Создание страхового фонда документов и фонда пользования

Страховой фонд документов представляет собой совокупность копий особо ценных документов и создается в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Выявление особо ценных документов осуществляется как в плановом порядке по документам архива, так и по заявлениям владельцев особо ценных документов.

Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм, микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются.

Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.

Страховое копирование производится по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в описи, которая копируется непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все документы дела.

При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается организацией-изготовителем страховых копий заново.

Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов.

Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми техническими регламентами и другими нормативно-техническими документами.

Одновременно с созданием страхового фонда архив создает фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов НАФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Фонд пользования создается:

целевым порядком на наиболее используемые документы;

в результате рассекречивания документов;

в результате копирования подлинных документов, хранящихся в других государственных хранилищах;

в процессе других видов работ по использованию документов.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида носителя.

Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Все страховые копии должны быть приняты отделом технического контроля (ОТК) организации-изготовителя и иметь заключение ОТК об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния страховой копии.

При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат:

проверке наличия для установления их фактического наличия и соответствия учетным документам;

техническому контролю состояния и своевременному проведению консервационно-профилактических работ.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежат 20% страховых копий производства каждого года.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность проверок наличия и состояния копий фонда пользования определяется архивом с учетом его общего объема и состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий их хранения.