

розташовують за роками їх створення, при цьому кожний з них (структурний

підрозділ) повинен мати окремий опис справ.

В архівних фондах безструктурних підприємств застосовують хронологічно-

функціональну схему

систематизації

справ,

де

їх групують

спочатку

за

хронологічною ознакою (роками), а в межах кожного року – за функціями

(напрямами) діяльності фондоутворювача.

Колекції архівних документів систематизують, як правило, за хронологічно-

номінальною ознакою (за роками та видами справ) або за хронологічно-авторською

ознакою (за роками, назвами підприємств, прізвищами осіб – авторів документів). У

деяких випадках застосовують географічну, функціональну, тематичну ознаки

систематизації справ архівної колекції.

Обліковуються документи архіву за архівними фондами (колекціями),

описами та справами. Для обліку документів архіву застосовуються основні та

допоміжні реєстраційні форми. До основних реєстраційних форм архіву належать

книга обліку надходження та вибуття документів, список фондів, описи справ.

294

моменти:

- у розділах схеми систематизації (років, назв структурних підрозділів,

функцій або напрямів діяльності, видів справ, авторів тощо) справи розташовують за

важливістю документів, що містяться в них, – спочатку до опису включають справи

із законодавчими, нормативно-правовими актами, розпорядчими документами, а в

кінці – з листуванням;

- справи належать до того року, в якому їх було започатковано в діловодстві

або в якому вони надійшли на підприємство для продовження діловодства;

- плани, звіти, кошториси та додатки до них належать до того року, на (за)

який їх було складено, незалежно від часу їх підписання або затвердження;

перспективні плани належать до року їх запровадження, а звіти за ці роки – до

останнього року звітного періоду;

- справи, започатковані в діловодстві одного структурного підрозділу

підприємства і передані для завершення іншому підрозділу, мають бути віднесені до

того підрозділу, в якому справу завершено;

- структурні підрозділи розташовують у схемі систематизації та опису згідно

із затвердженим штатним розписом підприємства або класифікатором структурних

підрозділів.

Облік документів архіву здійснюється з метою забезпечення їх збереженості

та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі документи, що

зберігаються в архіві, а також описи справ.

Усі облікові документи мають зберігатися в робочій кімнаті керівника

архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) у шафах (сейфах), що

опечатуються.

Працівники

підприємства

можуть

користуватися

обліковими

документами тільки в приміщенні архіву й у присутності керівника архівного

підрозділу.

Облік документів архіву здійснюється з метою забезпечення їх збереженості

та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі документи, що

зберігаються в архіві, а також описи справ. Книга обліку надходження та вибуття

295

початок кожного нового року змін в складі й обсязі фондів і справ архіву. Книга

обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта

архіву.

Кожне надходження або вибуття документів фіксується під окремим

порядковим номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер

фонду зазначають у книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо

документи, що надійшли, є частиною фонду, котрий вже зберігається в архіві, то в

відповідній графі книги наводять номер, який було надано цьому фонду раніше.

Після завершення календарного року в книзі надходження та вибуття

документів складають підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих,

що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

Список фондів (Додаток 11) слід вести в архівному підрозділі, де зберігаються

два і більше фондів (колекцій).

Архівний фонд (колекцію) вносять до списку фондів під час першого

надходження документів до архіву. Кожному фонду, що приймається вперше,

присвоюють черговий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його

надходження. До номера фонду, що підлягає переданню на державне зберігання,

додається через косу риску номер, наданий відповідним державним архівом під час

першого надходження на державне зберігання частини цього фонду.

До списку фондів архівний фонд вноситься під повною і скороченою назвою.

Для діючого підприємства назвою фонду буде остання офіційна назва підприємства

на дату надходження документів до архівного підрозділу, для ліквідованого –

остання назва на дату ліквідації.

Якщо на час складання списку фондів в архівному підрозділі вже зберігалися

документи кількох фондів, то їх вносять до списку в хронологічному порядку

надходження, а після цього – надходження нових фондів.

У разі вилучення фонду зі списку після передання всіх документів фонду до

іншого підприємства або державного архіву (чи архівної установи іншої форми

власності), повного вилучення документів для знищення у списку обов’язково

296

фонд вилучено зі списку (Додаток 12).

Кожний фонд вносять до списку лише один раз. Номери вилучених фондів не

дозволяється надавати новим фондам.

Наприкінці кожного календарного року в списку фондів оформляють

підсумковий запис, в якому вказують кількість фондів, що перебувають на

зберіганні, а також вільні номери фондів, якщо вони є.

Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та

сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та

з особового складу. Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення за

кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється в

підсумковому запису до опису.

Кожна зміна загальної кількості справ в описі, пов’язана з надходженням,

вибуттям, об’єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому

запису з посиланням на відповідні виправдні документи. Наприклад:

1)справи з № 148 по № 200 вибули у зв’язку з переданням до Державного

архіву Хмельницької області;

2)акт № І від 22.05.2006;

3)до опису включено справу під № 398-а. Акт № 2 від 23.05.2006;

4)справу № 147 розформовано під час підготовки документів до передання на

державне зберігання. Документи справи № 147 частково включено до справи № 201.

Акт № 3 від 29.05.2006.

Після цього складають новий підсумковий запис до опису. У графі «Примітка»

навпроти кожної справи, що вибула, роблять позначку «вибула».

Завершений опис справ, що складається з річних розділів (СР№ 7, 2006),

повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з кількох томів

(частин), то підсумковий запис роблять до кожного тому (частини), а до останнього

тому (частини) – загальний підсумковий запис до опису в цілому.

Описи справ структурних підрозділів підприємства є основними обліковими

довідниками до документів структурних підрозділів аж до укладення річного

297

ЕПК відповідного державного архіву, ЕК органу вищого рівня або ЕК підприємства-

фондоутворювача, потім їх знімають з обліку, а після передання документів

державному архіву – взагалі знищують у встановленому порядку. Якщо

підприємство не передає документи на державне зберігання, то описи справ

структурних підрозділів уміщують у справу фонду підприємства.

Нумеруються описи справ постійного зберігання у валовому порядку,

починаючи з № 1. Номер опису, що вибув, іншим описам не присвоюють.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання нумерують валовою

нумерацією з доданням до номера індексу «Т» (тимчасовий строк зберігання).

Наприклад: oп. № 2-Т, спр. № 23.

Описи справ з особового складу нумерують валовою нумерацією з доданням

до номера індексу «ОС» (особовий склад). Наприклад, oп. № 4-ОС, спр. № 27.

Номенклатура справ підприємства є основним обліковим довідником на

справи тимчасового (до 10 років) зберігання. При цьому пошуковим індексом для

них буде скорочення «НВ» (номенклатура відомча) з доданням чотирьох цифр

діловодного року та порядкового номера справи. Наприклад: НВ-2005, спр. № 45.

Завершені описи справ постійного зберігання, що вже надійшли до

державного архіву, повинні мати однакові номери з описами справ, що

продовжують перебуваюти на зберіганні в архівному підрозділі підприємства.

Описи та номенклатури справ, що їх замінюють, в архіві зберігаються за

порядком номерів фондів. У фондах – за групами справ постійного, тривалого

(понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з особового складу. У межах

зазначених груп описи та номенклатури справ, що їх замінюють, слід розміщувати

зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (в

разі потреби – і кожної групи справ) відділяють один від іншого картонними

розподільниками з відповідними позначками.

В архівних підрозділах підприємств, документи яких передаються на

державне зберігання, додатково ведуть паспорт архіву підприємства. У разі потреби

до деяких справ додають внутрішній опис документів (СР№ 5, 2006).

298

справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що

містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводять відомості про приміщення

архівного підрозділу та його працівників.

Паспорт архіву складають щороку в двох примірниках, один з яких

надсилають відповідному державному архіву не пізніше 1 грудня року, за який він

складений, а другий залишають в архівному підрозділі підприємства.

На кожний фонд (колекцію), що зберігається в архіві, складають справу

фонду.

До

неї

включають

усі

документи,

що

відображають

історію

фондоутворювача та його архівного фонду: історичну довідку про фондоутворювача

і про фонд; характеристику складу і змісту його документів; методичні розробки з

науково-технічного

опрацювання,

систематизації,

створення

облікового

і

довідкового апарату, з реставрації і консервації, мікрофільмування, створення фонду

користування, перевірки наявності справ; акти про зміни в обсягах і складі

документів фонду; облікові документи, листування тощо.

Усі документи в справі фонду систематизують за хронологією дат їх

складання, нумерують у міру надходження нових документів та підшивають; до них

постійно складають новий засвідчувальний напис.

На початку справи фонду вміщують внутрішній опис. Кожний новий

документ справи фонду вносять до внутрішнього опису з посиланнями на ті чи інші

аркуші справи фонду.

Довідковий апарат до документів архіву

Довідковий апарат архіву складається з описів справ постійного, тривалого

(понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатур справ, за якими

обліковуються справи тимчасового зберігання, історичних довідок до архівних

фондів.

В архівах, де зберігається значна кількість справ, якими інтенсивно

користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.

Описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового

апарату архіву, в яких використовуються пошукові дані того чи іншого архівного

299

оформлення описів справ викладено в СР№ 7, 2006.

Номенклатурами справ користуються в разі потреби пошуку документів і

справ тимчасового (до 10 років) зберігання.

Історична довідка до архівного фонду (колекції) виконує функції довідника, в

якому узагальнено подано відомості з історії фондоутворювача і фонду.

Історичну довідку складають під час першого надходження документів фонду

до архіву.

Вона містить три розділи:

- історію фондоутворювача,

- історію фонду,

- характеристику документів фонду.

У першому розділі історичної довідки в хронологічній послідовності подають

такі відомості:

- розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію підприємства-

фондоутворювача;

- крайні дати діяльності підприємства;

- завдання і функції підприємства, їх зміни;

- масштаб діяльності підприємства, мережа його підвідомчих підприємств,

установ, організацій;

- зміни в назві та підпорядкованості підприємства;

- структура підприємства та зміни в ній.

У другому розділі довідки зазначається:

- кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

- час надходження документів фонду до архіву;

- зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;

- дата першого передання документів фонду на державне зберігання та назва

відповідного державного архіву;

- ступінь збереженості документів фонду.

У третьому розділі довідки викладають:

300

- відомості про довідковий апарат до фонду;

- напрями використання документної інформації фонду.

Історичну довідку слід доповнювати новими надходженнями.

Історичну

довідку

підписує

керівник

архівного

підрозділу

(особа,

відповідальна за архів), після цього на підприємствах, що передають документи на

державне зберігання, її друкують у чотирьох примірниках, на інших підприємствах

– у двох примірниках.

У разі потреби в архіві складають довідкові картотеки або каталоги. Картотеки

створюють до документів, якими користуються найчастіше (організаційно-

розпорядчі, з особового складу, з комерційної діяльності тощо).

Залежно від завдань використання інформації архівних документів в

архівному підрозділі можуть створюватись такі картотеки:

- іменна;

- географічна;

- назв підприємств-контрагентів;

- з особового складу.

У картках кожної картотеки зазначаються відомості про підприємства, осіб,

адреси, трудовий стаж, заробітну плату тощо з посиланням на номери фонду, описів,

справ, аркушів, де містяться потрібні відомості.

Картки в картотеках систематизують за алфавітом понять або хронологією

подій, про які в них ідеться.

Коли в архівному підрозділі є кілька картотек, то їх можна об’єднувати в

каталоги за кількома ознаками:

- предметно-тематичною;

- систематичною;

- географічною й іншими.

Контрольні запитання

1. Які вимоги висувають до зберігання справ на підприємстві?

2. Назвіть вимоги видачі справи структурному підрозділу.

301

4. Перерахуйте терміни зберігання документів.

5. Дайте визначення поняття «фондування архівних документів».

6. Дайте визначення поняття «архівний фонд підприємства».

7. Дайте визначення поняття «архівний документ».

8. Дайте визначення поняття «архівна колекція».

9. Яке підприємство є підприємством-фондоутворювачем?

10. Які чинники необхідно врахувати в процесі визначення фондової

належності документів підприємства?

11. Які документи підприємства мають належати до одного архівного фонду?

12. Які документи підприємства мають належати до різних архівних фондів?

13. Які документи включає архівна справа?

14. Які моменти слід враховувати в процесі здійснення розподілу справ за

схемами систематизації?

15. Яка мета обліку документів архіву?

16. У якому порядку зберігаються документи в архіві?

17. Які документи підлягають обліку як документи архіву?

18. Назвіть мету обліку документів архіву.

19. У яких випадках в архівах ведеться список фондів?

20. Як здійснюється нумерація фондів?

21. Як відбувається зміна загальної кількості справ в описі?

22. Як нумерують описи справ з особового складу?

23. У яких випадках ведуть паспорт архіву підприємства?

24. Які вимоги ведення паспорту архіву підприємства Ви знаєте?

25. Коли ведуть справу фонду? Яка інформація до неї входить?

26. У яких випадках в архівах складаються довідкові картотеки і каталоги?

27. Дайте визначення поняття «історична довідка».

28. Які відомості зазначаються в історичній довідці?

29. Назвіть види довідкових картотек.

302

План:

—

—

—

—

—

—

оформлення справ з особового складу;

внутрішній опис справ з особового складу;

складання та оформлення описів справ;

передавання справ до архіву;

терміни зберігання документів;

зберігання та знищення документів.

Яку саме підготовку має провести відділ кадрів для передачі особових справ

працівників до власного або державного архіву?

Зауважимо: до архіву документи передають через 2 роки після закінчення їх у

діловодстві в упорядкованому вигляді.

Процес підготовки включає в себе належне оформлення справ, описів справ та

безпосередньо передачу справ до архіву. Розглянемо кожний з етапів окремо.

3.4.1 Оформлення справ з особового складу

Усі аркуші, включені до справ, крім засвідчувального напису і внутрішнього

опису, слід пронумерувати. Нумерацію проставляють арабськими цифрами в

правому

верхньому

куті

простим

олівцем

або

механічним

нумератором

(застосовувати кольорові олівці, чорнила, стержні заборонено).

Причому, якщо підшиті до справи документи мають власну нумерацією, її

зберігають тільки тоді, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у

справі.

Фотографії та інші ілюстративні матеріали, які є окремими аркушами у справі

або підклеєні одним боком, нумерують на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуші з наглухо наклеєними фотографіями нумерують як один аркуш.

Якщо на деяких аркушах нумерації немає, можна застосовувати літерні

позначення і нумерувати так: 1-а, 1-б.

Коли в нумерації багато помилок, аркуші перенумеровують: старі номери

перекреслюють однією рискою, а нові – проставляють поряд.

До особових справ слід вкладати внутрішній опис документів та

303

аркушів та фіксації особливостей їх нумерації.

Внутрішній опис (Додаток 14) підклеюють до внутрішнього боку лицьової

обкладинки справи.

Засвідчувальний напис вміщують на окремому аркуші наприкінці справи. У

ньому зазначають усі особливості нумерації документів справи та зміни в складі та

стані справи (пошкодження аркушів, заміна оригінальних документів копіями,

приєднання нових документів тощо) (Додаток 15).

Нарешті справу сформовано. Залишилося підготувати її до тривалого

зберігання. Для цього її вставляють у тверду обкладинку.

Зверніть увагу: при підшиванні документів нанесений у них текст не повинен

пошкоджуватися, тому, якщо текст надруковано надто близько до лівого краю,

документи нарощують, причому папером тієї ж якості.

3.4.2 Складання та оформлення описів справ

До архіву підприємства документи передають за описом, який ведуть кілька

років за єдиною нумерацією – на кожний рік формують річний розділ. До

останнього вносять усі справи, що зберігаються у відповідному відділі, навіть

незавершені протягом календарного року.

Особові справи вносять в опис за роком звільнення посадової особи і

систематизують прізвища в алфавітному порядку (Додаток 16).

Заголовки справ опису з особового складу систематизують у такій

послідовності:

- накази з особового складу;

- списки особового складу;

- картки з обліку особового складу;

- особові справи;

- особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості заробітної

плати);

- трудові книжки (незатребувані);

- акти про нещасні випадки тощо.

304

другий – залишають у структурному підрозділі.

Традиційно опис ведуть, доки кількість документів у ньому не досягне 999

(або 9999). Відтак його закінчують, роздрукувавши до нього титульний аркуш, а

також зміст, передмову та список скорочень, що становлять довідковий апарат

опису.

Завершений опис разом з довідковим апаратом вставляють у тверду

обкладинку, всі аркуші опису нумерують.

3.4.3 Передавання справ до архіву

Нарешті можна передавати справу до архіву. Залишилося перевірити

наявність документів

у справі,

правильність формування

та

оформлення,

оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником

установи. Недоліки варто усунути, а згублену справу – розшукувати. Якщо це не

вдасться, складають акт про нестачу архівних справ, призначають службове

розслідування та притягають до відповідальності осіб, винних у втраті документа.

До архіву передають довідку, підписану керівником відділу кадрів, у якій зазначено

причини відсутності документа.

Справу передають за описом обов’язково в присутності працівника,

відповідального за її формування та складання опису.

Якщо підприємство не має можливості забезпечити належне зберігання

документів, їх передають до державної архівної установи. При цьому оформляють

вищезгаданий опис справ з однією лише відмінністю – його погоджують на

засіданні експертно-перевірочної комісії відповідного держархіву.

3.4.4 Термін зберігання документів

На підприємстві зберігається значна кількість документів. Окрім них,

можливо, треба здати до архіву чи знищити, адже термін їх зберігання давно минув.

Проте перш, ніж робити це, треба перевірити, чи не потрібно деякі документи

потримати на підприємстві ще певний час.

Термін зберігання окремих документів встановлено Переліком типових

документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого

305

зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при

Кабінеті міністрів України (№ 41 від 20.07.98 р.).

Дотримання

строків

зберігання

документів,

установлених

Переліком,

обов’язкове не тільки для юридичних осіб, а й для фізичних осіб – суб’єктів

підприємницької діяльності.

У таблиці 1 станом на сьогодні приведені строки зберігання документів, які

найчастіше використовуються на підприємствах, в установах, організаціях.

Визначення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року

наступного після завершення їх діловодства. Але для деяких документів термін

зберігання обчислюють з іншої дати (про це зазначено у Примітках).

По закінченні строку зберігання документи підлягають передачі до архіву або

знищенню.

Таблиця 3.1.

Строки зберігання документів

Встановлено термін

зберігання документів

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

Установчі документи (статут,

установчий договір: зміни та

доповнення до них, протоколи

установчих зборів засновників

недержавних організацій, списки

засновників (учасників)) (54)

Договори, угоди (господарські,

операційні, трудові та інші) (345)

первинна

документація,

облікові регістри,

постійно

до ліквідації

підприємства

3 роки (1) (2)

(1) після закінчення

строків дії

306

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

Первинні документи і додатки до

них, що фіксують факт

виконання господарських

операцій і є підставою для

записів у реєстрах

бухгалтерського обліку та

додаткових записах (касові,

банківські документи,

повідомлення банків і переказні

вимоги, виписки банків, наряди

на роботу, табелі, акти про

приймання, здавання і списання

майна й матеріалів, квитанції

накладні з боку товарно-

матеріальних цінностей, авансові

звіти та ін.) (315)

Корінці, копії ордерів, рахунків,

фактур, накладних, квитанцій,

чекових книжок (325)

Облікові регістри (головна книга,

журнали, розроблювальні таблиці

та ін.) (321)

Документи (протоколи засідань

інвентаризаційних комісій,

інвентарні описи, акти, звіряльні

відомості про інвентаризацію)

(330)

Реєстри рахунків до оплати (326)

Акти документальних ревізій

фінансово-господарської

діяльності організацій,

додаткових та інших перевірок;

документи (довідки, доповідні

записки) до них (342)

Журнал обліку бланків суворої

звітності (103)

Допоміжні й контрольні книги,

журнали, картотеки, касові книги,

оборотні відомості (322)

3 роки (2)

5 років (2)

договорів, угод;

1 рік

3 роки (2)

(2) див. На

попередній сторінці

мента

ція,

облік

307

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

Бухгалтерські звіти й баланси

організацій та пояснювальні

записки до них; додатки до

балансу, спеціалізовані форми

(308):

– зведені річні

– річні

– квартальні

– квартальних

постійно

3 роки (1)

до ліквідації

підприємства

3 роки (2)

до ліквідації

підприємства

за відсутності

річних:

(1) постійно;

(2) до ліквідації

підприємства

постійно

постійно

3 роки (1)

10 років

3 роки (2)

за відсутності

річних:

(1) постійно

(2) 10 років

(1) документація має

тривале практичне

значення. Термін її

зберігання

визначають самі

підприємства

(1) після ліквідації

підприємств

Виконавчі листи (332)

Зразки підписів (матеріально-

відповідальних осіб) (348)

Відомості про реєстрацію

державних підприємств, установ,

організацій, кооперативів, малих

підприємств тощо (349)

Документи з праці й

зарплати

Доки не мине потреба (1)

5 років (1)

до ліквідації

підприємства

Колективні договори (406)

Штатні розписи та переліки змін

до них (46)

– за місцем складання

постійно

постійно

3 роки

3 роки

(1) після заміни

новими

308

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

– за місцем затвердження

– в інших організаціях

–в інших організаціях

Особові рахунки (316):

– робітників та службовців,

Особові справи (картки обліку,

прийому, переміщення та

звільнення) осіб, які працюють за

сумісництвом (515)

Документи (зведення, відомості,

листування) про облік робочого

часу (413)

Відомості з обліку наявності й

руху робочої сили (357)

Розрахункові (розрахунково-

платіжні) відомості

(табуляграми) на видання

заробітної плати, гонорарів,

матеріальної допомоги та інших

виплат (317)

Книги обліку депонованої

заробітної плати, журнали

реєстрації виконавчих листів

(323)

Документи з праці й зарплати

постійно

до ліквідації

постійно

до заміни

новими

дорівнює різниці:

до заміни

новими

(1) після завершення

виплати допомоги і

пенсій;

для одноразової

допомоги – 1 рік

(1) документи

(анкети, копії

дипломів, заяви,

дозволи), що є

підставою для

наказів з особового

складу, – 3 роки

75 років (1)

3 роки

3 роки

3 роки (1)

(1) за відсутності

особових рахунків –

75 років

3 роки

309

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

Відомості про облік фондів,

лімітів заробітної плати та

контроль за їх розподіл, про

розрахунки за перевитрати й

заборгованості із заробітної

плати, з коштів соціального

страхування, про оплату

відпусток, вихідної допомоги та

інші (329)

Розрахункові відомості сплати

внесків до різних фондів (350)

Довідки, що подаються до

бухгалтерії на оплату відпусток у

зв’язку з навчанням, одержанням

пільг з податків та інші (334)

Документи (копії звітів, витяги з

протоколів, висновки) про

виплату допомоги, пенсій, оплату

листків непрацездатності з Фонду

соціального страхування на

випадок тимчасової

непрацездатності (331)

Договори про матеріальну

відповідальність (347)

Контракти, договори про прийом

на роботу, переведення,

звільнення робітників і

службовців (510)

Списки (штатний склад)

працівників організацій (525)

Документи з охорони

праці

доки не мине потреба (1)

(1) документація має

тривале практичне

значення. Термін її

зберігання

визначають самі

підприємства

5 років (1)

75 років – “В”,

75 років

(1) після звільнення

матеріально

відповідальної особи

Документи (акти, звіти, аварійні

картки, висновки експертів,

протоколи комісій) про

розслідування причин

виробничих аварій (465)

10 років (1)

10 років (2)

пов’язані із

значними

матеріальними

збитками та

людськими

жертвами:

(1) постійно;

(2) до ліквідації

підприємства

310

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

Акти розслідування професійних

захворювань та отруєнь (466)

45 років (1)

45 років

Документи ( акти, висновки,

протоколи) розслідувань

нещасних випадків (478)

45 років (1)

45 років

Відомості про аварії та нещасні

випадки (475)

Журнали реєстрації нещасних

випадків (479)

Акти, розпорядження з техніки

безпеки та промислової санітарії

(453)

Документи (висновки, акти,

протоколи, атестаційні картки) з

питань атестації робочих місць за

умовами праці (461)

Журнали обліку інструктажу з

техніки безпеки (473)

Журнали реєстрації

адміністративних стягнень за

порушення санітарних норм і

правил (490)

Листування про проведення

профілактичних і профгігієнічних

заходів (491)

5 років (1)

5 років (2)

45 років (1)

5 років

(1) документи

можуть мати

культурне значення і

залежно від

результатів

експертизи цінності

включається до

складу

Національного

архівного фонду або

знищуються після їх

практичного

використання

з летальним

наслідком:

(1) постійно;

(2) до ліквідації

підприємства

Документи з ОП

Постійно

10 років

(1) після закінчення

журналу

10 років (1)

1 рік

3 роки

311

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

Документи (довідки, заяви,

списки, посвідчення на

відрядження, протоколи вручення

і журнали реєстрації посвідчень

про громадян які постраждали

внаслідок Чорнобильської

катастрофи (701)

Листки непрацездатності, корінці

листків непрацездатності (720)

Акти перевірок правильності

заповнення листків

непрацездатності (721)

Журнали реєстрації листків

непрацездатності (722)

Інвентарні картки та журнали

обліку основних засобів (318)

Доручення на одержання

грошових сум і товарно-

матеріальних цінностей (у тому

числі анульовані доручення)

(319)

Журнали, книги реєстрації

рахунків, касових ордерів,

доручень, платіжних доручень та

ін. (324)

Договори-зобов’язання за товари,

одержані в кредит, листування з

оформлення договорів-

зобов’язань (333)

Документи (довідки, акти,

зобов’язання, листування) щодо

дебіторської заборгованості,

розтрат, нестач, розкрадань (335)

Документи (протоколи, акти,

звіти, відомості переоцінки й

визначення зносу основних

засобів) про переоцінку основних

фондів, нематеріальних активів,

незавершеного будівництва (336)

Соціальний захист населення

Постійно (1)

(1) на

підприємствах, в

установах і

організаціях

3 роки

3 роки

3 роки (1)

3 роки (1)

(1) після закінчення

журналу

(1) після ліквідації

основних засобів

Документи з обліку основних засобів, ТМЦ і каси

3 роки

доки не мине потреба (1)

(1) документація має

тривале практичне

значення. Термін її

зберігання

визначають самі

підприємства

постійно

до ліквідації

підприємства

312

на підприємствах,документи якихнадходять додержархівів

на підприємствах,документи якихне надходять додержархівів

Документи,

Примітка

Документи (акти, відомості) про

переоцінку товарно-матеріальних

запасів незавершеного

будівництва (337)

3.4.5 Зберігання та знищення документів

У документах слід зазначати терміни зберігання, які передбачені в Переліком

№ 41. Щодо особових справ, то їх строк зберігання – 75 років мінус вік особи на

момент завершення справи. Завершують такі справи діловодством за роком

звільнення або смерті працівника.

Документи постійного зберігання (з позначкою «Пост.») передають до складу

НАФ через 75 років. Починають обчислення строків зберігання документів з 1 січня

року, що йде за роком завершення їх діловодством.

Після того, як минуть установлені терміни, документи без позначки «Пост.»

знищують на підставі акта про виділення до знищення справ (документів), що не

підлягають зберіганню (додаток 7 до Правил роботи архівів), який має схвалити

експертна комісія та затвердити керівник підприємства.

Акт складають у двох примірниках після зведення описів справ за відповідний

період та не раніше 01 січня року, наступного за роком, у якому минув термін

зберігання включених до нього документів.

Знищувати

документи

без

попереднього

затвердження

описів

справ

постійного зберігання, а також із порушенням термінів зберігання заборонено.

Порушення

архівного

законодавства

тягне

за

собою

адміністративне

попередження або накладення штрафу на громадян у розмірі від 3 до 7 НМДГ

(неоподаткованого мінімального доходу громадян) (від 51 грн. до 119 грн.) і

попередження або накладення штрафу на посадових осіб у розмірі від 5 до 10 НМДГ

(від 85 грн. до 170 грн.).

313

За повторне порушення протягом року громадян штрафують на суму від 7 до

20 НМДГ (від 119 грн. до 340 грн.), посадових осіб – на суму від 10 до 40 НМДГ (від

170 грн. до 680 грн.) (ст. 92-1 КпАП).

Засоби створення електронного документообігу

Сучасне суспільство не може існувати без документообігу. Документи

супроводжують нас на кожному кроці. Навіть прибання товару в магазині

супроводжується видачею документа – касового чека.

Кожного дня в світі створюються мільярди копій великих і малих документів.

На виготовлення документів витрачається велика кількість паперу й лісу, а на їх

реєстрацію, перевірку і зберігання витрачається чимало часу.

Одна з основних задач інформатики полягає в розробці і застосуванні методів

з використанням обчислювальної техніки для переводу документообігу з паперової

форми в електрону. Сучасні мережні технології дозволяють вирішити цю задачу, але

тільки частково. Усі банки світу вже зв’язані електронними мережами, і фінансові

документи циркулюють переважно в електронному вигляді. Постійно виходять з

ужитку паперові акції підприємств й інші цінні папери. Їх заміняють електронні

дипозитарії – бази даних, у яких відомості про акціонерів зберігаються у вигляді

записів.

Нещодавно з’явились електроні гроші. Це теж записи в базах даних. Рух

електронних грошей відбувається за безпаперовою технологією шляхом переносу

даних з одних записів в інші. Для персонального використання електронних грошей

служать пластикові картки, на магнітній полосі яких є відомості про власника

електронного рахунку. Із цією ж метою використовують смарт-карти, в яких дані

зберігаються на великій плоскій мікросхемі, вбудованій в карту.

За безпаперовою технологією сьогодні працює більшість засобів масової

інформації. Усі етапи підготовки газети, журналу, книги або рекламної листівки

проводять через комп’ютер. Операційна система типу Windows дозволяє одночасно

готувати і редагувати тексти, створювати й обробляти ілюстрації, а комп’ютерні

мережі об’єднують усіх учасників, які працюють над одним проектом в автономні

робочі групи. Робоча група може обходитись без паперових документів до повного

314

заключний паперовий документ. Це може бути як макет газети, так і повний

комплект креслень, необхідних для виготовлення певного документа.

Можливо, в майбутньому, коли всі документи будуть готуватись тільки в

електронному вигляді, людство зможе повністю перейти до безпаперової технології,

і залишки лісів будуть врятовані від повного знищення, а целюлозно-паперові

комбінати не забруднюватимуть водойми. Сьогодні ПК є не на кожному робочому

місці, і не всі учасники документообігу об’єднані комп’ютерними мережами в

робочі групи. Тому основним завданням на шляху створення безпаперової

технології є проблема вводу вихідних даних в електронному виді. В інформатиці ця

проблема вирішується створенням і впровадженням спеціальних апаратних засобів

для переводу графічної і текстової інформації в електронну форму.

Контрольні запитання

1. Які вимоги до зберігання справ на підприємстві?

2. Що включає в себе процес підготовки особових справ?

3. Які вимоги до оформлення справ з особового складу?

4. З якою метою складається внутрішній опис, засвідчувальний напис?

5. Коли справа вважається підготовленою до тривалого зберігання?

6. За яким порядком відбувається систематизація прізвищ особової справи?

7. За якими критеріями систематизують заголовки справ опису з особового

складу?

8. Як відбувається передача справ з особового складу до архіву?

9. Перерахуйте вимоги до зберігання документів.

10. Як відбувається знищення документів?

315

Завдання 1. Створіть форму Вхідні для введення даних.

Завдання 2. Створіть запит на вибірку вхідних документів за такими

критеріями:

Поле

Дата надходження

Умова відбору

> Now()–30

Пояснення

Відбирає всі документи, що надійшли за

останній місяць

Виконавець

= «Кравець»

Відбирає всі документи, що було доручено

для виконання Кравець

Завдання 3. Складіть звіт про виконані документи.

Завдання 4. Скласти бланк для листів віртуального або реально діючого

підприємства з поздовжнім розміщенням реквізитів. Реквізити заголовка розмістити

центральним способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково

віддалені від меж площі). Розробити проект печатки, емблеми або логотипа для

конкретного підприємства і реквізит (підпис).

316

ТЕСТОВЕ ЗАВДАННЯ ДО ТЕМИ 3

1. В організаціях, підприємствах та установах склалися три основні

форми роботи з документами:

а) централізована, децентралізована, змішана;

б) децентралізована, проста, змішана;

в) централізована, змішана, проста.

2. Працівники канцелярій установ у своїй роботі користуються:

а) кваліфікаційним довідником структурних підрозділів;

б) кваліфікаційним довідником посад;

в) кваліфікаційним довідником підприємств.

3. Попередній розгляд документів здійснюється:

а) керівником підприємства;

б) керівником канцелярії;

в) керівником структурного підрозділу.

4. Реєстрація документів це –

а) фіксація документа з подальшим проставлянням на ньому номера та дати

реєстрації;

б) фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм

порядкових номерів та запису потрібних відомостей, що в них містяться;

в) отримання документа та присвоєння йому вхідного номера.

5. Обов’язковій реєстрації підлягають:

а) документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що

надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи

(накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції,

заяви, скарги громадян;

б) вітальні листи, вітальні телеграми, запрошення, інформація до відома;

в) документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що

надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи

(накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції,

заяви, скарги громадян, вітальні листи, телеграми, запрошення, інформація до

317

6. Реєстраційно-контрольні картки заповнюють:

а) від руки;

б) машинописним способом;

в) за допомогою ПК;

г) від руки, машинописним способом, за допомогою ПК.

7. Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують:

а) для проставлення дати надходження;

б) для проставлення дати видачі документа на виконання;

в) для контролю за термінами виконання документа.

8. У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише:

а) непарні числа;

б) парні числа;

в) усі числа.

9. Реєстраційно-контрольна картка складається у:

а) 3-х примірниках;

б) 2-х примірниках;

в) за потребою.

10. На підприємствах з об’ємом документообігу більше 600 одиниць у рік

у процесі реєстрації використовують:

а) журнали реєстрації;

б) реєстраційно-контрольні картки;

в) журнали реєстрації, реєстраційно-контрольні картки.

11. Номенклатури справ поділяють на:

а) індивідуальні, рекомендовані, типові;

б) змішані, прості, рекомендовані;

в) типові, змішані, індивідуальні.

12. Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

а) назва виду документів, короткий зміст; період, якого стосуються

документи;

318

документи;

в) період, якого стосуються документи; короткий зміст; назва виду

документів.

13. Реквізити номенклатури справ:

а) 8, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 25, 29, 26;

б) 8, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 24, 29;

в) 7, 8, 10, 11, 12, 14, 17, 19, 21, 23, 25, 29.

14. На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані:

а) назва організації, назва структурного підрозділу, номер справи, заголовок

справи, за який рік (роки), кількість аркушів, термін зберігання (відповідно до

переліку), дата здачі до архіву;

б) назва організації, назва структурного підрозділу, адреса підприємства,

номер справи, заголовок справи, за який рік (роки), кількість аркушів, термін

зберігання (відповідно до переліку);

в) назва організації, назва структурного підрозділу, номер справи, заголовок

справи, за який рік (роки), кількість аркушів, термін зберігання (відповідно до

переліку).

15. До 75 років зберігаються документи:

а) постійного зберігання;

б) тривалого зберігання;

в) тимчасового зберігання.

16. Матеріали з особового складу зберігаються в архівах підприємств:

а) 50 років;

б) 75 років;

в) 40 років.

17. Вказівники до опису справ постійного зберігання можуть бути таких

видів:

а) предметний, іменний, хронологічний, змішаний;

б) предметний, іменний, географічний, змішаний;

319

18. Залежно від завдань використання інформації архівних документів в

архівному підрозділі можуть створюватись такі картотеки:

а) іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу;

б) іменна, географічна, хронологічна, з особового складу;

в) змішана, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу.

19. До архіву документи передають через …. років після закінчення їх у

діловодстві в упорядкованому вигляді:

а) 2;

б) 4;

в) 3.

20. До особових справ з метою збереження всіх аркушів справи, обліку

кількості аркушів та фіксації особливостей їх нумерації слід вкладати:

а) внутрішній опис документів;

б) засвідчувальний напис;

в) внутрішній опис документів, засвідчувальний напис.

21. Опис справ з особового складу роблять:

а) у 3 примірниках;

б) у 2 примірниках;

в) у 1 примірнику.

22. Особові справи зберігаються:

а) 75 років;

б) 50 років;

в) 75 років мінус вік особи на момент завершення справи.

23. Документи постійного зберігання (з позначкою «Пост.») передають до

складу НАФ через:

а) 50 років;

б) 75 років;

в) 40 років.

320

Додаток 1. Зразок бланка реєстраційно-контрольної картки

Лицьовий бік

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНАТ КАРТКА

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

31

Автор документа, кореспондент

Дата й індекс надходження

Назва виду документа

Термін виконання

Дата й індекс документа

Заголовок документа або короткий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Позначка про виконання

Зворотний бік

Розписка про одержання документа

Контрольні позначки

Фонд №

321

Опис №

Справа №

Дата

надходження

та індекс

документа

1.

Кореспондент,

дата й індекс

документа, що

надійшов

2.

Короткий

зміст

документа

3.

Резолюція чи

кому

направлено

документ

4.

Позначка про

виконання

5.

322

Дата й індекс

документа

1.

Адресат

2.

Короткий зміст

документа

3.

Позначка про

виконання

4.

323

Дата й індекс

наказу

1.

Хто підписав

2.

Короткий зміст

наказу

3.

Позначка про

виконання

4.

324

КАРТКА (ЖУРНАЛ)

№

з/п

Дата

прийому

Прізвище,

Хто

приймає

Порушені питання

Кому

доручено

розгляд,

зміст

доручення,

строк

виконання

Наслідки

розгляду,

індекс, дата

одержання

відповіді від

виконавця

Короткий

зміст

5.

Просить

здійснювати

ремонт

відомчої

квартири

Індекси

1.

1.

2.

5а.

6.

7.

На ремонт

відомчої

квартири

виділено 5

тис.грн.

Ремонтні

роботи

будуть

здійснені у

червні 2006

року. Лист

заявнику

надіслано

10.05.2006

року (№ 01-

395)

325

Назва міністерства

Назва підприємства

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

“____” _____________ № ________

На ________ р.

Індекс

справи

Назва структурного підрозділу

(напрям діяльності) та справи

Кількість

справ

ТермінПримітка

зберігання

та стаття

за

Гриф затвердження

Підсумковий запис за категорією та кількість заведених справ

За терміном зберігання

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

Посада відповідальної

особи

Гриф погодження з

архівним управлінням

Разом

У тому числі перехідних

____________

підпис

__________________

розшифровка підпису

326

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

СЛАВУТИЧ

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

_____________ С.Беззубко

«____» _____________ 2006 р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

«25» грудня 2006 р.

Київ

На 2007 рік

№ 77

Індекс

справи

Назва структурного підрозділу

(напрям діяльності) та справи

Кількість

справ

Термін

зберігання

та стаття за

Переліком

Постійно

Постійно

Постійно

Постійно

5 років

Постійно

5 років

3 роки

Примітка

01-01

01-02

01-03

01-04

01-05

01-05

01-06

01-07

02-01

02-02

02-03

03-01

03-02

03-03

01 Секретаріат

5 років

5 років

5 років

Постійно

Постійно

3 роки після

заміни

новими

327

04-03

04-04

04-05

04 Бухгалтерія

10 років

5 років

Постійно

3 роки

3 роки

Підсумковий запис за категорією та кількістю

заведених справ

За терміном зберігання

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового (до 10 років включно)

Разом

Офіс-менеджер

ПОГОДЖЕНО

Протокол № 3 засідання ЕК

товариства 25.12.2006 р.

Разом

10

1

(підпис)

У тому числі перехідних

10

С.Мельник

328

Код

Держархіву

Код

установи

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

(назва Державного архіву)

Ф. № ______________________

Оп. № _____________________

С. № ______________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

(повна назва установи, структурного підрозділу)

СПРАВА № ________________ ТОМ ______________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

(заголовок справи)

__________________________

(рік)

Ф. № ______________________

Оп. № _____________________

С. № ______________________

329

Опис справ постійного зберігання

Назва підприємства

Назва структурного підрозділу

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол ЕК________________

__________________

(назва архівної установи)

Дата _____________2001 р.

ОПИС _________

Справ постійного зберігання

За 2006 рік

№ п/п

1

Індекси

справ

2

Заголовки справ

3

Дата

4

Кількість

5

Примітка

6

У цей розділ включено ________________________

(цифрами)

Від _____________ до _______________.

(посада, ініціали, прізвище складача)

Підпис _____________________________________________________

(посада, ініціали, прізвище відповідального

Голова експертної комісії

УЗГОДЖЕНО

________________________

(підпис керівника установи)

Дата

(підпис)

Ініціали, прізвище

330

Додаток 10. Форма титульного аркуша книги обліку надходження та вибуття

документів архівного підрозділу підприємства (формат А4, 210*297 мм)

(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)

КНИГА

обліку надходження та вибуття документів архівного підрозділу

Том № _____________

Почато__________

Закінчено ____________

331

№Дата

Назва підприємства, Назва, номер НадходженняВибуттяПримітка

структурногоі датадокументів документів

підрозділу,документа,КількістьКількість

державного архіву,щодокументівсправ

звідки надійшли (куди підтверджує

вибули) документи, їх надходження

крайні дати(вибуття)

документів

тривалого (понад 10

років) зберігання

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

з особового складу

постійногозберігання

8.

9.

10.

11.

Разом у _______ році надійшло __________________ справ (наводяться підсумкові

дані за графами 5, 6, 7 книги);

(цифрами і літерами)

вибуло _____________________________ справ (наводяться підсумкові дані за

графами 8, 9, 10 книги).

Керівник архівного підрозділу

(особа, відповідальна за архів)

_____________

підпис

________________

Ініціали, прізвище

Дата

332

Додаток 11. Форма титульного аркуша списку фондів (формат А4, 210 х 297 мм)

(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)

Список фондів архівного

підрозділу

333

Відомості про вибуття

фонду

4

5

6

Номер

фонду

Назва фонду

Надходження

документів фонду до

архівного підрозділу

1

2

3

На 01.01.2006 р. до

списку включено фонди

від № _______до № ________

(цифрами і літерами)

фондів.

Усього зберігається в архівному підрозділі _________________

Номери вільні ____________________

Керівник архівного підрозділу

(особа, відповідальна за архів)

_____________

підпис

________________

Ініціали, прізвище

334

Форма паспорту архіву

Кому надсилається____________________________________________________

(назва і адреса одержувача)

Ким надсилається_____________________________________________________

(назва і адреса підприємства, що звітує)

ПАСПОРТ

Назва підприємства та його

підпорядкованість

Дата створення підприємства

№

п\п

1. Фонди

2. Справ

У тому числі:

ІІІ. Відомість про кадри

1.Відомість про підприємства

Крайні дати

Наявність робочих

кімнат, читального

залу

Кількість штатних

працівників

Стаж роботи

Адреса і номер телефону підприємства

Керівник архівного підрозділу

(особа, відповідальна за архів)

________________

підпис

___________________

Ініціали, прізвище

Дата

335

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи № 02-07-986

№

з/п

Індекс

документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номери

аркушів

справи

Примітка

1.

2.

3.

<…>

02-07-986-1

02-07-986-2

02-07-986-3

10.02.03

10.02.03

10.02.03

Заява про прийняття на

роботу

Характеристика

Фотографії

1

2

3

-

-

Разом 11 (одинадцять) документів

(цифрами і прописом)

Кількість аркушів внутрішнього опису __ 1 (один)__

(цифрами і прописом)

Начальник відділу кадрів

(посада особи, що склала опис)

Шарова

(підпис)

С.М.Шарова

(розшифрування підпису)

27.05.2005 р.

(дата)

336

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС

справи № 02-07-230

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано 11 (одинадцять)

аркушів,

у тому числі: літерні аркуші ____________________

пропущені номери аркушів____________________

+ аркушів внутрішнього опису 1 (один)

Особливості фізичного стану та

Начальник відділу кадрів

(посадова особа, що склала засвідчувальний напис)

Номери аркушів

5

Шарова

(підпис)

С.М.Шарова

(розшифрування підпису)

27.05.2005 р.

(дата)

337

ЗАТ «ПРОГРЕС»

Відділ кадрів

Опис № 2ОС-2007

справ з особового складу

за 2006 рік

(назва розділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор

___________ О.П.Кучеренко

20.01.2007

02- Відділ кадрів

№

з/п

Індекс

справи

(тому,

частини)

Заголовок

справи (тому,

частини)

Дата

Строк

зберігання

справи (тому,

частини),

стаття за

переліком

75 років –

3 роки після

закінчення

Кількість

аркушів у

справі

(томі,

частині)

Примітка

<…>

1067

02-07-980

Особова справа

водія Салько П.П.

12.02.2005

11

-

<…>

1050

02-15

Журнал реєстрації

посвідчень про

відрядження

-

-

Документи з

цього

<…>

У цей опис включено 220 (двісті двадцять) справ від № 1043 до 1260, у тому числі:

- літерні номери 1056-а, 1099-а, 1099-б

пропущені номери _____-________

Секретар

(посада особи, що склала опис)

Черниш

(підпис)

Т.М. Черниш

(розшифрування підпису)

Начальник архіву

(начальник відділу кадрів)

Іванова

(підпис)

С.М. Іванова

(розшифрування підпису)

27.01.2007 р.

(дата)

ПОГОДЖЕНО

Протокол № 2013 ЕПК державного

архіву від 31.01.2007

СХВАЛЕНО

Протокол № 27 ЕК установи

від 25.01.2007

338

СЛОВНИК ТЕРМІНІВ

ACTIVE SERVER PAGES (ASP) – активні серверні сторінки. Технологія, за

339

1. Веселовська Г. В. Комп’ютерна графіка : навч. посібн. для студентів вищих

навчальних закладів / Веселовська Г. В., Ходаков В. Є., Веселовський В. М. ; під.

ред. В. Є. Ходавова. – Херсон : ОЛДІ-плюс, 2008. – 584 с.

2. Електронний документообіг [Електрон. ресурс] –

http://www.microsoft.com/Ukraine.

3. Кичак В. М. Засоби оргтехніки та зв’язку / Кичак В. М. – Вінниця: ВНТУ,

2001. – 348 с.

4. Козлакова Г. О. Комп’ютерні технології обробки ділової інформації: навч.

посібник / Козлакова Г. О. // за ред. В. І. Костюка. – Рівне : РДТУ, 2001. – 233 с.

5. Ліпінська

А.

В.

Технічне

забезпечення

інформаційної

діяльності:

[Режим доступу] :

навчальний посібник для дистанційного навчання / Ліпінська А. В. // за ред. акад.

М.І. Жалдака. – К. : Університет «Україна», 2007. – 302 с.

6. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення

термінів [Електрон. ресурс] – [Режим доступу] : http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html.

7. Правила

роботи

архівних

органів

державної

влади,

місцевого

самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом №16

Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р.

8. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. – К., 1996. – 48 с.

9. Средства информационной техники. Справочник / Г. Т. Артамонов,

Л. И. Британ, В. М. Голубков и др. ; под ред. Г. Т. Артамонова. – 2-е изд., перераб. и

доп. – М. : Энергоатомиздат, 1988. – 320 с.

10. Третьякова Т. Н. Современные средства оргтехники / Третьякова Т. Н. –

Челябинск, 2000. – 237 с.

11. Україна. Верховна Рада. Про електронний документообіг : Закон №851-IV

від 22.05.2003 р.

12. Україна. Верховна Рада. Про електронний цифровий підпис : Закон №852-

IV від 22.05.2003 р.

340

НАВЧАЛЬНИЙ ПОСІБНИК

для вищих навчальних закладів

ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

ЧАСТИНА ІI

Рекомендовано до друку рішенням ученої ради Вінницького державного

педагогічного університету

(протокол № 4 від 24 січня 2010 року)

Підписано до друку 23.04.10 р.

Формат 60х84/16Гарнітура Times, Arial

Папір офсетнийДрук на обладнанні фірми Riso

Тираж 500 прим.

Виготовлено з готових діапозитивів замовника

341